Saltar al contenido principal
Procore

Crear un contrato (heredado)

 Contenido heredado

Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para crear un contrato. La información de esta página se reemplazará por el contenido actualizado cuando la experiencia beta de contratos rediseñada esté disponible generalmente. Para obtener más información sobre esta versión y su línea de tiempo, consulte Finanzas del proyecto: Experiencia moderna para contratos.

¡Importante!Si está utilizando la experiencia beta de contratos, consulte el tutorial Crear subcontratos en lugar de la información a continuación.

Objetivo

Crear un contrato en Procore utilizando la herramienta Contratos del proyecto.

Fondo

Los contratos se pueden adjudicar durante las fases de preconstrucción y construcción de un proyecto y, por lo general, la Administración de proyectos los crea y realiza un seguimiento en Procore. Después de la adjudicación de un contrato principal, el gerente de proyecto crea órdenes de compra y contratos para especialidades específicas para asegurar materiales y servicios de subcontratistas para un proyecto. 

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: crear un contrato

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Haga clic en +Crear y seleccione Contrato en el menú desplegable.
    create-commitment.png
  3. En la pestaña "General" en "Información general", haga lo siguiente:
    subcontract-general-tab.png
    • Firmar con DocuSign®
      Si ha habilitado la integración de Procore + DocuSign (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign®® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en esta casilla de forma predeterminada. Si NO desea recopilar firmas con DocuSign®, elimine la marca.
    • Número #
      Acepte el número predeterminado, ingrese un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado.

      Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png Integraciones de ERP herramienta: 

      • Para enviar el contrato a la herramienta integraciones de ERP para que un aprobador contable acepte la exportación:
        • Su sistema ERP integrado puede imponer un límite máximo de caracteres.
        • Los requisitos previos, las limitaciones y las consideraciones pueden aplicarse según la sistema ERP su cuenta Procore esté integrado. Visite Cosas para conocer sus ERP Integración para obtener más información.
       Recomendación
      ¿Cómo se asignan los números? Para saber cómo Procore asigna números y comprender sus opciones de numeración personalizadas, consulte ¿Puedo personalizar el sistema de numeración para objetos financieros en Procore?
    • Título
      Ingrese un título descriptivo para el contrato.
       Notas
    • Compañía Contractual
      Seleccione la empresa responsable de completar el trabajo en el subcontrato (por ejemplo, American Construction Co.).
      Notas:
    • Factura Contactos
      Seleccione uno (1) o más empleados de la 'Compañía contratante' para designarlos como contacto(s) de facturación. Después de guardar el subcontrato, cualquier usuario agregado aquí se agregará a la lista 'Privado'. Debe seleccionar una 'Compañía contratante' antes de poder seleccionar los contactos de facturación.
       Nota
      Es importante agregar siempre al menos un "Contacto de factura" en una orden de compra o subcontrato. Esto asegura que las invitaciones correo electrónico importantes y las notificaciones automáticas correo electrónico se envíen al contacto apropiado. Para obtener más información sobre la importancia de incluir contactos de factura en sus compromisos, consulte ¿Qué es un contacto de factura? 
    • Estatus
      Asigne un estatus al contrato. Para conocer los estatus disponibles y qué estatus de contrato reflejan los montos del contrato en el presupuesto de su proyecto, consulte ¿Cuáles son los estatus de contrato predeterminados en Procore? 
    • Ejecutado. Marque esta casilla de verificación para indicar que el subcontrato se firmó y ejecutó en su totalidad.
       Notas
      • Muchos usuarios de Procore optan por colocar una marca de verificación en el cuadro Ejecutado al colocar el contrato en el estado 'Aprobado' o 'Completo'.
      • El momento en el que su equipo del proyecto coloca una marca de verificación en el cuadro Ejecutado siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
    • Privado
      Marque las casillas de verificación y elija los usuarios o colaboradores del proyecto de la lista "Seleccionar una persona". Para obtener más información sobre las opciones de privacidad, consulte Cambiar la configuración de privacidad de un contrato.
      • Hacer que esto sea visible solo para los administradores y los siguientes usuarios
        Marque esta casilla de verificación para limitar la visibilidad de la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
      • Permitir que estos usuarios vean partidas de SOV
        Marque esta casilla de verificación en este cuadro para limitar la visibilidad de las partidas de las partidas (SOV) en la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
    • Retención predeterminada
      Especificar la cantidad de porcentaje de retenciones de retener en la primera requisición. Por ejemplo, es una práctica común ingresar 5 o 10% en este campo.
       Notas
    • Descripción
      Proporcione información adicional, según sea necesario.
    • Archivos adjuntos. Adjunte cualquier material relacionado, como cotizaciones de precios, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado a su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su computadora local.
  4. Desplácese hasta la sección Fechas del contrato e ingrese lo siguiente:
    subcontract-contract-dates.png
    • Fecha de inicio. Seleccione la fecha en que comenzará el alcance del trabajo en el lugar del proyecto.
    • Fecha estimada de finalización. Seleccione la fecha estimada de cuando se terminará el alcance del trabajo.
       En versión beta
      Nota para los usuarios que participen en el programa beta de versión limitada de Órdenes de cambio iniciadas en campo. La siguiente información detalla una configuración que está disponible para los usuarios de Procore que participan en el Programa beta de participantes para órdenes de cambio iniciadas por campo. Para obtener más información sobre esta versión, consulte Contratos: Permitir que los colaboradores envíen órdenes de cambio iniciadas por campo. 
    • Fecha de recepción del contrato firmado. Seleccione la fecha en la que se firmó oficialmente el subcontrato.
    • Fecha de finalización real. Seleccione la fecha en la que el alcance del trabajo se consideró completo.
  5. Desplácese hasta la sección Información adicional e ingrese lo siguiente:
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Inclusiones. Revele cualquier inclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
    • Exclusiones Revele cualquier exclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
  6. Haga clic en uno (1) de estos botones:
    • Crear. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y volver a la pestaña "General" en el modo de vista.
    • Crear e ingresar SOV. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y saltar a la pestaña "Partidas" en el modo de edición. Continúe ingresando las SOV.
    • Completar con DocuSign®. Haga clic en este botón para completar el contrato con la integración de DocuSign®. Consulte Completar un subcontrato con DocuSign® .

