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Procore

Crear un PDF configurable de una factura de propietario

Objetivo

Para crear un PDF personalizado para una factura del propietario utilizando las opciones de PDF configurables.

Fondo

Cuando se trabaja con una factura del propietario en Procore, la pestaña Detalle y la pestaña PDF configurable de la factura muestran sus partidas. La pestaña PDF configurable le permite personalizar la forma en que se muestran las partidas en una factura del propietario. Con las funciones de esta pestaña, puede agrupar y resumir los datos de su factura de la manera que desee antes de presentársela al propietario al que está facturando. 

En un PDF configurable, un grupo es un objeto que organiza las partidas de la factura juntas. En Procore, los grupos predeterminados que están disponibles en un PDF configurable son Subproyecto (si está habilitado), División, Código de costo y Tipo de costo. También puede crear grupos personalizados que contengan ítems personalizados para luego aplicar esos ítems personalizados a su PDF. 

Ejemplos
  • Cómo organizar un PDF configurable utilizando un grupo predeterminado
    Supongamos que su equipo creó diferentes subproyectos en un proyecto Procore para representar diferentes fases del proyecto (consulte Agregar ítems de segmento "Subproyecto" a un proyecto de Procore). En este ejemplo, desea crear un PDF configurable que agrupa las partidas en la factura del propietario en la fase de proyecto adecuada. Asumiendo que ha creado subproyectos nombres de "Fase 1", "Fase 2" y "Fase 3", puede elegir "Subproyecto", de la lista desplegable "Agregar grupo". A continuación, puede colocar todas las partidas que se han clasificado como "Fase 1", "Fase 2" y "Fase 3" en grupos separados.
  • Cómo organizar un PDF usando un grupo personalizado
    Supongamos que su equipo utiliza su propio sistema de códigos de facturación personalizados. Puede crear un nuevo grupo para el PDF configurable llamado "Grupo de facturación 1" para almacenar sus códigos. Luego, puede crear nuevos elementos en el grupo para representar sus códigos de factura. Por ejemplo, 'Código de factura A', 'Código de factura B', 'Código de factura C', etc. Una vez que se hayan creado el grupo y los códigos, puede aplicar el grupo al PDF configurable y luego asignar sus códigos de factura personalizados a los elementos de línea individuales de la factura.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
    • Para ver un PDF configurable en un contrato primario, el permiso 'Solo lectura' en la herramienta Contratos primarios
  • Información adicional:

Requisitos previos

Pasos

  1. Administrar grupos personalizados
  2. Asignar las partidas de la factura a un ítem de un grupo

Administrar grupos personalizados

Estos pasos le muestran cómo navegar a la ventana Administrar grupos personalizados. 

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  2. Busque el contrato primario asociado con la factura del propietario que contiene el PDF configurable. Luego haga clic en el enlace Número.
  3. Haga clic en la pestaña Facturas
  4. Busque la factura que desee personalizar en la lista. Luego haga clic en Ver
  5. Haga clic en la pestaña PDF Configurable.
  6. Abra la lista desplegable Agregar grupo. 
  7. Seleccione cualquiera de los grupos predeterminados de la lista. 
  8. Opcional: haga clic en Administrar grupos personalizados.
  9. En la ventana Administrar grupos personalizados, continúe con:

Agregar un nuevo grupo al menú Agregar grupo

Estos pasos le muestran cómo crear un grupo personalizado para que aparezca como una opción en la lista desplegable "Agregar grupo" en la pestaña PDF configurable.

  1. En la ventana Administrar grupos personalizados, haga clic en Agregar grupo.
    manage-custom-groups-add-group.png
  2. Escriba una etiqueta para el grupo en el cuadro de etiqueta Ingresar nombre de grupo. Luego presione ENTER. Agregue tantos grupos como desee.

    enter-billing-group-name.png
     Nota
    • Después de presionar ENTER, el sistema guarda automáticamente el nombre del grupo y lo agrega como una selección en la lista desplegable Agregar grupo en la pestaña PDF configurable.
    • Para eliminar un grupo, haga clic en la (x) junto al nombre del grupo para eliminarlo permanentemente y cualquier ítem asociado con el grupo seleccionado.
  3. Continúe con Agregar ítems a un grupo.

Agregar ítems a un grupo

Estos pasos le muestran cómo agregar códigos de factura a un grupo personalizado.

  1. En la ventana Agregar grupos personalizados, busque el grupo al que desee agregar códigos de facturación.
  2. Haga clic en Agregar ítem.
  3. En el cuadro Ingresar nombre del ítem, escriba una etiqueta para el código.Luego presione ENTER.
    add-bill-code-item.png
     Nota
    • Agregue tantos ítems como desee a cada grupo.
  4. Haga clic en el botón Guardar.
    Aparecerá un banner VERDE "Grupos guardados" en la parte inferior de la página. 
  5. Continúe con Asignar partidas de la factura a un ítem en un grupo.

Asignar las partidas de la factura a un ítem de un grupo

Una vez que haya creado los grupos e ítems que desea utilizar para su factura, puede comenzar a organizar sus partidas para que aparezcan como desee. 

  1. Haga clic en la pestaña PDF configurable.
  2. Coloque una marca de verificación junto a las partidas de la factura que desee asignar a un ítem personalizado. 
    Nota: Esta acción cambia la etiqueta en la lista desplegable "Agregar grupo" a "Editar".
  3. En la lista desplegable Editar , seleccione el grupo que contiene los ítems personalizados que desea asignar a las partidas de su factura.
    invoice-configurable-pdf-manage-groups.png
  4. Haga clic en Guardar.
 Recomendaciones
  • Cualquier partida de la factura que no esté asignada a un ítem personalizado en un grupo aparecerá en una sección titulada '[Nombre del grupo de facturación] sin especificar. No hay ninguna opción para eliminar esa convención de nomenclatura.
  • Si no desea que aparezca el "[Nombre del grupo de facturación]" sin especificar en su factura, se recomienda que agregue un ítem llamado "Ninguno" u "Otro" (o un término de su elección) a su grupo. Luego, asigne las partidas de su factura a ese ítem en el grupo. 

 

Si desea obtener más información sobre el software de contrato primario de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de administración de contratos de construcción.