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Procore

Crear una orden de cambio potencial para un contrato primario

Objetivo

Crear una orden de cambio potencial (OCP) para un contrato primario y completar su Partida (SOV).

Fondo

Cuando se inicia un cambio en la alcance de trabajo o el monto del contrato primario original durante un proyecto de construcción, comienza el proceso de administración de cambios. Puede crear una OCP si el Administrador Procore de su compañía configura la herramienta Contratos primarios con el ajuste de configuración de dos (2)o tres (3)niveles orden de cambio. Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
  • Información adicional:
  • Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar  
    • Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®:
      • Para sincronizar datos:
        • El campo Fecha en una OCCP es obligatorio.
        • El Código de artículo de facturación en una OCCP debe tener 10 caracteres o menos.
    • Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™
      • Se admiten las exportaciones de OCCP.
    • QuickBooks®
      • Las exportaciones de OCCP NO son compatibles.
    • Sage 100 Contractor®
      • Las exportaciones de OCCP NO son compatibles.
    • Sage 300 CRE®:
      • Titulo El título de OCCP debe tener 30 caracteres o menos. 
      • Número (N°). El número de OCCP debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estatus. El contrato primario debe estar en estatus Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que agregue a las Partidas (SOV) de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio.  Nota: La lista  partidas asociadas solo está visible y disponible cuando la herramienta Integración de ERP se ha configurado para funcionar con Sage 300 CRE® y su especialista en implementación de integración ha activado la capacidad de exportación de órdenes de cambio de contrato primario en Procore.
    • Limitaciones:
      • Para crear una orden de cambio para un contrato primario, el contrato primario debe estar en el estado 'Aprobado'.

Requisitos previos

Pasos

Crear una orden de cambio potencial

  1. Navega hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  2. Busque el contrato primario con el que trabajar. Luego haga clic en su enlace Número.
  3. Haga clic en la pestaña Órdenes de cambio.
  4. Haga clic en Crear OC potencial.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Complete los siguientes campos:
    • Número
      Procore asigna automáticamente un número secuencial al nuevo OCP.Puede cambiar este número si desea.
    • Fecha de creación
      Muestra la fecha y hora de creación. Este valor no se puede cambiar.
    • Revisión
      Muestra el número de revisión. La primera versión es cero (0), las revisiones posteriores se asignan en orden secuencial.Una OCP puede tener varias revisiones, dependiendo de sus comentarios de revisor/aprobador.
    • Creado por
      Muestra el usuario de Procore que creó la OCP. Este valor no se puede cambiar.
    • Compañía contratista
      Muestra el nombre de la compañía responsable de realizar el trabajo en el contrato.
    • Contrato
      Si se le han asignado permisos de acceso a la herramienta Contratos primarios, haga clic en este enlace para abrir el contrato.
    • Título
      Ingrese un título para la OCP en este cuadro.
    • Orden de Cambio del Contrato Primario
      Seleccione una orden de cambio de contrato primario (OCCP) de la lista para vincularla a la OCP.
    • Estado
      Seleccione el estado actual de la OCP.Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para las órdenes de cambio en Procore?
    • Razón del Cambio
      Seleccione el motivo de la OCP, ya sea Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente, Cargo atrasado o cualquier opción adicional creada para su entorno específico por el Administrador de Procore de su compañía.Consulte Establecer configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Solicitud de orden de cambio
       Nota
      La configuración de solicitud de orden de cambio (SOC) solo es necesaria cuando la herramienta Contratos primarios utiliza la configuración de orden de cambio de 3 niveles. Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?
      • Ninguno. Una OCP se puede vincular a un SOC en un momento posterior.
      • Agregar a existente. Vincular el OCP a una SOC existente.
      • Crear nuevo. Cree una nueva SOC. También tiene la opción de crear una nueva OCCP al mismo tiempo.
    • Privado
      Marque esta casilla de verificación si solo desea que la orden de cambio potencial sea visible para los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta Contratos primarios.
    • Método contable
      Este campo hereda la método contable que se especificó en el contrato primario. Consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos?
    • Descripción
      Ingrese una descripción más detallada del motivo de la OCP.
    • Solicitud recibida de
      Seleccione el usuario de Procore para el que envía la OCP.
    • Impacto en el programa
      Si se conoce, proporcione una estimación para el número adicional de días necesarios para completar el trabajo que se aprueba la OCP.
    • Ubicación
      Utilice esta lista desplegable para seleccionar una ubicación relacionada con la OCP. Puede seleccionar una ubicación existente o Agregar una ubicación de varios niveles a un ítem. 
    • Referencia
      Agregue otras herramientas importantes, materiales, planos o documentos para usar como referencia para la OCP.
    • Cambio de campo
      Marque esta casilla si la OCP requiere un cambio de campo.
    • Pagado
      Marque esta casilla para indicar que ha recibido el pago por este cambio.
    • Archivos adjuntos
      Seleccione y agregue cualquier documento relevante.
  6. Haga clic en Crear.

Agregar partidas a una orden de cambio potencial

Cuando hay costos asociados con una OCP, debe agregar partidas a las partidas.

  1. En la OCP, haga clic en la pestaña Partidas
     Notas
  2. Seleccione el código de costo correcto de la lista desplegable.
  3. Ingrese una descripción para la partida.
  4. Seleccione el tipo de costo apropiado. Si está utilizando la herramienta Presupuesto, el Tipo se completará previamente al primer tipo asociado con ese código de costo en el presupuesto.Solo debe seleccionar un tipo de partida "no presupuestada" si desea agregar una nueva partida en el presupuesto.
  5. Haga clic en el botón + .Si la combinación del subproyecto, el código de costo y el tipo de costo no están presupuestados, aparecerá una ventana emergente solicitando que confirme que desea agregar esta partida al presupuesto. Si se selecciona Aceptar , esta partida se agregará directamente al presupuesto con un "?" junto a la partida. Consulte Agregar una partida del presupuesto parcial.
     Notas
    • La lista desplegable "Partida asociada" solo aparece si la cuenta Procore de su compañía está integrada con Sage 300 CRE® y la herramienta Contratos primarios está activa en el proyecto.
    • Al agregar partidas al SOV del orden de cambio, debe seleccionar una partida asociada para cada partida nueva.Puede designar una (1) partida asociada o usar la misma partida asociada para varias partidas.
  6. Repita los pasos anteriores para agregar nuevas partidas.
  7. Haga clic en Guardar.
     Propina

    Si la OCP también afecta a una orden de compra o contrato, continúe de la siguiente manera:

    Para saber cómo asociar sobreprecio con partidas, consulte Agregar sobreprecio a las órdenes de cambio de contrato primario.

 

Si desea obtener más información sobre el software de contrato primario de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de administración de contratos de construcción.