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Procore

Crear una requisición en nombre de un contacto de facturación

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 Importante
Nota del autor: Registre todos los cambios de facturación y pago en: https://procoretech.atlassian.net/browse/ILR-466
 Procore interno SOLAMENTE

Esta página detalla la experiencia modernizada de las facturas de contratistas. Para los clientes de Procore que aún utilizan la experiencia heredada, consulte Crear una factura de contratista en nombre de un contacto de facturación (heredado). 

 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Objetivo

Crear una factura intermedio como administrador de facturas en nombre de un contacto de facturación.

Fondo

Si su compañía o proyecto no desea otorgar acceso a colaboradores externos permiso a su proyecto de Procore para que puedan enviar sus propias facturas, su equipo puede recopilar las facturas digitales o en papel de sus contactos de facturación fuera de Procore. Una vez recopilado, los administradores de facturas pueden crearlos en Procore en cada contacto de la factura nombre. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos
  • Información adicional:
    • Un administrador de facturas puede:
      • Cree facturas para todas las contratos de un proyecto.
      • Edite los montos en partidas cuando la factura esté en borrador o  Revisar y volver a enviar estatus. Cuando existen varias facturas para una contrato durante una período de facturación, solo puede obtener montos en la última factura.
      • Para que los usuarios necesiten legalmente proporcionar a los reclamantes un programa de pagos, consulte  Exportar un programa de pagos.
      • Revise la "Fecha de vencimiento de pago" en la factura de los programas de pago anticipados.

Requisitos previos

Para realizar los pasos en este tutorial, el contrato de la factura debe tener:

Además, un administrador de facturación debe crear un período de facturación para la factura. Consulte Administrar períodos de facturación. 

Pasos

  1. Abra la página nueva factura
  2. Actualizar la tarjeta de información general
  3. Actualizar la tarjeta Partidas
  4. Actualizar la tarjeta de detalles del pago
  5. Agregar archivos adjuntos
  6. Guardar la factura
  7. Opcional: Enviar una factura con DocuSign© 

Abra la página nueva factura

Users always create invoices in the project's Commitments tool. 

  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Find the commitment to create an invoice for in the 'Contracts' tab. 
  3. Click the Number link to open it. 

    open-a-commitment.png
     
  4. At the top of the commitment, click Create and choose Create Invoice from the menu.
     Tip
    Is the 'Create Invoice' option inactive? To learn why, hover your mouse cursor over the tooltip. This option only activates when Prerequisites are met. 
    create-create-invoice.png

    This opens the 'New Invoice for [Contract Number]' page so you can update the General Information card. 

Actualizar la tarjeta de información general

In the New Invoice page, update the General Information card. Once updated, continue by updating the Schedule of Values. 

 Note
The element circled in ORANGE is only available with Procore Pay. 

sub-invoice-general-info-with-pay.png

new-sub-invoice-general-information-card.png

  • Learn how to update the General Information card as an invoice administrator: Show/Hide      

    • General Information Card

      This table details the elements in the 'General Information' card. An invoice administrator can update this information when creating or editing an invoice of behalf of an invoice contact. 

      Element Field Type Description Learn More
      Contract Company Read Only Shows the name of the subcontracting company designated as the 'Contract Company' on the commitment. To change the company name that appears:
      Status* Drop-down list Accept the default status (Draft) or select a different status from the drop-down list. 
      • When an invoice is ready for review, remember to change its status to Under Review.
      • Once reviewed, remember to change its status to Approved or Revise and Resubmit. 
      		 What are the default statuses for Procore invoices?
      Invoice # Alphanumeric text Procore automatically assigns invoice numbers in sequence using its default numbering system or the custom numbering system defined for your project's invoices.  Read Can I customize the numbering system for financial objects in Procore? before changing this number. 
      Billing Period* Drop-down list Accept the billing period that appears by default or select any billing period from the drop-down list. 

