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Procore

Administración financiera: nueva vista de administrador para requisiciones

 Este anuncio representa un único momento en el tiempo. Las versiones futuras pueden afectar la información a continuación.
Piloto anunciado: 17/6/2021 |  Inicio piloto: 7/22/2021 | Inicio beta: 11/4/2021  Beta actualizado: 2/7/20222

Lanzamiento de la función anunciada: 3/21/2022 | Función publicada: 3/23/2022 | Anuncio actualizado: 8/9/2022


Administración financiera: nueva vista de administrador para requisiciones

El 23 de marzo de 2022, la experiencia beta de factura subcontratista rediseñada se activará en todos los proyectos utilizando las herramientas Contratos y Facturación. Para brindarle tiempo para obtener una vista previa de los cambios de diseño, Procore proporciona a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia nueva y heredada hasta febrero de 2023. Después de 2023, la habilidad salir de la nueva experiencia se eliminará y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore.

Cómo cambiar entre la nueva y la experiencia heredada (experiencia heredada disponible hasta febrero de 2023)

Para salir de la experiencia beta, haga clic en el botón Salir de la versión Beta en el banner azul en la parte superior de una factura de subcontratista que se muestra a continuación.

invoice-contract-exit-beta.png

Para habilitar la experiencia beta, haga clic en el botón Habilitar la factura beta del subcontratista que se muestra a continuación.

invoice-enable-sub-invoice-beta.png

Características clave

Las funciones proporcionadas con la nueva vista de Administrador para la facturación de subcontratista incluyen:

 Notas
  • La nueva experiencia está activada de forma predeterminada para todas las compañías que utilizan las herramientas Contratos y Facturación.
  • La nueva Vista de administrador admite la integración de Administración de gravámenes por Construido con la integración de Procore + DocuSign®.
  • La experiencia NO admite actualmente proyectos utilizando un flujo de trabajo personalizado creado por Procore Custom Solutions. Consulte Flujos de trabajo personalizados

Vista de administrador simplificada para crear y editar requisiciones 

Una página rediseñada de "Nueva factura" proporciona a los administradores de facturas un diseño simplificado, un formato constante y un número reducido de campos de ingreso de datos para agilizar el ingreso de facturas. Los administradores también tienen la opción de guardar sus actualizaciones como borrador para completar actualizaciones más adelante o simplemente hacer clic en "Guardar" para enviar su factura para su revisión. Consulte Crear una nueva factura en nombre de un contacto de facturación. Los cálculos automáticos también simplifican el ingreso de datos para la facturación de progreso, por lo que puede ingresar facturas precisas según el progreso del trabajo de sus colaboradores, realizar un seguimiento del trabajo completado contra el plan y acelerar las cuotas de pago regulares a sus colaboradores. Además, hemos agregado nuevos botones Editar en la esquina inferior derecha de la tarjeta de cada sección en la factura. 

Ejemplo

La siguiente imagen muestra una factura de subcontratista en modo de creación. 
sub-invoice-new-invoice-for-page.png

La siguiente imagen muestra el nuevo botón Editar en subcontratista facturas. 

sub-invoice-edit-button.png

 

Nuevo área de vista previa de resumen

Al revisar una factura subcontratista, un nuevo área de "Vista previa resumida" ampliable le permite ver cómo se ve su factura para que pueda revisar los subtotales y los totales generales. Esta nueva área de vista previa está disponible en modo de edición y también incluye un "Resumen de orden de cambio" que resume los totales de la factura para adiciones y deducciones. Consulte Ver la vista previa resumida de una requisición

sub-invoice-summary-preview.png

Se mejoró partidas

Una tarjeta partida (SOV) recién mejorada le proporciona las opciones de columna, fila y diseño flexibles. También proporciona opciones mejoradas para mejorar el proceso de ingreso de datos y permite a los administradores de facturas editar la tarjeta cuando la factura está en el estatus "Borrador" o "Revisar y volver a enviar". 

