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Procore

Configurar ajustes: eventos extraordinarios

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Objetivo

Para configurar opciones avanzadas para la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.

Fondo

Si se le han otorgado los permisos adecuados, puede configurar una variedad de configuraciones avanzadas para la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

Pasos

Siga estos pasos en estas tareas para configurar los ajustes de la herramienta Eventos extraordinarios:

Configurar el último costo o la última creación de orden de cambio de precio

Para configurar esta opción, habilite la herramienta Órdenes de cambio. Consulte Habilitar la herramienta Órdenes de cambio.

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
  3. En Órdenes de cambio, elija una opción para definir cómo Procore crea Órdenes de cambio de compromiso:
    • Para realizar un seguimiento coherente del costo de la partida, marque la casilla de verificación Crear siempre órdenes de cambio del contrato utilizando los últimos conceptos. Esto garantiza que las nuevas órdenes de cambio del contrato realicen un seguimiento de los últimos costos en la partida, incluso si existen órdenes de cambio potenciales. 
      O
    • Para realizar un seguimiento constante de los ingresos de las partidas, deje esta casilla en blanco. Esto garantiza que el último precio de la partida y la posible orden de cambio se pasen a la orden de cambio de compromiso.  

Habilitar y deshabilitar la visualización de columnas

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
  3. Elija entre estas opciones para mostrar u ocultar columnas en la herramienta Eventos extraordinarios.
    Nota: El sistema enciende todas las columnas, de forma predeterminada. Puede deshabilitar estas columnas eliminando la marca de verificación. Para obtener una lista completa de estas configuraciones, consulte ¿Cómo funciona la configuración de visualización de columnas de la herramienta Evento extraordinario?
    • Mostrar ROM de ingresos, último precio, último costo y columnas de más/menos
      Esta casilla de verificación ACTIVA y DESACTIVA las columnas de ROM de ingresos. La configuración predeterminada en los nuevos proyectos de Procore es ACTIVA.
      • Para habilitar las columnas, coloque una marca de verificación en esta casilla de verificación. 
      • Para deshabilitar las columnas, quite la marca de verificación de esta casilla.
         Importante
        • Si elige deshabilitar estas columnas de la herramienta Eventos extraordinarios, la columna 'monto estimado de los ingresos' continúa estando disponible en las órdenes de cambio de contrato primario. Para obtener más información sobre las columnas Monto estimado de los ingresos, consulte Agregar líneas de sobreprecio con monto estimado de los ingresos a Eventos extraordinarios.
        • Si crea un evento extraordinario (consulte Crear un evento extraordinario) y seleccione "TBD" o "Dentro del alcance" de la lista desplegable Alcance del evento extraordinario, el campo "Monto estimado de los ingresos" en la orden de cambio de contrato primario muestra $0.Si elige "Fuera de alcance", el campo muestra el último costo.
    • Mostrar unidad de medida, cantidad de ingresos, costo unitario de ingresos, cantidad de unidad de estimación y columnas de costo unitario de monto estimado
      Esta casilla de verificación enciende y desactiva las columnas basadas en unidades en la página de visualización de un evento extraordinario. La configuración predeterminada para esta casilla de verificación está DESACTIVADA.
      • Para habilitar las columnas, coloque una marca de verificación en esta casilla.
      • Para deshabilitar las columnas, quite la marca de verificación de esta casilla.
         Notas
        • La eliminación de la configuración NO deshabilita las columnas al crear un evento extraordinario. Solo están ocultos al ver un evento extraordinario.
        • Si su compañía va a crear eventos extraordinarios desde la herramienta Fichas de T&M, se recomienda que habilite esta configuración. Si no lo hace, la información resumida de la partida de una ficha de tiempo y materiales no será visible en un evento extraordinario. Consulte Crear un evento extraordinario a partir de una ficha de tiempo y materiales.
  4. Haga clic en Guardar .

Mantener códigos de presupuesto en todas las partidas sincronizados

Las partidas de eventos extraordinarios asociadas con órdenes de cambio ahora se podrán editar siempre que la orden de cambio también esté en estado editable. ¿Cómo se actualizan las partidas y los códigos de presupuesto en todos los objetos extraordinarios?

Cuando los usuarios actualicen los códigos de presupuesto, se sincronizarán con objetos de cambio enlazados si esos objetos también están en estatus editable.

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
  3. Marque la casilla junto a Mantener códigos de presupuesto en todas las partidas sincronizadas.
  4. Haga clic en Guardar.

Nota: Esta configuración NO es retroactiva. Los códigos de presupuesto que no coincidan entre objetos antes de habilitar esta configuración no se sincronizarán automáticamente al activarse. Solo se cambiaron los códigos de presupuesto después de habilitar esta configuración se sincronizarán entre objetos.

Permitir el llenado automático de partidas de código de presupuesto, proveedor y contratos

Esta configuración ofrece a los usuarios la opción de desactivar la lógica de automatización de relleno previo de partidas de eventos extraordinarios (CELI). Esto brinda a los administradores más control sobre el ingreso de datos al evitar el llenado automático de campos como Código de presupuesto, Proveedor y Contratos.

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
  3. Desplácese hasta la sección Partidas . 
  4. Marque la casilla junto a Permitir el llenado automático de partidas de código de presupuesto, proveedor y contratos para activar o desactivar la configuración.
  5. Haga clic en Guardar .

Establecer la configuración de archivos adjuntos

 Recomendación

Estas configuraciones pueden estar activadas y desactivadas en su proyecto por un usuario con permiso de "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios. Cuando los ajustes de configuración están habilitados, el sistema adjunta automáticamente cualquier documentación de la última respuesta a las últimas solicitudes de cotización a las nuevas órdenes de cambio potenciales del contrato y las nuevas órdenes de cambio del contrato al utilizar el menú Acciones masivas para crear órdenes de cambio.

