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Procore

Iniciar un flujo de trabajo en la herramienta Administración de documentos

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disponibilidad regional
La herramienta Administración de documentos está disponible para cuentas en los siguientes países: Reino Unido, Irlanda, Australia y Nueva Zelanda. Todavía no está disponible para las cuentas de Procore en los EE. UU. Para obtener más información, comuníquese con su punto de contacto de Procore.

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:

    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" para la herramienta Administración de documentos.
      Y

    • Para iniciar una flujo de trabajo, necesita uno de los siguientes permisos:

      • La permiso granular "Puede comenzar Flujos de trabajo" para Gestión de documentos Flujos de trabajo está habilitada en la plantilla de permiso del proyecto. Consulte ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Gestión de documentos? Permisos de nivel de 'Administrador' para la herramienta A nivel de proyecto Directorio.

      • Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.

    • Para reiniciar un flujo de trabajo, aplicar una plantilla de flujo de trabajo diferente o enviar ítems a través de un flujo de trabajo adicional, necesita los siguientes permisos de nivel de permiso:* 'Administrador' para el Gestión de documentos herramienta'.

  • Si surgen ciertos tipos de errores en los documentos, el Administrador del proyecto puede resolverlos en la vista guardada "Acción requerida".

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Administración de documentos del proyecto.

  2. Las siguientes opciones se encuentran disponibles:

    • Iniciar un flujo de trabajo en documentos cargados

    • Aplicar una nueva plantilla de flujo de trabajo a documentos

Iniciar un flujo de trabajo en documentos cargados

  1. Cargue documentos si es necesario. Consulte Cargar documentos en la herramienta de gestión de documentos.

  2. Haga clic en la pestaña Cargas.

  3. Complete los campos obligatorios para los documentos. Consulte Información completa de Documentos en la herramienta Gestión de documentos.

  4. Haga clic en el menú desplegable Flujo de trabajo asignado para seleccionar un flujo de trabajo para los documentos.
    ¡Propina! Puede asignar un flujo de trabajo a varios documentos mediante la función de edición masiva.

  5. Haga clic en Aplicar si modifica desde el panel "Editar atributos del documento".
    Esto aplica el flujo de trabajo a los documentos, pero no inicia el flujo de trabajo. 

  6. Haga clic en Enviar.
    Esto envía los documentos al primer paso del flujo de trabajo. Las personas asignadas a los pasos actuales recibirán una notificación por correo electrónico.
    Nota: El botón Enviar no está disponible para documentos a los que les faltan campos obligatorios. Vea el paso 3.

Aplicar una nueva plantilla de flujo de trabajo a documentos

Reinicie, vuelva a aplicar o aplique un flujo de trabajo adicional a un documento o grupo de documentos en cualquier momento del ciclo de vida. Los cambios en la flujo de trabajo de un documento se convierten en una parte marcada de tiempo de su historial de flujo de trabajo.

  1. Haga clic en la pestaña Documentos.

  2. Seleccione uno o más documentos para aplicar una nueva plantilla de flujo de trabajo.
    Nota: Si selecciona un documento con un flujo de trabajo completado, puede enviarlo a través de un flujo de trabajo proceso de aprobación adicional.

  3. Haga clic en el icono de flujo de trabajo Icon Workflow Pdm que aparece en la parte superior de la lista.

  4. Seleccione Aplicar nuevo flujo de trabajo.

  5. Seleccione la plantilla de flujo de trabajo necesaria de la lista.
    Nota: Al seleccionar la misma plantilla de flujo de trabajo que ya está aplicada a un documento, se reiniciará el flujo de trabajo de ese documento.

  6. Manejar conflictos de flujo de trabajo: Si aplica un flujo de trabajo a un documento que ya tiene una revisión previa en un flujo de trabajo activo:

    1. Revise el modal Alerta de flujo de trabajo.

    2. Elija resolver el conflicto seleccionando la revisión actual y proporcionando un motivo de terminación para la anterior.

    3. Si no desea finalizar el flujo de trabajo existente, haga clic en No resolver conflictos para excluir ese documento de la acción masiva.

  7. Haga clic en Aplicar.

  8. Haga clic en Aplicar nuevamente después de reconocer que los flujos de trabajo en curso finalizarán para aplicar la nueva plantilla de flujo de trabajo.
    Esto envía los documentos al primer paso del flujo de trabajo recién aplicado. Las personas asignadas a los pasos actuales recibirán una notificación por correo electrónico.

  9. Vuelva a la pestaña Documentos si desea ver los documentos con el cambio aplicado.
    Nota: El flujo de trabajo actual de un documento se enumera en la columna "Flujo de trabajo asignado". Utilice la configuración Icon Ag Grid Table Filter Menu de la tabla para mostrar esta columna, según sea necesario.

Ver también