Acerca de las requisiciones

Objetivo

Proporcionar a los usuarios de Procore información sobre requisiciones en Procore.

Fondo

El producto de administración de facturas de Procore incluye la herramienta Facturación a nivel proyecto, que admite dos tipos de facturas en un proyecto de construcción:

Facturas pagaderas. En Procore, sus cuentas facturas pagaderas se denominan facturas subcontratista. Las requisiciones se crean en la herramienta Contratos del proyecto dentro de las órdenes de compra y contratos de su proyecto. Son utilizados por sus colaboradores intermedios o enviados por usted en nombre de sus colaboradores intermedios, para solicitar el pago del trabajo que realizan en su proyecto. Consulte ¿Qué es un colaborador intermedio?
Facturas por cobrar. En Procore, sus facturas cuentas por cobrar se denominan facturas de propietario. Las facturas de propietario se crean en la herramienta Contratos primarios del proyecto dentro de los contratos primarios de su proyecto. Son utilizados por su equipo para facturar el trabajo que realiza para sus colaboradores aguas arriba. Consulte ¿Qué es un colaborador aguas arriba?

Las herramientas de administración de facturas de Procore admiten la facturación progresiva para que su equipo pueda recopilar, revisar y aprobar facturas de manera incremental para los hitos de progreso acordados o los ciclos de facturación identificados en sus contratos. Los pasos iniciales en el proceso de facturación son:

Cree las órdenes de compra y los contratos para su proyecto (consulte Crear un contrato). Para incorporar las herramientas de administración de facturas de Procore en su entorno, debe designar un contacto de facturación para sus colaboradores en un contrato. En este escenario, sus colaboradores intermedios son los contratistas, subcontratistas, proveedores y proveedores que le facturarán por el trabajo que realizan en su proyecto.
Configure un período de facturación en su proyecto de Procore utilizando la herramienta Facturación de Procore. En esta documentación, nos referimos a la persona responsable de administrar el proceso de facturación como administrador de facturas. El administrador de facturas crea el período de facturación para organizar todas sus facturas. Los períodos de facturación se pueden crear mensualmente, semanales o una longitud personalizada.
Decida quién tendrá permiso para enviar facturas en su proyecto, su equipo o sus colaboradores. Puede optar por crear facturas en nombre de sus colaboradores o tiene la opción de enviar a los contactos de facturación de su colaborador una "Invitación a facturar", que es un recordatorio de cortesía enviado por correo electrónico para enviar una factura por trabajo realizado por la fecha de vencimiento. Una vez que se envíen todas las facturas subcontratista, puede generar las facturas del propietario de su proyecto en función de sus facturas subcontratista.

Requisitos previos

Crear una orden de compra o crear un contrato

Flujo

Detalles del flujo de trabajo

Cree sus facturas de subcontratista en Procore

En Procore, una factura de subcontratista se considera una factura intermedio. Los pasos básicos para crear facturas en Procore incluyen:

Paso	Descripción	Aprende más
Decida quién puede crear facturas en su entorno	Decida qué opción es adecuada para su entorno de proyecto de Procore: (1) Otorgue permisos de acceso para proporcionar a los colaboradores intermedios la habilidad enviar sus propias facturas en Procore. Estos usuarios se denominan contactos de factura. (2) Recopile facturas en papel o digital de sus colaboradores intermedios y requiera que los miembros de su equipo creen facturas.	¿Qué necesitamos considerar antes de permitir que los colaboradores intermedios envíen facturas en Procore?
Cree los contratos de contrato de su proyecto	Cree los contratos en su proyecto. Las facturas posteriores solo se pueden crear a partir de un contrato existente.	Crear contratos
Opcional: Agregue contactos de factura a sus contratos	Opcional: Si decide permitir que los colaboradores intermedios envíen sus propias facturas, debe agregar el contacto de facturación apropiado a cada contrato.	Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato ¹
Cree un período de facturación para sus facturas	Cree un período de facturación, que define la fecha de inicio, finalización y facturación de una factura.	Crear períodos de facturación manual o crear períodos de facturación automáticos ²
Opcional: Invitar a los contactos de la factura a enviar facturas	Opcional: Si un contacto de facturación envía su propia factura, envíele una invitación a facturar.	Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación ²
Enviar facturas por la fecha de facturación	Opcional: Si un contacto de facturación envía su propia factura, muestra cómo responder a una invitación a facturar. Consulte Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de facturación. ²Luego pídales que completen los pasos en Enviar una nueva factura como contacto de factura. ² Si un administrador de facturas envía una factura, siga los pasos en Crear una requisición en nombre de un contacto de facturación. ²	Crear una requisición ²
Revisar las facturas enviadas	Una vez enviada, un administrador de facturas puede revisar cada partida en las Partidas de la factura y aprobar o rechazar cada partida. Si se rechaza una (1) o más partidas, los usuarios pueden Revisar una requisición como administrador. ²Si se aprueban todas las partidas, puede cambiar el estatus de la factura a "Aprobado".	Revisar una requisición como administrador ²
Revisar y volver a enviar facturas	Si un administrador de facturas rechaza una (1) o más partidas de factura, los usuarios pueden realizar correcciones y correcciones hasta que se aprueben todas las partidas de la factura.	Revisar y volver a enviar una factura como contacto de factura ²

¹ También puede agregar contactos de facturación utilizando la herramienta Contratos a nivel proyecto. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato.

² Estas tareas también se pueden completar con la herramienta Facturación de progreso . La herramienta Facturación en progreso solo está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario Procore para contratistas especializados. Para obtener más información, consulte Propietarios (versión limitada) Propietarios y Contratistas especializados Opciones de diccionario de puntos de vista.

Opcional: exporte sus facturas de subcontratistas a un sistema ERP integrado

Si su compañía utiliza una de las integraciones ERP de Procore y desea sincronizar las subcontratista facturas de su proyecto de Procore con un sistema de ERP integrado, primero debe determinar si se admiten las exportaciones de facturas subcontratista.

Consulte Cosas para saber sobre su integración de ERP para saber si su integración admite la sincronización de facturas subcontratista.
Consulte Exportar requisiciones a ERP para saber cómo exportar requisiciones a su sistema de ERP integrado.