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Procore

Prepare a los usuarios y proveedores para la importación a la aplicación Procore Imports

Objetivo

Formatear correctamente a sus usuarios y proveedores para importarlos a la aplicación Procore Imports.

Contexto

Puede utilizar la aplicación Procore Imports para autoimportar una lista de usuarios o proveedores a la herramienta Directorio de su compañía o proyecto. Esto agregará tantos contactos de usuarios o proveedores a su compañía como necesite sin tener que agregar manualmente cada uno en Procore.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos: 
    • Permiso de nivel "Administrador" en el Directorio de compañía.
      Nota: Los permisos granulares no son compatibles con la aplicación Procore Imports.

Videos

Pasos

Descargue la plantilla de importación de usuarios o proveedores

  1. Elija entre las siguientes opciones:
    • Descargue la plantilla de importación de usuarios: import-users.xlsx
      Nota: En Procore, un "usuario" es una persona individual que iniciará sesión en Procore, como su empleado o un empleado de otra compañía que accederá a su proyecto.
    • Descargue la plantilla de importación de proveedores:  import-vendors.xlsx
      Nota: En Procore, un "proveedor" es otra compañía o entidad con la que su compañía interactúa durante un proyecto.

Dar formato a la plantilla de importación de usuarios

  1. Vea las siguientes consideraciones al llenar la plantilla.
    • Datos de fila requeridos:
      • Cada fila en la tabla corresponde a un usuario individual.
      • Cada fila de la tabla corresponde a un registro de contacto (también conocido como un usuario). Como mínimo, cada registro requiere un valor para el nombre de pila, el apellido, la dirección de correo electrónico y la plantilla de permiso del contacto. Los encabezados de las columnas de los campos obligatorios tienen un fondo ROJO. Todas las demás columnas y celdas de una sola fila pueden dejarse en blanco.
      • ¡Importante! No hay límite para la cantidad de filas que puede importar. Sin embargo, las filas no pueden estar en blanco.
    • Datos de columna obligatorios:
      La primera fila de la tabla debe incluir el encabezado, que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos de contactos de su compañía en Procore.
      • El proceso de importación fallará si modifica los valores en los encabezados de las columnas.
      • El proceso de importación fallará si inserta nuevas columnas, mueve columnas o elimina columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
  2. Complete la plantilla de importación.
    Notas:
    • Un asterisco (*) denota un campo obligatorio.
    • Si extrae los datos de origen del usuario de una hoja de cálculo diferente, siempre DEBE separar el nombre y apellido del usuario en celdas separadas. Para saber cómo hacer esto antes de agregar los datos a la plantilla, visite este ítem en el sitio de soporte de Microsoft Office para obtener ayuda: Dividir texto en diferentes celdas.
      • *Nombre: Introduzca el nombre del usuario exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio (p. ej., John).
        ¡Importante! Los nombres de pila distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. 
      • *Apellido: Ingrese el apellido del usuario exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio (p. ej., Smith).
        ¡Importante! Los apellidos distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. 
      • *Dirección de correo electrónico: ingrese la dirección de correo electrónico completa del usuario (p. ej., jsmith@example.com)
        ¡Importante! La dirección de correo electrónico debe ser única para cada individuo. También se utiliza como identificador único para el perfil del usuario.
      • *Plantilla de permisos: ingrese el nombre de la plantilla de permisos del proyecto que se aplicará a cada registro de usuario. Debe ingresar el nombre exactamente como aparece en Procore. Consulte Administrar plantillas de permisos de proyectos.
      • Compañía: ingrese el nombre del proveedor/compañía exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. Los nombres de las compañías distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación en Procore. 