  • Columnas actualizadas para admitir mejor la cantidad método contable basada en montos y cantidad en los contratos de contrato (consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o financiamiento?).
    • Para contratos que utilizan la método contable basado en montos, tiene más flexibilidad al actualizar las partidas SOV ingresando datos en estas columnas: Porcentaje de progreso total, Nueva cantidad, Nuevo valor, materiales almacenados, retención de trabajo (monto), retención de trabajo (monto ) de materiales, porcentaje de retención de materiales y retención de materiales liberados. Consulte Crear una factura en nombre de un contacto de facturación.

      amount-based-line-item.png
       
    • Para contratos que utilizan la método contable basado en unidades/cantidad, puede actualizar las partidas SOV % de progreso total, Nueva cantidad, retención de trabajo (monto), % de retención de trabajo y retención liberada. Consulte Crear una factura en nombre de un contacto de facturación.
      unit-based-accounting-method-line-item.png
       Nota:

      Para contratos que utilizan una método contable con sus órdenes de cambio utilizando un método diferente, las partidas editables en la factura dependerán de la partida.

  • Establecer y liberar retención. Para establecer y liberar la retención en las partidas de la factura, haga clic en las partidas deseadas en la tabla Partidas para colocar una marca en la casilla de verificación correspondiente. A continuación, haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla Partidas para abrir el panel "Editar" en el lado derecho de la página. Luego, puede ingresar sus valores de retención y hacer clic en Aplicar para aplicar para actualizar las partidas de factura seleccionadas con la configuración. Consulte Establecer o liberar retención en una requisición.

    sov-edit-retainage-pane.png
     
  • Apruebe y rechace las partidas de la factura y agregue un motivo de rechazo opcional. Para aprobar partidas, haga clic en la marca de verificación GRIS para que se vuelva VERDE. Para rechazar partidas, haga clic en la "x" GRIS para que se vuelva ROJO (imagen a continuación). Al rechazar una partida, también puede tener la opción de ingresar "Razón" y hacer clic en "Agregar" para guardarla. Consulte Revisar una requisición como administrador. Los administradores de facturas también pueden revisar partidas en cualquier factura y ya no están limitados a revisar solo la factura más reciente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la rechazo de una partida NO cambiará el valor de la factura. 
    sub-invoice-schedule-of-values-reject-reason.png
  • Búsqueda de partidas. Ya no tiene que desplazarse por una larga lista para encontrar la partida exacta para actualizar. Un nuevo icono de lupa en la parte superior izquierda del área "Partidas" le permite ingresar palabras clave y localizar rápidamente una partida específica. La nueva función de búsqueda utiliza la columna "Descripción del trabajo" como alcance de búsqueda. Consulte Administrar filas y columnas en las partidas de una factura.
    sub-invoice-sov-search-desc-of-work.png
  • Configuración de tabla personalizada. Haga clic en el nuevo icono Configuración table-settings-icon.png de tabla para revelar un nuevo área de "Configuración de tabla" en la barra lateral derecha. Además, los nuevos controles en la sección "Configurar columnas" le permiten elegir qué columnas mostrar y ocultar en las partidas moviendo un interruptor hacia la izquierda (ocultar) o hacia la derecha (mostrar). La opción en la parte superior de la página le permite alternar los totales de las tablas ENCENDIDO y APAGADO. Además, una nueva barra de desplazamiento vertical también le permite mover hacia arriba y hacia abajo la lista de columnas. Para restaurar rápidamente la configuración de columna predeterminada de Procore (que es mostrar todas las columnas disponibles) en cualquier momento, simplemente haga clic en Restablecer a valores predeterminados. Consulte Administrar filas y columnas en las partidas de una factura.
    toggle-table-columns.png
  • Ajustar la altura de la fila. Los nuevos botones "Altura de fila" le permiten elegir una altura de fila Pequeña, Media o Grande para sus partidas (la configuración predeterminada es Media). Consulte Administrar filas y columnas en las partidas de una factura.
    ag-grid-resize-table-rows.png
  • Agrupar por columna. Todas las columnas contienen una opción "Agrupar por" en el menú Desbordamiento. Esto le permite agrupar los datos de la tabla por la columna que seleccione. Consulte Administrar filas y columnas en las partidas de una factura.
    ag-grid-group-table-options.png
  • Ajustar el ancho de la columna. Ahora puede ajustar el ancho de una sola columna, coloque el cursor sobre el borde derecho del encabezado de una columna hasta que aparezca el icono de cambio de tamañoicon-ag-grid-table-column-resize.png. Luego arrastre el mango a la izquierda o hacia la derecha para establecer el ancho de columna deseado. Si presiona la tecla MAYÚS mientras mantiene presionada la maneje de cambio de tamaño, aparece un contorno azul sobre la columna activa para ayudarlo a ver el ajuste de columna. Consulte Administrar filas y columnas en las partidas de una factura.
    ag-grid-resize-table-columns.png
  • Organice columnas usando arrastrar y soltar. Puede mover una columna a otra posición en la tabla, haga clic y mantenga presionada el encabezado de la columna deseada. Luego use una operación de arrastrar y soltar para colocarla en la posición que desea. Consulte Administrar filas y columnas en las partidas de una factura.
    ag-grid-sub-inv-arrange-columns.png
  • Nuevas opciones de clasificación de columnas. Para ordenar los datos de la tabla por una columna específica, haga clic en cualquier encabezado de columna para revelar una flecha AZUL para ajustar el orden de clasificación de la tabla de contratos. Consulte Administrar filas y columnas en las partidas de una factura.
    ag-grid-sort-table-columns.png
  • Nuevo menú desbordamiento con opciones de columna adicionales. Todas las columnas también incluyen opciones de columna adicionales. Simplemente haga clic en los puntos icon-ellipsis-options-menu.png suspensivos verticales para revelar un menú Desbordamiento con las opciones adicionales: Columna de pines, Autoequisición de esta columna, Personalizar todas las columnas y restablecer columnas. Consulte Administrar filas y columnas en las partidas de una factura.

