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Procore

Crear un plan de acción

Objetivo

Crear un plan de acción desde la herramienta Planes de acción del proyecto.

Contexto

La herramienta Planes de acción ayuda a garantizar que los requisitos y los proyectos específicos de su compañía estén claramente definidos, centralizados y organizados. Los planes de acción creados en Procore se revisan para su aprobación por las partes interesadas clave del proyecto antes de ejecutarse, y luego se revisan nuevamente (junto con los registros relacionados proporcionados como evidencia) una vez finalizados, para confirmar que se cumplió con el estándar de calidad establecido.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear un plan de acción, los permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Planes de acción del proyecto y los permisos granulares "Crear y editar plan de acción" habilitados en su plantilla de permisos.
    • Para que se lo agregue como Administrador del plan, permisos de nivel "Administrador" o superior en la herramienta Planes de acción del proyecto.
    • Para que se lo agregue como Aprobador del Plan de acción, permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Planes de acción del proyecto.
    • Para que se lo agregue como Receptor del plan de acción completado, permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Planes de acción del proyecto.

Pasos

Agregar información general

  1. Navegue hasta la herramienta Planes de acción del proyecto.
  2. Para crear un plan de acción sin una plantilla, haga clic en +Crear y haga clic en + Crear nuevo plan.
    O bien:
    Para crear el plan de acción a partir de una plantilla, haga clic en + Crear y haga clic en el nombre de la plantilla en "Plantillas".
    Nota: Las plantillas de planes de acción que están en modo de edición no se pueden seleccionar.
  3. Complete lo siguiente en "Información general".
    • Nombre. Requerido. Ingrese un nombre para el plan de acción.
    • Gerente del plan. Seleccione el usuario responsable de supervisar todas las etapas del plan de acción a lo largo de su ciclo.
    • Escriba. Requerido. Seleccione un tipo de la lista. Consulte Crear tipos de planes de acción.
      O
      Para crear un tipo mientras crea el plan de acción con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Administrador a nivel compañía:
      • Haga clic en +Crear tipo.
      • Ingrese un nombre para el tipo. 
      • Haga clic en Crear.
    • Ubicacion. Seleccione una ubicación de la lista.
      O bien:
      Haga clic en +Crear ubicación, ingrese un nombre de ubicación y haga clic en Crear.
    • Descripción Ingrese una descripción para el plan de acción.
    • Aprobadores del plan de acción. Haga clic en Agregar aprobadores y seleccione uno o más usuarios de la lista para agregarlos como "Aprobadores del plan de acción".
    • Receptores del plan de acción completado. Haga clic en Receptores del plan de acción completado y seleccione uno o más usuarios de la lista para agregarlos como "Receptores del plan de acción completado".
  4. Haga clic en Crear y agregar secciones.
    Se muestra un banner para confirmar que se ha creado el plan de acción. La página se actualiza automáticamente y ahora incluye la sección "Secciones y elementos". Consulte Agregar secciones e ítems a continuación.
     Nota:
    Al hacer clic en Crear y agregar secciones, el plan de acción cambia al modo "Editar". En el modo "Editar", cualquier cambio realizado en la Información general o en las Secciones e ítems del plan de acción se guarda automáticamente. El mensaje "Todos los cambios guardados" aparece en la parte inferior de la pantalla para confirmar cuando los cambios se guardaron correctamente.

