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Procore

Crear una OCCP a partir de un evento de cambio

Objetivo

Crear una Orden de cambio de contrato primario (OCCP) a partir un evento extraordinario.

Antecedentes

Si la herramienta Eventos de cambio está habilitada en su proyecto, la configuración del nivel de orden de cambio de su proyecto (consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de orden de cambio?) Determina la cantidad de pasos que conducen a la creación de una OCCP:

 Recomendaciones

¿Está invitando a subcontratistas a presentar ofertas por bienes y servicios utilizando RFQ formales?

Si su equipo de proyecto ha optado por utilizar el proceso de Solicitud de cotización (RFQ) de Procore (consulte Crear RFQ a partir de un evento de cambio), NO tiene que esperar hasta que se complete el proceso de RFQ para crear sus OCCP. Sin embargo, después de que los subcontratistas y proveedores invitados respondan a las RFQ y su estado se establezca en 'Aprobación final pendiente', Procore actualiza automáticamente la Partida (SOV) de la OCCP con las cantidades adecuadas de la RFQ.

Para obtener más información sobre cómo el proceso de cotización afecta a los OCCP, consulte ¿Cuáles son los diferentes estatus de cotización y cómo afectan el costo y los montos de las órdenes de cambio?

¿Está utilizando la función de ROM de ingresos?

Si su equipo de proyecto ha optado por utilizar la función de ROM de ingresos (consulte Crear un evento de cambio con ROM de ingresos), la partida en sus OCCP también se actualiza automáticamente. Si ha ocultado la función de ROM de ingresos, las actualizaciones automáticas dependen del alcance del evento de cambio:

  • Cuando los eventos extraordinarios son "Dentro del alcance" o "TBD", las Partidas en la OCCP se actualizan automáticamente con un valor de $0. 
  • Cuando los eventos extraordinario están "Fuera de alcance", las Partidas en la OCCP se actualizan automáticamente con los datos de la Cotización cuando el estatus de la Cotización se establece como "Pendiente de aprobación final". 
  • Cuando los eventos extraordinario no están en uno de los estatus anteriores, las Partidas se actualizan automáticamente con la Estimación de costo. 

 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel 'Estándar' o 'Administrador' en la herramienta Contrato primario de los proyectos.
      Y
    • Permisos de nivel 'Estándar' o 'Administrador' en la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
      Nota: Si su proyecto utiliza la configuración de orden de cambio de 2 o 3 niveles y tiene el permiso 'Estándar' en la herramienta de Contratos primarios, también deberá habilitar la configuración 'Permitir que los usuarios estándar creen OCP'. Consulte Configurar ajustes: Contrato primari.
  • Ajuste de configuración requerido:
  • Información adicional:
    • Después de crear un evento de cambio, también puede crear una solicitud de presupuesto para enviar a los subcontratistas afectados. Consulte Crear RFQ.'
  • Si su compañía ha habilitado la herramienta Integraciones de ERP, tenga en cuenta estos ítems:
    • QuickBooks®
      • Las exportaciones de OCCP NO se admiten.
    • Sage 100 Contractor®
      • Las exportaciones de OCCP NO son compatibles.
    • Sage 300 CRE®
      • Titulo El título del OCCP debe tener 30 caracteres o menos. 
      • Número (N°). El número de OCCP debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estatus. El contrato primario debe estar en estatus Aprobado.
      • Línea de pedido asociada. Para cada artículo de línea que agregue a la Partida (SOV) de la orden de cambio, puede designar un (1) artículo de línea asociado para cada artículo de línea de orden de cambio o el mismo artículo de línea asociado para todos los artículos de línea de orden de cambio. Nota: La lista de elementos de línea asociados solo está visible y disponible cuando la herramienta de integración ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y la capacidad de exportación de órdenes de cambio de contrato primario ha sido activada en Procore por su especialista en implementación de integración.
    • Integration by Procore:
      • Las exportaciones de OCCP NO se admiten.
    • Viewpoint® Vista™:
      • Se admiten las exportaciones de OCCP.

