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Procore

Crear un evento extraordinario

Objetivo

Crear un evento extraordinario utilizando la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.

Antecedentes

En un proyecto de construcción, un evento extraordinario es cualquier cambio que afecte el alcance original de un proyecto de construcción. Puede ser cualquier evento que afecte el alcance del trabajo que se debe completar, cause un cambio en el programa del proyecto o resulte en costos imprevistos. Con Procore, puede crear un evento extraordinario para registrar el evento que establece la necesidad de una orden de cambio. Permite a los miembros del equipo y las partes interesadas de su proyecto prepararse para un cambio de costo antes de que se convierta en un costo real. 

Ejemplo 1: crear un evento extraordinario para establecer una orden de cambio

Un evento extraordinario puede provenir de muchas fuentes y es un evento que establece el proceso de orden de cambio. Algunos ejemplos incluyen:

  • Hacer lugar a una solicitud del propietario.
  • Contemplar un defecto de diseño.
  • Abordar un problema imprevisto causado por un documento o especificación imprecisos.
Ejemplo 2: crear un evento extraordinario para documentar un recargo

Un evento extraordinario también se puede utilizar para documentar una condición del proyecto que produjo un recargo. La intención de un recargo es recuperar los gastos imprevistos incurridos al realizar acciones correctivas que una de las partes estaba obligada contractualmente a realizar. 

Para asegurarse de haber documentado completamente las condiciones que resultaron en el pago atrasado, puede crear un evento extraordinario. Los escenarios comunes para documentar los pagos atrasados de esta manera incluyen:

  • Reparar algo que un subcontratista dañó.
  • Limpieza de un área que el subcontratista estaba obligado a limpiar. 
  • Reemplazo de materiales defectuosos proporcionados por el subcontratista. 
  • Reinstalación de una instalación incorrecta realizada por un subcontratista. 
  • Hacer que un problema desatendido cumpla con las normas de seguridad. 
  • Proporcionar costos de uso y alquiler de equipos imprevistos.

Con la herramienta Eventos extraordinarios en Procore, puede crear un evento extraordinario para registrar la razón de un cambio en un proyecto de construcción. También preparan a los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas para los costos potenciales asociados con el evento extraordinario. Una vez que se crea un evento extraordinario, puede enviar una Solicitud de cotización (RFQ) a sus subcontratistas. Los subcontratistas pueden entonces responder a las cotizaciones (o un contratista general puede ingresar una respuesta a una cotización en nombre del subcontratista). En la respuesta a la cotización se incluye toda la documentación requerida relacionada con el costo potencial del evento extraordinario y el impacto en el programa. Después de que se revisan las respuestas a las cotizaciones de su subcontratista, su equipo del proyecto tiene la información que necesita para proceder con la creación de una Orden de cambio potencial (OCP).

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "estándar" o superior en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.