        ¡Importante!  Si el proveedor/compañía ya existe en la herramienta Directorio, ingrese el nombre exactamente como aparece en el Directorio para evitar crear un duplicado. Consulte Agregar una compañía al Directorio de compañía.
      • Es empleado: si el usuario es un empleado de su compañía, seleccione en el cuadro de lista. Si el usuario está afiliado a un subcontratista, proveedor o vendedor, seleccione No en el casilla de lista. 
      • Id del empleado: si seleccionó en el campo Id del empleado, tiene la opción de ingresar una id del empleado. Si seleccionó No en el campo Id del empleado, deje este campo en blanco.
        Nota: Si intenta ingresar una Id del empleado sin seleccionar Sí en el campo Id del empleado, la validación de datos en la hoja de trabajo resaltará el error en ROJO claro. 
      • Título laboral: ingrese el título profesional del usuario exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. Puede ingresar hasta 255 caracteres alfanuméricos. 
      • Dirección: ingrese la dirección del usuario (p. ej., la dirección de la compañía o de correo) exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio.  
      • Ciudad: Ingrese el nombre completo de la ciudad para la dirección del usuario (p. ej., La Jolla).
      • Estado: Introduzca la abreviatura de dos letras del estado o territorio (p. ej., CA). Consulte Abreviaturas de estados de los EE. UU.. Si ingresa una abreviatura del estado, se le pedirá que ingrese un Nombre de país
      • Código postal: ingrese el ZIP o código postal.
        ¡Recomendación! Si Microsoft Excel corta los ceros a la izquierda en el código, haga clic con el botón derecho en la celda (o rango de celdas) y elija "Formato de celdas" en el menú contextual. A continuación, en "Número", haga clic en "Especial". Luego aplique el formato "Código postal" o "Código postal + 4". Para obtener más detalles, visite el sitio web de Microsoft Office para obtener instrucciones: Visualización de números como códigos postales.   
      • País: escriba el nombre completo del país.
        ¡Importante! NO utilice abreviaturas (p. ej., Estados Unidos o Canadá). Siempre DEBE deletrear el nombre completo del país.
      • Teléfono laboral: ingrese el número de teléfono laboral del usuario utilizando el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0100). La forma en que ingrese el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
      • Extensión de teléfono laboral: introduzca la extensión del número de teléfono laboral del usuario.
      • Número de fax: introduzca el número de fax laboral del usuario utilizando el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0106). La forma en que ingrese el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
      • Teléfono móvil: ingrese el número de teléfono móvil del usuario utilizando el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0107). La forma en que ingrese el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
      • Notas: Agregue hasta 255 caracteres alfanuméricos.
        Nota: Las notas que ingresa aquí completan el campo "Etiquetas/Palabras clave" en el perfil de la persona. Posteriormente, los usuarios pueden buscar coincidencias en el campo de notas utilizando diferentes herramientas de Procore: Buscar y filtrar el Directorio de compañía, Buscar y filtrar el Directorio del proyecto y Buscar e invitar a licitantes.
      • Clasificación de trabajo: ingrese la clasificación de trabajo del usuario. Su entrada debe coincidir con la lista "Clasificaciones" en la herramienta Administrador de la compañía (consulte Agregar una clasificación). Las clasificaciones también interactúan con la herramienta Hojas de tiempo a nivel proyecto. Consulte Habilitar clasificaciones
      • Plantilla de permisos de la compañía: Introduzca el nombre de la plantilla de permisos de la compañía que se aplicará a cada registro de usuario. Debe ingresar el nombre exactamente como aparece en Procore. Consulte Crear una plantilla de permisos de compañía.
  3. Responda a las alertas de validación de datos
    Si su ingreso de datos NO cumple con los criterios de importación de Procore, la celda no válida se resaltará en rojo.

