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Procore

Crear una requisición en nombre de un contacto de facturación

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 Para clientes de Procore en los Estados Unidos

flag-us.png  Cuando su compañía aplica el "Inglés de propietarios" o el "Inglés de contratistas especializados" del diccionario de puntos de vista, verá diferentes nombres de herramientas y cambios de término en la interfaz de usuario. Aprenda a aplicar las opciones del diccionario. 

  • Para saber las diferencias: Mostrar/Ocultar      

    • Esta tabla muestra las diferencias en los nombres de las herramientas (negrita) y términos en los diccionarios de punto de vista para finanzas del proyecto. Estos diccionarios están disponibles solo en inglés de EE. UU. El diccionario predeterminado está diseñado para contratistas generales, lo que significa que deberá trabajar con su administrador de Procore en su compañía y su Punto de contacto de Procore para acceder a las otras opciones del diccionario. 

      Contratistas generales

      Inglés (Estados Unidos) - Predeterminado

      Propietarios

      Inglés (terminología del propietario V2)

      Contratistas especializados

      Inglés (terminología Contratista especialidad)
      Facturación Facturación Facturación de progreso
      Propietario Financiamiento Propietario
      Propietario/cliente Propietario/cliente GC/Cliente
      Orden de cambio del contrato primario (OCCP) Orden de cambio de financiamiento Orden de cambio de contrato del cliente
      Contratos primarios Financiamiento Contratos de cliente
      Ingresos Financiamiento Ingresos
      Contrato Contrato Contrato
      Subcontratista Contratista Subcontratista
      Partida de subcontratista (SSOV) Contratista Partidas (CSOV) Partida de subcontratista (SSOV)

Objetivo

Crear una factura intermedio como administrador de facturas en nombre de un contacto de facturación.

Fondo

Un administrador de facturas también puede recopilar facturas digitales o en papel de los colaboradores externos de un proyecto, fuera de Procore. Una vez que tenga las facturas a mano, puede crear contratista facturas en Procore en su nombre. Al utilizar esta opción, no es necesario proporcionar a colaboradores externos contacto de la factura permisos para la contratos de su proyecto. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos
  • Información adicional:
    • Un administrador de facturas puede:
      • Cree facturas para todas las contratos de un proyecto.
      • Edite los montos en partidas cuando la factura esté en borrador o  Revisar y volver a enviar estatus. Cuando existen varias facturas para una contrato durante una período de facturación, solo puede obtener montos en la última factura.
      • Para que los usuarios necesiten legalmente proporcionar a los reclamantes un programa de pagos, consulte  Exportar un programa de pagos.

Requisitos previos

Pasos

  1. Abra la página nueva factura
  2. Actualizar la tarjeta de información general
  3. Actualizar la tarjeta Partidas
  4. Establecer y liberar retención en partidas SOV
  5. Agregar archivos adjuntos
  6. Guardar la factura
  7. Opcional: envíe una factura con DocuSign© 

Abra la página nueva factura

Las nuevas facturas siempre se crean en la herramienta Contratos del proyecto. El primer paso es abrir la página "Nueva factura" de la siguiente manera:

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la tabla Contratos , busque el contrato para el que desea crear la factura. 
  3. Haga clic en el enlace Número para abrir el contrato.
    subcontract-number-link-status.png
     Recomendación

    ¿Desea recopilar firmas usando laDocuSign de Procore + integración ©? Para hacerlo, haga clic en Editar contrato. A continuación, coloque una marca en el Signo con DocuSign casilla de verificación© en la tarjeta "Información general" en el contrato. Si agrega una marca, haga clic en Guardar . De lo contrario, haga clic en Cancelar. Aspectos importantes a tener en cuenta:

  4. En el contrato, haga clic en Crear. Luego elija Crear factura en el menú desplegable. 
     Notas

    subcontract-create-button-create-invoice.png
  5. Continúe con el siguiente paso.

Actualizar la tarjeta de información general

El siguiente paso es actualizar la tarjeta "Información general" de la siguiente manera:

  1. En la nueva factura, agregue o verifique los datos en la tarjeta de información general :
     Recomendación
    ¿Necesita editar una factura existente? Si está editando una factura existente, puede hacer clic en el botón Editar que aparece en la esquina superior derecha de la tarjeta de información general . Este botón solo aparece en la tarjeta después de guardar la nueva factura.
    new-sub-invoice-general-information-card.png
    • Compañía contratista
      Muestra el nombre de la compañía que completó el trabajo contratado asociado con esta factura. Esta compañía está asignada al contrato durante la creación. Consulte Crear un contrato. 
    • Estado
      Seleccione un estatus para la factura de la lista desplegable. En una nueva factura, el estatus predeterminado de Procore es Borrador. 
       Notas
      • Para obtener más información sobre los estatus, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?
      • Si un administrador de facturas está listo para ser revisado, recuerde cambiar su estatus a En revisión.
      • Una vez que el administrador de facturas revisa una factura, su estatus puede cambiar a Aprobado o Revisar y volver a enviar según sea necesario.
      • Los usuarios con permiso "Estándar" en la herramienta Contratos solo pueden editar facturas en el estatus Borrador o Revisar y volver a enviar . 
    • Opcional: N° de factura
      Ingrese el número de factura del colaborador intermedio en el cuadro Número de factura.
       Nota

