(Heredado) Crear un contrato
Contenido heredado
Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para crear un contrato. La información de esta página se reemplazará por el contenido actualizado cuando la experiencia beta de contratos rediseñada esté disponible generalmente. Para obtener más información sobre esta versión y su línea de tiempo, consulte Finanzas del proyecto: Experiencia moderna para contratos.
¡Importante!Si está utilizando la experiencia beta de contratos, consulte el tutorial Crear subcontratos en lugar de la información a continuación.
Objetivo
Crear un contrato en Procore utilizando la herramienta Contratos del proyecto.
Fondo
Los contratos se pueden adjudicar durante las fases de preconstrucción y construcción de un proyecto y, por lo general, la Administración de proyectos los crea y realiza un seguimiento en Procore. Después de la adjudicación de un contrato principal, el gerente de proyecto crea órdenes de compra y contratos para especialidades específicas para asegurar materiales y servicios de subcontratistas para un proyecto.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Para crear un subcontrato y ver/ingresar datos en la pestaña Partidas (SOV):
- Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
O - Los permisos de nivel 'Estándar' en la herramienta Contratos del proyecto y la configuración 'Permitir que los usuarios vean elementos de partidas' deben estar habilitados y su nombre debe estar seleccionado en la lista desplegable 'Seleccionar una persona'
- Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
- Para crear un contrato solo, permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto con el permiso granular "Crear contrato de orden de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos.
- Para crear un subcontrato y ver/ingresar datos en la pestaña Partidas (SOV):
- Información adicional:
- Una forma alternativa de crear un subcontrato es adjudicar una oferta ganadora y convertirla en un contrato. Consulte Adjudicar una oferta ganadora y convertirla en un contrato.
- Para establecer el método contable para el contrato, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?
- Después de crear un contrato, tiene estas opciones para crear órdenes de cambio:
- Si su subcontrato está configurado para órdenes de cambio de 1 nivel. Continúe con Crear una orden de cambio del contrato.
- Si su subcontrato está configurado para órdenes de cambio de 2 niveles. Asegúrese de que el subcontrato esté en el estatus "Aprobado" y continúe con Crear una orden de cambio potencial del contrato a partir de un evento extraordinario.
- Si su subcontrato está configurado para órdenes de cambio de 3 niveles. Asegúrese de que el subcontrato esté en el estatus "Aprobado" y continúe con Crear una orden de cambio potencial del contrato a partir de un evento extraordinario.
-
Para compañías que utilizan el
ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar - Para enviar el contrato a la herramienta integraciones de ERP para que un aprobador contable acepte la exportación:
- Integración de Ryvit. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de fase Integración de Ryvit. Además, el código de costo debe asignarse a al menos una (1) categoría. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a Integración de Ryvit códigos de costo). ¡Importante!Cuando un contrato se exporta a Integración de Ryvit, debe tener un número de contrato único. Procore recomienda que la convención de numeración que configure para la herramienta Contratos es precedida por el Número de proyecto y luego utiliza el sistema de numeración predeterminado. Por ejemplo, si su número de proyecto es 001, su sistema de numeración sería 001-001, 001-002, 001-003, así sucesivamente.
- QuickBooks® Desktop. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo QuickBooks® Desktop. El código de costo no necesita asignarse a una categoría, porque QuickBooks® Desktop no admite el concepto de categoría.
- Sage 100 Contractor®. Un contrato debe tener una (1) partida SOV con un código de costo Sage 100 Contractor®. Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
- Sage 300 CRE®. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo Sage 300 CRE®. Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
- Viewpoint® Spectrum®. El contrato debe tener al menos una (1) partida (SOV) con un código de costo del proyecto Viewpoint® Spectrum®. El código de costo debe asignarse a al menos una (1) categoría. Las asignaciones de categorías siempre deben actualizarse en Viewpoint® Spectrum®.
- Yardi Voyager®. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo Yardi Voyager®. Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Actualizar los códigos de costo Yardi Addisa® en un proyecto.
- Sage Intacct®. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo Sage Intacct®. Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
- Acumatica Cloud ERP. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo Acumatica Cloud ERP. Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
- MRI Platform X®. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo MRI Platform X®. Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
- Xero™. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo Xero™. Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
Para compañías que utilizan el
ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar - Para enviar el contrato a la herramienta integraciones de ERP para que un aprobador contable acepte la exportación:
- MYOB Advanced Construction. El contrato debe tener al menos una (1) partida SOV con un código de costo MYOB Advanced Construction. Además, el código de costo debe asignarse al menos un (1) tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo.
- Para enviar el contrato a la herramienta integraciones de ERP para que un aprobador contable acepte la exportación:
Requisitos previos
- Configurar opciones avanzadas: contratos
- Para utilizar la integración de Procore + DocuSign® para solicitar firmas en un contrato, consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore.
Pasos
Paso 1: crear un contrato
- Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
- Haga clic en +Crear y seleccione Contrato en el menú desplegable.
- En la pestaña "General" en "Información general", haga lo siguiente:
- Firmar con DocuSign®
Si ha habilitado la integración de Procore + DocuSign (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign®® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en esta casilla de forma predeterminada. Si NO desea recopilar firmas con DocuSign®, elimine la marca. - Número #
Acepte el número predeterminado, ingrese un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado.Para compañías que utilizan el
ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar - Para enviar el contrato a la herramienta integraciones de ERP para que un aprobador contable acepte la exportación:
- Si su compañía ha implementado la herramienta de integraciones de ERP, su sistema ERP integrado puede imponer un límite máximo de caracteres. Consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para el 'Número (#)' de un contrato?