Dar formato a la plantilla de importación de proveedores

  1. Vea las siguientes consideraciones al llenar la plantilla.
    • Datos requeridos de la fila:
      ¡Importante! No hay límite para la cantidad de filas que puede importar. Sin embargo, las filas no pueden estar en blanco.
      • Cada fila requiere un valor en la columna Nombre para crear el registro de la compañía. Otros valores de la misma fila pueden estar en blanco.
      • Cada fila en la tabla corresponde a un proveedor individual.
      • El proceso de importación fallará si cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si inserta nuevas columnas, mueve columnas o elimina columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si modifica los valores en los encabezados de las columnas.
    • Datos de columna obligatorios:
      • La primera línea de la tabla debe incluir el encabezado, que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos de proveedores de su compañía en Procore.
      • El proceso de importación fallará si modifica los valores en los encabezados de las columnas.
      • El proceso de importación fallará si inserta nuevas columnas, mueve columnas o elimina columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
  2. Complete la plantilla de importación.
    Nota: Un asterisco (*) indica un campo obligatorio.
    • *Nombre:  Ingrese el nombre del proveedor/compañía exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. Los nombres de las compañías distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. Si su compañía ha habilitado la herramienta Integraciones de ERP a nivel compañía, tenga en cuenta que su entrada está sincronizada con un sistema de ERP integrado que impone límites de caracteres a los nombres de proyectos importados. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para un "Nombre de compañía" en la herramienta Directorio?
      ¡Importante!  Para evitar crear una entrada duplicada al importar entradas a un directorio con registros existentes:
    • Tipo de entidad: seleccione ABN (número comercial australiano
    • Id de entidad: si selecciona una opción de la lista Tipo de entidad, debe ingresar el número correspondiente aquí. Consulte Número comercial australiano o Número de identificación del empleador.
    • Dirección: Ingrese la calle o la dirección postal del proveedor/compañía.
    • Ciudad: ingrese el nombre completo de la ciudad (p. ej., San Diego, Seattle, Westchester). 
    • Estado: Introduzca la abreviatura de dos letras del estado o territorio (por ejemplo, CA, WA, NY). Consulte Abreviaturas de estados de EE. UU..
    • Código postal: ingrese el código postal de la compañía.
      ¡Recomendación! Si un código postal contiene un cero a la izquierda (p. ej., 92129, 98122, 10503), hay un problema conocido en Microsoft Excel relacionado con la visualización de números. Consulte el sitio web de Microsoft Office para obtener más detalles: Visualización de números como códigos postales.   
    • País: ingrese el nombre completo del país de la dirección de la compañía (p. ej., Estados Unidos o Canadá).
    • Teléfono laboral: ingrese el número de teléfono comercial del proveedor/compañía utilizando el formato de número NANP (por ejemplo, 805-555-0100). No use ESPACIOS ni paréntesis como delineadores. 
    • Número de fax: Ingrese el número de fax laboral del proveedor/compañía utilizando el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0101). No use ESPACIOS ni paréntesis como delineadores. 
    • Dirección de correo electrónico de la compañía: Introduzca una (1) dirección de correo electrónico completa para el proveedor/compañía. Normalmente, esta es una dirección de correo electrónico comercial general (por ejemplo, info@example.com). Este campo no admite la entrada de varias direcciones de correo electrónico.
    • Dirección de correo electrónico del contacto primario: ingrese una (1) dirección de correo electrónico completa para el contacto primario del proveedor/compañía. Normalmente, esta es la dirección de correo electrónico de una persona (p. ej.,jsmith@example.com ). Este campo no admite la entrada de varias direcciones de correo electrónico.
      ¡Importante! El contacto_primario debe ser una dirección de correo electrónico y el usuario asociado con la dirección de correo electrónico debe tener un registro en la herramienta Directorio.
    • Dirección de correo electrónico predeterminada del invitado a la licitación:  Ingrese la dirección de correo electrónico del invitado a la licitación predeterminado para esa compañía. Si hay varios invitados, use el símbolo de la barra vertical (|) como separador e incluya un solo ESPACIO a cada lado del símbolo de la barra vertical (p. ej., jsmith@example.com  | mjones@example.com).
    • Nombre del administrador de base de datos: introduzca el nombre con el que opera la compañía.
    • Sitio web: Ingrese al sitio web del proveedor/compañía.
    • Especialidades: Ingrese la especialidad del proveedor/compañía (p. ej., concreto o mampostería). Si hay varias especialidades, use el símbolo de la barra vertical (|) como separador e incluya un solo ESPACIO a cada lado del símbolo de la barra vertical (por ejemplo, Concreto | Mampostería).
      Notas:
      • Para escribir el símbolo de barra vertical (|), mantenga presionada la tecla MAYÚS del teclado y luego presione la tecla de la barra invertida (\). En la mayoría de los teclados para inglés de Estados Unidos, la tecla de barra invertida está directamente arriba de ENTRAR o INTRO. Sin embargo, su teclado puede ser diferente. 
      • Las especialidades le permiten filtrar registros en el Directorio del proyecto. Consulte Agregar o eliminar especialidades. También le permiten crear rápidamente listas de ofertas con la herramienta Licitación de Procore. Consulte Exportar la lista de ofertas de un paquete de licitación a un PDF o CSV). 
    • Consideraciones sobre el tipo de negocio:
      Nota: Si las regulaciones locales, federales o estatales restringen la recopilación de estos datos para su organización, debe dejar esta celda en blanco.
      • Licitante autorizado: seleccione "Sí" para indicar si el proveedor está autorizado a ofertar en todos los proyectos de su compañía (si está importando a nivel compañía) o un proyecto específico (si está importando a nivel proyecto). Seleccione "No" para indicar que el proveedor no es un licitante autorizado. 
