Revisar un documento en un flujo de trabajo en la herramienta Administración de documentos

Si se le ha asignado revisar un documento como parte de un flujo de trabajo, puede ver el documento, acceder a opciones como anotaciones e ingresar su respuesta. Consulte Responder a un flujo de trabajopersonalizado . Para obtener más información sobre los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos, consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos.

• Permisos de usuario requeridos:

  • Necesitas ambos:

    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" para la herramienta Gestión de documentos.

    • Se agrega como Persona asignada para un paso del flujo de trabajo. Consulte ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Administración de documentos?

• Información adicional:

  • Todos los usuarios con permiso para ver un documento pueden ver ese documento, ya sea que tenga un flujo de trabajo asociado o no. Sin embargo, solo las personas que se han asignado a un paso en el flujo de trabajo verán la panel flujo de trabajo.

1. Navegue hasta la herramienta Administración de documentos del proyecto.

2. Asegúrese de estar en la pestaña Documentos.

3. Haga clic en la vista guardada llamada Asignado a mí que se encuentra en la colección 'En revisión'.
   Nota: También puede acceder a estos documentos desde otras vistas guardadas, como "Todos los documentos" en la parte inferior.

4. Haga clic en el documento que desea revisar.

5. En el visor, haga clic en el icono de flujo de trabajo .
   Se abrirá un panel Flujo de trabajo.

6. Opcional: Si desea agregar anotaciones, use las herramientas de la barra de herramientas de anotaciones. Consulte Agregar anotaciones en la herramienta Administración de documentos.

7. Opcional: Si tiene el permiso granular "Puede ser administrador de flujo de trabajo", puede hacer clic en el icono de puntos suspensivos verticales para acceder a las siguientes acciones:

   • Administrar personas asignadas: si necesita que otras personas revisen el documento durante este paso del flujo de trabajo, puede invitar a personas asignadas adicionales. Complete la información para invitar a personas asignadas adicionales.

   • Reiniciar flujo de trabajo: si es necesario reiniciar el flujo de trabajo, puede volver a establecerlo al principio. Haga clic en Reiniciar para confirmar.
     Nota: Esto requerirá que se repitan todos los pasos previamente completados y eliminará los comentarios y archivos adjuntos anteriores. También se eliminarán todas las personas asignadas agregadas a los pasos del flujo de trabajo después de que se creó el ítem. El nuevo flujo de trabajo utilizará la plantilla y la configuración más recientes.

   • Si necesita aplicar una plantilla de flujo de trabajo diferente, consulte Iniciar un flujo de trabajo en la herramienta Administración de documentos.

   • Ver plantilla de flujo de trabajo: haga clic para ver un diagrama de la plantilla de flujo de trabajo. Los detalles se muestran en el panel lateral.

8. Una vez que haya revisado el documento y esté listo para agregar su respuesta, haga clic en Responder.
   Nota: Si desea enviar la misma respuesta para varios documentos, consulte la sección Respuesta masiva.

9. Ingrese su respuesta:

   • Respuesta: seleccione una respuesta en el menú desplegable.

   • Archivos adjuntos: Si desea agregar archivos adjuntos a su respuesta:

     • Haga clic en Cargar archivos o Adjuntar desde proyecto. También puede arrastrar y soltar archivos desde su computadora al área.

     • Seleccione uno o más archivos y haga clic en Adjuntar.

   • Motivo de la respuesta: Si es necesario, ingrese comentarios para explicar su respuesta.

10. Cuando esté listo para enviar su respuesta, haga clic en Enviar.

     Recomendación

    Después de enviar su respuesta, su nombre ya no aparecerá en la columna "Persona asignada pendiente" en la vista de lista de Administración de documentos. Esto confirma que la acción para el paso de flujo de trabajo actual se ha completado