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Procore

Actualizar las Partidas en un contrato primario

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Objetivo

Describir las diferentes formas en las que puede actualizar las partidas en las partidas (SOV) de un contrato.

Fondo

Después de crear un contrato, puede elegir entre tres (3) métodos para actualizar las partidas a las SOV de su contrato:

  • Agregar partidas a las SOV
    Si las SOV de su contrato solo tienen algunas partidas o si desea agregar manualmente nuevas partidas a las SOV, use el botón "Agregar línea" para ingresar manualmente cada partida de SOV.
  • Crear las partidas a partir del presupuesto del proyecto
    Si desea estructurar el SOV de su contrato para que coincida con sus partidas de presupuesto, Procore le ofrece la opción de importar sus partidas SOV directamente desde la herramienta Presupuesto de Procore. Este método crea automáticamente el SOV del contrato utilizando las partidas del presupuesto de su proyecto como fuente de datos. 
  • Importar las SOV desde un archivo CSV
    Si prefiere crear las SOV de su contrato utilizando un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, puede descargar una plantilla en blanco que coincida con la estructura de tablas de su contrato, agregue sus partidas SOV a la hoja de cálculo, guarde el archivo en formato de archivo separados por comas (CSV) y luego importe sus partidas. También puede utilizar el proceso de importación para reemplazar todas las partidas existentes en las SOV de su contrato o puede mantener cualquier partida existente y agregar una adicional.

Aspectos a tener en cuenta

 Importante
Nota del autor: El contenido de "Cosas a considerar" en (1) Actualizar la lista de valores en un contrato primario a continuación también debe copiarse y pegarse en la sección Cosas a considerar de (2) Crear una partida de contrato primario a partir del presupuesto del proyecto. No se puede agregar un bloque de reutilización de contenido a (2) debido al problema de recursividad de Mindtouch. 
  • Permisos de usuario requeridos:
  • Información adicional:
    • Para completar los pasos a continuación, el contrato deberá estar en el estatus "Borrador". Sin embargo, si la configuración "Habilitar siempre editable partidas" está activada en esta herramienta, los usuarios con el permiso de usuario requerido para editar contratos primarios pueden editar las partidas cuando un contrato está en cualquier estatus. Para obtener más información, ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?
       Nota
      Si tiene partidas entrantes de la herramienta Presupuesto del proyecto (consulte Cree el SOV a partir del presupuesto del proyecto a continuación) y los montos en esos partida son menores que los montos facturados en esos partida en una factura,factura delos fondos o solicitud de pago de GC / Cliente, un mensaje de error le notifica que las partidas no se pueden importar desde el presupuesto del proyecto. 
  • Limitaciones:

Requisitos previos

Pasos

Hay varias formas de agregar y actualizar partidas en las SOV de un contrato:

Establecer el método contable en un nuevo contrato primario

De forma predeterminada, los nuevos contratos primarios se configuran para utilizar el método contable "Basado en montos". Los usuarios pueden cambiar esto a "Basado en unidad/cantidad" haciendo clic en el botón Cambiar a unidad/cantidad . En Procore, el método contable para un contrato o financiamiento determina cómo se manejan las partidas en las facturas. La contabilidad basada en montos utiliza sumas globales para las partidas, mientras que la contabilidad basada en unidades/cantidades utiliza cantidades y precios unitarios para calcular los totales. Una vez que se establece el método contable de un contrato y se crean las partidas, no se puede cambiar

prime-contract-default-accounting-method.png

Agregar partidas a las SOV

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  2. Busque el contrato para actualizar y haga clic en su enlace Número .
  3. Haga clic en la pestaña Partidas.
  4. Haga clic en Agregar línea.
  5. Complete el ingreso de datos de la siguiente manera:
    1. Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
    2. Descripción
      Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: tarifa de servicio mensual
    3. Cant.
      Ingrese el número de unidades.
    4. UOM
      Seleccione una unidad de medida (UOM) de la lista desplegable. Para conocer las selecciones predeterminadas en esta lista, consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Agregar una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
    5. Precio unitario
      Ingrese el costo por unidad en este cuadro. Notará que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, $0,0000) para permitirle ingresar el valor específico requerido para calcular los precios precisos.
      Ejemplo
      Si está comprando 50,000 unidades por $1,006,625.00, ingresaría un precio unitario de $20.1325. 
    6. Cantidad
      El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de Cantidad, UOM y Costo unitario.
  6. Repita los pasos anteriores para todas las partidas.
     Recomendación
    ¿Quiere organizar las partidas en sus partidas en grupos? Haga clic en el menú Agregar grupo y seleccione las opciones de agrupación deseadas. Las opciones predeterminadas incluyen Código de costo, Tipo de costo, Subproyecto (si está habilitado), así como cualquier segmento personalizado que se haya agregado para su compañía o proyecto. Consulte ¿Qué son los segmentos y los ítems de segmento. 
  7. Elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Guardar.
      O
    • Haga clic en Guardar y enviar por correo electrónico.  

