Acerca de la herramienta administración de documentos
Presentamos Control documental de Procore
La herramienta Gestión de documentos de Procore es un sistema de administración de documentos que organiza automáticamente sus documentos de acuerdo con sus atributos. Encuentre rápidamente los documentos que necesita con la confianza de que está abriendo la última revisión aprobada y que solo las personas que deberían verla tienen acceso.
Esta herramienta está diseñada para empresas que necesitan una solución unificada y configurable para gestionar la información y las aprobaciones en todas las etapas de un proyecto de construcción.
Con la herramienta Administración de documentos, las compañías pueden:
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Configure los permisos de los documentos en función de los atributos de cada revisión, como el estatus, el tipo o la disciplina.
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Ayude a los miembros del equipo a acceder, revisar, aprobar y administrar documentos de forma optimizada desde un sistema centralizado.
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Tenga los mismos beneficios que se obtienen con la herramienta Documentos original en Procore, al tiempo que agrega funciones como flujos de trabajo de aprobación de documentos con anotaciones, permisos más precisos, etiquetado de metadatos y convenciones de nomenclatura aplicables.
Vista general de la función
La herramienta Administración de documentos actualmente incluye las siguientes funciones y beneficios:
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Una experiencia coherente y fácil de usar para acceder a los archivos del proyecto en dispositivos web y móviles a través de un repositorio de archivos centralizado. Consulte Ver Documentos (Web) | (iOS) | (Android).
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Captura de metadatos optimizada utilizando el aprendizaje automático, ahorrando tiempo y mejorando la organización. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Gestión de documentos?
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Una única experiencia de flujo de trabajo para la revisión y aprobación de documentos, acelerando procesos como las revisiones de diseño. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos.
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Grupos de permisos de documentos granulares y flexibles basados en los atributos de cada documento (por ejemplo: Estatus, Tipo o Disciplina). Consulte Crear un grupo de permisos para la herramienta Gestión de documentos y Ver y administrar permisos de documentos en la herramienta Gestión de documentos.
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Gestión de la información de acuerdo con normas internacionales como la ISO 19650. Consulte Editar requisitos de carga para la herramienta de gestión de documentos y Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta de gestión de documentos.
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Organización eficiente de documentos con "vistas guardadas" que permiten a los usuarios acceder rápidamente a grupos específicos de documentos en cualquier momento. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Gestión de documentos. Todos los usuarios pueden crear sus propias vistas personales, y los usuarios con permisos de 'Administrador' para la herramienta Gestión de documentos pueden crear vistas para que las usen todos los participantes en el proyecto.
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Ingesta de documentos optimizada con integración nativa de SharePoint. Los empleados elegibles de la compañía del proyecto pueden vincular archivos directamente desde un sitio de Microsoft SharePoint conectado a Cargas de gestión de documentos, sin pasar por los pasos manuales de descarga y recarga. Vea Vincular archivos de SharePoint a la herramienta de gestión de documentos.
Preguntas frecuentes
A continuación se muestra una lista de preguntas frecuentes generales para la versión Limited (Beta) de la herramienta Gestión de documentos. Para obtener artículos más detallados, consulte la pestaña Preguntas frecuentes.
¿Por qué Procore decidió crear una nueva herramienta para Documentos?
Si bien la herramienta Documentos original de Procore sigue siendo ampliamente elogiada en la industria por su capacidad para servir a múltiples partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, las necesidades de los clientes de Procore están evolucionando rápidamente. Algunas de estas necesidades están impulsadas por requisitos normativos como ISO 19650 y 9001. Otras necesidades están impulsadas por el deseo de optimizar los flujos de trabajo para permitir un mejor acceso a la información y una mejor colaboración con ella.
El objetivo de esta nueva solución es no solo satisfacer las necesidades de cumplimiento y flujo de trabajo de los clientes, sino hacerlo de una manera que esté completamente integrada en la plataforma y las herramientas de Procore. Esto permitirá a los clientes gestionar realmente su información a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde la preconstrucción hasta el cierre.
¿Cuál es la diferencia entre los Documentos y las herramientas de gestión de documentos de Procore?
Para obtener una comparación de las dos herramientas, consulte ¿Cuál es la diferencia entre las herramientas 'Documentos' y 'Gestión de documentos' en Procore?
¿Cómo pueden los usuarios de campo ver los documentos de construcción aprobados en su móvil dispositivo?
