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Procore

Crear una modificación del presupuesto

Objetivo

Transferir dinero con un presupuesto bloqueado de una partida de presupuesto a otra, creando una Orden de cambio de contrato primario (OCCP)

Antecedentes

La función de modificación de presupuesto está diseñada para proporcionar a los gerentes de proyecto la capacidad de ajustar con precisión el presupuesto actual de un proyecto. Con esta función, puede crear modificaciones que transfieran fondos asignados entre partidas del presupuesto, lo que le brinda la flexibilidad de ajustar con precisión el presupuesto a medida que cambian los montos de asignación en el transcurso de un proyecto de construcción. Por ejemplo, es posible que desee transferir dinero de una partida de contingencia en su presupuesto para cubrir un costo inesperado de otra partida del presupuesto. 

 Notas

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear modificaciones presupuestarias, permisos de nivel 'Estándar' o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
    • Para configurar la herramienta Presupuesto, los permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Presupuesto del proyecto.
  • Información Adicional:
  • Limitaciones:
    • De forma predeterminada, la herramienta Presupuesto admite modificaciones que transfieren montos de una (1) línea presupuestaria a otra, lo que da como resultado una transacción de "cero neto" y actualiza los montos del Presupuesto original y Modificación del presupuesto.
      Nota: Si desea que el presupuesto de su proyecto realice sumas/restas para aumentar/disminuir sus totales, un usuario con permiso de 'Administrador' en la herramienta Presupuesto puede hacer clic en Configurar ajustes. icono y, a continuación, colocar una marca en la casilla 'Permitir Presupuesto Modificaciones que modifican Total'.
    • Es posible que las modificaciones presupuestarias no sean visibles para su cliente.
    • Si agregó una partida presupuestaria por $ 0 después de bloquear el presupuesto, no se le permitirá eliminar esa partida presupuestaria en caso de que esté asociada con una modificación presupuestaria.
    • Si está utilizando la función de cálculo de costos de mano de obra, no puede revisar las unidades presupuestadas creando una modificación de presupuesto. Consulte Agregar una vista de presupuesto para el cálculo de costos de mano de obra en tiempo real.
  • Para compañías que utilizan integraciones de ERP:

Prerrequisitos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Presupuesto del proyecto.  
  2. Determina dónde vas a realizar las modificaciones presupuestarias. Asegúrese de anotar los códigos de costo específicos y las categorías de los artículos de línea afectados. Por ejemplo, 02-900; M.
     Nota:
    Si su compañía está utilizando la herramienta Integraciones de ERP, los valores en la columna "Categoría" corresponden a los tipos de costos en su sistema de ERP integrado. Consulte Asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costos.

    original-budget-budget-mod.png
  3. Haga clic en Crear modificaciones de presupuesto.
     Notas

    Este botón solo está visible y disponible cuando:

    • El presupuesto está bloqueado. Consulte Bloquear un presupuesto.
    • Tiene permisos de nivel 'Estándar' o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
  4. Ingrese detalles sobre los fondos que se transfieren:
    1. De. Seleccione la partida presupuestaria de la que desea retirar fondos.
    2. Para. Seleccione la partida del presupuesto a la que desea agregar fondos. 
    3. Importe de la transferencia. Ingrese el monto total de la transferencia de fondos.
    4. Nota. Ingrese una explicación breve y descriptiva sobre la transferencia de fondos. No hay límite en la cantidad de caracteres que puede ingresar en una nota.
      En el siguiente ejemplo, se transfieren $2000,00 del código de costo del Gerente de Proyecto y se agrega al código de costo del Superintendente.
       Notas
      • Para realizar sumas/restas automáticamente o para aumentar/disminuir automáticamente los totales del presupuesto, un usuario con permiso de 'Administrador' en la herramienta Presupuesto puede hacer clic en Configurar ajustes y luego coloque una marca de verificación en la casilla "Permitir modificaciones presupuestarias que modifiquen el total general".
      • Para crear varias modificaciones del presupuesto, haga clic en Agregar partida e ingrese las divisiones y el monto del código de costo. Puede crear hasta siete (7) modificaciones del presupuesto a la vez. 

      create-multiple-budget-modifications.png
  5. Haga clic en Crear.
  6. Los cambios se destacan en la columna "Modificaciones del presupuesto". Los subtotales relacionados también reflejarán los cambios en consecuencia. Los montos restados se incluyen entre paréntesis. (por ejemplo, ($2.000,00)) Los resultados del Ejemplo 1 se muestran a continuación.

    budget-mods.png
     
  7. Recuerde, puede ver el Informe de modificaciones presupuestarias para ver un registro detallado de todos los cambios, incluido el nombre de la persona que realizó el cambio, así como una marca de tiempo. Se puede encontrar un enlace al informe en el panel derecho de la herramienta Presupuesto.

    budget-mods-report.png

Siguiente paso

Si su compañía ha habilitado la herramienta de Integración de ERP:

 

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