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Procore

Crear una requisición en nombre de un contacto de facturación

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 Lanzamiento por fases: nuevas vistas de administrador y colaborador para requisiciones
El 23 de marzo de 2022, la experiencia de facturación se actualizó subcontratista en todos los proyectos de Procore utilizando las herramientas de administración de facturas de Procore. Para brindarle tiempo para obtener una vista previa de los cambios de diseño, Procore proporciona a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia moderna y heredada hasta el 2023 de septiembre. Después de septiembre de 2023, el habilidad salir de la nueva experiencia se eliminará y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: Nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratistas.
 Nota
Si tiene la versión heredada de subcontratista facturas, siga los pasos en Crear una factura en nombre de un contacto de factura en lugar de los siguientes.

Objetivo

Crear una factura intermedio como administrador de facturas en nombre de un contacto de facturación.

Fondo

En Procore, hay dos (2) formas de que un administrador de facturas cree una factura intermedio para un contrato .

  • Crear una factura en nombre de un contacto de facturación
    Cuando NO desea otorgar permisos de acceso a los contactos de facturación de su colaborador para crear sus propias facturas en Procore, siga los pasos a continuación. Con este método, ingresará los datos de requisición intermedios en Procore en nombre de sus colaboradores. En este contexto, un colaborador es la persona o empresa que contrató para realizar el trabajo en su proyecto.
  • Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación
    Cuando desee invitar a los contactos de facturación de su colaborador a enviar su propia factura en Procore, siga los pasos en Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de factura en lugar de los pasos a continuación. Si es el destinatario de una "Invitación a facturar", puede seguir los pasos en Enviar una nueva factura como contacto de facturación. 
Ejemplos

En Procore, las facturas posteriores que facturan contra los contratos de su proyecto. A continuación, se muestran algunos ejemplos de relaciones de requisiciones posteriores:

  • Si su proyecto utiliza el diccionario predeterminado de Procore para contratistas generales, crearía una factura posterior en Procore en nombre de los subcontratista que realizaron trabajo para su proyecto.En Procore, esto se denomina factura subcontratista.
  • Si su proyecto utiliza el diccionario de propietarios de Procore, creará una factura intermedio en Procore en nombre de la contratista general que realizó trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura del contratista.
  • Si su proyecto utiliza el diccionario de contratistas especializados de Procore, creará una factura posterior en Procore en nombre de un subcontratista que realizó trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura subcontratista.

Para obtener más información sobre los diccionarios disponibles en Procore, consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web Procore?

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
      • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
        • Un usuario de Procore cuenta.
        • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
        • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
        • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
  • Información adicional:
    • Puede crear facturas para todos los contratos de contrato.
    • Si usted es el contacto de facturación de la "Compañía contratista" en un contrato, tiene estas opciones para enviar una factura:
    • Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura creada más recientemente.
    • Si es un administrador de facturas y desea editar la tarjeta "Partidas" más adelante, la factura debe estar en el estatus "Borrador" o "Revisar y volver a enviar". Consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore? 
       Nota
      flag-australia.pngEsta función se diseñó para los clientes de Procore en Australia y Nueva Zelanda que tienen un requisito legal para proporcionar a los reclamantes un programa de pagos. Sin embargo, esta función está disponible para su uso por todos los clientes de Procore utilizando las herramientas Contratos a nivel proyecto, Facturación y Facturación de progreso.

Requisitos previos

Pasos

  1. Abra la página nueva factura
  2. Actualizar la tarjeta de información general
  3. Actualizar la tarjeta Partidas
  4. Establecer y liberar retención en partidas SOV
  5. Agregar archivos adjuntos
  6. Guardar la factura
  7. Opcional: envíe una factura con DocuSign© 

Abra la página nueva factura

Las nuevas facturas siempre se crean en la herramienta Contratos del proyecto. El primer paso es abrir la página "Nueva factura" de la siguiente manera:

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la tabla Contratos , busque el contrato para el que desea crear la factura. 
  3. Haga clic en el enlace Número para abrir el contrato.
    subcontract-number-link-status.png
     Recomendación