Pasos

Crear un evento extraordinario

  1. Navegue hasta la herramienta Evento extraordinarios del proyecto.
  2. Haga clic en +Crear.
  3. En Información general, ingrese lo siguiente:
    • Origen. Seleccione la herramienta de Procore en donde se originó el evento extraordinario en el menú desplegable. Por ejemplo, Observación, RFI, Reunión o Instrucción
    • N° de evento extraordinario. Procore asigna automáticamente números a los eventos extraordinarios en orden ascendente.
      Notas:
      • El esquema de numeración predeterminado es 001, 002, 003, etc.
      • Puede personalizar el esquema de numeración para los eventos extraordinarios en su proyecto en cualquier momento escribiendo un esquema de numeración alfanumérico sobre el valor predeterminado. Por ejemplo, CE001 o CE1000. 
      • Después de personalizar el esquema de numeración, Procore asignará números en orden ascendente a los nuevos eventos extraordinarios utilizando el nuevo esquema. 
    • Titulo Ingrese un título descriptivo para el evento extraordinario. 
    • Estatus. Seleccione el estatus del evento extraordinario de esta lista:
      Nota: Para configurar estatus personalizados para evento extraordinarios, consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
      • Abrir Seleccione Abrir para indicar que el evento extraordinario está activo mientras los usuarios administran ítems asociados con el evento. Este es el estatus predeterminado. Por ejemplo, modificaciones del presupuesto, Órdenes de cambio potencial del contrato (OCPC), Órdenes de cambio potencial del contrato primario (OCP primario)) y Solicitud de cotizaciones (RFQ).
      • Cerrado. Seleccione Cerrado después de que se hayan creado todas las órdenes de cambio y cotizaciones requeridas y el evento extraordinario se considere completo.
      • Pendiente. Seleccione Pendiente si el evento extraordinario requiere aprobación antes de que pueda cerrarse.
      • Anulado. Seleccione Anulado para indicar que no se produjo ningún cambio como resultado del evento.
        Notas:
        • Se recomienda que elija este estatus en lugar de eliminar el evento extraordinario. Esto asegura que el sistema mantenga un registro en la página de registro de Eventos extraordinarios para referencia futura.
        • Para ver eventos anulados, seleccione Anulado o Todo (Incluir anulado) en el menú Agregar filtros en la página de registro Eventos extraordinarios.
    • Alcance. Seleccione una de las opciones disponibles de la lista.
      • En alcance. Seleccione esta opción si el costo del evento extraordinario está cubierto en el contrato original. 
      • Fuera de alcance. Seleccione esta opción si el costo del evento extraordinario NO está cubierto en el contrato. En la mayoría de las situaciones, se enviará una orden de cambio al propietario/cliente como un costo adicional. 
      • Por determinar. Seleccione esta opción si aún no se ha determinado el costo del evento extraordinario.
        Notas:
        • La configuración del alcance afecta el monto estimado de los ingresos predeterminado para las nuevas partidas agregadas a este evento extraordinario. El monto estimado de los ingresos para cada partida se puede ver y editar en el modo guardar/ver del evento extraordinario, o en la pestaña Detalles de la herramienta evento extraordinario. 
        • Si el alcance se actualiza después de que se crea el evento extraordinario, aparecerá una casilla de verificación que le dará la opción de "Actualizar los montos estimados de los ingresos" para que todas las partidas existentes coincidan con los valores predeterminados para ese alcance. Esta casilla está marcada por defecto, desmárquela si desea conservar los valores de montos estimados de los ingresos existentes.
        • Si el evento extraordinario tiene una combinación de diferentes alcances, seleccione el alcance que se aplica a la mayoría de las partidas. Por ejemplo, si el evento extraordinario tiene 10 partidas y 8 partidas están fuera del alcance y 2 partidas están dentro del alcance, establezca el alcance del evento extraordinario en "Fuera de alcance" para que las diez partidas por defecto utilicen automáticamente el último costo. Luego, guarde y edite el monto estimado de los ingresos en las dos partidas que están en las partidas que están dentro del alcance a No se esperan ingresos.
    • Tipo. Seleccione Por determinar, Asignación, Contingencia, Cambio de propietario o transferencia para indicar el tipo de costo para el que se está preparando.
      Nota: Para configurar tipos de eventos extraordinarios, consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Razón del cambio. Seleccione una razón para el cambio en el menú desplegable.
      Nota: Para configurar razones de cambio para eventos extraordinarios, consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Descripción Describa el evento que puede resultar en un cambio en los costos. 
    • Archivos adjuntos. Adjunte todos los archivos relevantes. 
    • Contrato primario (para estimaciones de sobreprecio). Seleccione un contrato primario para indicar qué configuración de sobreprecio del contrato primario se debe utilizar para calcular el sobreprecio en el monto estimado. Este campo tomará por defecto el contrato primario con el número más bajo.
  4. (Opcional) Si desea agregar partidas a su orden de cambio ahora, siga los pasos en Agregar partidas de evento extraordinario.
  5. Haga clic en Crear

Agregar partidas de eventos extraordinarios

Nota: Si la combinación del subproyecto, el código de costo y el tipo de costo no están presupuestados, aparecerá una ventana emergente solicitando que confirme para agregar estas partidas al presupuesto. Si se selecciona Aceptar, estas partidas se agregarán directamente al presupuesto con un "?" junto a cada partida. Consulte Agregar una partida del presupuesto parcial.