      Aspectos importantes a tener en cuenta sobre la factura N° de obra:

      • No se requiere un número de factura para guardar una factura. Puede dejar este obra en blanco.
      • Un Nº de factura es un formulario libre entrada obra que permite a los contactos de factura ingresar un número de referencia que corresponda con su propio sistema de numeración de facturas.
      • NO se permite un número de factura duplicado en una contrato. En una contrato, cada factura debe tener un número de factura único. 
      • Un número de factura NO se completa automáticamente en las facturas del propietario. Consulte ¿Cómo completa Procore automáticamente los montos en una factura ascendente?
    • Período de facturación
      Seleccione el rango de fechas para el período de facturación. Procore selecciona automáticamente el período de facturación actual de forma predeterminada.
       Notas
      • Los administradores de facturas son responsables de crear períodos de facturación. Para instrucciones, consulte Períodos de facturación.
      • Los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos pueden seleccionar cualquier período de facturación de la lista desplegable.
      • Los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos solo pueden seleccionar un período de facturación que NO tiene una factura asociada.
    • Fecha de facturación
      Procore selecciona automáticamente la fecha predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
    • Inicio del período
      Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
    • Fin del período
      Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
       Nota
      La fecha de "Período de facturación" en Procore está destinada a alinearse con el trabajo que se realiza en un proyecto para que los gerentes de proyecto puedan rastrear y reportar el efecto de las facturas en el presupuesto del proyecto. Sin embargo, si su equipo de contabilidad define períodos de facturación de manera diferente, se recomienda que mantenga los entrada "Período de facturación" y luego ingrese manualmente sus fechas de contabilidad únicas en los campos "Fecha de facturación", "Inicio del período" y "Fin del período". 
    • Opcional: Fecha de pago
      Ingrese la fecha en que se debe realizar el pago a la "Compañía contratista".
    • Opcional: Fecha de envío
      Ingrese la fecha en que se debe enviar el pago a la "Compañía contratista".
  2. Continúe con el siguiente paso.
     Recomendación
    ¿Quiere guardar su factura ahora? Si es así, haga clic en Guardar para crear la factura ahora. Para continuar con ingreso de datos, debe hacer clic en Editar en cada tarjeta de la factura. 

Actualizar la tarjeta Partidas

El siguiente paso es actualizar la tarjeta "Partidas". Los campos de ingreso de datos disponibles dependen de la configuración de método contable del contrato: el método basado en unidades/cantidades o el método basado en montos .

 Recomendación
¿Cómo configuro el método contable en un contrato? Para saber cómo, consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o financiamiento?

Para los contratos que utilizan el método de contabilidad basado en unidades/cantidades

Siga estos pasos cuando los datos de la partida utilicen la método contable "Basado en unidades/cantidades".

 Importante
  • Estas instrucciones describen cómo actualizar las partidas SOV y asume que está utilizando el diseño de columna predeterminado de Procore. Debido a que puede personalizar su diseño de columna, es importante tener en cuenta que el diseño de columna en su entorno puede ser diferente.
  • Para restablecer un diseño de columna personalizado a la configuración predeterminada de Procore en cualquier momento, haga clic en los puntos suspensivos verticales en cualquier encabezado de columna y elija Restablecer columnas en el menú Desbordamiento .
  • Si es un administrador de facturas y desea editar la tarjeta "Partidas" más adelante, la factura debe estar en el estatus "Borrador" o "Revisar y volver a enviar". Consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore? 
  1. Desplácese hacia abajo hasta la sección "Partidas" de la nueva factura.
  2. Haga clic en una partida en la sección "Partidas" para seleccionarla.
  3. Revise y complete los campos en las siguientes columnas para cada partida que se pagará con la factura:
    • Progreso total %: Ingrese un monto porcentual para representar el progreso total del trabajo a la fecha. Por ejemplo, si esta es su primera factura y se ha instalado el 50% del trabajo, ingrese el 50% en este campo. Esto actualiza automáticamente los valores de cantidad y dólares en estas columnas: "Nueva cantidad", "Total completado y almacenado hasta la fecha" y "Saldo hasta finalizar".
    • Nueva cantidad: Si lo prefiere, también puede ingresar un monto en dólares para representar el valor en dólares del progreso del trabajo a la fecha. Por ejemplo, si no introdúzque el 50% en la columna "Porcentaje de progreso total", es posible que desee ingresar $500.00 en este campo para indicar que la mitad del total de "Cantidad" del contrato se ha instalado Esto actualiza automáticamente el monto porcentual en el campo "Porcentaje de progreso total". 
      Ejemplo

