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Procore

Agregar una compañía al directorio de compañías

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Objetivo

Añadir un registro de compañía a la herramienta Directorio de la compañía. 

Fondo

En Procore, se debe crear un registro de la compañía para todos los subcontratistas, proveedores, suministradores y otras entidades que hacen negocios con su organización. Este registro contiene toda la información crítica de direcciones, contactos, proyectos, licitaciones y seguros. La creación de un registro en Procore también facilita la comunicación con los empleados que trabajan para la compañía. Además, cada registro de compañía en Procore también incluye una pestaña de Historial de cambios, por lo que puede mantener un registro de cuándo se producen varios cambios (por ejemplo, cuándo se creó la compañía, cuándo se cambió su dirección, etc.). Solo los usuarios a los que se les ha concedido el nivel adecuado de permiso pueden agregar registros de la compañía a la herramienta Directorio de compañía asociada con la cuenta Procore de su compañía.

Aspectos a tener en cuenta

Pasos

Añadir una compañía

  1. Navegue hasta la herramienta Directorio a nivel compañía.
  2. Haga clic en Añadir compañía.
    Esto revela la ventana "Añadir una compañía a [Nombre de su compañía]".
  3. Complete el ingreso de datos de la siguiente manera:

    • Nombre. Ingrese el nombre comercial legal completo de la compañía (es decir, subcontratista, proveedor o suministrador). Este es un campo obligatorio.
      Notas:Ingrese el nombre comercial legal completo de la compañía(es decir, contratista, proveedor o suministrador).Este es un campo obligatorio.
      Notas:

      • Si planea exportar registros de proveedores a un sistema de ERP integrado, el campo "Nombre de la compañía" tiene límites máximos específicos de longitud de caracteres que han sido especificados por el proveedor de cada sistema (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para un "Nombre de compañía" en la herramienta Directorio?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Teléfono. Ingrese el número de teléfono principal en formato NANP (por ejemplo, 805-555-0100). La forma en que ingrese el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
    • Fax. Ingrese el número de fax principal usando el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0100). La forma en que ingrese el número de fax aquí determina cómo aparecerá en Procore.

    • Dirección. Escriba la dirección comercial (por ejemplo, dirección y nombre de la calle) de la compañía (por ejemplo, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, etc.). 

    • Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad (por ejemplo, Los Ángeles, Santa Bárbara, etc.) para la dirección del vendedor/compañía (Nota: Escriba siempre el nombre completo de la ciudad y  NO introduzca abreviaturas). 

    • País. Seleccione el nombre del país asociado con la dirección del proveedor/compañía en la lista desplegable. 

    • Estado. Seleccione el estado asociado con la dirección del proveedor/compañía en la lista desplegable. 

    • ZIP. Ingrese el código postal de cinco (5) dígitos asociado con la dirección del proveedor/compañía (Nota: si su compañía prefiere usar el formato de código postal completo de 9 dígitos, también puede ingresar el código postal + 4 si lo desea). 

  4. Haga clic en Crear.
  5. Continúe con Actualizar la información de contacto de la compañía.

Actualizar la información de contacto de la compañía

  1. Completar los pasos en Añadir una compañía.
  2. Haga clic en la pestaña General.

    directory-add-company-to-company-directory.png
     

    El contenido de la imagen puede no reflejar con precisión el estado actual del sistema y/o puede estar desactualizado.

  3. En Información de contacto, complete el ingreso de datos:

    • Nombre. Ingrese el nombre comercial legal completo de la compañía (es decir, subcontratista, proveedor o suministrador). Este es un campo obligatorio.
      Notas:Ingrese el nombre comercial legal completo de la compañía(es decir, contratista, proveedor o suministrador).Este es un campo obligatorio.
      Notas:

      • Si planea exportar registros de proveedores a un sistema de ERP integrado, el campo "Nombre de la compañía" tiene límites máximos específicos de longitud de caracteres que han sido especificados por el proveedor de cada sistema (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para un "Nombre de compañía" en la herramienta Directorio?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.

    • Nombre abreviado. Si desea crear un formulario abreviado para el nombre comercial, ingréselo aquí. En Procore, el nombre abreviado aparecerá en lugares donde no se puede mostrar el nombre completo.
      Nota: Hay un límite de 10 caracteres para este campo.

    • DBA. Ingrese el nombre con el que opera la compañía.Vea Hacer negocios como.

    • Teléfono laboral.Ingrese el número de teléfono principal en el formato de NANP (por ejemplo, 805-555-0100).La forma en que ingrese el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.

    • Dirección. Escriba la dirección comercial (por ejemplo, dirección y nombre de la calle) de la compañía (por ejemplo, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, etc.). 

    • Fax comercial.Ingrese el número de fax principal del usuario utilizando el formato de número NANP (por ejemplo, 805-555-0100).La forma en que ingrese el número de fax aquí determina cómo aparecerá en Procore.

    • Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad (por ejemplo, Los Ángeles, Santa Bárbara, etc.) para la dirección del vendedor/compañía (Nota: Escriba siempre el nombre completo de la ciudad y  NO introduzca abreviaturas). 