      Note: Invoice contacts and users with 'Standard' level permissions on the Commitments tool can only select a billing period when an invoice is NOT already associated with it.       		 Only invoice administrators can Create Billing Periods.
      Billing Date* Calendar control Shows the billing date for the selected billing period. You can change the date for this invoice with the calendar control. Only invoice administrators can Create Billing Periods.
      Period Start* Calendar control Shows the start date for the selected billing period. You can change the date for this invoice with the calendar control. Only invoice administrators can Create Billing Periods.
      Period End* Calendar control Shows the end date for the selected billing period. You can change the date for this invoice with the calendar control.

      Note: To help project managers track how invoices impact a project's budget, the 'Billing Period' date on an invoice aligns with the work performed on a project.      		 Only invoice administrators can Create Billing Periods.
      Billing Type: Progress Billing
             		 Option button Requires Procore Pay

      If the subcontractor is submitting progress billings for an ongoing project, choose this option.      		 When your company has Procore Pay, this setting works with the Invoicing Settings for Progress Conditional and Progress Unconditional lien waivers. See Enable Lien Waivers & Set Default Templates on Projects.
      Billing Type: Final Billing
             		 Option button Requires Procore Pay

      If the subcontractor is submitting a one-time invoice or if this is the final invoice for an ongoing project, choose this option.       		 When your company has Procore Pay, this setting works with the Invoicing Settings for Final Conditional and Final Unconditional lien waivers. See Enable Lien Waivers & Set Default Templates on Projects.
      Submitted Date Calendar control Select the date the invoice was submitted to your company by the subcontractor.  Typically, this is printed on the invoice that you received from the subcontracting company. 

Update the Payment Details Card

 Procore Internal ONLY

The Payment Details card is only visible for invoice administrators using Procore Pay. The content is marked locale-specific for en-US Support Site visitors only. 

The 'Payment Details' card appears next to the 'General Information card for invoice administrators with Procore Pay.

Payment Details Card

To change the payment due date for this invoice, select a new date from the Payment Due Date calendar.

 In Beta - Early Pay Programs

When a payee is enrolled in an Early Pay Program, this card shows the payee's Early Pay Program enrollment Status, Due Date, and Fee. See Review and Manage Early Pay Enrollments as a Payee. The Early Pay Program assigned to the Procore Project automatically determines the Due Date and Fee. See About Early Pay Programs.

payment-details-enrolled.png

​​Actualizar la tarjeta Partidas

Agregar archivos adjuntos

  1. Desplácese hasta la sección "Archivos adjuntos".
  2. Elija entre estas opciones:

    admin-view-attachments-section.png
    • Haga clic en el botón Adjuntar archivos . Esto abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos , donde puede cargar archivos desde su computadora. Haga clic en el botón Adjuntar cuando termine.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su computadora o red al área "Archivos adjuntos".

Guardar la factura

Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página "Nueva factura". 
Nota: Si los flujos de trabajo están activados para subcontratista facturas, también puede elegir "Guardar como borrador" para guardar su trabajo y permanecer en el mismo paso de flujo de trabajo.

Enviar una factura con DocuSign©

Opcional: Si su equipo del proyecto desea recopilar firmas en sus facturas utilizando la integración de Procore + DocuSign©, haga clic en el botón Enviar con DocuSign© en la parte superior de la página. Para usar este botón, la integración DocuSign© debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la DocuSign® integración?) y la factura debe estar en el estatus Aprobado, Aprobado como se anotó o Aprobación pendiente . Para obtener más información sobre la integración de DocuSign© y preparar sobres para su firma, consulte DocuSign®.

send-to-docusign.png

 Tip
How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Send to DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.

Ver también

 

If you would like to learn more about Procore's invoice management software and how it can help your business, please visit our construction invoice management software product page icon-external-link.png.
Cómo crear una factura de proveedor para solicitar el pago del trabajo realizado en nombre del contacto de facturación de su colaborador.