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Procore

Crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario

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Fondo

Si la herramienta Eventos extraordinarios está habilitada en su proyecto, la configuración de nivel orden de cambio de su proyecto (consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?) determina la cantidad de pasos que conducen a la creación de una orden de cambio de contrato primario:

  • Si la configuración de orden de cambio de 1 nivel está habilitada, siga los pasos a continuación para crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario.
  • Si la configuración de orden de cambio de 2 niveles está habilitada, complete el primer paso en el proceso de administración de cambios, Cree una orden de cambio potencial primaria a partir de un evento extraordinario, antes de crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario.
  • Si la configuración de orden de cambio de 3 niveles está habilitada, complete los dos primeros pasos en el proceso de administración de cambios, Cree una orden de cambio potencial primaria a partir de un evento extraordinario y Cree una solicitud de orden de cambio, antes de crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario.
Consejos

¿Está invitando a los subcontratistas a presentar ofertas para bienes y servicios mediante cotizaciones formales?

Si su equipo del proyecto ha optado por utilizar el proceso de solicitud de cotización (RFQ) (consulte Crear cotizaciones a partir de un evento extraordinario), no tiene que esperar hasta que se complete la cotización para crear sus órdenes de cambio de contrato primario. Sin embargo, después de invitar a subcontratistas y proveedores a responder a las cotizaciones y su estatus se establece en "Aprobación final pendiente", Procore no actualiza automáticamente las partidas (SOV) de la orden de cambio con los montos adecuados de la cotización.

Para obtener más información sobre cómo el proceso de cotización afecta a las órdenes de cambio, consulte ¿Cuáles son los diferentes estatus de cotización y cómo afectan los costos y orden de cambio montos?

¿Está usando la función de Monto estimado de los Ingresos?

Si su equipo del proyecto ha optado por utilizar la función de monto estimado de los ingresos, las partidas en sus órdenes de cambio de contrato primario también se actualizan automáticamente. Si ha oculto la función de monto estimado de los ingresos, las actualizaciones automáticas dependen del alcance del evento extraordinario:

  • Cuando los eventos extraordinarios son "Dentro del alcance" o "TBD", las partidas en la orden de cambio de contrato primario se actualizan automáticamente con un valor de $0.
  • Cuando los eventos extraordinarios son "Fuera de alcance", las partidas en la orden de cambio de contrato primario se actualizan automáticamente utilizando los datos de la cotización cuando el estatus de la cotización se establece en "Aprobación final pendiente".
  • Cuando los eventos extraordinarios no están en uno de los estatus anteriores, las partidas se actualizan automáticamente mediante el monto estimado de costo.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
      Notas
      Para que los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos primarios del proyecto realicen esta tarea, lo siguiente también debe cumplirse:
      • El usuario debe agregarse a la lista desplegable "Privado" del contrato primario. Consulte Crear contratos primarios.
      • Si el proyecto está configurado para usar la configuración de orden de cambio de dos (2) o tres (3) niveles (consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de orden de cambio nivel en Finanzas del proyecto?), la configuración de casilla de verificación "Permitir que los usuarios estándar creen OCP" deben estar habilitadas. Consulte Configurar ajustes: Contrato primario.
      • Si el proyecto está configurado para usar la configuración de orden de cambio de un (1) nivel, un usuario debe tener permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto para crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario.
  • Configuración requerida:
  • Información adicional:
    • Después de crear un evento extraordinario, también puede crear una solicitud de cotización para enviarla a los subcontratista afectados. Consulte Crear cotización.
  • Si su compañía ha habilitado la herramienta Integraciones de ERP, tenga en cuenta estos ítems:
    • QuickBooks® Desktop:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario no son compatibles.
    • Sage 100 Contractor®:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario no son compatibles.
    • Sage 300 CRE®:
      • Título. El título de la orden de cambio debe tener 30 caracteres o menos.
      • Número (#). El número de la orden de cambio debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estatus. El contrato primario debe estar en estatus Aprobado .
      • Partida asociada. Para cada partida que agregue al SOV de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas orden de cambio. Nota: La lista de partidas asociadas solo está visible y disponible cuando la herramienta integraciones ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y la capacidad de exportar órdenes de cambio de contrato primario ha sido activada en Procore por su especialista en implementación de integración.
    • Integración de Procore:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario no son compatibles.
    • Viewpoint® Vista™:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario no son compatibles.

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Seleccione una o más partidas de eventos extraordinarios para incluir en la nueva orden de cambio.
    Nota
    Procore utiliza las partidas seleccionadas para completar las partidas de la orden de cambio.
  3. En el menú desplegable Acciones masivas :
    • Para una (1) orden de cambio de nivel, elija Crear OC del contrato primario.
      O
    • Para órdenes de cambio de dos (2) o tres (3) niveles, elija Crear OCP del contrato primario.
  4. Complete lo siguiente:

    • #
      Acepte el número predeterminado, ingrese un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado para esta orden de cambio y futuros.

    • Revisión
      Si revisa una orden de cambio más tarde, puede ingresar el número de revisión aquí.

    • Título
      Ingrese un nombre descriptivo aquí.

    • Estado
      Seleccione el estatus actual de la orden de cambio. Procore coloca automáticamente la orden de cambio en el estatus "Borrador". Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para las órdenes de cambio en Procore?

    • Privado
      Marque esta casilla de verificación si desea que el ítem sea privado. Esto significa que solo es visible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en el contrato (o fondos).

    • Fecha de vencimiento
      Seleccione una fecha de vencimiento para indicar la fecha en la que el "Revisor designado" debe aprobar o rechazar la orden de cambio.

    • Fecha de facturación
      Seleccione la fecha en la que se facturó la orden de cambio.

    • Revisor designado

      Seleccione al usuario de Procore en su organización responsable de aprobar o rechazar la orden de cambio. Para aparecer como una selección en esta lista, el usuario de Procore designado cuenta debe agregarse al Directorio del proyecto y tener permisos de nivel "Estándar" o superior para la herramienta de contrato o financiamiento.Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de proyectos.

    • Fecha de Pago
      Seleccione la fecha en que se recibió el pago para la orden de cambio.

    • Revisor
      Este campo está en blanco en una nueva orden de cambio. Una vez que el "Revisor designado" aprueba o rechaza la orden de cambio, el nombre de esa persona aparece aquí.

    • Fecha de revisión
      Este campo está en blanco en una nueva orden de cambio. Una vez que el "Revisor designado" aprueba o rechaza la orden de cambio, la fecha en que la persona envía su respuesta aquí.

    • Descripción
      Ingrese una descripción más detallada de la orden de cambio.

    • Impacto en el programa
      Si se espera que este orden de cambio impacte en el programa del proyecto de construcción, ingrese el número estimado de días adicionales que se agregarían al programa.

    • Ejecutado
      Marque esta casilla de verificación después de que la orden de cambio se ejecute por completo.

    • Órdenes de Cambio Potenciales
      Si la herramienta está configurada para dos (2) órdenes de cambio de nivel, seleccione cualquier orden de cambio potencial relacionada con esta orden de cambio de esta lista desplegable. Consulte Configurar el número de niveles de órdenes de cambio en una herramienta Finanzas del proyecto.

    • Accesorios
      Agregue cualquier documento o imagen relevante como archivo adjunto. Puede adjuntar varios archivos mediante estos métodos:

      • Haga clic en Adjuntar archivos y seleccione los archivos para agregar desde su computadora u otra herramienta de Procore.
        O
      • Utilice una operación de arrastrar y soltar en su computadora para agregar los archivos adjuntos a Procore.
  5. Haga clic en Crear. Procore crea la orden de cambio.