Paso 2: Ingrese las partidas (SOV)

Hay dos formas de ingresar a las partidas (SOV) en un subcontrato:

Importar partidas de SOV desde un CSV

Si desea importar varias partidas de SOV, la herramienta Contratos proporciona a los usuarios una plantilla CSV que puede descargar, completar y luego cargar en Procore. Para obtener instrucciones, consulte Importar partidas de SOV de contrato desde un archivo CSV.

Agregar partidas a las SOV

 Notas
  • Si su compañía está utilizando la integración Procore + Integración de Ryvit y su sistema Integración de Ryvit está configurado para usar el Método calculado, Integración de Ryvit NO permitirá el uso de Suma global (LS) como unidad de medida.
  • Si está utilizando el "Subtotal de anulación", SÓLO debe ingresar el monto del subtotal. La integración Integración de Ryvit creará un ítem "LS" en Integración de Ryvit.
  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos , busque el contrato para actualizar. Luego haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Partidas.
  4. Haga clic en Agregar línea.
     Nota
     Si la configuración "Habilitar partidas siempre editables" está activada en la herramienta Contratos, los usuarios con el permiso de usuario requerido para editar un contrato pueden modificar las partidas mientras un contrato está en cualquier estatus. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?
  5. Siga los pasos apropiados dependiendo de si su método de contabilidad es Basado en montos o Basado en unidades/cantidades:
     Nota
    Para editar su método contable antes de agregar partidas SOV, consulte Editar la pestaña Configuración avanzada en un contrato. Para obtener más información, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o financiamiento?
    1. Para contratos que utilizan el método de contabilidad basado en montos:
      1. N.°
        Introduce automáticamente un número de partida en orden secuencial. 
      2. Partida de evento extraordinario
        Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe estar vinculado a un evento extraordinario. 
      3. Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      4. Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      5. Monto
        Ingrese el monto del costo.
      6. Facturado hasta la fecha
        El sistema calcula automáticamente el monto facturado en el contrato hasta la fecha actual.  
      7. Monto restante
        Ingrese el monto que NO se ha facturado hasta la fecha actual. 
      8. Código de impuestos
        Ingrese un código de impuestos para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos de impuestos. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuestos en un proyecto?
    2. Para contratos que utilizan el método de contabilidad basado en unidades/cantidades:
      1. N.°
        Introduce automáticamente un número de partida en orden secuencial. 
      2. Partida de evento extraordinario
        Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe estar vinculado a un evento extraordinario. 
      3. Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      4. Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      5. Cantidad
        Ingrese el número de unidades.
      6. Unidad de medida
        Ingrese la unidad de medida (UOM).
         Notas
      7. Precio unitario
        Ingrese el precio unitario en el cuadro provisto.
      8. Monto
        El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de Cantidad, Unidad de medida y Precio unitario
      9. Facturado hasta la fecha
        El sistema calcula automáticamente el monto facturado en el contrato hasta la fecha actual. 
      10. Monto restante
        Ingrese el monto que NO se ha facturado hasta la fecha actual. 
      11. Código de impuestos
        Ingrese un código de impuestos para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos de impuestos. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuestos en un proyecto?
  6. Elija una de estas opciones:
    • Guardar. Haga clic en este botón para guardar los cambios en las SOV. 
    • Guardar y enviar por correo electrónico. Haga clic en este botón para guardar los cambio en las SOV y enviar las actualizaciones por correo electrónico al contacto de la factura.