Editar requisitos de carga para la herramienta de administración de documentos
Objetivo
Editar los requisitos de carga para documentos en la herramienta Administración de documentos de un proyecto.
Contexto
La herramienta Administración de documentos le permite establecer requisitos de carga basados en atributos de documento para garantizar que los documentos se agreguen al proyecto de una manera coherente y con los metadatos necesarios. Los atributos del documento se utilizan para controlar automáticamente los permisos de revisiones individuales y facilitar la organización y la búsqueda de documentos. Los requisitos de carga especifican si es necesario que se aplique un estándar de nomenclatura y si se permiten identificadores de revisión duplicados. Los requisitos de carga se pueden personalizar por tipo de documento.
Importante
Los campos Nombre, Tipo, Estatus y Revisión siempre son obligatorios para cada documento.Aspectos para tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Administración de documentos del proyecto.
- Información adicional:
- La búsqueda, organización y permisos del documento en la herramienta Administración de documentos se basan en los atributos asociados con cada revisión del documento, por lo que es crítico que requiera la información correcta para cada tipo de documento antes de que se carguen los archivos.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta Administración de documentos del proyecto.
- Haga clic en Configurar ajustes
icono. - Haga clic en Documentos para abrir la página Configuración del documento.
- Haga clic en la flecha
icon junto a Cargar requisitos para expandir la sección.
Nota: Puede establecer una regla predeterminada para la cual todos los documentos deben cumplir los requisitos y crear reglas condicionales según sea necesario para diferentes tipos de documentos. Los documentos deben cumplir con los requisitos establecidos en la regla predeterminada, a menos que se cumpla una regla condicional. - Consulte los pasos a continuación para acciones disponibles:
Editar la regla predeterminada
Todos los documentos cargados en el proyecto deben cumplir los requisitos establecidos en la regla predeterminada, a menos que se cumpla una regla condicional.
- En la sección "Regla predeterminada", haga clic en el icono editar
. - Complete la siguiente información para editar la regla predeterminada:
- Estándar de nomenclatura: seleccione el estándar de nomenclatura para usar en la regla predeterminada o seleccione "Ninguno" si no desea que se utilice el estándar de nomenclatura.
- Campos de documento obligatorios: marque o desmarque las casillas de verificación en la columna "Obligatorio" para configurar qué campos serán obligatorios.
Nota: "Nombre", "Estado", "Tipo" y "Revisión" siempre son campos obligatorios. - Configuración de revisión: Seleccione si permitir identificadores de revisión duplicados para la regla predeterminada o aplicar identificadores de revisión únicos.
Nota: Permitir identificadores de revisión duplicados permiten a los usuarios cargar una nueva revisión y luego editar manualmente su identificador de revisión para que coincida con la identificador de una revisión anterior. Un caso de uso común para esto es cuando alguien hace un cambio menor y no desea considerar la carga de una nueva revisión. En contraste con el campo Revisión, el campo Versión no se puede editar y se puede usar como un identificador único en su lugar.
- Haga clic en Guardar.
Crear una nueva regla condicional
Las reglas condicionales se crean por separado de la regla predeterminada y se utilizan para establecer diferentes requisitos para tipos de documentos específicos.
- En la sección "Requisitos de carga", haga clic en Crear regla condicional.
- Cree la regla condicional seleccionando un tipo de documento que tendrá diferentes requisitos:
- Tipo: seleccione un tipo de documento para la regla condicional.
- Estándar de nomenclatura: Seleccione si se debe requerir el estándar de nomenclatura.
- Campos de documento requeridos: marque la casilla de verificación junto a cada campo que debe ser obligatorio.
Nota: "Nombre", "Estado", "Tipo" y "Revisión" siempre son campos obligatorios. - Configuración de revisión: seleccione si permite identificadores de revisión duplicados para la regla condicional o aplicar identificadores de revisión únicos.
Nota: Permitir identificadores de revisión duplicados permiten a los usuarios cargar una nueva revisión y luego editar manualmente su identificador de revisión para que coincida con la identificador de una revisión anterior. Un caso de uso común para esto es cuando alguien hace un cambio menor y no desea considerar la carga de una nueva revisión. En contraste con el campo Revisión, el campo Versión no se puede editar y se puede usar como un identificador único en su lugar. - Haga clic en Crear para guardar la regla condicional.
Editar una regla condicional
- En la sección "Requisitos de carga", busque la regla condicional que desea editar.
- Haga clic en el icono de edición .
- Realice cambios en la regla según sea necesario. Consulte la sección Crear una regla condicional arriba para obtener más detalles.
- Haga clic en Guardar.
Eliminar una regla condicional
Nota: Si elimina una regla condicional, los requisitos para el tipo de documento ya no se aplicarán a las cargas en el proyecto.
- En la sección "Requisitos de carga", busque la regla condicional que desea eliminar.
- Haga clic en el icono eliminar
. - Haga clic en Enviar para eliminar la regla.