    • Dirección de correo electrónico.Ingrese la dirección de correo electrónico completa de la compañía (por ejemplo, info@example.com).

    • País. Seleccione el nombre del país asociado con la dirección del proveedor/compañía en la lista desplegable. 

    • Sitio web. Escriba la dirección del sitio web en este campo (por ejemplo, www.example.com). 

    • ZIP. Ingrese el código postal de cinco (5) dígitos asociado con la dirección del proveedor/compañía (Nota: si su compañía prefiere usar el formato de código postal completo de 9 dígitos, también puede ingresar el código postal + 4 si lo desea). 

    • Contacto primario. Seleccione el nombre del contacto primario de la compañía. Para que un nombre aparezca como una selección en esta lista, la cuenta de usuario del contacto debe agregarse al Directorio de compañía. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de compañía. Además:

    • Firmante del contrato. Si su compañía o su proyecto están configurados para utilizar la integración Procore + DocuSign, seleccione en esta lista el nombre del usuario que se encargará de firmar los contratos. La dirección de correo electrónico de esta persona se añadirá a DocuSign como receptor de la firma para los contratos en la herramienta de Contratos y Contrato primario a nivel de Proyecto, así como para las órdenes de cambio de proyecto (es decir, Orden de cambio del contrato, Orden de cambio de contrato primario y Orden de cambio potencial de contrato primario).

    • Contactos de factura. Seleccione la cuenta de usuario para la persona que desea designar como contacto de facturación de la compañía para órdenes de compra y contratos. Para aparecer como una selección en esta lista, el usuario cuenta debe agregarse a la pestaña "Usuarios" del registro de la compañía en el Directorio de compañía. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de compañía. ¡Importante!  Para obtener información importante sobre los contactos de la factura, consulte ¿Qué es un contacto de factura?

    • Etiquetas/Palabras clave. Ingrese las etiquetas o palabras clave que desee en este cuadro. Para comprender cómo funcionan las etiquetas/palabras clave en Procore, consulte ¿Cómo uso las etiquetas/palabras clave en Procore?

    • Logotipo. Haga clic en Cargar logotipo para agregar el logotipo del proveedor al registro de la compañía. En la ventana Seleccionar una imagen para cargar, haga clic en Elegir archivo. Luego seleccione el archivo deseado y haga clic en Subir foto. 

    • Número de licencia. Introduzca la licencia de contratista de la compañía (por ejemplo, este es el número de licencia que ha sido emitido al proveedor/compañía por la agencia o junta de licencias del estado). 

    • Tipo de entidad. Dependiendo de su país, seleccione el número comercial australiano (ABN) o el número de identificación del empleador (EIN). Luego escriba el número de identificación en el cuadro proporcionado. 

      flag-australia.pngLa opción ABN fue diseñada para que la utilicen los clientes de Procore en Australia. Una vez que una compañía y su ABN se ha agregado al Directorio, el botón Verificar ABN está disponible para verificar el estatus de la ABN utilizando el sistema de búsqueda ABN del gobierno australiano.Para obtener más detalles, consulte ¿Cómo verifique un Número comercial australiano (ABN) (ABN)?

    • Sindicato de mano de obra. Escriba el nombre completo del sindicato de la mano de obra asociado a la compañía (por ejemplo, Asociación Internacional de Trabajadores de la Metalurgia, Unión Internacional de Pintores y Oficios Afines, etc.). 

    • Archivos adjuntos. Si desea agregar archivos adjuntos, haga clic en Adjuntar archivos y luego cargue los archivos deseados en Procore o mueva los archivos de su computadora al área Arrastrar y soltar archivos.

  4. Haga clic en Guardar.
  5. Esto guarda la información de contacto que acaba de ingresar al registro del proveedor/compañía.
  6. Si desea agregar información de contacto para personas del proveedor/compañía, continúe con Agregar usuarios a la compañía.

Agregar usuarios a la compañía

Los usuarios con los permisos adecuados pueden agregar otros usuarios al registro de una compañía inmediatamente después de crear el registro.

  1. Después de guardar el registro de la empresa, haga clic en + Agregar usuario. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de la empresa para obtener más información.
  2. Si desea agregar la compañía a proyectos existentes, continúe con Añadir la compañía a proyectos existentes. 

Añadir la compañía a proyectos existentes

Después de agregar una compañía al Directorio de compañías, siga estos pasos para agregarla a sus otros proyectos de Procore existentes:

  1. Navegue hasta la herramienta Directorio de la compañía.
  2. Busque el registro de la empresa que desee y haga clic en Editar.
  3. Haga clic en la pestaña Proyectos.
    Esto revela una lista de proyectos que se han creado para la cuenta de su empresa. La página contiene dos listas:

    • Proyectos a los que [nombre del proveedor] pertenece. Muestra los nombres de los proyectos que contienen este registro de proveedor/compañía. 

    • Proyectos a los que [Nombre del proveedor] no pertenece. Enumere los nombres de los proyectos que NO contienen este registro de proveedor/compañía. 

  4. Revise la lista "Proyectos a los que [Nombre del proveedor] no pertenece". Luego haga clic en Añadir junto a los proyectos deseados. 
  5. Haga clic en Guardar.