Agregar secciones e ítems

  1. Ingrese un nombre para la primera sección.
  2. Complete lo siguiente para el primer ítem de la primera sección:
    • En la columna "Título", ingrese un nombre para el ítem.
    • En la columna "Criterios de aceptación", ingrese los requisitos asociados con la finalización exitosa de este ítem.
    • En la columna "Referencias", haga clic en +Agregar referencias para adjuntar uno o más archivos de su computadora o para vincular una o más de las secciones de especificaciones del proyecto.
      • Para vincular las secciones de especificaciones, complete lo siguiente en la ventana "Agregar referencias":
        • Haga clic en Especificaciones.
          Nota: El plan de acción siempre hará referencia a la última versión de la especificación. Si hace referencia a la versión 1.0 y luego carga la versión 1.1, el plan de acción hará referencia a la última versión.
        • Marque una o más casillas de verificación junto a las divisiones o secciones que desea agregar y haga clic en Guardar.
      • Para vincular planos, complete lo siguiente en la ventana "Agregar referencias":
        • Haga clic en Planos.
          Nota: Los planes de acción siempre hacen referencia a la última versión de los planos cargados. 
        • Seleccione el nombre y la disciplina del plano correspondiente en el menú desplegable.
        • Marque una o más casillas de verificación junto a las imágenes que desea agregar y haga clic en Guardar.
      • Para adjuntar archivos desde su computadora, complete lo siguiente en la ventana "Agregar referencias":
        • Haga clic en Adjuntos.
          Nota: Si está creando un plan de acción utilizando una plantilla de plan de acción, cualquier archivo adjunto agregado a la plantilla del plan de acción puede eliminarse haciendo clic en la X junto al nombre del archivo.
        • Adjunte uno o más archivos de su computadora y haga clic en Guardar.
    • En la columna "Fecha de vencimiento", seleccione una fecha para completar el ítem.
      Nota: La fecha de vencimiento del ítem puede ser modificada o eliminada por un usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Planes de acción mientras realiza el plan de acción.
    • Debajo de la columna "Personas asignadas", haga clic en +Editar Personas asignadas para asignar partes responsables al ítem y designar las firmas que se solicitan.
      En la ventana "Editar Personas asignadas", complete lo siguiente:
      • En "Funcionalidad de bloqueo", seleccione el botón para una de las siguientes opciones: (consulte ¿Qué es "funcionalidad de bloqueo" en un plan de acción?)
        • Se requiere la firma de la persona asignada para liberar el resto de la sección. Esto requerirá la firma de la persona asignada antes de que todos los ítems restantes en la misma sección se publiquen para completarse, pero permitirá completar los ítems liberados en otras secciones.
        • Se requiere la firma de la persona asignada para publicar el resto del plan. Esto requerirá la firma de la persona asignada antes de que todos los ítems de todas las secciones restantes se publiquen para completarse.
        • Ninguno. Esto permitirá que otros ítems publicados en el plan de acción se completen independientemente de cuándo la persona asignada de este ítem agregue su firma.
          Nota: La firma de la persona asignada debe estar marcada como "Requerida".
      • Haga clic en Seleccionar persona asignada y seleccione la entidad (por ejemplo, "contratista") para la parte responsable.
        Nota: Se pueden agregar usuarios específicos como personas asignadas cuando se está ejecutando el plan de acción.
      • Haga clic en Crear persona para agregar una persona asignada individual. Esto le permite agregar a una sola persona como parte responsable. 
      • Haga clic en Seleccionar método de verificación y seleccione el método que la parte responsable debe usar para verificar la finalización del ítem. Consulte Crear métodos de verificación del plan de acción.
        O bien:
        Para crear un método de verificación mientras crea el plan de acción con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta "Administrador" a nivel compañía:
        • Haga clic en +Crear nuevo método de verificación.
        • Ingrese un nombre para el método de verificación. 
        • Haga clic en Crear.
      • Si seleccionó la firma de la persona asignada requerida para liberar el resto de la sección o la firma de la persona asignada requerida para liberar el resto del plan como se indicó anteriormente: marque la casilla de verificación en la columna "Requerido" para requerir la firma de la persona asignada y bloquear los ítems restantes en la sección o en el plan hasta que esta persona asignada agregue su firma.
      • Haga clic en +Agregar persona asignada para agregar entidades adicionales para partes responsables adicionales.
      • Haga clic en Guardar.
        Notas:
        • Las personas asignadas que se agregan cuando se está creando o editando un plan de acción se consideran obligatorios y solo se pueden eliminar al crear o editar un plan de acción.
        • Las personas asignadas adicionales que se agregan mientras se realiza un plan de acción se consideran opcionales y se pueden eliminar mientras se realiza o se edita un plan de acción.
    • En la columna "Registros", haga clic en +Agregar registros para solicitar que se incluyan uno o más registros como parte de la finalización del ítem.
      • Para solicitar que se completen plantillas de inspección para el ítem, haga clic en Inspecciones en la ventana "Agregar registros solicitados" y complete lo siguiente:
        • Marque una o más casillas de verificación junto a cada plantilla de inspección que desea solicitar que se complete.
          Nota: Son necesarios "Solo lectura" y "Permisos estándar" o superiores en la herramienta Inspecciones a nivel de compañía para solicitar registros de la herramienta de inspecciones.
          Y
          Permisos granulares habilitados en su plantilla de permisos de planes de acción. Para los usuarios que tengan permisos de "Solo lectura", los permisos granulares deben estar activados. Para los usuarios que tengan permisos "Estándar" y superiores, los permisos granulares están activados de forma predeterminada. 
      • Para solicitar que se agregue un archivo adjunto para el ítem, haga clic en Archivos adjuntos en la ventana "Agregar registros solicitados" y complete lo siguiente:
        • Marque la casilla de verificación "Seleccionar para requerir un archivo adjunto para este elemento".
      • Haga clic en Guardar después de seleccionar los registros solicitados para el ítem.
  3. Haga clic en +Agregar ítem para agregar un nuevo ítem dentro de la sección.
  4. Haga clic en +Agregar sección para agregar una nueva sección.
  5. Continúe agregando secciones y ítems según sea necesario.
  6. Para eliminar una sección o un ítem:
    • Coloque el cursor sobre el final de la fila y haga clic en el icono que aparece.
    • En la ventana "Eliminar sección" o "Eliminar ítem", haga clic en Eliminar.
  7. Cuando haya terminado de agregar secciones e ítems, haga clic en Listo para terminar de crear el plan de acción.
     Nota:
    Al hacer clic en Listo, el plan de acción cambia al modo "Ver", donde se puede aprobar y ejecutar.
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