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Procore

¿Por qué las partidas orden de cambio se duplican en mi factura de propietario?

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Respuesta

Si parece que las partidas de su orden de cambio se están duplicando en una factura de propietario, por lo general se debe a que se cumplen las siguientes condiciones:

  • La cuenta Procore de su compañía está utilizando la herramienta Integraciones de ERP. Consulte Integraciones de ERP.
  • Tiene un contrato primario sincronizado con un sistema ERP integrado.
  • El contrato primario está en estatus "Aprobado". Consulte Aprobar un contrato primario.
  • Las Partidas ( SOV) del contrato primario contienen una partida que muestra una cantidad original que desde entonces ha sido modificada por un escenario de orden de cambio (consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de orden de cambio en Finanzas del proyecto?):
    • Una (1) orden de cambio de nivel. Ha creado una orden de cambio de contrato primario (OCCP) y agregó una nueva partida de orden de cambio para reflejar el monto real en el contrato primario original.Ver
      O
    • Dos (2) órdenes de cambio de nivel. Ha creado una orden de cambio potencial del contrato primario (OCP del contrato primario) y ha agregado una nueva partida para reflejar el monto potencial en el contrato primario original. Consulte Crear una orden de cambio potencial para un contrato primario.
  • Ha elegido asociar una nueva partida de evento extraordinario con una nueva partida del contrato primario.

Preguntas frecuentes

Para saber por qué las partidas de orden de cambio parecen estar duplicadas, revise las siguientes preguntas y respuestas:

¿Por qué hay dos partidas de orden de cambio en la factura del propietario?

Cuando su contrato primario se sincroniza con un sistema ERP integrado y crea una nueva partida en una orden de cambio, el sistema ERP requiere la creación de dos (2) partidas en Procore:

  • Una partida en la pestaña Partidas del contrato primario para que los datos se puedan pasar a la partida del contrato primario original. El monto del contrato aparece como $0 para indicar al sistema ERP que el monto del contrato original para este ítem es $0.
  • Una partida en la pestaña "Partidas" de la orden de cambio para que los datos se puedan pasar a una partida del contrato primario que refleje el importe real en el campo de cambios aprobados. Esto garantiza que el importe real se atribuya correctamente al código de costo adecuado mediante una nueva partida de contrato en el sistema ERP integrado. 
Ejemplo

En este ejemplo, supongamos que hemos creado una orden de cambio de contrato primario para un proyecto de Procore sincronizado con ERP.

Cómo se ve esto en un evento extraordinario

Podemos encontrar las partidas individuales de la orden de cambio de contrato primario en su evento extraordinario correspondiente. En este caso, hay dos ítems relacionados con este evento extraordinario.

Cómo se ve esto en el contrato primario

Se debe crear una nueva partida en las partidas del contrato primario para sincronizarla con el sistema ERP integrado, por lo que el primer ítem del evento extraordinario se duplica con un monto de $0 para representar que esta partida tenía un valor de $0 en el momento en que se acordó el contrato primario.


Cómo se ve esto en la factura del propietario

Dado que tanto la partida del contrato primario como la partida de la orden de cambio se reflejan en la requisición de Procore, las partidas de ambas fuentes aparecen en la factura de propietario:

  • Línea 7 a continuación. La partida $0 refleja la partida del contrato primario. 
  • Línea 8-9 a continuación. la partida $1,500.00 y $5,000 refleja la cantidad real de la partida en la orden de cambio.  

Al crear una factura, la mayoría de los usuarios optan por ignorar la partida $0 en el contrato primario. También enseñan a los usuarios de su proyecto a facturar la cantidad real de la partida en la orden de cambio.  

¿Puedo ocultar la partida $0 para que no aparezca en la factura del propietario?

No. Actualmente, Procore no proporciona proyectos sincronizados con ERP con una función para ocultar una partida de $0 de una factura de propietario. La partida de $0 aparece tanto en la pestaña Detalle como en la pestaña PDF configurable de la requisición.

¿Existe una solución alterna para las partidas $0 en una factura?

Si bien no puede ocultar la partida de $0 en la pestaña Detalles, puede seguir los pasos a continuación para crear grupos que consoliden las partidas de orden de cambio duplicadas con su OCCP asociado asignándoles el mismo grupo de facturación y código de facturación.

  1. Navegue hasta la herramienta Contrato primario del proyecto.
  2. Busque el contrato primario a editar. Luego haga clic en Ver.
  3. Haga clic en la pestaña Facturas. 
  4. Busque la factura que desea personalizar en la lista. Después haga clic en Ver. 
  5. Haga clic en la pestaña Configurable PDF (PDF configurable).
  6. Haga clic en el cuadro Agregar grupo . Luego elija Crear grupo.
  7. Haga clic en Agregar grupo de facturación e ingrese un nombre de grupo personalizado. Por ejemplo: Categoría
  8. Haga clic en Add Bill Code (Agregar código de factura) e ingrese un código para cada OCCP. Por ejemplo: OCCP 01, OCCP 02, etc.
  9. Cierre la ventana Custom Group (Grupo personalizado) y regrese a la página Configurable PDF (PDF configurable).
  10. Haga clic en el recuadro Agregar grupo otra vez y seleccione el grupo personalizado creado anteriormente.
  11. En los menús desplegables junto a cada partida, seleccione la categoría adecuada.Los ítems del SOV originales no se especifican en el siguiente ejemplo, pero se pueden agregar en su propio código de factura o grupo si lo desea.

Una vez que haya seleccionado un grupo de facturación o haya asignado un código de facturación a una partida, Procore recordará estas selecciones y las trasladará a la siguiente factura. No es necesario volver a asignar grupos de facturación y códigos de facturación. Solo tendrá que volver a realizar esta tarea para las partidas recién agregadas (como las OCCP).

Nota: Cada grupo personalizado creado agrega una columna a la vista de facturación en PDF configurable. Las columnas no se pueden ocultar ni editar.