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Procore

(Heredado) Crear un contrato

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 Contenido heredado

Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para crear un contrato. La información de esta página se reemplazará por el contenido actualizado cuando la experiencia beta de contratos rediseñada esté disponible generalmente. Para obtener más información sobre esta versión y su línea de tiempo, consulte Finanzas del proyecto: Experiencia moderna para contratos.

¡Importante!Si está utilizando la experiencia beta de contratos, consulte el tutorial Crear subcontratos en lugar de la información a continuación.

Objetivo

Crear un contrato en Procore utilizando la herramienta Contratos del proyecto.

Fondo

Los contratos se pueden adjudicar durante las fases de preconstrucción y construcción de un proyecto y, por lo general, la Administración de proyectos los crea y realiza un seguimiento en Procore. Después de la adjudicación de un contrato principal, el gerente de proyecto crea órdenes de compra y contratos para especialidades específicas para asegurar materiales y servicios de subcontratistas para un proyecto. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear un subcontrato y ver/ingresar datos en la pestaña Partidas (SOV):
      • Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
        O
      • Los permisos de nivel 'Estándar' en la herramienta Contratos del proyecto y la configuración 'Permitir que los usuarios vean elementos de partidas' deben estar habilitados y su nombre debe estar seleccionado en la lista desplegable 'Seleccionar una persona'
    • Para crear un contrato solo, permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto con el permiso granular "Crear contrato" habilitado en su plantilla de permisos.
  • Información adicional:
    • Una forma alternativa de crear un subcontrato es adjudicar una oferta ganadora y convertirla en un contrato. Consulte Adjudicar una oferta ganadora y convertirla en un contrato.
    • Para establecer el método contable para el contrato, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?
    • Después de crear un contrato, tiene estas opciones para crear órdenes de cambio:

    • Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar  

      • Para enviar el contrato a la herramienta integraciones de ERP para que un aprobador contable acepte la exportación:
        • Integration by Ryvit. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de fase Integration by Ryvit. Además, el código de costo debe asignarse a al menos una (1) categoría. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a Integration by Ryvit códigos de costo). ¡Importante!Cuando un contrato se exporta a Integration by Ryvit, debe tener un número de contrato único. Procore recomienda que la convención de numeración que configure para la herramienta Contratos es precedida por el Número de proyecto y luego utiliza el sistema de numeración predeterminado. Por ejemplo, si su número de proyecto es 001, su sistema de numeración sería 001-001, 001-002, 001-003, así sucesivamente.
        • QuickBooks®. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo QuickBooks®. El código de costo no necesita asignarse a una categoría, porque QuickBooks® no admite el concepto de categoría.
        • Sage 100 Contractor®. Un contrato debe tener una (1) partida SOV con un código de costo Sage 100 Contractor®. Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
        • Sage 300 CRE®. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo Sage 300 CRE®. Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
        • Viewpoint® Spectrum®. El contrato debe tener al menos una (1) partida (SOV) con un código de costo del proyecto Viewpoint® Spectrum®. El código de costo debe asignarse a al menos una (1) categoría. Las asignaciones de categorías siempre deben actualizarse en Viewpoint® Spectrum®.
        • Yardi Voyager®. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo Yardi Voyager®. Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Actualizar los códigos de costo Yardi Addisa® en un proyecto.
        • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_sageintacct' (click for details)
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    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          . El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo
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    at (Media_Library/Language_Specific_Media/Reusable_Snippets/Reusable_Text_Snippets), /content/body/div[13]/div[16]/div[1]/ul/li/ul/li[7]/span, line 1, column 1
    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          . Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
        • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_acumatica' (click for details)
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    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          . El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo
          UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_acumatica' (click for details)
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    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          . Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
        • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_mri' (click for details)
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    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          . El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo
          UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_mri' (click for details)
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    at (Media_Library/Language_Specific_Media/Reusable_Snippets/Reusable_Text_Snippets), /content/body/div[13]/div[16]/div[1]/ul/li/ul/li[9]/span, line 1, column 1
    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          . Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
        • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_xero' (click for details)
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    at wiki.page()
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          . El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo
          UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_xero' (click for details)
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    at (Media_Library/Language_Specific_Media/Reusable_Snippets/Reusable_Text_Snippets), /content/body/div[13]/div[16]/div[1]/ul/li/ul/li[10]/span, line 1, column 1
    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          . Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.

      Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar  

      • Para enviar el contrato a la herramienta integraciones de ERP para que un aprobador contable acepte la exportación:
        • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_myob' (click for details)
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    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          . El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo
          UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_myob' (click for details)
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    at (Media_Library/Language_Specific_Media/Reusable_Snippets/Reusable_Text_Snippets), /content/body/div[13]/div[16]/div[2]/ul/li/ul/li/span, line 1, column 1
    at wiki.page()
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          . Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: crear un contrato

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Haga clic en +Crear y seleccione Contrato en el menú desplegable.
    create-commitment.png
  3. En la pestaña "General" en "Información general", haga lo siguiente:
    subcontract-general-tab.png
    • Firmar con DocuSign®
      Si ha habilitado la integración de Procore + DocuSign (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign®® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en esta casilla de forma predeterminada. Si NO desea recopilar firmas con DocuSign®, elimine la marca.
    • Número #
      Acepte el número predeterminado, ingrese un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado.

      Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar  

       Propina
      ¿Cómo se asignan los números? Para saber cómo Procore asigna números y comprender sus opciones de numeración personalizadas, consulte ¿Cómo se enumeran los contratos, los contratos y los cambios en Procore?
    • Título
      Ingrese un título descriptivo para el contrato.
       Notas
    • Compañía Contractual
      Seleccione la empresa responsable de completar el trabajo en el subcontrato (por ejemplo, American Construction Co.).
      Notas:
    • Factura Contactos
      Seleccione uno (1) o más empleados de la 'Compañía contratante' para designarlos como contacto(s) de facturación. Después de guardar el subcontrato, cualquier usuario agregado aquí se agregará a la lista 'Privado'. Debe seleccionar una 'Compañía contratante' antes de poder seleccionar los contactos de facturación.
       Nota
      Es importante agregar siempre al menos un 'Contacto de la factura' en una orden de compra o contrato. Esto asegura que las invitaciones por correo electrónico importantes y las notificaciones automáticas por correo electrónico se envíen al contacto apropiado. Para obtener más información sobre la importancia de incluir contactos de la factura en sus contratos, consulte Agregar contactos de la factura a una orden de compra o contrato y ¿Qué es un contacto de la factura?
    • Estatus
      Asigne un estatus al contrato. Para conocer los estatus disponibles y qué estatus de contrato reflejan los montos del contrato en el presupuesto de su proyecto, consulte ¿Cuáles son los estatus de contrato predeterminados en Procore? 
    • Ejecutado. Marque esta casilla de verificación para indicar que el subcontrato se firmó y ejecutó en su totalidad.
       Notas
      • Muchos usuarios de Procore optan por colocar una marca de verificación en el cuadro Ejecutado al colocar el contrato en el estado 'Aprobado' o 'Completo'.
      • El momento en el que su equipo del proyecto coloca una marca de verificación en el cuadro Ejecutado siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
    • Privado
      Marque las casillas de verificación y elija los usuarios o colaboradores del proyecto de la lista "Seleccionar una persona". Para obtener más información sobre las opciones de privacidad, consulte Cambiar la configuración de privacidad de un contrato.
      • Hacer que esto sea visible solo para los administradores y los siguientes usuarios
        Marque esta casilla de verificación para limitar la visibilidad de la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
      • Permitir que estos usuarios vean ítems de partidas
        Marque esta casilla de verificación en este cuadro para limitar la visibilidad de los ítems de las Partidas (SOV) en la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
    • Retención predeterminada
      Especificar la cantidad de porcentaje de retenciones de retener en la primera requisición. Por ejemplo, es una práctica común ingresar 5 o 10% en este campo.
       Notas
    • Descripción
      Proporcione información adicional, según sea necesario.
    • Archivos adjuntos. Adjunte cualquier material relacionado, como cotizaciones de precios, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado a su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su computadora local.
  4. Desplácese hasta la sección Fechas del contrato e ingrese lo siguiente:
    subcontract-contract-dates.png
    • Fecha de inicio. Seleccione la fecha en que comenzará el alcance del trabajo en el lugar del proyecto.
    • Fecha estimada de finalización. Seleccione la fecha estimada de cuando se terminará el alcance del trabajo.
       En versión beta
      Nota para los usuarios que participen en el programa beta de versión limitada de Órdenes de cambio iniciadas en campo.La siguiente información detalla una configuración que está disponible para los usuarios de Procore que participan en el Programa beta de participantes para órdenes de cambio iniciadas por campo. Para obtener más información sobre esta versión, consulte Contratos: Permitir que los colaboradores envíen órdenes de cambio iniciadas por campo.
    • Fecha de recepción del contrato firmado. Seleccione la fecha en la que se firmó oficialmente el subcontrato.
    • Fecha de finalización real. Seleccione la fecha en la que el alcance del trabajo se consideró completo.
  5. Desplácese hasta la sección Información adicional e ingrese lo siguiente:
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Inclusiones. Revele cualquier inclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
    • Exclusiones Revele cualquier exclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
  6. Haga clic en uno (1) de estos botones:
    • Crear. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y volver a la pestaña "General" en el modo de vista.
    • Crear e ingresar Partidas. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y saltar a la pestaña "Lista de valores" en el modo de edición. Continúe ingresando la partida.
    • Completar con DocuSign®. Haga clic en este botón para completar el contrato con la integración de DocuSign®. Consulte Completar un subcontrato con DocuSign® .

