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Procore

Agregar una compañía al directorio de compañía

Objetivo

Para agregar un registro de empresa a la herramienta Directorio de empresas.

Antecedentes

En Procore, se debe crear un registro de la compañía para todos los subcontratistas, proveedores, suministradores y otras entidades que hacen negocios con su organización. Este registro contiene toda la información crítica de direcciones, contactos, proyectos, licitaciones y seguros. La creación de un registro en Procore también facilita la comunicación con los empleados que trabajan para la compañía. Además, cada registro de compañía en Procore también incluye una pestaña de Historial de cambios, por lo que puede mantener un registro de cuándo se producen varios cambios (por ejemplo, cuándo se creó la compañía, cuándo se cambió su dirección, etc.). Solo los usuarios a los que se les ha concedido el nivel adecuado de permiso pueden agregar registros de la compañía a la herramienta Directorio de compañía asociada con la cuenta Procore de su compañía.

Cosas a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel 'Solo lectura' o 'Estándar' en la herramienta Directorio de nivel de empresa con el permiso granular 'Crear y editar empresas' habilitado en su plantilla de permisos.
      O
    • Permisos de nivel de 'administrador' en la herramienta de directorio de nivel de empresa.
  • Si su compañía ha habilitado la herramienta de Integración de ERP:
  • Información adicional:
    • Si un usuario agrega una nueva compañía a la herramienta Directorio a nivel proyecto, se crea automáticamente un nuevo registro en la herramienta Directorio a nivel compañía. Ver Añadir una compañía al Directorio del proyecto.
    • Si desea crear registros de empresa/proveedor de forma masiva, un usuario con permiso de nivel 'Administrador' para la herramienta de directorio puede solicitar una importación de proveedor al Directorio de empresa comunicándose con su
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      o enviando un correo electrónico a importaciones@procore.com. También puede realizar su propia importación de proveedor utilizando la aplicación Procore Imports.

Flujo de trabajo

Pasos

Añadir una compañía

  1. Navegue hasta la herramienta Directorio a nivel compañía.
  2. Haga clic en Añadir compañía.
    Esto revela la ventana "Añadir una compañía a [Nombre de su compañía]".
  3. Complete el ingreso de datos de la siguiente manera:

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    • Nombre . Ingrese el nombre comercial legal completo de la empresa (es decir, subcontratista, vendedor o proveedor). Este es un campo obligatorio.
      Notas :

      • Si planea exportar registros de proveedores a un sistema ERP integrado , el campo 'Nombre de la empresa' tiene límites máximos específicos de longitud de caracteres que han sido especificados por el proveedor de cada sistema
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            at wiki.page()
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        . Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para un 'Nombre de empresa' en la herramienta Directorio?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Teléfono. Ingrese el número de teléfono principal en el formato NANP (p. ej., 805-555-0100). La forma en que ingrese el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
       
    • Fax. Ingrese el número de fax principal usando el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0100). La forma en que ingrese el número de fax aquí determina cómo aparecerá en Procore.
    • Dirección . Ingrese la dirección comercial (por ejemplo, dirección y nombre de la calle) de la empresa (por ejemplo, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, etc.).

    • Ciudad . Ingrese el nombre completo de la ciudad (por ejemplo, Los Ángeles, Santa Bárbara, etc.) para la dirección del proveedor / empresa ( Nota : Siempre escriba el nombre completo de la ciudad y NO ingrese abreviaturas).

    • País . Seleccione el nombre del país asociado con la dirección del proveedor / empresa de la lista desplegable.

    • Estado . Seleccione el estado asociado con la dirección del proveedor / empresa de la lista desplegable.

    • ZIP . Ingrese el código postal de cinco (5) dígitos asociado con la dirección del proveedor / empresa ( Nota : si su empresa prefiere usar el formato de código postal completo de 9 dígitos, también puede ingresar el código postal + 4 si lo desea).