    ag-grid-view-more-table-options.png

Configurar facturación separada para materiales almacenados en contratos 

Para contratos que requieren facturación de materiales almacenados, los administradores de facturas podrán convertir una "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados" casilla de verificación a nivel de contrato. En la pestaña "Configuración avanzada" del contrato, estas nuevas configuraciones le permiten controlar cómo se comportan las entradas en la columna "Nuevos materiales" que se comportan de la factura a la factura. Esta columna permite a los usuarios ingresar un valor de "Nuevos materiales" para el período de facturación actual. 

enable-billing-checkbox.png

Cuando marca la nueva casilla de verificación, la herramienta Facturación establece automáticamente el valor de la entrada en la columna "Nuevos materiales" en cero (0) en la primera factura para que el contacto de facturación pueda actualizar la entrada al valor apropiado. También agrega una columna "Materiales almacenados" a la derecha de la columna "Nuevos materiales". Cuando se crea una factura posterior, el valor ingresado en la columna "Nuevos materiales" se restablece a cero (0) y el valor ingresado previamente en la columna "Nuevos materiales" se mueve automáticamente a la columna "Materiales almacenados".

Para obtener más detalles, consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en una factura de subcontratista?

Área de adjuntos acumulados

El área de archivos adjuntos se ha restablecido convenientemente a la parte inferior de la página de facturas. Puede hacer clic en el botón Adjuntar archivos para abrir una ventana separada o usar una operación de arrastrar y soltar para adjuntar archivos desde su computadora o red a la factura, como archivos del proyecto, exenciones de gravámenes, detalles de entrega, fotos, diagramas y más. 

sub-invoice-attachments.png

Enviar una factura con DocuSign©

Se agregó el 7 de febrero de 2022.La nueva vista se ha actualizado para admitir la integración de administración de gravámenes por Construido con la integración de Procore + DocuSign®

Si su equipo del proyecto desea recopilar firmas en sus facturas utilizando la integración de Procore + DocuSign©, haga clic en el botón Enviar con DocuSign© en la parte superior de la página. Para usar este botón, la integración DocuSign© debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la DocuSign® integración?) y la factura debe estar en el estatus Aprobado, Aprobado como se anotó o Aprobación pendiente. Para obtener más información sobre la integración de DocuSign© y preparar sobres para su firma, consulte DocuSign®.

send-to-docusign.png