      La siguiente ilustración muestra cómo Procore actualiza automáticamente los valores de las columnas en una partida cuando ingresa un monto porcentual en la columna "Porcentaje de progreso total". Si prefiere ingresar una cantidad de cantidad en la columna "Nueva cantidad", su entrada actualiza automáticamente el valor porcentual en la columna "Porcentaje de progreso total". Siempre que elija para su ingreso de datos, Procore también calcula automáticamente los valores en las columnas "Total completado y almacenado hasta la fecha" y "Saldo hasta finalizar".

      sov-unit-quantity-line-item-entry.png

Para contratos que utilizan el método de contabilidad basado en importes

Siga estos pasos cuando los datos de la partida utilicen la método contable "Basado en montos".

 Importante
  • Estas instrucciones describen cómo actualizar las partidas SOV y asume que está utilizando el diseño de columna predeterminado de Procore. Debido a que puede personalizar su diseño de columna, es importante tener en cuenta que el diseño de columna en su entorno puede ser diferente.
  • Para restablecer un diseño de columna personalizado a la configuración predeterminada de Procore en cualquier momento, haga clic en los puntos suspensivos verticales en cualquier encabezado de columna y elija Restablecer columnas en el menú Desbordamiento .
  • Si es un administrador de facturas y desea editar la tarjeta "Partidas" más adelante, la factura debe estar en el estatus "Borrador" o "Revisar y volver a enviar". Consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore? 
  1. Desplácese hacia abajo hasta la sección "Partidas" de la nueva factura.
  2. Haga clic en una partida en la sección "Partidas" para seleccionarla.
  3. Revise los datos de cada partida en las Partidas de la factura: 
    • Número de ítem. Muestra el número de partida en las Partidas de la factura. 
    • Código de presupuesto. Muestra el código de presupuesto asignado a la partida de la factura en las Partidas.
    • Descripción del trabajo. Muestra la descripción ingresada en el contrato del contrato en la partida de la factura. 
    • Valor programado. Muestra el valor programado de la partida en el contrato. Este es el valor contratado de la partida. 
    • Trabajo completado desde la aplicación anterior (%). Si se han creado facturas anteriores para el contrato, esta celda muestra un valor porcentual que representa el trabajo completado durante períodos de facturación anteriores para el contrato. 
  4. Si enviará una factura por el trabajo completado durante el período de facturación actual, tiene estas opciones: 
    • Opcional: Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Ingrese el porcentaje del trabajo completado y los materiales almacenados hasta la fecha. Por ejemplo, si esta es la primera factura de un contrato y completó la mitad del trabajo para la partida durante este período de facturación, puede ingresar el 50% aquí. Si no es la primera factura del contrato, es posible que prefiera agregar su ingreso de datos en la columna "Trabajo completado este período" (que se detalla a continuación). 
       Nota
      Si ha creado previamente facturas para este contrato, es importante recordar que el valor ingresado aquí representa el trabajo total completado y los materiales totales almacenados hasta la fecha. Una entrada en la columna "Total completado & almacenado hasta la fecha (%)" representa todo el trabajo y los materiales almacenados tanto para el período de facturación actual para esta factura como para cualquier factura para períodos de facturación anteriores. 
      Si ingresa un valor aquí, Procore calcula automáticamente los datos de la partida de la siguiente manera:
      • La cantidad de moneda en la columna "Trabajo completado este período". Si la partida tiene un valor programado de $500.00, Procore ingresa $250.00, que es el 50% del trabajo. 
      • La columna "Total completado y almacenado hasta la fecha ($)". Procore agrega $250.00 a esta columna. Esta columna también muestra el valor acumulado de las facturas anteriores. 
      • La cantidad en la columna "Saldo hasta finalizar". Esto resta su entrada actual de la columna "Valor programado", para mostrar el trabajo restante en el contrato. 
      • La cantidad en la columna "Retención del trabajo este período ($)". Este cálculo se basa en el monto ingresado y en la entrada en la columna "Retención de trabajo este período (%) en la partida. 
        O
    • Opcional: Trabajo completado este período. Ingrese una cantidad para representar el trabajo completado para el período de facturación actual. Por ejemplo, si completó la mitad del trabajo para la partida, podría ingresar el monto de la moneda aquí (en lugar de un valor porcentual en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Por ejemplo, podría ingresar $250.00 en la columna (en lugar de 50% en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Si ingresa un valor aquí, Procore calcula automáticamente los datos de la partida de la siguiente manera:
      • La cantidad porcentual en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Si la partida tiene un valor programado de $500.00, Procore agrega $250.00, que es el 50% del trabajo al valor. Recuerde que el valor de esta columna representa el trabajo total en la factura actual y cualquier factura de los períodos de facturación anteriores. 
      • La columna "Total completado y almacenado hasta la fecha ($)". Procore agrega $250.00 a esta columna. Esta columna también muestra el valor acumulado de las facturas anteriores. 
      • La cantidad en la columna "Saldo hasta finalizar". Esto resta su entrada actual de la columna "Valor programado", para mostrar el trabajo restante en el contrato. 
      • La cantidad en la columna "Retención del trabajo este período ($)". Este cálculo se basa en el monto ingresado y en la entrada en la columna "Retención de trabajo este período (%) en la partida. 
  5. Si enviará una factura a facturar los nuevos materiales recibidos y se almacenará durante este período de facturación, ingrese lo siguiente:
     Nota

