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Procore

Crear una requisición en nombre de un contacto de facturación

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 Para clientes de Procore en los Estados Unidos

flag-us.png  Cuando su compañía aplica el "Inglés de propietarios" o el "Inglés de contratistas especializados" del diccionario de puntos de vista, verá diferentes nombres de herramientas y cambios de término en la interfaz de usuario. Aprenda a aplicar las opciones del diccionario. 

  • Para saber las diferencias: Mostrar/Ocultar      

    • Esta tabla muestra las diferencias en los nombres de las herramientas (negrita) y términos en los diccionarios de punto de vista para finanzas del proyecto. Estos diccionarios están disponibles solo en inglés de EE. UU. El diccionario predeterminado está diseñado para contratistas generales, lo que significa que deberá trabajar con su administrador de Procore en su compañía y su Punto de contacto de Procore para acceder a las otras opciones del diccionario. 

      Contratistas generales

      Inglés (Estados Unidos) - Predeterminado

      Propietarios

      Inglés (terminología del propietario V2)

      Contratistas especializados

      Inglés (terminología Contratista especialidad)
      Facturación Facturación Facturación de progreso
      Propietario Financiamiento Propietario
      Propietario/cliente Propietario/cliente GC/Cliente
      Orden de cambio del contrato primario (OCCP) Orden de cambio de financiamiento Orden de cambio de contrato del cliente
      Contratos primarios Financiamiento Contratos de cliente
      Ingresos Financiamiento Ingresos
      Contrato Contrato Contrato
      Subcontratista Contratista Subcontratista
      Partidas de subcontratista (SSOV) Partidas de contratista (CSOV) Partidas de subcontratista (SSOV)

Objetivo

Crear una factura intermedio como administrador de facturas en nombre de un contacto de facturación.

Fondo

Si su compañía o proyecto no desea otorgar acceso a colaboradores externos permiso a su proyecto de Procore para que puedan enviar sus propias facturas, su equipo puede recopilar las facturas digitales o en papel de sus contactos de facturación fuera de Procore. Una vez recopilado, los administradores de facturas pueden crearlos en Procore en cada contacto de la factura nombre. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos
  • Información adicional:
    • Un administrador de facturas puede:
      • Cree facturas para todas las contratos de un proyecto.
      • Edite los montos en partidas cuando la factura esté en borrador o  Revisar y volver a enviar estatus. Cuando existen varias facturas para una contrato durante una período de facturación, solo puede obtener montos en la última factura.
      • Para que los usuarios necesiten legalmente proporcionar a los reclamantes un programa de pagos, consulte  Exportar un programa de pagos.
      • Revise la "Fecha de vencimiento de pago" en la factura de los programas de pago anticipados.

Requisitos previos

Para realizar los pasos en este tutorial, el contrato de la factura debe tener:

Además, un administrador de facturación debe crear un período de facturación para la factura. Consulte Administrar períodos de facturación. 

Pasos

  1. Abra la página nueva factura
  2. Actualizar la tarjeta de información general
  3. Actualizar la tarjeta Partidas
  4. Actualizar la tarjeta de detalles del pago
  5. Agregar archivos adjuntos
  6. Guardar la factura
  7. Opcional: envíe una factura con DocuSign© 

Abra la página nueva factura

Los usuarios siempre crean facturas en la herramienta Contratos del proyecto. 

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Busque el contrato para crear una factura en la pestaña "Contratos". 
  3. Haga clic en el enlace Número para abrirlo. 

    open-a-commitment.png
     
  4. En la parte superior del contrato, haga clic en Crear y elija Crear factura en el menú.
     Recomendación
    ¿La opción "Crear factura" está inactiva? Para saber por qué, coloque el cursor del mouse sobre la información sobre herramientas. Esta opción solo se activa cuando se cumplen los requisitos previos. 
    create-create-invoice.png

    Esto abre la página "Nueva factura para [Número de contrato]" para que pueda actualizar la tarjeta de información general. 

Actualizar la tarjeta de información general

En la página Nueva factura, actualice la tarjeta de información general . Una vez actualizado, continúe actualizando las Partidas. 

 Nota
El elemento círculo en NARANJA solo está disponible con Procore Pay. 

sub-invoice-general-info-with-pay.png

new-sub-invoice-general-information-card.png

  • Aprenda a actualizar la tarjeta de información general como un administrador de facturación: mostrar/ocultar      

    • Tarjeta de Información General

      Esta tabla detalla los elementos en la tarjeta "Información general". Un administrador de facturación puede actualizar esta información al crear o editar una factura en nombre de una contacto de la factura. 