    ¿Desea recopilar firmas usando la integración de Procore + DocuSign© ? Para hacerlo, haga clic en el botón Editar contrato. A continuación, coloque una marca en el Signo con DocuSign© casilla de verificación en la tarjeta "Información general" en el contrato. Si agrega una marca, haga clic en Guardar ahora. De lo contrario, haga clic en Cancelar. Aspectos importantes a tener en cuenta:

  4. En el contrato, haga clic en el botón Crear. Luego elija la opción Crear factura en el menú desplegable. 
     Notas

    subcontract-create-button-create-invoice.png
  5. Continúe con el siguiente paso.

Actualizar la tarjeta de información general

El siguiente paso es actualizar la tarjeta "Información general" de la siguiente manera:

  1. En la nueva factura, agregue o verifique los datos en la tarjeta de información general :
     Recomendación
    ¿Necesita editar una factura existente? Si está editando una factura existente, puede hacer clic en el botón Editar que aparece en la esquina superior derecha de la tarjeta de información general . Este botón solo aparece en la tarjeta después de guardar la nueva factura.
    new-sub-invoice-general-information-card.png
    • Compañía contratista
      Muestra el nombre de la compañía que completó el trabajo contratado asociado con esta factura. Esta compañía está asignada al contrato durante la creación. Consulte Crear un contrato. 
    • Estado
      Seleccione un estatus para la factura de la lista desplegable. En una nueva factura, el estatus predeterminado de Procore es Borrador. 
       Notas
      • Para obtener más información sobre los estatus, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?
      • Si un administrador de facturas está listo para ser revisado, recuerde cambiar su estatus a En revisión.
      • Una vez que el administrador de facturas revisa una factura, su estatus puede cambiar a Aprobado o Revisar y volver a enviar según sea necesario.
      • Los usuarios con permiso "Estándar" en la herramienta Contratos solo pueden editar facturas en el estatus Borrador o Revisar y volver a enviar . 
    • Opcional: N° de factura
      Ingrese el número de factura del colaborador intermedio en el cuadro Número de factura.
       Nota
      • El número de factura NO es un campo obligatorio, puede dejar este campo en blanco.
      • Normalmente, los usuarios de Procore utilizan este campo de forma gratuita para ingresar un número de referencia correspondiente al número de factura del colaborador intermedio. Si ingresa un "Nº de factura", debe ser único de todas las demás facturas creadas para el contrato correspondiente. Si intenta ingresar un número duplicado, aparece un banner de advertencia ROJO en la parte superior de la página para recordarle que ingrese un número único. 
      • Procore NO completa automáticamente el "Nº de factura" ingresado aquí en las facturas aguas arriba asociadas. Para qué campos se completan automáticamente, consulte ¿Cómo Procore completa automáticamente los montos en una factura aguas arriba?
    • Período de facturación
      Seleccione el rango de fechas para el período de facturación. Procore selecciona automáticamente el período de facturación actual de forma predeterminada.
       Notas
      • Los administradores de facturas son responsables de crear períodos de facturación.Para obtener instrucciones, consulte Crear períodos de facturación automáticos o Crear períodos de facturación manuales.
      • Los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos pueden seleccionar cualquier período de facturación de la lista desplegable.
      • Los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos solo pueden seleccionar un período de facturación que NO tiene una factura asociada.
    • Fecha de facturación
      Procore selecciona automáticamente la fecha predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
    • Inicio del período
      Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
    • Fin del período
      Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
       Nota
      La fecha de "Período de facturación" en Procore está destinada a alinearse con el trabajo que se realiza en un proyecto para que los gerentes de proyecto puedan rastrear y reportar la afectación de las facturas en el presupuesto del proyecto. Sin embargo, si su equipo de contabilidad define períodos de facturación de manera diferente, se recomienda que mantenga la entrada "Período de facturación" y luego ingrese manualmente sus fechas de contabilidad únicas en los campos "Fecha de facturación", "Inicio del período" y "Fin del período".
    • Opcional: Fecha de pago
      Ingrese la fecha en que se debe realizar el pago a la "Compañía contratista".
    • Opcional: Fecha de envío
      Ingrese la fecha en que se debe enviar el pago a la "Compañía contratista".
  2. Continúe con el siguiente paso.
     Recomendación
    ¿Quiere guardar su factura ahora? Si desea hacer clic en el botón Guardar en la factura, puede hacerlo ahora. Procore creará la nueva factura y debe hacer clic en los botones Editar en cada tarjeta de la factura para continuar con el ingreso de datos. Las instrucciones de este tutorial asumen que continuará con el proceso de creación antes de hacer clic en Guardar. 

