Crear una factura en nombre de un contacto de facturación

Objetivo

Para crear una factura de subcontratista para una orden de compra o subcontrato en nombre de un contacto de facturación. 

Contexto

En Procore, hay dos formas de crear una factura del subcontratista para una orden de compra o subcontrato:

• Crear una factura en nombre de un contacto de facturación
  Cuando NO desee otorgar permisos de acceso a sus contactos de facturas para crear sus propias facturas en Procore, siga los pasos a continuación. Con este método, ingresará los datos de la factura del subcontratista en Procore para sus colaboradores. Por ejemplo, si es un contratista general, creará una factura en Procore en nombre de su subcontratista. 
• Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de facturación
  Cuando desee invitar a sus contactos de facturación a enviar su propia factura en Procore, siga los pasos de Envíe una "Invitación a facturar" a un Contacto de factura en lugar de los pasos a continuación. Si es el destinatario de una "Invitación a facturar", puede seguir los pasos de Enviar una nueva factura como contacto de factura. 

Cosas para considerar

• Permisos de usuario requeridos:
  • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto. 
• Información adicional:
  • Puede crear facturas para órdenes de compra y contratos. 
  • Si usted es el contacto de facturación de la "Compañía contratista" en una orden de compra o contrato, tiene estas opciones para enviar una factura:
    • Pídale a alguien con suficiente permiso de acceso a Procore que cree la factura en su nombre.
      DE
    • Siga los pasos en Enviar una nueva factura como contacto de factura.
  • Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura creada más recientemente.
  • Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna Contrato reclamó este período. Para que aparezca esta columna, la función de programa de pagos debe habilitarse en las Configuraciones avanzadas’de la herramienta Facturación. Ver Configuraciones avanzadas: Contratos.

Requisitos previos

• Crear una orden de compra o crear un contrato

Video de capacitación

Pasos

1. Elija cómo navegar hasta el contrato:
   • Desde la herramienta Contratos:
     1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
     2. En la pestaña "Contratos", busque el contrato con el que trabajar.
     3. Haga clic en el enlace Número para abrir el contrato. 
        O
   • Desde la herramienta Facturación del proyecto:
     1. Navegue hasta la herramienta Facturación del proyecto. 
     2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
     3. En la pestaña "Subcontratista", busque el contrato con el que trabajar. 
     4. Haga clic en el enlace Contrato para abrir el contrato. 
2. Haga clic en el botón Crear factura.

    Nota:

   • Para crear una factura, el contrato debe estar en estatus "Aprobado".
   • Si está utilizando la función Cronograma valorado del subcontratista (partidas del subcontratista), no se puede enviar una factura hasta que las partidas del SOV del subcontratista se coloquen en el estatus "Aprobado". Consulte Habilitar o deshabilitar la pestaña SOV de subcontratista en un contrato y Crear un SOV de subcontratista.
3. Verifique la siguiente información para el período de facturación. Procore ingresará automáticamente estas fechas, según el período de facturación actual:
   • Periodo de facturación. Seleccione el rango de fechas para el ciclo de facturación actual. Los usuarios con permiso de "Administrador" pueden seleccionar cualquier período de facturación de la lista desplegable. Los usuarios con el permiso 'Estándar' solo pueden seleccionar un período de facturación que NO tenga una factura asociada.
   • Inicio de factura. La fecha de inicio del período de facturación.
   • Fin de la factura. La fecha de finalización del período de facturación.
   • Fecha de facturación. La fecha en la que se debe enviar una factura al contratista.

      Nota:

     Para crear períodos de facturación, consulte Crear períodos de facturación automáticos o Crear períodos de facturación manuales.
4. Opcional: ingrese el número de factura.
5. Si es un usuario "Administrador", seleccione el estado apropiado de la lista desplegable. 

    Notas

   • Para obtener más información sobre los estatus, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?

   • Cuando un contrato de factura crea una factura (o si crea una factura en su nombre), recuerde cambiar el estado de la factura a "En revisión". 
   • Cuando la persona que realiza la revisión ha inspeccionado la factura, el estatus puede cambiarse a "Aprobado" o "Revisar y volver a "enviar", según corresponda.
   • Los usuarios con permiso "Estándar" en la herramienta Contratos solo pueden editar facturas en el estado "Borrador" o "Revisar y volver a enviar". 
6. Adjunte los archivos asociados con la factura. Por ejemplo, exenciones de gravámenes o liberaciones de gravámenes.
7. Haga clic en Guardar.
   Procore muestra automáticamente la pestaña Detalle de la factura. 
8. Continua con el siguiente paso:
   • Para los contratos que utilizan el método de contabilidad basado en unidades/cantidades
   • Para contratos que utilizan el método de contabilidad basado en importes

Ver también

• Enviar una nueva factura como contacto de factura
• Editar la pestaña de configuración avanzada en un contrato
• ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en Procore?