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Procore

Buscar e invitar a licitantes

Objetivo

Para invitar a los usuarios a ofertar por su paquete de ofertas.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos: Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta de Ofertas de Procore.
  • Invitar a varios licitantes desde una sola pantalla. Utilice la función de búsqueda de Procore’s para encontrar licitantes, y luego marque las compañías que desea incluir en el paquete de ofertas con un solo clic.
  • Una vez que se envía una invitación a una compañía, cualquier persona de esa compañía que esté en la Lista de destinatarios puede registrarse para presentar una oferta o el invitado de la oferta puede responder al correo electrónico de invitación con el monto de la oferta. Ver Otorgar una oferta ganadora y convertirla en un contrato o Adjudicar una oferta ganadora y convertirla en una orden de compra para obtener más información.
  • Los usuarios solo pueden ver una oferta para la que están en la lista de ofertas y a la que han sido invitados. 
  • Para obtener información sobre lo que aparece en el correo electrónico de invitación, ver Crear un Paquete de ofertas.

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Licitación del proyecto.
  2. Haga clic en Ver junto al  paquete de ofertas que desea invitar a los licitantes a ofertar. También puede crear un nuevo paquete de ofertas. Para obtener más información, ver Crear un Paquete de ofertas.
    Nota: Será dirigido automáticamente a la pestaña secundaria de Licitantes.
  3. Haga clic en  Agregar Licitantes.

    Buscar y agregar licitantes

  4. Ubique a los licitantes mediante la búsqueda del nombre de la compañía o del proveedor en la barra de búsqueda de la parte superior de la página.
  5. Si desea copiar la lista de licitantes de otro paquete de ofertas, seleccione el paquete del que desea copiar haciendo clic en el menú desplegable en Utilizar los licitadores anteriores.
    Notas:
    • Solo puede copiar las listas de licitantes de los proyectos "activos" en los que tenga los permisos necesarios.
    • Este es un tipo de filtro. Puede buscar licitantes en la Lista de ofertas del paquete "Hormigón" con el código de costo de "01-000 Razón", con una especialidad, una palabra clave y opciones avanzadas, todo a la vez para delimitar su búsqueda.
  6. Ubique a los licitantes filtrando por Especialidades, Códigos de costos, Proximidad al lugar del proyecto, País, Estado, Calificación promedio, Tipo de mano de obra, Autorización y calificación previa.
  7. Haga clic enFiltros adicionales para obtener más opciones de filtro, incluidos, entre otros, Negocios de mujeres, Negocios de minorías, Negocios pequeños, Salario predominante, Negocios hispanos, Negocios afroamericanos, Negocios de nativos americanos, Negocios de asiáticos americanos, Acción afirmativa, Negocios de empresas certificadas, etc.
    Nota: Haga clic en "Borrar todo" en la parte superior de la barra lateral de filtros para borrar todos los filtros o haga clic en "Borrar" para borrar un filtro individual.

    add bidders list 1.jpg
    add bidders list 2.jpg
  8. Marque la casilla junto a cada compañía que desea invitar a ofertar o haga clic en la casilla superior para seleccionar todas las compañías.
    Nota: Los licitantes que ya están en la lista de ofertas de su paquete aparecerán como ya marcados en la lista de Compañías.

    select bidders.jpg
     
  9. Una vez que seleccione a los licitantes, aparecerán en la sección de licitantes seleccionados en la parte derecha de la página. A medida que seleccione más compañías, Procore las rastreará mientras navega con otras búsquedas de palabras clave/códigos de costo/especialidades/etc.
  10. Si desea agregar una compañía y un contacto de licitación que no se encuentra actualmente en el Directorio de compañía, un Administrador del directorio del proyecto puede agregar una compañía y un contacto directamente desde el paquete de oferta. Ver Agregar nuevas compañías y contactos al directorio de compañía de la herramienta de Licitación.
  11. Cuando termine de buscar, haga clic en  Agregar licitantes en la parte inferior de la página.
    Nota: Siempre puede volver a su lista de ofertas y añadir más, pero tendrá que añadir sus selecciones a su lista de ofertas para que Procore guarde su progreso.

    Invitar a licitantes

  12. Cuando esté listo para enviar las invitaciones a ofertar, navegue hasta la pestaña secundaria Licitantes de su paquete de ofertas (será dirigido automáticamente a esta página una vez que haga clic en Agregar licitantes). Si tiene alguna invitación de licitación pendiente, verá una bandera azul que le pedirá que envíe las invitaciones de oferta de una sola vez. 

    new send bid invitations.jpg
     
  13. Haga clic en Enviar invitaciones.
  14. Lo llevará a la página "Invitar a los licitantes" donde puede asignar a cada compañía un código de costo y designar a quién irá la oferta. También puede anular la selección de los usuarios para que no reciban una invitación de esta página.
    Notas:
    • Solo puede añadir destinatarios que estén asociados a la compañía en el directorio de compañías.
    • Si tiene más de 50 invitaciones de oferta para enviar, haga clic en  Enviar invitaciones y el sistema lo llevará a una página con los primeros 50 licitantes, lo que le permitirá establecer contacto de esas 50 compañías a la vez. Haga clic en Enviar estas 50 invitacionespara enviar invitaciones a los licitantes que ha configurado. Después de esto, se lo llevará a la siguiente página de licitantes. Este proceso continuará hasta que se hayan enviado invitaciones a todos los licitantes de su lista de ofertas. Sin embargo, si se aleja de la página, las opciones desaparecerán. En este caso, deberá volver a su lista de ofertas donde se encuentran los licitantes a los que no ha enviado invitaciones y enviarlas desde allí.
  15. Haga clic en Enviar estas invitaciones para distribuir invitaciones a todos los contactos de las compañías seleccionadas.
    Nota: Las compañías pueden establecer múltiples paquetes de oferta desglosados por fase de especialidad o de proyecto. Cada paquete de ofertas puede tener un juego separado de documentos de oferta, instrucciones y juego de licitantes.
  16. Puede volver en cualquier momento durante la etapa de licitación para añadir más licitantes a sus paquetes de oferta. 
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