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Procore

Crear una factura en nombre de un contacto de facturación

Objetivo

Para crear una factura de subcontratista para una orden de compra o subcontrato en nombre de un contacto de facturación

Contexto

En Procore, hay dos formas de crear una factura del subcontratista para una orden de compra o subcontrato:

  • Crear una factura en nombre de un contacto de facturación
    Cuando NO desee otorgar permisos de acceso a sus contactos de facturas para crear sus propias facturas en Procore, siga los pasos a continuación. Con este método, ingresará los datos de la factura del subcontratista en Procore para sus colaboradores. Por ejemplo, si es un contratista general, creará una factura en Procore en nombre de su subcontratista. 
  • Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación
    Cuando desee invitar a sus contactos de facturación a enviar su propia factura en Procore, siga los pasos de Envíe una "Invitación a facturar" a un Contacto de factura en lugar de los pasos a continuación. Si es el destinatario de una "Invitación a facturar", puede seguir los pasos de Enviar una nueva factura como contacto de factura. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto. 
       Notas
      • Los permisos de usuario NO se administran en la herramienta Facturación del proyecto. En cambio, la herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos o Contratos primarios. 
      • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación para una compañía subcontratista que está realizando trabajo para un contratista general que administra su contrato en Procore), su habilidad para realizar tareas relacionadas con la factura la determina el equipo del proyecto que controla estas configuraciones para su cuenta de usuario de Procore: 
        • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
        • Su membresía en la lista "Privada" de un Contrato primario específico , orden de compra o contrato.
        • Su designación como "Contacto de facturación" en un Contrato primario, orden de compra o contrato.
      • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
  • Información adicional:
    • Puede crear facturas para órdenes de compra y contratos. 
    • Si usted es el contacto de facturación de la "Compañía contratista" en una orden de compra o contrato, tiene estas opciones para enviar una factura:
    • Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura creada más recientemente.
    • Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna Contrato reclamó este período. Para que aparezca esta columna, la función de programa de pagos debe habilitarse en las Configuraciones avanzadas’de la herramienta Facturación. Ver Configuraciones avanzadas: Contratos.

Video de capacitación

 Notas
  • Los permisos de usuario NO se administran en la herramienta Facturación del proyecto. En cambio, la herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos o Contratos primarios. 
  • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación para una compañía subcontratista que está realizando trabajo para un contratista general que administra su contrato en Procore), su habilidad para realizar tareas relacionadas con la factura la determina el equipo del proyecto que controla estas configuraciones para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
    • Su membresía en la lista "Privada" de un Contrato primario específico , orden de compra o contrato.
    • Su designación como "Contacto de facturación" en un Contrato primario, orden de compra o contrato.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.

Pasos

  1. Elija cómo navegar hasta el contrato:
    • Desde la herramienta Contratos:
      1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
      2. En la pestaña "Contratos", busque el contrato con el que trabajar.
      3. Haga clic en el enlace Número para abrir el contrato. 
        O
    • Desde la herramienta Facturación del proyecto:
      1. Navegue hasta la herramienta Facturación del proyecto. 
      2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
      3. En la pestaña "Subcontratista", busque el contrato con el que trabajar. 
      4. Haga clic en el enlace Contrato para abrir el contrato. 
  2. Haga clic en el botón Crear factura.
     Nota:
  3. Verifique la siguiente información para el período de facturación. Procore ingresará automáticamente estas fechas, según el período de facturación actual:
    • Periodo de facturación. Seleccione el rango de fechas para el ciclo de facturación actual. Los usuarios con permiso de "Administrador" pueden seleccionar cualquier período de facturación de la lista desplegable. Los usuarios con el permiso 'Estándar' solo pueden seleccionar un período de facturación que NO tenga una factura asociada.
    • Inicio de factura. La fecha de inicio del período de facturación.
    • Fin de la factura. La fecha de finalización del período de facturación.
    • Fecha de facturación. La fecha en la que se debe enviar una factura al contratista.
       Nota:
      Para crear períodos de facturación, consulte Crear períodos de facturación automáticos o Crear períodos de facturación manuales.
  4. Opcional: ingrese el número de factura.
  5. Si es un usuario "Administrador", seleccione el estado apropiado de la lista desplegable. 
     Notas
    • Para obtener más información sobre los estatus, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?