Actualizar la tarjeta Partidas

El siguiente paso es actualizar la tarjeta "Partidas". Los campos de ingreso de datos disponibles dependen de la configuración de método contable del contrato: el método basado en unidades/cantidades o el método basado en montos .

 Recomendación
¿Cómo configuro el método contable en un contrato? Para saber cómo, consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o financiamiento?

Para los contratos que utilizan el método de contabilidad basado en unidades/cantidades

Siga estos pasos cuando los datos de la partida utilicen la método contable "Basado en unidades/cantidades".

 Importante
  • Estas instrucciones describen cómo actualizar las partidas SOV y asume que está utilizando el diseño de columna predeterminado de Procore. Debido a que puede personalizar su diseño de columna, es importante tener en cuenta que el diseño de columna en su entorno puede ser diferente.
  • Para restablecer un diseño de columna personalizado a la configuración predeterminada de Procore en cualquier momento, haga clic en los puntos suspensivos verticales en cualquier encabezado de columna y elija Restablecer columnas en el menú Desbordamiento .
  • Si es un administrador de facturas y desea editar la tarjeta "Partidas" más adelante, la factura debe estar en el estatus "Borrador" o "Revisar y volver a enviar". Consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore? 
  1. Desplácese hacia abajo hasta la sección "Partidas" de la nueva factura.
  2. Haga clic en una partida en la sección "Partidas" para seleccionarla.
  3. Revise y complete los campos en las siguientes columnas para cada partida que se pagará con la factura:
    • Progreso total %: Ingrese un monto porcentual para representar el progreso total del trabajo a la fecha. Por ejemplo, si esta es su primera factura y se ha instalado el 50% del trabajo, ingrese el 50% en este campo. Esto actualiza automáticamente los valores de cantidad y dólares en estas columnas: "Nueva cantidad", "Total completado y almacenado hasta la fecha" y "Saldo hasta finalizar".
    • Nueva cantidad: Si lo prefiere, también puede ingresar un monto en dólares para representar el valor en dólares del progreso del trabajo a la fecha. Por ejemplo, si no introdúzque el 50% en la columna "Porcentaje de progreso total", es posible que desee ingresar $500.00 en este campo para indicar que la mitad del total de "Cantidad" del contrato se ha instalado Esto actualiza automáticamente el monto porcentual en el campo "Porcentaje de progreso total". 
      Ejemplo

      La siguiente ilustración muestra cómo Procore actualiza automáticamente los valores de las columnas en una partida cuando ingresa un monto porcentual en la columna "Porcentaje de progreso total". Si prefiere ingresar una cantidad de cantidad en la columna "Nueva cantidad", su entrada actualiza automáticamente el valor porcentual en la columna "Porcentaje de progreso total". Siempre que elija para su ingreso de datos, Procore también calcula automáticamente los valores en las columnas "Total completado y almacenado hasta la fecha" y "Saldo hasta finalizar".

      sov-unit-quantity-line-item-entry.png

Para contratos que utilizan el método de contabilidad basado en importes

Siga estos pasos cuando los datos de la partida utilicen la método contable "Basado en montos".