      • Miembro del sindicato: seleccione "Sí" o "No" para indicar si el proveedor es miembro de un sindicato. 
      • Salario prevaleciente: seleccione "Sí" para indicar que la compañía está sujeta a determinaciones generales de salario prevaleciente. Seleccione "No" para indicar que la compañía no está sujeta a estas determinaciones.
      • Pequeña compañía:  seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada por la Administración de Pequeñas compañías de EE. UU. Como Pequeña compañía. Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada como pequeña compañía. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Compañía afroamericana: seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada por la Administración de Pequeñas Empresas de los EE. UU. como una compañía propiedad de minorías (p. ej., una compañía comercial afroamericana). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Compañía asiático-estadounidense: seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada por la Administración de Pequeñas Empresas de los EE. UU. como una compañía propiedad de minorías (p. ej., compañía comercial asiático-estadounidense). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
      • Compañía hispana:  seleccione 'Sí' para indicar que la compañía está certificada por la Administración de Pequeñas compañías de EE. UU. como una compañía de propiedad de minorías (por ejemplo, una compañía  hispana). Seleccione 'No' para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada 'No'. 
      • Compañía nativo-americana: seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada por la Administración de Pequeños Negocios de los EE. UU. Como una compañía propiedad de minorías (p. ej., compañía comercial de nativo-americana). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Compañía de mujeres: seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada por la Administración de Pequeñas compañías de los EE. UU. Como una compañía de propiedad de minorías (por ejemplo, una compañía de propiedad de mujeres). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Compañía en desventaja: seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada por la Administración de Pequeñas compañías de los EE. UU. Como una compañía propiedad de minorías (p. ej., compañía comercial en desventaja). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Compañía históricamente infrautilizada: seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada por la Administración de Pequeñas compañías de EE. UU. Como una compañía propiedad de minorías (p. ej., compañía históricamente infrautilizada). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Compañía comercial minoritaria: seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada por la Administración de Pequeñas compañías de los EE. UU. como compañía Comercial Propiedad de Minorías. Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Pequeñas compañías propiedad de veteranos inhabilitados para el servicio: seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada por la Administración de Pequeñas Empresas de los EE. UU. como una compañía propiedad de minorías (por ejemplo, una pequeña compañía propiedad de veteranos inhabilitados para el servicio). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • 8a compañía comercial: seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada por la Administración de Pequeñas Empresas de los EE. UU. como una compañía propiedad de minorías (por ejemplo, una compañía en desventaja social o económica según el programa 8(a)). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Acción afirmativa: seleccione 'Sí' para indicar que la compañía está sujeta a una acción afirmativa al realizar una oferta. Seleccione "No" para indicar que el proveedor no está sujeto a una acción afirmativa.  Procore interpreta un valor en blanco como una entrada 'No'. 
      • Compañía comercial certificada: seleccione "Sí" para indicar que la compañía se registró en el Programa de compañías comerciales certificadas (CBE) del Departamento de desarrollo de pequeñas compañías locales (DSLBD). Seleccione "No" para indicar que la compañía no es una compañía de distrito (es decir, Washington DC).
      • Precalificados: seleccione "Sí" si el contratista está en la Lista de Contratistas Precalificados correspondiente al estado en el que realizará sus actividades comerciales. Seleccione "No" si el contratista no está en la lista. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Número de licencia: ingrese la licencia de contratistas estatales de la compañía. 
      • Palabras clave de etiquetas:  Ingrese aquí las etiquetas de palabras clave del proveedor. Separe las entradas con una coma (,). Puede ingresar hasta 255 caracteres en este campo. 
    • Códigos de costo:
      ¡Importante! Si su compañía está utilizando la herramienta Integraciones de ERP, los códigos de costo de su compañía y proyecto siempre deben agregarse, importarse o sincronizarse antes de intentar importar proveedores. Consulte Agregar y editar códigos de costo del proyecto, Solicitar una importación de código de costo o Configurar preferencias de código de costo para integraciones de ERP.
      • Si su compañía está utilizando la herramienta Integraciones de ERP, los códigos de costo ingresados en su plantilla de importación deben coincidir exactamente con los códigos de costo existentes en su proyecto.
      • Si desea asociar varios códigos con la compañía, separe cada código con el símbolo de la barra vertical (|) y asegúrese de incluir un solo ESPACIO a cada lado del símbolo de la barra vertical (p. ej., 03-050 | 03-100). Consulte Editar y agregar códigos de costos y descripciones.
      • Si su compañía está utilizando una lista de códigos de costo estándar, ingrese los  Códigos de división y costo correspondientes. Por ejemplo, si tiene una estructura de código de costo de dos niveles, deberá ingresar el código de división y el código de costo (p. ej., 03-050). Para una estructura de código de costo de tres niveles, es posible que deba ingresar la División, División 1 y el Código de costo (p. ej., 03-10-050). 
    • Id: este campo es para el Id. Único de Procore previamente designado de un proveedor que solo se completará cuando exporte la lista de proveedores de su directorio.

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