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
  3. Elija entre estas opciones para incluir archivos adjuntos de Cotización en nuevas órdenes de cambio:
  4. Haga clic en Guardar.

Configurar los ajustes de monto estimado del presupuesto

Puede definir la lógica comercial que los usuarios de Procore completarán automáticamente el valor de "Estimación aproximada" de un cambio de presupuesto. Si la vista de presupuesto asignada a un proyecto incluye la columna "Monto estimado del presupuesto", el valor se completa automáticamente en el presupuesto de ese proyecto cuando los usuarios crean y editan cambios de presupuesto. Consulte Crear cambios de presupuesto).

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
  3. Desplácese hasta la sección Monto estimado de presupuesto .
  4. Elija Último costo, Último precio o Ninguno de las siguientes listas desplegables para definir cómo la función de cambio de presupuesto maneja la configuración de "Alcance" para un evento extraordinario en el presupuesto de su proyecto:
    change-events-budget-rom-settings.png 
    • Monto estimado del presupuesto para dentro del alcance. Esta lista desplegable aplica su configuración seleccionada a los cambios que están marcados como "Dentro del alcance".
    • Monto estimado del presupuesto para fuera de alcance. Esta lista desplegable aplica su configuración seleccionada a los cambios que están marcados como "Fuera de alcance".
    • Monto estimado del presupuesto para alcance por determinar.  Esta lista desplegable aplica su configuración seleccionada a los cambios que están marcados como "TBD" (por determinar). 
  5. Haga clic en Guardar.

Evitar cambios de presupuesto y órdenes de cambio primarias en la misma partida de evento extraordinario

Esta configuración solo estará disponible cuando su compañía cuenta tenga cambios de presupuesto activados.

Active esta configuración para evitar que las partidas de eventos extraordinarios tengan tanto un impacto en los ingresos como un impacto en el presupuesto. Cuando esta configuración está activada, una partida de evento extraordinario no puede tener una orden de cambio de presupuesto y una orden de cambio de contrato primario asociada al mismo tiempo.

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
  3. Desplácese hasta la sección Cambios de presupuesto. 
  4. Marque la casilla junto a Evitar cambios presupuestarios y órdenes de cambio potenciales en la misma partida de evento extraordinario.
  5. Haga clic en Guardar .

Agregar anotación estimada a todos los eventos extraordinarios de un proyecto 

  1. Navigate to the project's Change Events tool.
  2. Click Configure Settings icons-settings-gear.png.
  3. Click Copy to Existing Change Events to copy the markup settings from the default Prime Contract (This is the first Prime Contract on your project when sorted by number then title).
  4. Click Confirm.
     NoteS 

Edit Financial Markup (Vertical) Estimate on a Change Event

Note: A Prime Contract for Markup Estimates must be selected on a change event before markup can be edited on individual line items. See Add Estimated Markup to a Single Change Event.

  1. Navigate to the project's Change Events tool. 
  2. Locate the change event with the financial markup (vertical) to be edited and click its number to view the change event. 
  3. Click the value being edited in the markup section of the change event.
    2023-06-01_14-46-17.png
  4. Click Manual markup and enter a new markup amount.
    2023-06-01_14-52-55.png
  5. Changes are saved automatically once you click outside of the experience. 
 Important notes!
  • If you manually enter a markup value, it will no longer stay updated with the prime contract's markup settings.

    • To reapply the contracted financial markup to the change event line items, the user must remove the current financial markup from the change event then complete the steps list here: Add Estimated Markup to a Single Change Event.

Creation of Prime Contract Change Orders from Change Events with Edited Markup
  • When users create a Prime Contract Change Order from a change event with the edited financial markup, the Prime Contract Change Order will inherit the edited financial markup percentages entered on the change event.
  • Only vertical markup can be edited on a change event
  • There are some scenarios where edited financial markup in change events will not be able to pass to the Prime Contract Change Order due to complexity and the possibility of conflicting markup rules and logic. 
  • In the following scenarios, the user will have to edit the change order markup in the Prime Contract Change Order Schedule of Values.
    Note: Edited markups will remain in the change event, but the new Prime Contract Change Order will use the selected prime contract markup rules
    • When multiple change events are used to create a change order.
    • When adding change event line items to an existing Prime Contract Change Order with markup logic already applied
    • Creating a new Prime Contract Change Order from a change event where the selected prime contract conflicts with the change events 'Prime Contract for Markup Estimates' field

 

Establecer permisos de usuario 

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
  3. Establezca el nivel de permiso de acceso para los usuarios de la herramienta haciendo clic en el icono de la columna deseada para que aparezca una marca de verificación VERDE.

    Los iconos codificados color en el área de permisos de usuario indican el nivel de permiso de acceso del usuario a la herramienta. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los niveles de permisos predeterminados en Procore?
     

    Icono Color Columna de encabezado 3
    green-check.png VERDE Al usuario se le ha otorgado este nivel de permiso de acceso a la herramienta.
    red-x.png ROJO Al usuario NO se le ha otorgado este nivel de permiso de acceso a la herramienta.
    grey-x.png GRIS El usuario es (1) un administrador de Procore o (2) se le ha otorgado permiso de acceso a las herramientas de Procore en este proyecto mediante una plantilla de permisos (consulte ¿Qué es una plantilla de permisos?). Para cambiar el nivel de permiso de acceso del usuario, siga los pasos en Administrar plantillas de permisos del proyecto.

     

Ver también