    • Cuando un contrato de factura crea una factura (o si crea una factura en su nombre), recuerde cambiar el estado de la factura a "En revisión". 
    • Cuando la persona que realiza la revisión ha inspeccionado la factura, el estatus puede cambiarse a "Aprobado" o "Revisar y volver a "enviar", según corresponda.
    • Los usuarios con permiso "Estándar" en la herramienta Contratos solo pueden editar facturas en el estado "Borrador" o "Revisar y volver a enviar". 
  6. Adjunte los archivos asociados con la factura. Por ejemplo, exenciones de gravámenes o liberaciones de gravámenes.
  7. Haga clic en Guardar.
    Procore muestra automáticamente la pestaña Detalle de la factura. 
  8. Continua con el siguiente paso:

Para los contratos que utilizan el método de contabilidad basado en unidades/cantidades

Cuando un contrato está configurado para utilizar el método de contabilidad basado en unidades/cantidades (consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato o contrato primario?), Siga estos pasos:

  1. Haga clic en la pestaña Detalle.
  2. Complete los siguientes campos para cada partida que se pagará con la factura:
    Para facturas formateadas con el método de contabilidad Unidad/Cantidad:
    • Este período (cantidad): Introduzca la cantidad para cada partida. La cantidad total en dólares se calculará automáticamente. 
    • Retenido este período (%) (solo Administrador): Introduzca un porcentaje de retención para el período de la factura. (Nota: También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer)
    • Liberar este período ($): Ingrese el monto en dólares de retención que se liberará este período.
  3. Si desea agregar una orden de cambio del contrato aprobada a la factura, haga clic en Agregar a la factura junto a la orden de cambio en la sección Órdenes de cambio del contrato aprobadas para agregar a esta factura.
    La entrada y edición de las órdenes de cambio siempre se producirá en el nivel de detalle de partida. Puede seleccionar un nivel diferente de detalle sobre cómo se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la Factura cuando se visualice o se exporte desde Procore. Consulte Editar la pestaña Configuración avanzada en un contrato.
  4. Haga clic en Guardar para guardar sus cambios. 

Para contratos que utilizan el método de contabilidad basado en importes

Cuando el contrato está configurado para utilizar el método de contabilidad basado en montos (consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato o contrato primario? ), siga estos pasos:

  1. Haga clic en la pestaña Detalle.
  2. Complete los siguientes campos para cada partida que será pagada por la factura: 
    • Trabajo completado (este período): ingrese la cantidad en dólares del trabajo completado en el período de pago de la factura. Si prefiere ingresar un valor porcentual del trabajo completado, haga clic en el icono de la calculadora, ingrese el porcentaje y haga clic en Guardar. Procore traducirá automáticamente el porcentaje de trabajo a la cantidad equivalente en dólares. 
    • Materiales almacenados actualmente: Ingrese la cantidad en dólares de los materiales almacenados actualmente en el sitio de trabajo o en las instalaciones de almacenamiento cercanas que no se incluyeron en los costos de las columnas "Trabajo completado" (D y E). Tenga en cuenta que los valores ingresados aquí permanecerán en esta columna en facturas futuras hasta que se mueva manualmente a Trabajo completado. Consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en Procore?
    • Retención de trabajo (%) retenido este período (solo Administrador): ingrese un porcentaje del trabajo retenido para este período de pago. (Nota: también puede configurar la retención de todas las partidas ingresando un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer).
    • Retención de materiales (%) Retenido este período (solo Administrador): Introduzca el porcentaje de materiales retenidos durante este período. (Nota: También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer)
    • Retención de trabajo ($) liberada este período. Indique el importe en dólares de la retención de trabajo que se liberará durante este período. 
    • Retención de materiales ($) liberados este período: Ingrese la cantidad en dólares de retención de materiales que se liberará este período.
  3. Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando de este período en la columna "Subcontratista reclamó este período". Para que aparezca esta columna, la función de programa de pagos debe habilitarse en la configuración de la herramienta Facturación. Consulte Configuración: Facturación.
  4. Si desea agregar una orden de cambio del contrato aprobada a la factura, haga clic en Agregar a factura junto a la orden de cambio en la sección Órdenes de cambio del contrato aprobadas para agregar a esta sección de la factura. 
    La entrada y edición de las órdenes de cambio siempre se producirán en el nivel de detalle de la partida del pedido. Puede seleccionar un nivel diferente de detalle sobre cómo se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la Factura cuando se visualice o se exporte desde Procore. Consulte Editar la pestaña Configuración avanzada en un contrato.
  5. Para guardar sus cambios, haga clic en Guardar.

 

 Notas
  • Los permisos de usuario NO se administran en la herramienta Facturación del proyecto. En cambio, la herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos o Contratos primarios. 
  • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación para una compañía subcontratista que está realizando trabajo para un contratista general que administra su contrato en Procore), su habilidad para realizar tareas relacionadas con la factura la determina el equipo del proyecto que controla estas configuraciones para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
    • Su membresía en la lista "Privada" de un Contrato primario específico , orden de compra o contrato.
    • Su designación como "Contacto de facturación" en un Contrato primario, orden de compra o contrato.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
 Notas
  • Los permisos de usuario NO se administran en la herramienta Facturación del proyecto. En cambio, la herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos o Contratos primarios. 
  • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación para una compañía subcontratista que está realizando trabajo para un contratista general que administra su contrato en Procore), su habilidad para realizar tareas relacionadas con la factura la determina el equipo del proyecto que controla estas configuraciones para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Contratos o Contratos primarios del proyecto.
    • Su membresía en la lista "Privada" de un Contrato primario específico , orden de compra o contrato.
    • Su designación como "Contacto de facturación" en un Contrato primario, orden de compra o contrato.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
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