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Procore

Crear un evento extraordinario

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Objetivo

Crear un evento extraordinario utilizando la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.

Antecedentes

En un proyecto de construcción, un evento extraordinario es cualquier cambio que afecte el alcance original de un proyecto de construcción. Puede ser cualquier evento que afecte el alcance del trabajo que se debe completar, cause un cambio en el programa del proyecto o resulte en costos imprevistos. Con Procore, puede crear un evento extraordinario para registrar el evento que establece la necesidad de una orden de cambio. Permite a los miembros del equipo y las partes interesadas de su proyecto prepararse para un cambio de costo antes de que se convierta en un costo real. 

Ejemplo 1: crear un evento extraordinario para establecer una orden de cambio

Un evento extraordinario puede provenir de muchas fuentes y es un evento que establece el proceso de orden de cambio. Algunos ejemplos incluyen:

  • Hacer lugar a una solicitud del propietario.
  • Contemplar un defecto de diseño.
  • Abordar un problema imprevisto causado por un documento o especificación imprecisos.
Ejemplo 2: crear un evento extraordinario para documentar un recargo

Un evento extraordinario también se puede utilizar para documentar una condición del proyecto que produjo un recargo. La intención de un recargo es recuperar los gastos imprevistos incurridos al realizar acciones correctivas que una de las partes estaba obligada contractualmente a realizar. 

Para asegurarse de haber documentado completamente las condiciones que resultaron en el pago atrasado, puede crear un evento extraordinario. Los escenarios comunes para documentar los pagos atrasados de esta manera incluyen:

  • Reparar algo que un subcontratista dañó.
  • Limpieza de un área que el subcontratista estaba obligado a limpiar. 
  • Reemplazo de materiales defectuosos proporcionados por el subcontratista. 
  • Reinstalación de una instalación incorrecta realizada por un subcontratista. 
  • Hacer que un problema desatendido cumpla con las normas de seguridad. 
  • Proporcionar costos de uso y alquiler de equipos imprevistos.

Con la herramienta Eventos extraordinarios en Procore, puede crear un evento extraordinario para registrar la razón de un cambio en un proyecto de construcción. También preparan a los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas para los costos potenciales asociados con el evento extraordinario. Una vez que se crea un evento extraordinario, puede enviar una Solicitud de cotización (RFQ) a sus subcontratistas. Los subcontratistas pueden entonces responder a las cotizaciones (o un contratista general puede ingresar una respuesta a una cotización en nombre del subcontratista). En la respuesta a la cotización se incluye toda la documentación requerida relacionada con el costo potencial del evento extraordinario y el impacto en el programa. Después de que se revisan las respuestas a las cotizaciones de su subcontratista, su equipo del proyecto tiene la información que necesita para proceder con la creación de una Orden de cambio potencial (OCP).

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "estándar" o superior en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.

Pasos

Crear un evento extraordinario

  1. Navegue hasta la herramienta Evento extraordinarios del proyecto.
  2. Haga clic en +Crear.
  3. En Información general, ingrese lo siguiente:
  4. (Opcional) Si desea agregar partidas a su orden de cambio ahora, siga los pasos en Agregar partidas de evento extraordinario.
  5. Haga clic en Crear

Agregar partidas de eventos extraordinarios

Nota: Si la combinación del subproyecto, el código de costo y el tipo de costo no están presupuestados, aparecerá una ventana emergente solicitando que confirme para agregar estas partidas al presupuesto. Si se selecciona Aceptar, estas partidas se agregarán directamente al presupuesto con un "?" junto a cada partida. Consulte Agregar una partida del presupuesto parcial.