 Importante
  • Estas instrucciones describen cómo actualizar las partidas SOV y asume que está utilizando el diseño de columna predeterminado de Procore. Debido a que puede personalizar su diseño de columna, es importante tener en cuenta que el diseño de columna en su entorno puede ser diferente.
  • Para restablecer un diseño de columna personalizado a la configuración predeterminada de Procore en cualquier momento, haga clic en los puntos suspensivos verticales en cualquier encabezado de columna y elija Restablecer columnas en el menú Desbordamiento .
  • Si es un administrador de facturas y desea editar la tarjeta "Partidas" más adelante, la factura debe estar en el estatus "Borrador" o "Revisar y volver a enviar". Consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore? 
  1. Desplácese hacia abajo hasta la sección "Partidas" de la nueva factura.
  2. Haga clic en una partida en la sección "Partidas" para seleccionarla.
  3. Revise los datos de cada partida en las Partidas de la factura: 
    • Número de ítem. Muestra el número de partida en las Partidas de la factura. 
    • Código de presupuesto. Muestra el código de presupuesto asignado a la partida de la factura en las Partidas.
    • Descripción del trabajo. Muestra la descripción ingresada en el contrato del contrato en la partida de la factura. 
    • Valor programado. Muestra el valor programado de la partida en el contrato. Este es el valor contratado de la partida. 
    • Trabajo completado desde la aplicación anterior (%). Si se han creado facturas anteriores para el contrato, esta celda muestra un valor porcentual que representa el trabajo completado durante períodos de facturación anteriores para el contrato. 
  4. Si enviará una factura por el trabajo completado durante el período de facturación actual, tiene estas opciones: 
    • Opcional: Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Ingrese el porcentaje del trabajo completado y los materiales almacenados hasta la fecha. Por ejemplo, si esta es la primera factura de un contrato y completó la mitad del trabajo para la partida durante este período de facturación, puede ingresar el 50% aquí. Si no es la primera factura del contrato, es posible que prefiera agregar su ingreso de datos en la columna "Trabajo completado este período" (que se detalla a continuación). 
       Nota
      Si ha creado previamente facturas para este contrato, es importante recordar que el valor ingresado aquí representa el trabajo total completado y los materiales totales almacenados hasta la fecha. Una entrada en la columna "Total completado & almacenado hasta la fecha (%)" representa todo el trabajo y los materiales almacenados tanto para el período de facturación actual para esta factura como para cualquier factura para períodos de facturación anteriores. 
      Si ingresa un valor aquí, Procore calcula automáticamente los datos de la partida de la siguiente manera:
      • La cantidad de moneda en la columna "Trabajo completado este período". Si la partida tiene un valor programado de $500.00, Procore ingresa $250.00, que es el 50% del trabajo. 
      • La columna "Total completado y almacenado hasta la fecha ($)". Procore agrega $250.00 a esta columna. Esta columna también muestra el valor acumulado de las facturas anteriores. 
      • La cantidad en la columna "Saldo hasta finalizar". Esto resta su entrada actual de la columna "Valor programado", para mostrar el trabajo restante en el contrato. 
      • La cantidad en la columna "Retención del trabajo este período ($)". Este cálculo se basa en el monto ingresado y en la entrada en la columna "Retención de trabajo este período (%) en la partida. 
        O
    • Opcional: Trabajo completado este período. Ingrese una cantidad para representar el trabajo completado para el período de facturación actual. Por ejemplo, si completó la mitad del trabajo para la partida, podría ingresar el monto de la moneda aquí (en lugar de un valor porcentual en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Por ejemplo, podría ingresar $250.00 en la columna (en lugar de 50% en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Si ingresa un valor aquí, Procore calcula automáticamente los datos de la partida de la siguiente manera:
      • La cantidad porcentual en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Si la partida tiene un valor programado de $500.00, Procore agrega $250.00, que es el 50% del trabajo al valor. Recuerde que el valor de esta columna representa el trabajo total en la factura actual y cualquier factura de los períodos de facturación anteriores. 
      • La columna "Total completado y almacenado hasta la fecha ($)". Procore agrega $250.00 a esta columna. Esta columna también muestra el valor acumulado de las facturas anteriores. 
      • La cantidad en la columna "Saldo hasta finalizar". Esto resta su entrada actual de la columna "Valor programado", para mostrar el trabajo restante en el contrato. 
      • La cantidad en la columna "Retención del trabajo este período ($)". Este cálculo se basa en el monto ingresado y en la entrada en la columna "Retención de trabajo este período (%) en la partida. 
  5. Si enviará una factura a facturar los nuevos materiales recibidos y se almacenará durante este período de facturación, ingrese lo siguiente:
     Nota

