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Procore

Actualizar las Partidas en un contrato primario

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Objetivo

Describir las diferentes formas en las que puede actualizar las partidas en las Partidas (SOV) de un contrato.

Fondo

Después de crear un contrato, puede elegir entre tres (3) métodos para actualizar las partidas a las partidas de su contrato:

  • Agregar partidas al SOV
    Si las partidas de su contrato solo tienen algunas partidas o si desea agregar manualmente nuevas partidas al SOV, use el botón "Agregar línea" para ingresar manualmente cada partida soV.
  • Cree las partidas a partir del presupuesto del proyecto
    Si desea estructurar las partidas de su contrato para que coincidan con sus partidas del presupuesto, Procore le brinda la opción de importar sus partidas SOV directamente desde la herramienta Presupuesto de Procore. Este método crea automáticamente las partidas del contrato para usted utilizando las partidas del presupuesto de su proyecto como fuente de datos.
  • Importar las partidas desde un archivo CSV
    Si prefiere crear el SOV de su contrato utilizando un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, puede descargar una plantilla en blanco que coincida con la estructura de tablas de su contrato, agregue sus partidas SOV a la hoja de cálculo, guarde el archivo en formato de archivo separados por comas (CSV) y luego importe sus partidas. También puede utilizar el proceso de importación para reemplazar todas las partidas existentes en el SOV de su contrato o puede mantener cualquier partida existente y agregar una adicional.

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

Pasos

Hay varias formas de agregar y actualizar partidas en las partidas de un contrato:

Agregar partidas al SOV

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  2. Busque el contrato para actualizar y haga clic en su enlace Número .
  3. Haga clic en la pestaña Partidas.
  4. Haga clic en Agregar línea.
  5. Complete el ingreso de datos de la siguiente manera:
    1. Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
    2. Descripción
      Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: tarifa de servicio mensual
    3. Cant.
      Ingrese el número de unidades.
    4. UOM
      Seleccione una unidad de medida (UOM) de la lista desplegable. Para conocer las selecciones predeterminadas en esta lista, consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Agregar una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
    5. Precio unitario
      Ingrese el costo por unidad en este cuadro. Notará que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, $0,0000) para permitirle ingresar el valor específico requerido para calcular los precios precisos.
      Ejemplo
      Si está comprando 50,000 unidades por $1,006,625.00, ingresaría un precio unitario de $20.1325. 
    6. Cantidad
      El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de Cantidad, UOM y Costo unitario.
  6. Repita los pasos anteriores para todas las partidas.
     Recomendación
    ¿Quiere organizar las partidas en sus partidas en grupos? Haga clic en el menú Agregar grupo y seleccione las opciones de agrupación deseadas. Las opciones predeterminadas incluyen Código de costo, Tipo de costo, Subproyecto (si está habilitado), así como cualquier segmento personalizado que se haya agregado para su compañía o proyecto. Consulte ¿Qué son los segmentos y los ítems de segmento. 
  7. Elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Guardar.
      O
    • Haga clic en Guardar y enviar por correo electrónico.  

Cree las partidas a partir del presupuesto del proyecto

 Nota

Si va a crear las partidas del contrato a partir del presupuesto del proyecto como se describe a continuación, asegúrese de que las partidas de su contrato estén en blanco. Solo puede seguir estos pasos a continuación cuando las partidas tienen cero (0) partidas. También debe:

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto. 
  2. Busque el contrato para actualizar. Luego haga clic en su enlace Número .
  3. Haga clic en la pestaña Partidas.
  4. Debajo de la tabla "Partidas", haga clic en Importar. Luego elija partidas del presupuesto en el menú desplegable.

    import-sov-from-budget.png
     
  5. En la ventana "Importar partidas desde presupuesto?", haga clic en Importar.
    • Si las partidas están en blanco, aparece el siguiente mensaje.

      import-sov-blank.png
    • Si el SOV tiene partidas existentes, todas las partidas existentes se reemplazarán por las partidas del presupuesto.
      import-sov-from-budget-window.png

      Procore reemplaza cualquier partida existente en las Partidas con las partidas actuales en el presupuesto del proyecto. Esto puede tardar varios minutos. Una vez que se completa la importación, aparece un banner VERDE para indicar que la acción fue exitosa y las partidas aparecen en la tabla "Partidas".

