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Procore

Crear un contrato

Objetivo

Crear un subcontrato en Procore utilizando la herramienta Compromisos del proyecto.

Antecedentes

Los contratos se pueden adjudicar durante las fases de preconstrucción y construcción de un proyecto y, por lo general, la Administración de proyectos los crea y realiza un seguimiento en Procore. Después de la adjudicación de un contrato principal, el gerente de proyecto crea órdenes de compra y contratos para especialidades específicas para asegurar materiales y servicios de subcontratistas para un proyecto. 

Cosas para considerar

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: crear un subcontrato

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear y seleccione Contrato en el menú desplegable.
    create-commitment.png
  3. En la pestaña "General" en "Información general", haga lo siguiente:
    subcontract-general-tab.png
    • Firmar con DocuSign®
      Si ha habilitado la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en este cuadro de forma predeterminada. Si NO desea firmar el contrato con DocuSign®, elimine la marca. Para obtener más información sobre cómo solicitar firmas cuando el contrato esté listo, consulte Completar un subcontrato con DocuSign®.
    • #
      Ingrese o valide el identificador único para el subcontrato. Si está creando el primer compromiso de un proyecto, Procore numera automáticamente el compromiso en orden secuencial. Por ejemplo, SC-01-001, SC-01-002, etc.
       Notas
    • Título
      Ingrese un título descriptivo para el subcontrato.
       Notas
    • Compañía Contractual
      Seleccione la empresa responsable de completar el trabajo en el subcontrato (por ejemplo, American Construction Co.).
      Notas:
      • Para que aparezca en esta lista como una selección, agregue la compañía al Directorio de proyectos. Para obtener más información, consulte Agregar una compañía al Directorio de proyectos o Importar usuarios y proveedores a la herramienta de Directorio a nivel de proyecto (Importaciones de Procore).
      • Debe seleccionar una compañía contratista antes de poder nombrar un contacto de la factura
    • Factura Contactos
      Seleccione uno (1) o más empleados de la 'Compañía contratante' para designarlos como contacto(s) de facturación. Después de guardar el subcontrato, cualquier usuario agregado aquí se agregará a la lista 'Privado'. Debe seleccionar una 'Compañía contratante' antes de poder seleccionar los contactos de facturación.
    • Estatus
      Asigne un estatus al contrato. Para conocer los estatus disponibles y qué estatus de contrato reflejan los montos del contrato en el presupuesto de su proyecto, consulte ¿Cuáles son los estatus de contrato predeterminados en Procore? 
    • Ejecutado. Marque esta casilla de verificación para indicar que el subcontrato se firmó y ejecutó en su totalidad.
       Notas
      • Muchos usuarios de Procore optan por colocar una marca de verificación en el cuadro Ejecutado cuando colocan el compromiso en el estado 'Aprobado' o 'Completo'.
      • El momento en el que su equipo de proyecto coloca una marca de verificación en el cuadro Ejecutado siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
    • Privado
      Elija entre estas opciones:
      • Haga esto visible solo para administradores y los siguientes usuarios
        Marque esta casilla de verificación para limitar la visibilidad del subcontrato a los usuarios con 'Administrador' en la herramienta Compromisos y los usuarios especificados en la lista desplegable Seleccionar una persona.
      • Permitir que estos usuarios vean elementos de Partidas
        Marque esta casilla de verificación para permitir que los usuarios seleccionados en la lista desplegable 'Seleccionar una persona' vean la pestaña 'Lista de valores' en el subcontrato.
         Importante
        Cuando la opción 'Permitir que estos usuarios vean elementos de Partidas' está activada, la pestaña 'Programación de valores' solo está visible y disponible para usuarios con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Compromisos del proyecto y las personas nombradas en 'Seleccionar una persona' la lista desplegable.
      • Seleccionar una persona
        Seleccione una o más personas de la lista. Puede permitir que los usuarios que no sean de nivel de Administrador vean el contrato, si lo desea. Además, puede permitir que los usuarios seleccionados que no sean Administradores tengan acceso de solo lectura a las partidas individuales en la pestaña Partidas. Consulte Administrar plantillas de permisos.
    • Retención predeterminada
      Especificar la cantidad de porcentaje de retenciones de retener en la primera factura subcontratista. Por ejemplo, es una práctica común ingresar 5 o 10% en este campo.
       Notas
    • Descripción
      Proporcione información adicional, según sea necesario.
    • Archivos adjuntos. Adjunte cualquier material relacionado, como cotizaciones de precios, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado a su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su computadora local.
  4. Desplácese hasta la sección Fechas del contrato e ingrese lo siguiente:
    subcontract-contract-dates.png
    • Fecha de inicio. Seleccione la fecha en que comenzará el alcance del trabajo en el lugar del proyecto.
    • Fecha estimada de finalización. Seleccione la fecha estimada de cuando se terminará el alcance del trabajo.
    • Fecha de recepción del contrato firmado. Seleccione la fecha en la que se firmó oficialmente el subcontrato.
    • Fecha de finalización real. Seleccione la fecha en la que el alcance del trabajo se consideró completo.
  5. Desplácese hasta la sección Información adicional e ingrese lo siguiente:
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Inclusiones. Revele cualquier inclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
    • Exclusiones Revele cualquier exclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
  6. Haga clic en uno (1) de estos botones:
    • Crear. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y volver a la pestaña "General" en el modo de vista.
    • Crear e ingresar Partidas. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y saltar a la pestaña "Lista de valores" en el modo de edición. Continúe ingresando la partida.
    • Completar con DocuSign®. Haga clic en este botón para completar el contrato con la integración de DocuSign®. Consulte Completar un subcontrato con DocuSign® .

Paso 2: Ingrese las Partidas (SOV)

Hay dos formas de ingresar a las Partidas (SOV) en un subcontrato:

Importar elementos de línea de Partidas desde un CSV

Agregar elementos de línea a las Partidas

 Notas
  • Si su compañía está utilizando la integración Procore + Integration by Ryvit y su sistema Integration by Ryvit está configurado para usar el Método calculado, Integration by Ryvit NO permitirá el uso de Suma global (LS) como unidad de medida.
  • Si está utilizando el "Subtotal de anulación", SÓLO debe ingresar el monto del subtotal. La integración Integration by Ryvit creará un ítem "LS" en Integration by Ryvit.

 

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