- Cuando Ryvit exporta un contrato a la Integración, debe tener un número de contrato único.
Recomendación
¿Cómo se asignan los números? Para saber cómo Procore asigna números y comprender sus opciones de numeración personalizadas, consulte ¿Cómo se enumeran los contratos, los contratos y los cambios en Procore? - Para enviar el contrato a la herramienta integraciones de ERP para que un aprobador contable acepte la exportación:
- Título
Ingrese un título descriptivo para el contrato.Notas
- Si su empresa ha habilitado la herramienta de integración ERP, tenga en cuenta que algunos sistemas ERP integrados imponen límites de caracteres en el campo 'Título' cuando los datos exportados desde Procore se importan a su sistema.
- Para obtener detalles sobre los límites de caracteres, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para el 'Título' de un contrato?
- Compañía Contractual
Seleccione la empresa responsable de completar el trabajo en el subcontrato (por ejemplo, American Construction Co.).
Notas:- Para aparecer en esta lista como una selección, agregue la compañía al Directorio del proyecto. Para obtener más información, consulte Agregar una compañía al Directorio de proyectos o Importar usuarios y proveedores a su herramienta Directorio a nivel proyecto (Procore Imports).
- Debe seleccionar una compañía contratista antes de poder nombrar un contacto de la factura.
- Factura Contactos
Seleccione uno (1) o más empleados de la 'Compañía contratante' para designarlos como contacto(s) de facturación. Después de guardar el subcontrato, cualquier usuario agregado aquí se agregará a la lista 'Privado'. Debe seleccionar una 'Compañía contratante' antes de poder seleccionar los contactos de facturación. - Estatus
Asigne un estatus al contrato. Para conocer los estatus disponibles y qué estatus de contrato reflejan los montos del contrato en el presupuesto de su proyecto, consulte ¿Cuáles son los estatus de contrato predeterminados en Procore? - Ejecutado. Marque esta casilla de verificación para indicar que el subcontrato se firmó y ejecutó en su totalidad.
Notas
- Muchos usuarios de Procore optan por colocar una marca de verificación en el cuadro Ejecutado al colocar el contrato en el estado 'Aprobado' o 'Completo'.
- El momento en el que su equipo del proyecto coloca una marca de verificación en el cuadro Ejecutado siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
- Privado
Marque las casillas de verificación y elija los usuarios o colaboradores del proyecto de la lista "Seleccionar una persona". Para obtener más información sobre las opciones de privacidad, consulte Cambiar la configuración de privacidad de un contrato.- Hacer que esto sea visible solo para los administradores y los siguientes usuarios
Marque esta casilla de verificación para limitar la visibilidad de la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona". - Permitir que estos usuarios vean ítems de partidas
Marque esta casilla de verificación en este cuadro para limitar la visibilidad de los ítems de las Partidas (SOV) en la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
- Hacer que esto sea visible solo para los administradores y los siguientes usuarios
- Retención predeterminada
Especificar la cantidad de porcentaje de retenciones de retener en la primera requisición. Por ejemplo, es una práctica común ingresar 5 o 10% en este campo.Notas
- La cantidad de 'Retención predeterminada' establecida en el contrato solo afectará la cantidad en la primera requisición.
- La edición de este valor después de crear la primera requisición NO afectará el monto retenido en las facturas posteriores.
- Para establecer o liberar el monto retenido en una factura posterior, complete los pasos en Habilitar retención en un contrato. A continuación, use una de estas herramientas de Procore para establecer o liberar la retención en esa factura:
- Si desea configurar reglas de retención que ajusten automáticamente los montos retenidos en sus facturas subcontratista, consulte Habilitar reglas de retención de escala móvil en las facturas de un contrato.
- Descripción
Proporcione información adicional, según sea necesario. - Archivos adjuntos. Adjunte cualquier material relacionado, como cotizaciones de precios, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado a su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su computadora local.
- Firmar con DocuSign®
- Desplácese hasta la sección Fechas del contrato e ingrese lo siguiente:
- Fecha de inicio. Seleccione la fecha en que comenzará el alcance del trabajo en el lugar del proyecto.
- Fecha estimada de finalización. Seleccione la fecha estimada de cuando se terminará el alcance del trabajo.
- Fecha de recepción del contrato firmado. Seleccione la fecha en la que se firmó oficialmente el subcontrato.
- Fecha de finalización real. Seleccione la fecha en la que el alcance del trabajo se consideró completo.
- Desplácese hasta la sección Información adicional e ingrese lo siguiente:
- Inclusiones. Revele cualquier inclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
- Exclusiones Revele cualquier exclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
- Haga clic en uno (1) de estos botones:
- Crear. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y volver a la pestaña "General" en el modo de vista.
- Crear e ingresar Partidas. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y saltar a la pestaña "Lista de valores" en el modo de edición. Continúe ingresando la partida.
- Completar con DocuSign®. Haga clic en este botón para completar el contrato con la integración de DocuSign®. Consulte Completar un subcontrato con DocuSign® .
Paso 2: Ingrese la partida (SOV)
Hay dos formas de ingresar a las Partidas (SOV) en un subcontrato:
Agregar elementos de línea a las Partidas
Notas
- Si su compañía está utilizando la integración Procore + Integración de Ryvit y su sistema Integración de Ryvit está configurado para usar el Método calculado, Integración de Ryvit NO permitirá el uso de Suma global (LS) como unidad de medida.
- Si está utilizando el "Subtotal de anulación", SÓLO debe ingresar el monto del subtotal. La integración Integración de Ryvit creará un ítem "LS" en Integración de Ryvit.