  4. Haga clic en Crear.
  5. Continúe con Actualizar la información de contacto de la compañía.

Actualizar la información de contacto de la compañía

  1. Completar los pasos en Añadir una compañía.
  2. Haga clic en General

    dba-field.png
     
  3. En Información de contacto, complete el ingreso de datos:
    • Nombre . Ingrese el nombre comercial legal completo de la empresa (es decir, subcontratista, vendedor o proveedor). Este es un campo obligatorio.
      Notas :

      • Si planea exportar registros de proveedores a un sistema ERP integrado , el campo 'Nombre de la empresa' tiene límites máximos específicos de longitud de caracteres que han sido especificados por el proveedor de cada sistema
        UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_ERP' (click for details)
        Callstack:
            at (products/online/user-guide/company-level/directory/glossary), /content/body/div[5]/div[6]/div[4]/ul/li[1]/span, line 1, column 1
            at wiki.page()
            at (products/online/user-guide/company-level/directory/tutorials/add-a-company-to-the-company-directory), /content/body/div[5]/div[2]/ol/li[3]/ul/li[1]/div/pre, line 2, column 10
        
        . Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para un 'Nombre de empresa' en la herramienta Directorio?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Nombre abreviado . Si desea crear un formulario abreviado para el nombre de la empresa, ingréselo aquí. En Procore, el nombre abreviado aparecerá en lugares donde no se puede mostrar el nombre completo.
      Nota : Hay un límite de 10 caracteres para este campo.

    • DBA . Introduzca el nombre de Doing Business As de la empresa. Consulte Hacer negocios como .

    • Teléfono de empresa . Ingrese el número de teléfono principal en el formato NANP (por ejemplo, 805-555-0100). La forma en que ingrese el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.

    • Dirección . Ingrese la dirección comercial (por ejemplo, dirección y nombre de la calle) de la empresa (por ejemplo, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, etc.).

    • Fax comercial . Ingrese el número de fax principal del usuario usando el formato de número NANP (por ejemplo, 805-555-0100). La forma en que ingrese el número de fax aquí determina cómo aparecerá en Procore.

    • Ciudad . Ingrese el nombre completo de la ciudad (por ejemplo, Los Ángeles, Santa Bárbara, etc.) para la dirección del proveedor / empresa ( Nota : Siempre escriba el nombre completo de la ciudad y NO ingrese abreviaturas).

    • Dirección de correo electrónico. Ingrese la dirección de correo electrónico completa de la compañía (p. ej., info@example.com).

    • País . Seleccione el nombre del país asociado con la dirección del proveedor / empresa de la lista desplegable.

    • Sitio web . Ingrese la dirección del sitio web en este campo (por ejemplo, www.example.com).

    • ZIP . Ingrese el código postal de cinco (5) dígitos asociado con la dirección del proveedor / empresa ( Nota : si su empresa prefiere usar el formato de código postal completo de 9 dígitos, también puede ingresar el código postal + 4 si lo desea).

    • Contacto principal . Seleccione el nombre del contacto principal de la empresa. Para que un nombre aparezca como una selección en esta lista, la cuenta de usuario del contacto debe agregarse al Directorio de la empresa. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de la empresa . Además:

      • El contacto principal recibirá una notificación automática por correo electrónico dentro de las dos (2) semanas posteriores a la fecha de vencimiento de una póliza de seguro, si el mensaje ¿Enviar notificación de vencimiento? está seleccionada la casilla de verificación. Consulte Agregar seguro para un proveedor en el directorio de la empresa.
      • El contacto principal NO aparecerá en la lista de correos electrónicos de notificación de seguros de la herramienta de administración de nivel de empresa.
    • Firmante del contrato. Si su compañía o su proyecto están configurados para utilizar la integración Procore + DocuSign, seleccione en esta lista el nombre del usuario que se encargará de firmar los contratos. La dirección de correo electrónico de esta persona se añadirá a DocuSign como receptor de la firma para los contratos en la herramienta de Contratos y Contrato primario a nivel de Proyecto, así como para las órdenes de cambio de proyecto (es decir, Orden de cambio del contrato, Orden de cambio de contrato primario y Orden de cambio potencial de contrato primario).