    ¿Nuevo a la facturación de materiales almacenados en Procore?Para obtener más información sobre la facturación de los materiales almacenados en una factura intermedio, consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en una factura de subcontratista?

    • Materiales nuevos almacenados. Ingrese una cantidad de moneda de cualquier material nuevo que se almacena en el lugar del proyecto (o en una instalación de almacenamiento) para el período de facturación actual. La cantidad que ingrese debe excluir los costos ingresados en la columna "Trabajo completado este período".
    • Materiales anteriores almacenados. Ingrese un monto monetario para los materiales que se registraron como almacenados en la factura anterior. 
    • Materiales almacenados actualmente. Muestra el monto monetario de los materiales que se almacenan durante el período de facturación actual. 
    • Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Muestra la cantidad de moneda del trabajo completado y los materiales almacenados en el sitio de trabajo para la factura actual y en las facturas para períodos de facturación anteriores.  
  6. Saldo para terminar: Muestra el monto monetario restante para la partida. Representa el trabajo que aún no se ha completado. 
  7. Opcional: Si desea establecer o liberar la retención en las partidas del SOV, continúe con el siguiente paso.

Establecer y liberar retención en partidas SOV

Si desea establecer y liberar la retención en las partidas en las partidas, siga estos pasos:

  1. Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
    • Para seleccionar todas las partidas en el SOV, haga clic en la casilla de verificación en el encabezado "Número de ítem" de la tabla de datos. 
      O
    • Para seleccionar partidas individuales, marque las casilla de verificación(s) en la columna 'Número de artículo' para las partidas deseadas. 
  2. En las Partidas, haga clic en el botón Editar . 
  3. Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente: 
    • Marque una o más casillas de verificación Número de ítem . Luego haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en las Partidas. 
      Esto abre el panel Editar en el lado derecho de la página. 
    • Ingrese los valores de retención para aplicar a las partidas seleccionadas:
      • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
      • Retención liberada. Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención liberado.
      • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
    • Haga clic en Aplicar. 
  4. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de trabajo:
    • Retención de trabajo este período ($). Muestra el monto monetario para la retención del trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo este período (%)". 
      O
    • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de trabajo que está solicitando que se libere este período. Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo este período ($)". 
  5. En la columna Retención total liberada, ingrese el monto total de retención de trabajo que se solicita para su liberación en la partida. 
  6. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales: 
    • Retención de materiales ($). Ingrese un monto monetario para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
      O
    • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
  7. En la columna Retención total , Procore calcula la suma de la cantidad "Retención de trabajo este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar el monto total de retención en la factura. 

Agregar archivos adjuntos

  1. Desplácese hasta la sección "Archivos adjuntos".
  2. Elija entre estas opciones:

    admin-view-attachments-section.png
    • Haga clic en el botón Adjuntar archivos . Esto abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos , donde puede cargar archivos desde su computadora. Haga clic en el botón Adjuntar cuando termine.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su computadora o red al área "Archivos adjuntos".

Guardar la factura

Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página "Nueva factura".

save-button-admin-invoice.png

Enviar una factura con DocuSign©

Opcional: Si su equipo del proyecto desea recopilar firmas en sus facturas utilizando la integración de Procore + DocuSign©, haga clic en el botón Enviar con DocuSign© en la parte superior de la página. Para usar este botón, la integración DocuSign© debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la DocuSign® integración?) y la factura debe estar en el estatus Aprobado, Aprobado como se anotó o Aprobación pendiente . Para obtener más información sobre la integración de DocuSign© y preparar sobres para su firma, consulte DocuSign®.

send-to-docusign.png