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Seleccione una o más partidas de eventos extraordinarios que desee incluir en la OCCP.
    Nota: Puede seleccionar partidas en varios eventos extraordinarios.
  3. Desde el menú desplegable Acciones masivas, haga clic en Crear una OCP del contrato primario.
    Nota: Las Partidas se crearán a partir de las partidas de evento extraordinario.
  4. Rellene la siguiente información:
    • . Este campo se rellena automáticamente según al número de órdenes de cambio de contrato primario que ya ha creado. Por defecto, el número se incrementará automáticamente en uno. Sin embargo, puede ingresar manualmente un número diferente, si lo desea. (Nota: Si ingresa manualmente un número, la siguiente OCP que se crea se incrementará automáticamente en uno, basada en este valor especificado).
    • Revisión. Si se trata de una revisión, puede ingresar el número de la revisión.
    • Título. El sistema asigna automáticamente a la orden de cambio el mismo nombre que el evento extraordinario asociado. Puede cambiar el título como desee.
    • Estatus. Por defecto, el estatus se establece automáticamente en "Borrador". Puede cambiarlo a cualquiera de los estatus siguientes:
      • Aprobado. Indica que la OCCP ha sido aprobada y que sus costos se reflejan como "OC aprobadas" en el presupuesto del proyecto.
      • Borrador. Indicó que se ha creado la orden de cambio, pero actualmente se encuentra en estado 'Borrador'.
      • Pendiente, en revisión. Indica que la OCCP está siendo revisada por el aprobador y sus costos se reflejan actualmente como "Cambios Pendientes" en el presupuesto del proyecto.
      • Pendiente - Sin precio. Indica que la OCCP está pendiente de aprobación, las RFQ no se han enviado a los contratistas/subcontratistas para la fijación de precios y sus costos se reflejan actualmente como 'Cambios pendientes' en el presupuesto del proyecto.
      • Pendiente, no proceder.  Indica que la OCCP está pendiente de aprobación, el trabajo asociado a la orden de cambio se ha detenido y sus costos se reflejan actualmente como "Cambios Pendientes" en el presupuesto del proyecto.
      • Pendiente - Precios. Indica que la OCCP está pendiente de aprobación, las RFQ asociadas se han enviado a los contratistas/subcontratistas para su fijación de precios y sus costos se reflejan actualmente como 'Cambios pendientes' en el presupuesto del proyecto.
      • Pendiente, en proceso. Indica que la OCCP está pendiente de aprobación, que el trabajo asociado a él está en proceso y sus costos están actualmente reflejados como "Cambios Pendientes" en el presupuesto del proyecto.
      • Pendiente, revisado. Indica que la OCCP está pendiente de aprobación, que fue revisada desde que se presentó inicialmente para su aprobación, y que sus costos se reflejan actualmente como "Cambios pendientes" en el presupuesto del proyecto.
      • No hay cargos. Indica que los resultados de la OCCP son sin cargo.
      • Rechazado. Indica que la OCCP ha sido rechazada y los costos NO se reflejan en el presupuesto.
    • Privado. Coloque una marca en esta casilla de verificación si solo desea que la OCCP sea visible para los usuarios con permiso de 'Administrador' en la herramienta Contrato primario.
    • Fecha de vencimiento. Seleccione una fecha de vencimiento para cuando la OCCP debe ser aprobada.
    • Fecha de facturación. Seleccione la fecha en que se facturó la OCCP. 
    • Revisor designado. Seleccione un revisor designado para aprobar la OCCP. Consulte Revisar y aprobar/rechazar órdenes de cambio de contrato primario (OCCP).
    • Fecha de pago. Seleccione la fecha en que se recibió el pago para la OCCP.
    • Revisor. Este campo se completa automáticamente después de que el revisor designado revisa o aprueba la OCCP.
    • Fecha de revisión. La fecha en que se revisó la OCCP . 
    • Descripción Ingrese una descripción más detallada de la OCCP.
    • Programar impacto. Si lo sabe, puede proporcionar una estimación de la cantidad de días adicionales que se agregarían potencialmente al cronograma actual del proyecto si se aprobara la OCCP.
    • Ejecutado. Marque esta casilla si la OCCP ha sido ejecutado. 
    • Orden de cambio potencial.  
      • Seleccione las solicitudes de órdenes de cambio del menú desplegable para incluirlas en la OCCP si está utilizando órdenes de cambio de 3 niveles.
      • Orden de cambio potencial: Seleccione las órdenes de cambio potenciales de la lista desplegable para incluirlas en la OCCP si está usando órdenes de cambio de 2 niveles.
    • Archivos adjuntos. Seleccione y agregue cualquier documento relevante. 
  5. Haga clic en Crear. Las Partidas se crearán a partir de las partidas del evento extraordinario. 

 

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