Crear una requisición en nombre de un contacto de facturación

Abra la página nueva factura

Las nuevas facturas siempre se crean en la herramienta Contratos del proyecto. El primer paso es abrir la página "Nueva factura" de la siguiente manera:

1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
2. En la tabla Contratos , busque el contrato para el que desea crear la factura. 
3. Haga clic en el enlace Número para abrir el contrato.
   

    Recomendación

   ¿Desea recopilar firmas usando la^{DocuSign de Procore + integración ©}? Para hacerlo, haga clic en Editar contrato. A continuación, coloque una marca en el Signo con DocuSign casilla de verificación^© en la tarjeta "Información general" en el contrato. Si agrega una marca, haga clic en Guardar . De lo contrario, haga clic en Cancelar. Aspectos importantes a tener en cuenta:

   • La ^{integración DocuSign©} debe estar habilitada. Consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de ProcoreHabilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore.
   • Su ^{DocuSign cuenta©} debe estar vinculada a Procore. Consulte Vincular su cuenta DocuSign® a un proyecto de Procore.
4. En el contrato, haga clic en Crear. Luego elija Crear factura en el menú desplegable. 

    Notas

   • Para usar la opción de menú Crear factura , el contrato debe estar en estatus Aprobado o Completo. Consulte ¿Cuáles son los estatus de contrato predeterminados en Procore?
   • Para acelerar el proceso de creación de facturas, también es útil asegurarse de que lo siguiente se complete antes de continuar con la creación de una factura:
     • Una compañía contratista está asignada al contrato. Consulte Crear un contrato.
     • Se asigna un contacto de factura de la compañía contratista al contrato. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato. 
     • Se aprueban las partidas del subcontrato en el contrato. Consulte ¿Qué es una partida de subcontratista?
     • El período de facturación de la nueva factura se ha creado en la herramienta Facturación del proyecto. Consulte Crear períodos de facturación automática o Crear períodos de facturación manuales.
   
   
5. Continúe con el siguiente paso.

Actualizar la tarjeta de información general

El siguiente paso es actualizar la tarjeta "Información general" de la siguiente manera:

1. En la nueva factura, agregue o verifique los datos en la tarjeta de información general :

    Recomendación

   ¿Necesita editar una factura existente? Si está editando una factura existente, puede hacer clic en el botón Editar que aparece en la esquina superior derecha de la tarjeta de información general . Este botón solo aparece en la tarjeta después de guardar la nueva factura.
   
   • Compañía contratista
     Muestra el nombre de la compañía que completó el trabajo contratado asociado con esta factura. Esta compañía está asignada al contrato durante la creación. Consulte Crear un contrato. 
   • Estado
     Seleccione un estatus para la factura de la lista desplegable. En una nueva factura, el estatus predeterminado de Procore es Borrador. 

      Notas

     • Para obtener más información sobre los estatus, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?
     • Si un administrador de facturas está listo para ser revisado, recuerde cambiar su estatus a En revisión.
     • Una vez que el administrador de facturas revisa una factura, su estatus puede cambiar a Aprobado o Revisar y volver a enviar según sea necesario.
     • Los usuarios con permiso "Estándar" en la herramienta Contratos solo pueden editar facturas en el estatus Borrador o Revisar y volver a enviar . 
   • Opcional: N° de factura
     Ingrese el número de factura del colaborador intermedio en el cuadro Número de factura.

      Nota

     Aspectos importantes a tener en cuenta sobre la factura N° de obra:

     • No se requiere un número de factura para guardar una factura. Puede dejar este obra en blanco.
     • Un Nº de factura es un formulario libre entrada obra que permite a los contactos de factura ingresar un número de referencia que corresponda con su propio sistema de numeración de facturas.
     • NO se permite un número de factura duplicado en una contrato. En una contrato, cada factura debe tener un número de factura único. 
     • Un número de factura NO se completa automáticamente en las facturas del propietario. Consulte ¿Cómo completa Procore automáticamente los montos en una factura ascendente?
   • Período de facturación
     Seleccione el rango de fechas para el período de facturación. Procore selecciona automáticamente el período de facturación actual de forma predeterminada.