    ¿Nuevo a la facturación de materiales almacenados en Procore? Para más información sobre la facturación de los materiales almacenados en una factura posterior, consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en una factura?

    • Materiales nuevos almacenados. Ingrese una cantidad de moneda de cualquier material nuevo que se almacena en el lugar del proyecto (o en una instalación de almacenamiento) para el período de facturación actual. La cantidad que ingrese debe excluir los costos ingresados en la columna "Trabajo completado este período".
    • Materiales anteriores almacenados. Ingrese un monto monetario para los materiales que se registraron como almacenados en la factura anterior. 
    • Materiales almacenados actualmente. Muestra el monto monetario de los materiales que se almacenan durante el período de facturación actual. 
    • Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Muestra la cantidad de moneda del trabajo completado y los materiales almacenados en el sitio de trabajo para la factura actual y en las facturas para períodos de facturación anteriores.  
  6. Saldo para terminar: Muestra el monto monetario restante para la partida. Representa el trabajo que aún no se ha completado. 
  7. Opcional: Si desea establecer o liberar la retención en las partidas del SOV, continúe con el siguiente paso.

Establecer y liberar retención en partidas SOV

Si desea establecer y liberar la retención en las partidas en las partidas, siga estos pasos:

  1. Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
    • Para seleccionar todas las partidas en el SOV, haga clic en la casilla de verificación en el encabezado "Número de ítem" de la tabla de datos. 
      O
    • Para seleccionar partidas individuales, marque las casilla de verificación(s) en la columna 'Número de artículo' para las partidas deseadas. 
  2. En las Partidas, haga clic en el botón Editar . 
  3. Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente: 
    • Marque una o más casillas de verificación Número de ítem . Luego haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en las Partidas. 
      Esto abre el panel Editar en el lado derecho de la página. 
    • Ingrese los valores de retención para aplicar a las partidas seleccionadas:
      • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
      • Retención liberada. Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención liberado.
      • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
    • Haga clic en Aplicar. 
  4. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de trabajo:
    • Retención de trabajo este período ($). Muestra el monto monetario para la retención del trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo este período (%)". 
      O
    • Retención de trabajo este período (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de trabajo que está solicitando que se libere este período. Una entrada en esta celda permite que Procore calcule automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo este período ($)". 
  5. En la columna Retención total liberada, ingrese el monto total de retención de trabajo que se solicita para su liberación en la partida. 
  6. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales: 
    • Retención de materiales ($). Ingrese un monto monetario para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
      O
    • Retención de materiales (%). Ingrese un monto porcentual para la retención de material que solicita que se libere este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales este período (%)". 
  7. En la columna Retención total , Procore calcula la suma de la cantidad "Retención de trabajo este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar el monto total de retención en la factura. 

Agregar archivos adjuntos

  1. Desplácese hasta la sección "Archivos adjuntos".
  2. Elija entre estas opciones:

    admin-view-attachments-section.png
    • Haga clic en el botón Adjuntar archivos . Esto abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos , donde puede cargar archivos desde su computadora. Haga clic en el botón Adjuntar cuando termine.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su computadora o red al área "Archivos adjuntos".

Guardar la factura

Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página "Nueva factura". 
Nota: Si los flujos de trabajo están activados para subcontratista facturas, también puede elegir "Guardar como borrador" para guardar su trabajo y permanecer en el mismo paso de flujo de trabajo.

Enviar una factura con DocuSign©

Opcional: Si su equipo del proyecto desea recopilar firmas en sus facturas utilizando la integración de Procore + DocuSign©, haga clic en el botón Enviar con DocuSign© en la parte superior de la página. Para usar este botón, la integración DocuSign© debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la DocuSign® integración?) y la factura debe estar en el estatus Aprobado, Aprobado como se anotó o Aprobación pendiente . Para obtener más información sobre la integración de DocuSign© y preparar sobres para su firma, consulte DocuSign®.

send-to-docusign.png