Cree las SOV a partir del presupuesto del proyecto

 Nota

Si va a crear las SOV del contrato a partir del presupuesto del proyecto como se describe a continuación, asegúrese de que las SOV de su contrato estén en blanco. Solo puede seguir estos pasos a continuación cuando las SOV tienen cero (0) partidas. También debe:

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto. 
  2. Busque el contrato para actualizar. Luego haga clic en su enlace Número .
  3. Haga clic en la pestaña Partidas.
  4. ​Debajo de la tabla "Partidas", haga clic en Importar. A continuación, elija Partidas de Presupuesto en el menú desplegable.

    import-sov-from-budget.png
     
  5. En la ventana "Importar partidas desde presupuesto?", haga clic en Importar.
    • Si la partida está en blanco, aparece el siguiente mensaje. 

      import-sov-blank.png
    • Si el SOV tiene partidas existentes, todas las partidas existentes se reemplazarán por las partidas del presupuesto.
      import-sov-from-budget-window.png

      Procore reemplaza cualquier partida existente en las partidas con las partidas actuales en el presupuesto del proyecto. Esto puede tardar varios minutos. Una vez que se completa la importación, aparece un banner VERDE para indicar que la acción se realizó correctamente y las partidas aparecen en la tabla "Partidas". 

Importar las SOV desde un archivo CSV

  • Descargar una plantilla CSV
  • Añadir partidas a una plantilla CSV
  • Importar la plantilla CSV completada a Procore

Descargar una plantilla CSV

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios. 
  2. En la tabla, haga clic en un enlace Número para abrir el contrato.
  3. En la pestaña General, haga clic en Partidas.
  4. En la tarjeta Partidas, haga clic en Editar. 
    Esto coloca a la partida en modo de edición
  5. Debajo de la tabla, haga clic en Importar y elija Partidas de CSV.
    Esto abre la ventana Importar partidas desde CSV. 

    prime-import-sov-from-csv.png
     
  6. Expanda Personalizar delimitador de CSV.
  7. Elija un delimitador para el archivo de plantilla: coma o punto y coma.
    La opción predeterminada del sistema es Coma. 
  8. Haga clic en Descargar plantilla CSV y elija: Plantilla en blanco o Plantilla con partidas existentes. 
    Descarga la plantilla seleccionada en la ubicación configurada de su navegador web. 

Agregar partidas a una plantilla CSV

  1. Abra la plantilla descargada en un editor de hojas de cálculo.
  2. Ingrese los datos de la partida utilizando el método contable apropiado para el contrato primario. Consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato o una financiación?

Importar la plantilla CSV completada a Procore

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios. 
  2. En la tabla, haga clic en un enlace Número para abrir el contrato.
  3. En la pestaña General, haga clic en Partidas.
  4. En la tarjeta Partidas, haga clic en Editar. 
    Esto coloca a la partida en modo de edición.
  5. Debajo de la tabla, haga clic en Importar y elija Partidas de CSV.
    Esto abre la ventana Importar partidas desde CSV. 

    prime-import-sov-from-csv.png
  6. Cargue el archivo de la siguiente manera:
    • Haga clic en Cargar archivo y seleccione la plantilla completa para cargar.
      O
    • Arrastre y suelte la plantilla completa en el área Archivo CSV .
  7. Dependiendo del estado de su contrato primario, elija la opción adecuada:
    • Para agregar más partidas al contrato primario, seleccione Agregar partidas adicionales y luego haga clic en Importar. 
    • Para reemplazar todas las partidas existentes en el contrato primario con la plantilla, seleccione Reemplazar partidas existentes, luego haga clic en Importar.

Procore importa la plantilla y muestra un banner de éxito. Si ve un mensaje de error, haga clic en Mostrar error  para saber por qué ha fallado la importación.