      Elemento Tipo de campo Descripción Obtener más información
      Compañía contratista Solo lectura Muestra el nombre de la compañía subcontratante designada como "Compañía contratista" en el contrato. Para cambiar el nombre de la compañía que aparece:
      Estatus* Lista desplegable Acepte el estatus predeterminado (Borrador) o seleccione un estatus diferente de la lista desplegable. 
      • Cuando se listo para revisión una factura, recuerde cambiar su estatus a En revisión.
      • Una vez revisado, recuerde cambiar su estatus a Aprobado o Revisar y volver a enviar. 
      		 ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?
      Nº de Factura Texto alfanumérico Procore asigna automáticamente números de facturas por secuencia utilizando su sistema de numeración predeterminado o el sistema de numeración personalizado definido para las facturas de su proyecto.  ¿ Puedo personalizar el sistema de numeración para objetos financieros en Procore? antes de cambiar este número. 
      Período de facturación* Lista desplegable Acepte el período de facturación que aparece de forma predeterminada o seleccione cualquier período de facturación del lista desplegable. 

      Nota: Los contactos de facturación y los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos solo pueden seleccionar un período de facturación cuando una factura NO está asociada ya.       		 Solo los administradores de facturas pueden crear períodos de facturación .
      Fecha de facturación* Control de calendario Muestra la fecha de facturación de la período de facturación seleccionada. Puede cambiar la fecha de esta factura con el control de calendario. Solo los administradores de facturas pueden crear períodos de facturación .
      Inicio del período* Control de calendario Muestra la fecha de inicio para la período de facturación seleccionada. Puede cambiar la fecha de esta factura con el control de calendario. Solo los administradores de facturas pueden crear períodos de facturación .
      Fin del período* Control de calendario Muestra la fecha de finalización para la período de facturación seleccionada. Puede cambiar la fecha de esta factura con el control de calendario.

      Nota: Para ayudar a los gerentes de proyecto a rastrear cómo las facturas afectan el presupuesto de un proyecto, la fecha del "Período de facturación" en una factura se alinea con el trabajo realizado en un proyecto.      		 Solo los administradores de facturas pueden crear períodos de facturación .
      Tipo de facturación: facturación de progreso
             		 Botón de opción Requiere Pago de Procore

      Si el contratista envía facturas de progreso para un proyecto en curso, elija esta opción.      		 Cuando su compañía tiene Procore Pay, esta configuración funciona con la configuración de facturación para las exenciones de gravámenes condicionales y de progreso incondicionales de progreso. Consulte Habilitar exenciones de gravámenes y establecer plantillas predeterminadas en proyectos.
      Tipo de facturación: facturación final
             		 Botón de opción Requiere Procore Pay

      Si la contratista envía una factura única o si esta es la factura final de un proyecto en curso, elija esta opción.       		 Cuando su compañía tiene Procore Pay, esta configuración funciona con la configuración de facturación para exenciones de gravámenes condicionales y finales incondicionales. Consulte Habilitar exenciones de gravámenes y establecer plantillas predeterminadas en proyectos.
      Fecha de presentación Control de calendario Seleccione la fecha en que se envió la factura a su compañía por la contratista.  Por lo general, esto se imprime en la factura que recibió de la compañía subcontratante. 

Actualizar la tarjeta de detalles del pago

La tarjeta "Detalles de pago" aparece junto a la "Tarjeta de información general para administradores de facturas con Procore Pay.

Tarjeta de Detalles del Pago

Para cambiar la fecha de vencimiento del pago de esta factura, seleccione una nueva fecha en el calendario Fecha de vencimiento del pago .

 
sub-invoice-payment-details-card.png

​​Actualizar la tarjeta Partidas

Los campos ingreso de datos en las Partidas de una factura dependen de la método contable del contrato correspondiente (Basado en monto o basado en unidad/cantidad). Para más información, consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato? 

 Recomendaciones

Haga clic aquí para ver los pasos de los ingreso de datos basados en montos.  

Ingreso de datos basado en montos

Para contratos basados en montos , siga estos pasos para actualizar las partidas de una factura. 

 Recomendación
La factura debe ser la más reciente y debe estar en estatus Borrador o Revisar y volver a enviar .
  1. En la tarjeta Partidas , haga clic en una de estas opciones:
    • Para editar una o varias partidas, marque la casilla de verificación número de artículo (es) para que los partida (s) modifiquen.
    • Para editar todas las partidas, marque la casilla de verificación en el encabezado de la columna Número de ítem.
       Notas

      Alternativamente, puede actualizar la partida por línea. Haga esto haciendo clic en una o más celdas editables e ingresando sus datos directamente.