Los usuarios de dispositivos móviles pueden ver los documentos aprobados en la herramienta Gestión de documentos en las aplicaciones móviles de Procore para iOS y Android. Puede restringir su acceso solo a los documentos aprobados. Cuando un usuario abre un documento para verlo, se descarga en su dispositivo en ese momento.
¿Qué metadatos se pueden rellenar automáticamente?
¿Quién puede agregar anotaciones a un documento?
Solo flujo de trabajo personas asignadas pueden agregar anotaciones a un .pdf documento. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos.
¿La herramienta Administración de documentos admite carpetas?
Las carpetas no son compatibles con la herramienta Gestión de documentos porque pueden aumentar la posibilidad de que un documento pierda su única fuente de verdad.
Para organizar los archivos de una manera visual similar a las carpetas, puede crear "vistas guardadas" que permiten a los usuarios acceder rápida y fácilmente a documentos específicos. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Gestión de documentos. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas muestran automáticamente los documentos relevantes en función de los filtros aplicados y los permisos de los documentos, al tiempo que conservan una única fuente de verdad para cada documento.
¿Cómo agrupo y organizo mis documentos para facilitar la navegación?
Puede crear "vistas guardadas" personalizadas para acceder rápida y fácilmente a documentos específicos en cualquier momento. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Gestión de documentos. Todos los usuarios pueden crear sus propias vistas personales, y los usuarios con permisos de 'Administrador' para la herramienta Gestión de documentos pueden crear vistas para que las usen todos los participantes en el proyecto.
Además de las vistas guardadas, también hay varias formas de navegar por sus documentos:
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Aplicar filtros y ordenar los resultados. Incluso puede filtrar por "Yo" para ver los documentos creados o actualizados por usted. Consulte Buscar y filtrar documentos en la herramienta Gestión de documentos.
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Muestre, oculte o reordene cualquier columna de datos. Consulte Configurar su vista en la herramienta Gestión de documentos.
¿Cómo se notifica a los usuarios cuando hay nuevos documentos disponibles para ellos?
Los usuarios asignados a un paso del flujo de trabajo de aprobación serán notificados por correo electrónico cuando sea su turno de aprobar un documento. La herramienta de Gestión de documentos no enviará ninguna otra notificación automática en este momento.
¿Puedo ver qué cambios ocurrieron en los documentos y cuándo?
Sí, los administradores y los usuarios con los permisos adecuados pueden ver todos los cambios en los atributos y metadatos de un documento, junto con cuándo ocurrieron esos cambios. Consulte Ver el historial de cambios de los documentos en la herramienta Gestión de documentos.
¿La herramienta Gestión de documentos se conecta a la herramienta Planos?
Sí, puede abrir archivos de Gestión de documentos en la herramienta Planos. En lugar de llevar el mismo documento a través del proceso de carga completo en ambas herramientas, hágalo una vez en la herramienta Gestión de documentos. Luego, desde el selector de archivos en la herramienta Planos, busque ese documento y tráigalo rápidamente con todos los metadatos adjuntos. Más información en ¿Qué sucede cuando importo un archivo de gestión de documentos a la herramienta Planos?
¿La gestión de documentos se integra con aplicaciones de terceros?
La herramienta de gestión de documentos ahora cuenta con una integración nativa con Microsoft SharePoint, lo que permite a los usuarios elegibles autenticar y vincular archivos de forma segura directamente a las cargas de gestión de documentos. Si bien los puntos finales de API públicas para integraciones de terceros aplicación adicionales aún no están disponibles, Procore está construyendo continuamente una infraestructura de integración fundamental para admitir futuros conectores de origen y flujos de trabajo.
¿Se integra la herramienta Gestión de documentos con la herramienta A nivel de compañía Documentos?
No, no hay integración con las herramientas Compañía o A nivel de proyecto Documentos. Sin embargo, si los documentos de su proyecto están alojados externamente en Microsoft SharePoint, los empleados de la empresa del proyecto pueden utilizar la integración nativa de Link from SharePoint para extraer archivos de manera eficiente directamente en las cargas de gestión de documentos de forma masiva.
¿Habrá una migración de archivos de la herramienta Documentos a la herramienta Gestión de documentos?
No, no habrá una migración automatizada de datos entre los Documentos y la herramienta de Gestión de documentos. Si desea transferir datos entre las dos herramientas, deberá descargar documentos de la herramienta Documentos y cargarlos en la herramienta Gestión de documentos.