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Procore

Crear una observación

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Objetivo

Crear una observación para enviarla a una parte responsable en la herramienta Observaciones.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
  • Información adicional:
    • También puede crear observaciones a partir de inspecciones, incidentes, problemas de coordinación y modelos.
    • Cuando cree una observación, recibirá notificaciones por correo electrónico cada vez que otro usuario comente o cambie el estado de la observación.
    • Las notificaciones de observación NO se distribuyen automáticamente después de crearlas. Los usuarios deberán enviar la notificación después de crearla. 
      Nota: Las notificaciones se pueden distribuir a través de la web o de Procore para dispositivos móviles.
    • Las notificaciones de retraso solo se envían por correo electrónico cuando una observación está en estatus "Iniciado" o "No aceptado". Los correos electrónicos atrasados NO se envían cuando una observación está en estatus "Listo para revisión" o "Cerrado".
    • Si crea una observación sin una persona asignada, no se enviará ninguna notificación. Si edita la observación, añade una persona asignada y guardas, se enviará automáticamente una notificación por correo electrónico.

Video

 

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Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Observaciones a nivel Proyecto.
  2. Haga clic + Crear observación.
    create-observation.png
  3. Ingrese la siguiente información:
    • Tipo: elija el tipo que mejor categoriza la observación. El tipo le ayudará a filtrar e informar según el tipo de observación.No tendrá ningún efecto sobre qué campos aparecerán al crear una observación. Consulte ¿Para qué se utilizan los tipos de observación predeterminados? (Nota: Los usuarios con los permisos adecuados pueden personalizar las selecciones que aparecen en esta lista. Consulte Agregar tipos de observación a nivel compañía y Agregar tipos de observación a nivel proyecto.
    • ​Estatus: Establezca el estatus de la observación a partir de las siguientes opciones:
      • Iniciado: cuando cree la observación, se establecerá en "iniciada". Esto significa que la observación se ha establecido en Procore y está esperando que el cesionario responda.
      • Listo para revisión: una vez que la persona asignada haya actuado sobre la observación (ya sea arreglando la deficiencia, abordando el problema de seguridad, etc.), responderá a la observación cambiando el estatus a "Listo para revisión". Esto notifica al creador por correo electrónico que la observación está lista para que el creador la revise.
      • No aceptado: una vez que el creador haya revisado el trabajo, puede marcarlo como "No aceptado". Esto significa que el creador ha considerado el trabajo como no resuelto. La observación se devuelve al tribunal de la persona asignada. 
      • Cerrado: una vez que el creador haya revisado el trabajo, puede marcarlo como "Cerrado". Esto significa que el creador ha considerado el trabajo como resuelto y aprobado, y ha cerrado el ítem.
    • Título:  Titule la observación para anunciar el tema general.
    • Prioridad: Seleccione una prioridad para la observación de las siguientes opciones:
      Nota: Esto no cambiará cómo o dónde se mostrará la observación. Sin embargo, le informará a la parte responsable la urgencia del ítem.
      • Bajo
      • Medio 
      • Alto
      • Urgente
    • N°: El número de observaciones se completará automáticamente con el siguiente número según el número de observaciones que usted y su equipo hayan creado. Puede editar esto según sea necesario. Este número puede ser un duplicado de uno ya asignado a otro elemento de observación en su proyecto.
    • Especialidad: seleccione la especialidad relevante para esta observación. Significa qué especialidad está involucrada en la resolución de la observación. Las especialidades se establecen en la pestaña de administrador a nivel compañía en la configuración de especialidad. Consulte Agregar o eliminar especialidades.
    • Ubicación: seleccione la ubicación en la que se encuentra la observación. ¿Cómo agrego una ubicación de varios niveles a un ítem?
    • Sección de especificaciones: Seleccione la sección de especificación asociada a la observación.
    • Persona asignada: Seleccione al usuario que completará el trabajo requerido a partir de la observación. 
      Notas:
      • La "Persona asignada" debe tener permisos "Estándar" o "Administrador" en la herramienta de Observaciones.
      • Los usuarios "Estándar" pueden asignar observaciones a un usuario "Administrador" u otro usuario de nivel "Estándar" si se les ha otorgado el permiso granular "Puede asignar usuarios estándar a observaciones".
    • Distribución: Añade a la lista de distribución a las personas que desearías que reciban correos electrónicos de actualización cuando el estatus de la observación cambia o cuando alguien deja un comentario.
      Nota: Si hay personas que usted prefiere que siempre estén en la lista de distribución de las observaciones, puede añadirlas a la lista de distribución por defecto en las configuraciones.
    • Fecha de vencimiento: ingrese o seleccione una fecha del calendario para que venzque la observación.
      Nota: El campo "Fecha de vencimiento" se completa automáticamente según el número predeterminado de días especificados en la página Configurar ajustes de la herramienta Observaciones. Consulte Configurar opciones avanzadas: Observaciones. La fecha de vencimiento también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto.Consulte Establecer días laborables del proyecto.
    • Privado: Marque la casilla de verificación si desea que esta observación sea visible para los usuarios de Administrador de observaciones, la persona asignada y las personas de la lista de distribución.
    • Condición contribuyente: seleccione una condición contribuyente asociada con la observación. Consulte Agregar campos de análisis de las causas de raíz.
    • Comportamiento contribuyente: seleccione un comportamiento contribuyente asociado con la observación. Consulte Agregar campos de análisis de las causas de raíz.
    • Peligro: seleccione un peligro asociado con la observación. Consulte Agregar campos de análisis de las causas de raíz.
    • Descripción: Agregue una descripción de la observación que detalla la información relevante necesaria para informar sobre el trabajo o completarlo.
    • Archivos adjuntos: adjunte información relevante como una foto o un documento de garantía haciendo clic en Adjuntar archivos para seleccionar un archivo de Procore o de su computadora local, o arrastrando y soltando en el cuadro gris.
      Nota: vea Agregar una foto a una Observación para que se rellene en la herramienta Fotos.
  4. Haga clic en Crear.
    Nota: Esto lo guardará y lo llevará a la página de registro de Observaciones.
  5. Haga clic en Enviar Notificaciones o Enviar la mía en el banner de la página de registro de observaciones para enviar un correo electrónico de resumen a las personas asignadas, los miembros de la lista de distribución y los creadores de todas las observaciones que aún no han sido enviadas. La "Fecha de notificación" de la observación se establecerá de acuerdo con la fecha en que se hizo clic en el botón "Enviar ahora".
    • Enviar la mía: Al hacer clic en esto, se enviarán las observaciones que ha creado. 
    • Enviar todo: al hacer clic, se enviarán todas las observaciones que están listas para enviarse. Asegúrese de hablar con otros miembros del equipo para asegurarse de que todas las observaciones estén listas para salir.
      (Nota: Para ver este banner, la observación debe tener una persona asignada. )
      send-observation-notifications.png