      Notas

     • Los administradores de facturas son responsables de crear períodos de facturación. Para instrucciones, consulte Períodos de facturación.
     • Los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos pueden seleccionar cualquier período de facturación de la lista desplegable.
     • Los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos solo pueden seleccionar un período de facturación que NO tiene una factura asociada.
   • Fecha de facturación
     Procore selecciona automáticamente la fecha predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
   • Inicio del período
     Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
   • Fin del período
     Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.

      Nota

     La fecha de "Período de facturación" en Procore está destinada a alinearse con el trabajo que se realiza en un proyecto para que los gerentes de proyecto puedan rastrear y reportar el efecto de las facturas en el presupuesto del proyecto. Sin embargo, si su equipo de contabilidad define períodos de facturación de manera diferente, se recomienda que mantenga los entrada "Período de facturación" y luego ingrese manualmente sus fechas de contabilidad únicas en los campos "Fecha de facturación", "Inicio del período" y "Fin del período". 
   • Opcional: Fecha de pago
     Ingrese la fecha en que se debe realizar el pago a la "Compañía contratista".
   • Opcional: Fecha de envío
     Ingrese la fecha en que se debe enviar el pago a la "Compañía contratista".
2. Continúe con el siguiente paso.

    Recomendación

   ¿Quiere guardar su factura ahora? Si es así, haga clic en Guardar para crear la factura ahora. Para continuar con ingreso de datos, debe hacer clic en Editar en cada tarjeta de la factura. 

Actualizar la tarjeta Partidas

El siguiente paso es actualizar la tarjeta "Partidas". Los campos de ingreso de datos disponibles dependen de la configuración de método contable del contrato: el método basado en unidades/cantidades o el método basado en montos .

Establecer y liberar retención en partidas SOV

Si desea establecer y liberar la retención en las partidas en las partidas, siga estos pasos:

1. Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
   • Para seleccionar todas las partidas en el SOV, haga clic en la casilla de verificación en el encabezado "Número de ítem" de la tabla de datos. 
     O
   • Para seleccionar partidas individuales, marque las casilla de verificación(s) en la columna 'Número de artículo' para las partidas deseadas. 
2. En las Partidas, haga clic en el botón Editar . 
3. Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente: 
   • Marque una o más casillas de verificación Número de ítem . Luego haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en las Partidas. 
     Esto abre el panel Editar en el lado derecho de la página. 
   • Ingrese los valores de retención para aplicar a las partidas seleccionadas:
     • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
     • Retención liberada. Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención liberado.
     • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
   • Haga clic en Aplicar. 
4. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de trabajo:
   • Retención de trabajo este período ($). Muestra el monto monetario para la retención del trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo este período (%)". 
     O
   • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de trabajo que está solicitando que se libere este período. Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo este período ($)". 
5. En la columna Retención total liberada, ingrese el monto total de retención de trabajo que se solicita para su liberación en la partida. 
6. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales: 
   • Retención de materiales ($). Ingrese un monto monetario para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
     O
   • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
7. En la columna Retención total , Procore calcula la suma de la cantidad "Retención de trabajo este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar el monto total de retención en la factura. 

Agregar archivos adjuntos

1. Desplácese hasta la sección "Archivos adjuntos".
2. Elija entre estas opciones:
   
   
   • Haga clic en el botón Adjuntar archivos . Esto abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos , donde puede cargar archivos desde su computadora. Haga clic en el botón Adjuntar cuando termine.
     O
   • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su computadora o red al área "Archivos adjuntos".

Guardar la factura

Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página "Nueva factura". 
Nota: Si los flujos de trabajo están activados para subcontratista facturas, también puede elegir "Guardar como borrador" para guardar su trabajo y permanecer en el mismo paso de flujo de trabajo.

Enviar una factura con DocuSign^©

Opcional: Si su equipo del proyecto desea recopilar firmas en sus facturas utilizando la ^{integración de Procore + DocuSign©}, haga clic en el botón Enviar con DocuSign^© en la parte superior de la página. Para usar este botón, la ^{integración DocuSign©} debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la DocuSign® integración?) y la factura debe estar en el estatus Aprobado, Aprobado como se anotó o Aprobación pendiente . Para obtener más información sobre la ^{integración de DocuSign©} y preparar sobres para su firma, consulte DocuSign®.