    • Contactos de factura . Seleccione la cuenta de usuario de la persona que desea designar como contacto de facturación de la empresa para órdenes de compra y subcontratos . Para aparecer como una selección en esta lista, la cuenta de usuario debe agregarse a la pestaña 'Personas' del registro de la empresa en el Directorio de la empresa. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de la empresa . ¡Importante! Para obtener información importante sobre los contactos de facturación, consulte ¿Qué es un contacto de facturación?

    • Etiquetas / Palabras clave . Ingrese las etiquetas o palabras clave que desee en este cuadro. Para comprender cómo funcionan las etiquetas / palabras clave en Procore, consulte ¿Cómo uso las etiquetas / palabras clave en Procore?

    • Logotipo . Haga clic en Cargar logotipo para agregar el logotipo del proveedor al registro de la empresa. En la ventana Seleccionar una imagen para cargar, haga clic en Elegir archivo . Luego seleccione el deseado y haga clic en Cargar foto .

    • Número de licencia . Ingrese la licencia del contratista de la compañía (por ejemplo, este es el número de licencia que la agencia o la junta de licencias del estado ha emitido al proveedor / compañía).

    • Tipo de entidad . Según su país, seleccione el número comercial australiano (ABN) o el número de identificación del empleador (EIN). Luego escriba el número de identificación en el cuadro provisto.

      flag-australia.png La opción ABN fue diseñada para que la utilicen los clientes de Procore en Australia. Solo los usuarios con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Directorio pueden hacer clic en el botón Verificar ABN . Esta acción verifica la entrada del número con el sistema de búsqueda ABN del gobierno australiano, para asegurarse de que el número ABN del proveedor tal como se ingresó esté activo . Para obtener más información, consulte¿Cómo verifico un número comercial australiano (ABN)?

    • Sindicato Laboral . Ingrese el nombre completo del sindicato asociado con la empresa (por ejemplo, Asociación Internacional de Trabajadores de Chapa, Unión Internacional de Pintores y Oficios Afines, etc.).

    • Adjuntos . Si desea agregar archivos adjuntos, haga clic en Adjuntar archivos y luego cargue los archivos deseados en Procore o mueva los archivos de su computadora al área Arrastrar y soltar archivos .

    • Cliente Procore . Si el proveedor también es cliente de Procore, coloque una marca en esta casilla de verificación.

  4. Haga clic en Guardar.
    Esto guarda la información de contacto que acaba de ingresar en el registro del proveedores/compañías.
  5. Si desea agregar información de contacto para personas del proveedor/compañía, continúe con Agregar usuarios a la compañía.

Agregar usuarios a la compañía

Los usuarios con los permisos adecuados pueden agregar otros usuarios al registro de una empresa inmediatamente después de crear el registro.

  1. Después de guardar el registro de la empresa, haga clic en + Agregar usuario. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de la empresa para obtener más información.
  2. Si desea agregar la compañía a proyectos existentes, continúe con Añadir la compañía a proyectos existentes

Añadir la compañía a proyectos existentes

Después de agregar una compañía al Directorio de compañías, siga estos pasos para agregarla a sus otros proyectos de Procore existentes:

  1. Navegue hasta la herramienta Directorio de la empresa.
  2. Busque el registro de la empresa que desee y haga clic en Editar.
  3. Haga clic en la pestaña Proyectos.
    Esto revela una lista de proyectos que se han creado para la cuenta de su empresa. La página contiene dos listas:
    • Proyectos a los que pertenece [nombre del proveedor] . Muestra los nombres de los proyectos que contienen este registro de proveedor / empresa.

    • Proyectos a los que no pertenece [nombre del proveedor] . Enumera los nombres de los proyectos que NO contienen este registro de proveedor / empresa.

  4. Revise la lista "Proyectos a los que [Nombre del proveedor] no pertenece". Luego haga clic en Añadir junto a los proyectos deseados. 
  5. Haga clic en Guardar.

Ver también

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