Importar las partidas desde un archivo CSV

Personalice el delimitador y descargue una plantilla en blanco

  1. Vaya a la herramienta Contratos primarios del proyecto. 
  2. En la tabla, haga clic en el enlace Número para que el contrato se abra. 
  3. Haga clic en la pestaña Partidas .
  4. En la parte inferior de la página Partidas, haga clic en Importar partidas desde CSV. 
  5. En la ventana Importar partidas desde CSV , elija estas opciones:
    • Haga clic en Personalizar delimitador de CSV para revelar las opciones. 
    • En Elija Delimitador de CSV, elija una de estas opciones:
      customize-delimiter.png
       Recomendación
      ¿Qué es un delimitador? Un delimitador es un carácter utilizado para separar valores o cadenas de texto. Marca tanto el principio como el final de una unidad de datos.
      • Coma. Separa los datos usando una coma (,). Esta es la opción predeterminada de Procore. 
      • Semicolon. Separa los datos usando una semicolon (;). 
  6. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV en blanco .
    Procore descarga un archivo de plantilla en blanco llamado "Plantilla de partidas del contrato" la ubicación de descarga especificada para su navegador web.  

Agregar partidas a la plantilla en blanco

  1. En su computadora, abra la plantilla que acaba de descargar. 
  2. Siga uno (1) de estos pasos para agregar partidas a su plantilla en blanco:
     Recomendación
    ¿Qué método contable está configurado para el contrato? Vea los encabezados en la plantilla en blanco. Si ve una columna "Monto", el contrato está configurado para el método basado en montos. Si ve "Unidad", el contrato está configurado para el método basado en unidades. Para saber cómo configurar el método contable para usar, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?

Método de contabilidad basado en montos

  1. Cuando un contrato utiliza la método contable basada en montos (consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o financiamiento?), ingrese partidas en el archivo de plantilla descargado de la siguiente manera:
    • #. Ingrese el número de partida. 
    • Código de presupuesto. Ingrese el código de presupuesto para la partida. 
    • Código de Impuestos. Ingrese un código de impuesto para la partida. 
    • Monto. Ingrese el monto de la partida. 
    • Facturado hasta la fecha. Ingrese el monto facturado hasta la fecha para la partida, si corresponde. 
    • Monto restante. Ingrese el monto restante para la partida, si corresponde. 
  2. Guarde su ingreso de datos en la plantilla completa. 

Método de contabilidad basado en unidades/cantidades

  1. Cuando un contrato utiliza la método contable basada en unidades/cantidad (consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o financiamiento?), ingrese las partidas en el archivo de plantilla descargado de la siguiente manera:
    • #. Ingrese el número de partida. 
    • Código de presupuesto. Ingrese el código de presupuesto para la partida. 
    • Descripción Ingrese una descripción para la partida. 
    • Código de Impuestos. Ingrese un código de impuesto para la partida. 
    • cantidad. Ingrese la cantidad de unidades para la partida. 
    • UOM. Ingrese una unidad de medida (UOM) para la partida. 
    • Precio unitario. Ingrese el costo unitario de la partida. 
    • Cantidad. Ingrese el monto total de la partida. 
    • Facturado hasta la fecha. Ingrese el monto facturado hasta la fecha para la partida, si corresponde. 
    • Monto restante. Ingrese el monto restante para la partida, si corresponde. 
  2. Guarde su ingreso de datos en la plantilla completa.

Importar la plantilla CSV completada a Procore

  1. Regrese a la ventana Importar partidas desde CSV . 
  2. Haga clic en el botón Cargar archivo . 
    import-sov-from-csv-window.png
  3. Navegue hasta la plantilla completa en su computadora y cargóla. 
  4. Elija entre estas opciones:
    • Si las partidas del contrato tienen cero (0) partidas, simplemente haga clic en el botón Importar . 
      O
    • Si las partidas del contrato tienen partidas existentes, elija una (1) de estas opciones:
      • Agregue partidas adicionales. Esta opción agrega las partidas en la plantilla a las partidas existentes en las Partidas. Luego, haga clic en el botón Importar .
        O
      • Reemplazar partidas existentes. Esta opción elimina todas las partidas existentes de las Partidas y las reemplaza con las partidas de la plantilla.  Luego, haga clic en el botón Importar . Nota: Si la configuración "Habilitar partidas siempre editables" está activada en la herramienta Contratos del proyecto, esta opción se muestra en gris y no está disponible para su uso una vez que se crea una factura y se facturan las partidas. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?
 Recomendaciones
  • ¿Cómo sé si la importación fue exitosa? Aparece un banner de éxito VERDE cuando el proceso de importación es exitoso. 
  • ¿Cómo obtengo detalles sobre un error de archivo? Aparece un banner de error ROJO donde hay un error de archivo. Haga clic en el botón Mostrar errores que se muestra a continuación para revelar información más específica sobre el error para corregir. 
    show-errors-button.png