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Procore

Enviar una cotización como colaborador

Objetivo

Enviar una cotización en Procore después de recibir una notificación por correo electrónico de Solicitud de cotización (RFQ) de Procore. 

Contexto

Si usted es colaborador secundario en un proyecto de construcción que se administra en Procore (por ejemplo, un subcontratista, vendedor o proveedor), el equipo principal de administración del proyecto tiene la opción de enviar una notificación por correo electrónico de solicitud de cotización después de crear un evento extraordinario. En Procore, una notificación por correo electrónico de RFQ es una invitación formal para enviar una cotización de precios para los bienes, servicios y tareas asociados con los requisitos del evento extraordinario.

 Importante
En algunos proyectos de Procore, su cliente puede optar por administrar el proceso de envío de cotizaciones fuera de Procore. Si este es el caso de su proyecto, NO se le otorgarán permisos de acceso ni se le invitará a enviar una cotización siguiendo los pasos a continuación. En cambio, el equipo del proyecto ingresará la cotización que proporcione en su proyecto Procore por usted. Para saber cómo su cliente ingresa su cotización en Procore, consulte Responder a una solicitud de presupuesto en nombre de un colaborador.

Si se le invita a enviar una cotización, recibirá un mensaje de correo electrónico con el asunto "[Nombre del proyecto]: Solicitud de cotización [Número] - Evento extraordinario [Número] - [Descripción] [Fecha de vencimiento]". Puede seguir los pasos a continuación para responder Sí o No. Si responde Sí, también puede seguir los pasos a continuación para enviar una cotización.

Aspectos para tener en cuenta

Requisitos previos

Para enviar un correo electrónico de cotización a un colaborador, el cliente debe completar estos pasos en su cuenta Procore: 

Pasos

Si se le han otorgado permisos de usuario para enviar una cotización en Procore, hay dos formas de responder a la RFQ:

Si envió una respuesta 'Sí' y está listo para enviar su cotización, siga estos pasos:

Responder a la Cotización desde el correo electrónico de Cotización 

Cuando reciba una notificación de solicitud de cotización por correo electrónico, puede comunicar su intención de enviar una cotización haciendo clic en Sí o No en el correo electrónico. Si responde Sí, puede seguir los pasos a continuación para enviar una cotización.

  1. Abra el mensaje de correo electrónico de solicitud de cotización. 
     Recomendación
    ¿No puede encontrar el mensaje de correo electrónico? Busque en el correo electrónico un mensaje de correo electrónico de procoretech.com. La línea de asunto del correo electrónico tiene el formato: "[Nombre del proyecto]: Solicitud de cotización [Número] - Evento extraordinario [Número] - [Descripción] [Fecha de vencimiento]".
  2. Revise el contenido de este mensaje de correo electrónico. A continuación se muestra un ejemplo.
    rfq-submit-a-quote-email.png
  3. Elija entre estas opciones para revisar los detalles de la Solicitud de cotización:
    • Para revisar la Solicitud de cotización en Procore, tiene estas opciones:
      • Haga clic en el enlace Ver en línea junto a "Más detalles" en la parte superior o inferior del mensaje de correo electrónico. 
        O
      • Haga clic en el hiperenlace Título debajo de "Detalles de la Solicitud de cotización".
    • Para descargar cualquier documento adjunto a la ubicación de descarga de su navegador web, haga clic en los enlaces en "Documentos de solicitud de cotización".
  4. En "¿Tiene un impacto en los costos o en el programa asociado con este alcance?", elija entre estas opciones:
    • Para notificar al equipo del proyecto que NO tiene la intención de enviar una cotización, haga clic en No. Aparecerá un mensaje de agradecimiento para confirmar que no enviará una cotización. No se requiere ninguna otra acción.
    • Para notificar al equipo del proyecto su intención de enviar una cotización, haga clic en . Luego, haga clic en el enlace Enviar su cotización y continúe con los pasos en Envíe una cotización a continuación.  

Responder a la cotización desde la herramienta Contratos

Cuando reciba una notificación por correo electrónico de Solicitud de cotización, puede comunicar su intención de enviar una cotización haciendo clic en Sí o No en el correo electrónico anterior. Si pierde ese mensaje de correo electrónico, también puede iniciar sesión en la aplicación web Procore y enviar una respuesta Sí o No. Si responde Sí, puede seguir los pasos a continuación para enviar una cotización.

  1. Inicie sesión en la aplicación web de Procore.
     Nota:
  2. En la pestaña "Proyectos" de la página "Portafolio", haga clic en el enlace del proyecto correspondiente.
    Esto lo llevará a la página de inicio del proyecto.
  3. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
  4. En la página "Contratos", localice la orden de compra o el contrato asociado con la Solicitud de cotización. 
  5. Haga clic en el botón Ver.
  6. Haga clic en la pestaña Cotización
  7. Busque la Solicitud de cotización adecuada en la lista.
  8. Haga clic en el botón Ver.
  9. En la página "Solicitud de cotización", revise toda la información. 
  10. Cuando esté listo para enviar la cotización, continúe con Enviar una cotización a continuación. 

Enviar una cotización

Después de iniciar sesión en Procore y navegar a la página Solicitud de cotización, puede enviar la cotización.

  1. En la página Solicitud de cotización, haga lo siguiente:
    1. En el banner que aparece en la parte superior de la página, haga clic en Responder.
      rfq-respond-button.png
    2. En "¿Tiene un impacto en los costos o en el programa asociado con este alcance?", Elija entre estas opciones:
      rfq-cost-or-schedule-impact.png
      • Para notificar al equipo del proyecto su intención de enviar una cotización, haga clic en .
      • Para notificar al equipo del proyecto que NO tiene la intención de enviar una cotización, haga clic en No. No es necesaria ninguna otra acción de su parte.
    3. Opcional: si hizo clic en , ingrese lo siguiente:
      rfq-post-response-quote.png
      • Monto de cotización: Ingrese el monto de la cotización. 
      • Impacto en el programa: ingrese una cantidad de días.
      • Comentarios: ingrese cualquier comentario importante asociado con su cotización. 
      • Adjuntos/Detalles: cargue cualquier archivo adjunto asociado con su cotización. 
    4. Haga clic en el botón Publicar respuesta.
      Esto agregará su cotización enviada a la sección "Respuestas" de la Solicitud de cotización en el proyecto Procore de su cliente.
       Notas
      • Si la persona que revisa su envío necesita más información, cambiará el estatus de la Solicitud de cotización a "Revisar y volver a enviar" y le enviará otro correo electrónico de Solicitud de cotización con sus comentarios. Cuando reciba el correo electrónico de Solicitud de cotización, puede enviar otra cotización siguiendo los pasos anteriores. 
      • La sección "Respuestas" de la RFQ registra todas sus respuestas y las del revisor.

Ver también

 

If you would like to learn more about Procore’s change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page here.
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