      • Los campos que aceptan ingreso de datos directos son: Trabajo completado este período, nuevos materiales almacenados, materiales anteriores almacenados, total completado y almacenado hasta la fecha (%), retención de trabajo este período ($), retención de trabajo este período (%)y retención total liberada. 
      • Si la configuración Habilitar retención de materiales almacenados está activada en la pestaña Configuración avanzada del contrato, también puede ingresar datos en la columna Retención de materiales ($). Esta configuración está desactivada de forma predeterminada, que oculta la columna. 
  2. Haga clic en Editar valores. 
    Esto abre la panel Editar valores . 
  3. En la panel Editar valores, ingrese los valores de esta factura período de facturación:

    sub-invoice-amount-based-edit-values.png
     
    • Opcional. Trabajo completado este período (%). Ingrese un valor para definir el porcentaje de trabajo completado.
      Ejemplo
      Ingrese el 25% en la columna Trabajo completado este período (%)  Cuando hace clic en Aplicar, Procore calcula automáticamente los valores en las celdas Total completado y almacenado hasta la fecha ($), Total completado y almacenado hasta la fecha (%) Saldo hasta finalizar y retención de trabajo este período ($).  También aplica actualizaciones de los totales de la factura.
    • Opcional. Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Ingrese un valor para el porcentaje de materiales instalados y almacenados en el lugar del proyecto o en una instalación de almacenamiento. Esta entrada representa todo el trabajo y los materiales almacenados para esta factura período de facturación más las facturas enviadas para este contrato en el pasado.  Para más información consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en una factura?
      Ejemplo
      Ingrese el 40% en la columna Total completado y almacenado hasta la fecha (%) . Cuando hace clic en Aplicar, Procore calcula automáticamente los valores en las celdas Trabajo completado este período(%), Total completado y almacenado hasta la fecha ($), Saldo hasta finalizar y Retención de trabajo este período ($).  También aplica actualizaciones de los totales de la factura.
    • Opcional. Retención de trabajo este período (%). Ingrese un valor para el porcentaje de retención que se retendrá. Consulte ¿Cómo configuro y libero la retención en una requisición en Procore? 
    • Opcional. Retención total liberada (%). Ingrese un valor para el porcentaje de retención que liberar. Consulte ¿Cómo configuro y libero la retención en una requisición en Procore? 
  4. Haga clic en Aplicar para actualizar la partida seleccionada en las Partidas.
    El sistema aplica sus actualizaciones a las partidas seleccionadas y vuelve a calcular los totales de la factura.

    sub-invoice-updated-amount-based-line-items.png
     
  5. Repita los pasos para actualizar todas las partidas deseadas según sea necesario.
  6. Haga clic en Guardar para guardar las actualizaciones.

Haga clic aquí para ver los pasos de la ingreso de datos basado en unidades/cantidades.  

Ingreso de datos basado en unidades/cantidades

Para contratos basados en unidades/cantidades, siga estos pasos para actualizar las partidas de una factura.

 Recomendación
La factura debe ser la más reciente y debe estar en estatus Borrador o Revisar y volver a enviar .
  1. En la tarjeta Partidas , elija una de estas opciones:
    • Para editar una o varias partidas, marque la casilla de verificación número de artículo (es) para que los partida (s) modifiquen.
    • Para editar todas las partidas, marque la casilla de verificación en el encabezado de la columna Número de ítem.
       Nota

      Alternativamente, puede actualizar la partida por línea. Haga esto haciendo clic en una o más celdas editables e ingresando sus datos directamente.

      • Los campos que aceptan ingreso de datos directos son: Total completado y almacenado hasta la fecha ($) y Nueva cantidad.
      • Si la configuración Habilitar retención de trabajo completado está activada en la pestaña Configuración avanzada del contrato, también puede ingresar datos en la retención de trabajo este período ($), retención de trabajo este período ($) y columnas Liberación de retención total. Cuando esta configuración está desactivada, estas columnas están ocultas.
  2. Haga clic en Editar valores. 
    Esto abre la panel Editar valores . 
  3. En la panel Editar valores, ingrese los valores de esta factura período de facturación:

    sub-invoice-edit-values-panel.png
  4. Haga clic en Aplicar para actualizar la partida seleccionada en las Partidas.
    El sistema aplica sus actualizaciones a las partidas seleccionadas y vuelve a calcular los totales de la factura.

    sub-invoice-updated-unit-qty-line-items.png
     
  5. Repita los pasos para actualizar todas las partidas deseadas según sea necesario.
  6. Haga clic en Guardar para guardar las actualizaciones.
 

Agregar archivos adjuntos

  1. Desplácese hasta la sección "Archivos adjuntos".
  2. Elija entre estas opciones:

    admin-view-attachments-section.png
    • Haga clic en el botón Adjuntar archivos . Esto abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos , donde puede cargar archivos desde su computadora. Haga clic en el botón Adjuntar cuando termine.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su computadora o red al área "Archivos adjuntos".

Guardar la factura

Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página "Nueva factura". 
Nota: Si los flujos de trabajo están activados para subcontratista facturas, también puede elegir "Guardar como borrador" para guardar su trabajo y permanecer en el mismo paso de flujo de trabajo.

Enviar una factura con DocuSign©

Opcional: Si su equipo del proyecto desea recopilar firmas en sus facturas utilizando la integración de Procore + DocuSign©, haga clic en el botón Enviar con DocuSign© en la parte superior de la página. Para usar este botón, la integración DocuSign© debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la DocuSign® integración?) y la factura debe estar en el estatus Aprobado, Aprobado como se anotó o Aprobación pendiente . Para obtener más información sobre la integración de DocuSign© y preparar sobres para su firma, consulte DocuSign®.

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