Crear una modificación de presupuesto

Fondo

La función de modificación de presupuesto está diseñada para proporcionar a los gerentes de proyecto la capacidad de ajustar con precisión el presupuesto actual de un proyecto. Con esta función, puede crear modificaciones que transfieran los fondos asignados entre las partidas del presupuesto, lo que le brinda la flexibilidad de ajustar con precisión el presupuesto a medida que cambian los montos de asignación en el transcurso de un proyecto de construcción. Por ejemplo, es posible que desee transferir dinero de una partida de contingencia en su presupuesto para cubrir un costo inesperado de otra partida del presupuesto.

Aspectos a tener en cuenta

• Permisos de usuario requeridos:

  • Para crear modificación de presupuesto, permiso de nivel 'Estándar' o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.

  • Para configurar la herramienta Presupuesto, los permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Presupuesto del proyecto.

• Información adicional:

  • Los ítems con un "?" no permitirán que un usuario cree una modificación de presupuesto en/desde el ítem. Consulte Agregar una partida del presupuesto parcial.

  • Para ver un registro detallado de todas las modificaciones de presupuesto, consulte Reportes de modificación de presupuesto.
    Nota: La herramienta "Reportes debe ser una herramienta activa en el proyecto. Consulte Agregar y quitar herramientas de proyecto.

  • Una vez que se ha creado una modificación de presupuesto, no se puede editar ni eliminar.

• Limitaciones:

  • De forma predeterminado, la herramienta Presupuesto brinda soporte a modificaciones que transfieren montos de una (1) línea de presupuesto a otra, lo que da como resultado una transacción de "cero neto" y actualizar los montos del Presupuesto original y la modificación de presupuesto.
    Nota: Si desea que el presupuesto de su proyecto realice sumas/restas para aumentar/disminuir sus totales, un usuario con permiso de 'Administrador' en la herramienta Presupuesto puede hacer clic en el icono Configurar ajustes y luego colocar una marca de verificación en el cuadro "Permitir modificaciones de presupuesto que modifiquen el total general".

  • Es posible que su cliente no vea las modificaciones presupuestarias.

  • Si agregó una partida del presupuesto por $ 0 después de bloquear el presupuesto, no se le permitirá eliminar esa partida del presupuesto en caso de que esté asociada con una modificación de presupuesto.

  • Si está utilizando la función de costo de la mano de obra, no puede revisar las unidades presupuestadas creando una modificación de presupuesto. Consulte Seguimiento de recursos y finanzas del proyecto: Guía de configuración.

• Para compañías que utilizan integraciones de ERP:

  • Consulte ¿Puedo exportar las modificaciones de presupuesto de Procore a un sistema ERP integrado?

Requisitos previos

• Cerrar un presupuesto

Pasos

1. Navegue hasta la herramienta Presupuesto del proyecto.

2. Determina dónde vas a hacer las modificaciones de presupuesto. Asegúrese de tener en cuenta los códigos de costo específicos y las categorías de los ítems afectados. Por ejemplo, 02-900; M.

    Nota

   Si su compañía está utilizando la herramienta Integraciones de planificación de recursos empresariales, los valores en la columna "Categoría" corresponden a los tipos de costo en su sistema ERPintegrado. Consulte Asignar tipos de costo predeterminados a códigos de costo.
   
   

3. Haga clic en Crear modificaciones de presupuesto.

    Notas

   Este botón solo está visible y disponible cuando:

   • El presupuesto está bloqueado. Consulte Bloquear un presupuesto.
   • Tiene permisos de nivel 'Estándar' o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.

4. Ingrese los detalles sobre los fondos que se transfieren:

   • De. Seleccione la partida del presupuesto de la que desea retirar fondos.

   • Para. Seleccione la partida del presupuesto a la que desea agregar fondos.

   • Importe de la transferencia. Ingrese el monto total de la transferencia de fondos.

   • Nota. Ingrese una explicación breve y descriptiva sobre la transferencia de fondos. No hay límite en la cantidad de caracteres que puede ingresar en una nota.
     En el siguiente ejemplo, se transfieren $2000,00 desde la código de costo Gerente de Proyecto y se agrega al Superintendente código de costo.

      Notas

     • Para realizar sumas/restas automáticamente o para aumentar/disminuir automáticamente los totales de presupuesto, un usuario con el permiso 'Administrador' en la herramienta Presupuesto puede hacer clic en el icono Configurar ajustes y luego colocar una marca de verificación en la casilla 'Permitir modificaciones de presupuesto que modifiquen el total general'.
     • Para crear varias modificación de presupuesto, haga clic en Agregar Ítem de línea e ingrese las divisiones y el monto del código de costo. Puede crear hasta siete (7) modificación de presupuesto a la vez.
     
     

5. Haga clic en Crear.

6. Los cambios se destacan en la columna "Modificaciones de presupuesto". Los subtotales relacionados también reflejarán los cambios en consecuencia. Los montos restados se incluyen entre paréntesis. (p. ej. ($2,000.00)) Los resultados del Ejemplo 1 se muestran a continuación.
   
   

7. Recuerde, puede ver el reporte de modificaciones de presupuesto para ver un registro detallado de todos los cambios, incluido el nombre de la persona que realizó el cambio, así como una marca de tiempo. Puede encontrar un enlace al reporte en el panel derecho de la herramienta Presupuesto.