Crear cotizaciones a partir de un evento extraordinario
Objetivo
Crear una Solicitud de cotización (RFQ) a partir de un evento extraordinario para obtener una cotización de un colaborador.
Fondo
Después de crear un evento extraordinario en un proyecto, puede crear una solicitud de cotización para el mismo. En Procore, una RFQ es una solicitud a un colaborador para que presente una cotización de los bienes, servicios y tareas asociadas con los requisitos del evento extraordinario. Después de crear una solicitud de cotización a partir de un evento extraordinario como se describe en los pasos a continuación, su equipo tiene dos opciones:
- Puede invitar a sus colaboradores a ingresar sus propias respuestas y cotizaciones en su proyecto Procore. Para hacerlo, siga los pasos en Asignar y enviar una solicitud de cotización a un colaborador. A continuación, proporcione a su colaborador las instrucciones para enviar una cotización como colaborador.
O - Si NO desea que sus colaboradores ingresen sus propias respuestas y cotizaciones, puede administrar el proceso de envío fuera de Procore. Luego puede ingresar la respuesta y la cotización en nombre de su colaborador. Para obtener instrucciones, consulte Responder a una solicitud de cotización en nombre de un colaborador.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
Para crear o editar una cotización a partir de un evento extraordinario:- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
Y - Permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
- Requerimientos:
Requisitos previos
- Agregue la herramienta Eventos extraordinarios al menú Herramientas del proyecto. Consulte Agregar y quitar herramientas de proyecto.
- Complete los pasos en Crear un contrato para habilitar la función cotización en la herramienta Eventos extraordinarios.
- Complete los pasos en Crear un evento extraordinario.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
- En la pestaña Detalle, marque la casilla de verificación que corresponda al evento extraordinario deseado.
- Elija Acciones masivas > enviar cotizaciones.
- Verifique la información que Procore completa automáticamente:
- Título. Procore rellena automáticamente este campo con el número y la descripción del evento extraordinario. Puede cambiar el título a su gusto.
- Fecha de vencimiento. Procore establece automáticamente la fecha de vencimiento en siete (7) días laborables más tarde. Puede cambiar la fecha a su gusto.
Nota
- Para saber cómo cambiar la configuración predeterminada de la fecha de vencimiento, consulte Configurar opciones: Contratos y Establecer días laborables del proyecto.
- Solicitar detalles. Procore ingresa el número de evento extraordinario, el título y la descripción de forma predeterminada. Puede reemplazar o ingresar un nuevo mensaje que se enviará a los "Destinatarios" nombrados en la tabla "Selección de contrato".
- Complete los siguientes campos:
- Distribución. Seleccione los usuarios a los que desee que Procore notifique cuando un "Destinatario" mencionado en la tabla de selección de contrato envía una respuesta a una solicitud de cotización. Puede elegir un grupo de distribución y cualquier usuario de Procore que se haya agregado a la herramienta Directorio del proyecto.
Notas
- La lista de distribución está destinada a notificar a los miembros del equipo del proyecto interno de su compañía. No está diseñada para notificar a subcontratistas externos, proveedores, etc.
- Para configurar un grupo de distribución, consulte Configurar opciones: Contratos.
- El creador de la solicitud de cotización recibirá automáticamente notificaciones de Procore.
- Archivos adjuntos. Adjunte cualquier ítem relacionado a la cotización de Procore o de su computadora.
- Distribución. Seleccione los usuarios a los que desee que Procore notifique cuando un "Destinatario" mencionado en la tabla de selección de contrato envía una respuesta a una solicitud de cotización. Puede elegir un grupo de distribución y cualquier usuario de Procore que se haya agregado a la herramienta Directorio del proyecto.
- En la sección Selección de contrato, se completa automáticamente cierta información. Confirme esta información:
- Descripción del alcance de la solicitud de cotización. Confirme que la descripción del alcance de la solicitud de cotización ingresada automáticamente por Procore es la que desea. Puede actualizar esta entrada según sea necesario.
- Empresa contratista. Confirme que aparezca el nombre correcto de la compañía en la lista desplegable. El nombre de la compañía es la "Compañía contratista" asociada con la partida del evento extraordinario. La "Compañía contratista" también determina los destinatarios que puede seleccionar en la lista de "Destinatarios".
- Número de contrato. Confirme que se ha seleccionado el número de contrato correcto.
- Destinatarios. Confirme el destinatario nombrado en la lista desplegable. Este usuario es la "Persona asignada" en la solicitud de cotización.
Nota
Si no hay "Destinatarios" designados disponibles en la lista, Procore le permitirá guardar los detalles de la RFW. Sin embargo, la solicitud de cotización no se puede enviar por correo electrónico sin un "Destinatario" válido. Para saber cómo asignar una solicitud de cotización a un colaborador, consulte Asignar y enviar una solicitud de c a un colaborador.
- Haga clic en Crear Cotizaciones.
Nota: Los correos electrónicos individuales que solicitan una cotización de precios se envían a cada colaborador.