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Procore

Crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario

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Fondo

Si la herramienta Eventos extraordinarios está habilitada en su proyecto, la configuración de nivel orden de cambio de su proyecto (consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?) determina la cantidad de pasos que conducen a la creación de una orden de cambio de contrato primario:

  • Si la configuración de orden de cambio de 1 nivel está habilitada, siga los pasos a continuación para crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario.
  • Si la configuración de orden de cambio de 2 niveles está habilitada, complete el primer paso en el proceso de administración de cambios, Cree una orden de cambio potencial primaria a partir de un evento extraordinario, antes de crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario.
  • Si la configuración de orden de cambio de 3 niveles está habilitada, complete los dos primeros pasos en el proceso de administración de cambios, Cree una orden de cambio potencial primaria a partir de un evento extraordinario y Cree una solicitud de orden de cambio, antes de crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario.
Consejos

¿Está invitando a los subcontratistas a presentar ofertas para bienes y servicios mediante cotizaciones formales?

Si su equipo del proyecto ha optado por utilizar el proceso de solicitud de cotización (RFQ) (consulte Crear cotizaciones a partir de un evento extraordinario), no tiene que esperar hasta que se complete la cotización para crear sus órdenes de cambio de contrato primario. Sin embargo, después de invitar a subcontratistas y proveedores a responder a las cotizaciones y su estatus se establece en "Aprobación final pendiente", Procore no actualiza automáticamente las partidas (SOV) de la orden de cambio con los montos adecuados de la cotización.

Para obtener más información sobre cómo el proceso de cotización afecta a las órdenes de cambio, consulte ¿Cuáles son los diferentes estatus de cotización y cómo afectan los costos y orden de cambio montos?

¿Está usando la función de Monto estimado de los Ingresos?

Si su equipo del proyecto ha optado por utilizar la función de monto estimado de los ingresos, las SOV en sus órdenes de cambio de contrato primario también se actualizan automáticamente. Si ha oculto la función de monto estimado de los ingresos, las actualizaciones automáticas dependen del alcance del evento extraordinario:

  • Cuando los eventos extraordinarios son "Dentro del alcance" o "TBD", las SOV en la orden de cambio de contrato primario se actualizan automáticamente con un valor de $0.
  • Cuando los eventos extraordinarios son "Fuera de alcance", las SOV en la orden de cambio de contrato primario se actualizan automáticamente utilizando los datos de la cotización cuando el estatus de la cotización se establece en "Aprobación final pendiente".
  • Cuando los eventos extraordinarios no están en uno de los estatus anteriores, las SOV se actualizan automáticamente mediante el monto estimado de costo.

Aspectos a tener en cuenta

SOLO PARA USO INTERNO

Es importante tener en cuenta la casilla de verificación "Permitir que los usuarios de nivel estándar creen OCCP" en la página "Configurar opciones" de la herramienta Contratos primarios. Esta casilla de verificación está habilitada por una configuración de Superusuario en la página "Configuración general" de la herramienta Administrador de la compañía denominada "Habilitar configuración para permitir que los estándares creen COR, PCCO y CCO".

Debido a que esta configuración proporciona a los usuarios con permisos de nivel "Estándar" la capacidad de aprobar sus propias órdenes de cambio (por ejemplo, cuando el flujo de trabajo está habilitado) tanto en Contratos primarios como en la herramienta Contratos, es una configuración poco común de implementar para los clientes de Procore. De forma predeterminada, esta configuración de Superusuario está desactivada en todas las cuentas nuevas de la compañía Procore.

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
      Notas
      Para que los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos primarios del proyecto realicen esta tarea, lo siguiente también debe cumplirse:
      • El usuario debe agregarse a la lista desplegable "Privado" del contrato primario. Consulte Crear contratos primarios.
      • Si el proyecto está configurado para usar la configuración de orden de cambio de dos (2) o tres (3) niveles (consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de orden de cambio nivel en Finanzas del proyecto?), la configuración de casilla de verificación "Permitir que los usuarios estándar creen OCP" deben estar habilitadas. Consulte Configurar ajustes: Contrato primario.
      • Si el proyecto está configurado para usar la configuración de orden de cambio de un (1) nivel, un usuario debe tener permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto para crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario.
  • Configuración requerida:
  • Información adicional:
    • Después de crear un evento extraordinario, también puede crear una solicitud de cotización para enviarla a los subcontratista afectados. Consulte Crear cotización.
  • Si su compañía ha habilitado la herramienta Integraciones de ERP, tenga en cuenta estos ítems:
    • Escritorio de QuickBooks®:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario no son compatibles.
    • Contratista® de Sage 100:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario no son compatibles.
    • Sage 300 CRE:®
      • Título. El título de la orden de cambio debe tener 30 caracteres o menos.
      • Número (#). El número de la orden de cambio debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estatus. El contrato primario debe estar en estatus Aprobado .
      • Partida asociada. Para cada partida que agregue al SOV de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio. Nota: La lista de partidas asociadas solo está visible y disponible cuando la herramienta Integraciones de ERP se ha configurado para funcionar con Sage 300 CRE® y su especialista en implementación de integración ha activado la capacidad de exportar órdenes de cambio de contrato primario en Procore.
    • Integración de Procore:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario no son compatibles.
    • Vista:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario no son compatibles.

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Seleccione una o más partidas de eventos extraordinarios para incluir en la nueva orden de cambio.
    Nota
    Procore utiliza las SOV seleccionadas para completar las partidas de la orden de cambio.
  3. En el menú desplegable Acciones masivas :
    • Para una (1) orden de cambio de nivel, elija Crear OC del contrato primario.
      O
    • Para órdenes de cambio de dos (2) o tres (3) niveles, elija Crear OCP del contrato primario.
  4. Complete lo siguiente:

    • Sign with DocuSign®
      If you have enabled the Procore + DocuSign® integration (see Enable or Disable the DocuSign® Integration on a Procore Project), a checkmark appears in this box by default. If you do NOT want to collect signatures with DocuSign®, remove the mark.

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Potential Change Orders
      If the tool is configured for two (2)-tier change orders, select any potential change orders related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Haga clic en Crear. Procore crea la orden de cambio.

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.