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Procore

Crear una orden de cambio potencial para un contrato de cliente a partir de un evento extraordinario

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Objetivo

Crear una orden de cambio potencial para un contrato de cliente a partir de un evento extraordinario.

Fondo

Si su compañía ha habilitado la herramienta Eventos extraordinarios y configuró su proyecto para usar una estructura de orden de cambio de dos (2) niveles, el proceso de evento extraordinario requiere que cree una orden de cambio potencial. Luego, creará la orden de cambio del contrato del cliente desde la herramienta Contratos de cliente. Para obtener más detalles sobre los niveles, consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de orden de cambio nivel en Finanzas del proyecto? Nota: Procore recomienda que cree una orden de cambio potencial solo para los ítems de eventos extraordinarios que están fuera de alcance y se deben enviar al cliente/propietario para su aprobación.

Cuando crea una orden de cambio potencial, las partidas (SOV) se completarán con los valores de monto estimado de los ingresos. Si tiene la funcionalidad de monto estimado de los ingresos oculta, el valor dependerá del alcance del evento extraordinario. Para eventos extraordinarios de alcance o Por determinar, el OCP se completará con $0. Para eventos extraordinarios fuera de alcance, la OCP se completará desde la cotización si el estatus de esa cotización es Pendiente de aprobación final. Si no hay una cotización con ese estatus, se completará desde el monto estimado de costo. Para obtener más información sobre los estatus de cotización, consulte ¿Cuáles son los diferentes estatus de cotización y cómo afectan los montos de los costos y orden de cambio?.

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. En la tabla, marque las casillas de verificación de una (1) o más partidas de eventos extraordinarios para incluir en la nueva orden de cambio potencial.
     Nota
    Procore crea las partidas (SOV) de la orden de cambio potencial utilizando las partidas de eventos extraordinarios seleccionados.
  3. Haga clic en el menú Acciones masivas y elija la opción Crear OCP del cliente .Luego elija la opción de contrato adecuada en el menú secundaria.
  4. En la página "Nueva orden de cambio potencial", complete el siguiente ingreso de datos:

    • #
      Acepte el número predeterminado, ingrese un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado para esta orden de cambio y futuros.

       Notas
      • Procore asigna automáticamente al ítem un nuevo número en orden secuencial. Por ejemplo; 001, 002, 003, y así sucesivamente.
      • Para usar un esquema de numeración personalizado, ingrese cualquier conjunto de caracteres alfanuméricos.Procore asigna automáticamente nuevos números en orden secuencial utilizando su esquema personalizado.

    • Fecha de creación. Muestra la fecha en que se creó la orden de cambio.

    • Revisión
      Si revisa una orden de cambio más tarde, puede ingresar el número de revisión aquí.

    • Compañía contratista
      Muestra el nombre de la compañía contratista seleccionada en el contrato.

    • Contrato
      Incluye automáticamente un enlace al contrato asociado con este orden de cambio.

    • Título
      Ingrese un nombre descriptivo aquí.

    • Estado
      Seleccione el estatus actual de la orden de cambio. Procore coloca automáticamente la orden de cambio en el estatus "Borrador". Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para las órdenes de cambio en Procore?

    • orden de cambio del contrato del cliente
      Elija uno (1) de estos botones de opción:

      • Ninguno.Puede actualizar esta selección en un momento posterior.
      • Agregar a existente.Elija esta opción para vincular la nueva orden de cambio potencial a una orden de cambio existente.
      • Crear nuevo.Elija esta opción para vincular la nueva orden de cambio potencial a una nueva orden de cambio.

    • Razón del Cambio.Este campo completa automáticamente la razón del cambio del evento extraordinario seleccionado Sin embargo, puede actualizar el motivo de la orden de cambio potencial según sea necesario seleccionando uno de la lista. Las selecciones incluyen Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente, Pago atrasado o cualquier opción personalizada agregada a Procore por el Administrador de Procore de su compañía.

    • Privado
      Marque esta casilla de verificación si desea que el ítem sea privado. Esto significa que solo es visible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en el contrato (o fondos).

    • Descripción
      Ingrese una descripción más detallada de la orden de cambio.

    • Ejecutado
      Marque esta casilla de verificación después de que la orden de cambio se ejecute por completo.

    • Fecha de recepción de orden de cambio firmada
      Este campo está en blanco en una nueva orden de cambio. Una vez recibida la orden de cambio firmada, seleccione la fecha en el control de calendario.

    • Solicitud recibida de
      Seleccione el usuario del proyecto apropiado de la lista desplegable.

    • Ubicación. Seleccione una ubicación de varios niveles de esta lista. Si su Administrador del proyecto ha habilitado la funcionalidad de ubicación de varios niveles en el proyecto, es posible que también pueda crear una nueva ubicación para agregar la lista maestra de ubicaciones del proyecto. Para más información, consulte ¿Cómo agrego una ubicación de varios niveles a un ítem?

    • Impacto en el programa
      Si se espera que este orden de cambio impacte en el programa del proyecto de construcción, ingrese el número estimado de días adicionales que se agregarían al programa.

    • Cambio de campo
      Marque esta verificación en la casilla de verificación si la orden de cambio potencial es resultado de un cambio de campo.

    • Referencia
      Agregue cualquier detalle sobre la orden de cambio potencial en este campo.

    • Pagado completo
      Marque esta casilla de verificación si ha recibido el pago de este cambio.

    • Accesorios
      Agregue cualquier documento o imagen relevante como archivo adjunto. Puede adjuntar varios archivos mediante estos métodos:

      • Haga clic en Adjuntar archivos y seleccione los archivos para agregar desde su computadora u otra herramienta de Procore.
        O
      • Utilice una operación de arrastrar y soltar en su computadora para agregar los archivos adjuntos a Procore.
       Nota
      Si la función Solicitud de cotización (RFQ) está activada, puede configurar la herramienta Eventos extraordinarios para incluir cualquier archivo adjunto agregado a la respuesta de un revisor. Para obtener instrucciones, consulte Configurar ajustes: Eventos extraordinarios.
  5. Haga clic en Crear.
     Notas
    • La lista desplegable Partida asociada solo aparece si la cuenta Procore de su compañía está integrada con un sistema de ERP integrado y la herramienta Contratos primarios está activa en el proyecto.
    • Al agregar partidas al cronograma valorado de la orden de cambio, debe seleccionar una partida asociada para cada partida nueva.Puede designar una (1) partida asociada o usar la misma partida asociada para varias partidas.