Paso 2: Ingrese la partida (SOV)

Hay dos formas de ingresar a las Partidas (SOV) en un subcontrato:

Importar elementos de línea de Partidas desde un CSV

Si desea importar varios ítems de línea a uns partida, la herramienta Contratos proporciona a los usuarios una plantilla CSV que puede descargar, completar y luego cargar en Procore. Para obtener instrucciones, consulte Importar ítems de línea de partida de contrato desde un archivo CSV.

Agregar elementos de línea a las Partidas

 Notas
  • Si su compañía está utilizando la integración Procore + Integration by Ryvit y su sistema Integration by Ryvit está configurado para usar el Método calculado, Integration by Ryvit NO permitirá el uso de Suma global (LS) como unidad de medida.
  • Si está utilizando el "Subtotal de anulación", SÓLO debe ingresar el monto del subtotal. La integración Integration by Ryvit creará un ítem "LS" en Integration by Ryvit.
  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. Luego haga clic en Editar .
  3. Haga clic en Partidas.
  4. Haga clic en Agregar línea.
     Nota
     Si la configuración "Habilitar partidas siempre editables" está activada en la herramienta Contratos, los usuarios con el permiso de usuario requerido para editar un contrato pueden editar las partidas cuando un contrato está en cualquier estatus. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?
  5. Siga los pasos apropiados dependiendo de si su método de contabilidad es Basado en montos o Basado en unidades/cantidades:
     Nota
    Para editar su método contable antes de agregar partidas SOV, consulte Editar la pestaña Configuración avanzada en un contrato. Para obtener más información, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o financiamiento?
    1. Para contratos que utilizan el método de contabilidad basado en montos:
      1. N.°
        Introduce automáticamente un número de partida en orden secuencial. 
      2. Partida de evento extraordinario
        Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe estar vinculado a un evento extraordinario. 
      3. Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      4. Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      5. Monto
        Ingrese el monto del costo.
      6. Facturado hasta la fecha
        El sistema calcula automáticamente el monto facturado en el contrato hasta la fecha actual.  
      7. Monto restante
        Ingrese el monto que NO se ha facturado hasta la fecha actual. 
      8. Código de impuestos
        Ingrese un código de impuestos para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos de impuestos. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuestos en un proyecto?
    2. Para contratos que utilizan el método de contabilidad basado en unidades/cantidades:
      1. N.°
        Introduce automáticamente un número de partida en orden secuencial. 
      2. Partida de evento extraordinario
        Si tiene eventos extraordinarios habilitados, puede seleccionar una partida de evento extraordinario si el contrato debe estar vinculado a un evento extraordinario. 
      3. Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo.Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      4. Descripción
        Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      5. Cantidad
        Ingrese el número de unidades.
      6. Unidad de medida
        Ingrese la unidad de medida (UOM).
         Notas
      7. Precio unitario
        Ingrese el precio unitario en el cuadro provisto.
      8. Monto
        El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de Cantidad, Unidad de medida y Precio unitario. 
      9. Facturado hasta la fecha
        El sistema calcula automáticamente el monto facturado en el contrato hasta la fecha actual. 
      10. Monto restante
        Ingrese el monto que NO se ha facturado hasta la fecha actual. 
      11. Código de impuestos
        Ingrese un código de impuestos para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos de impuestos. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuestos en un proyecto?
  6. Elija una de estas opciones:
    • Guardar. Haga clic en este botón para guardar los cambios en las partidas. 
    • Guardar y enviar por correo electrónico. Haga clic en este botón para guardar los cambio en las partidas y enviar las actualizaciones por correo electrónico al contacto de la factura.

 

Si desea obtener más información sobre el software de contratos de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de la herramienta financiera de construcción.