Editar un ítem de correspondencia
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Objetivo
Para editar un ítem de correspondencia.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Para editar cualquier ítem de correspondencia:
- Permisos de nivel "Administrador" en el tipo de correspondencia del ítem.
- Para editar un ítem de correspondencia "Borrador" que creó:
- Permisos de nivel "Estándar" en el tipo de correspondencia del ítem.
O - Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del ítem con el permiso granular "Crear ítem" habilitado en su plantilla de permisos.
- Permisos de nivel "Estándar" en el tipo de correspondencia del ítem.
- Para editar un ítem de correspondencia "Abierto" que creó:
- Permisos de nivel "Estándar" en el tipo de correspondencia del ítem.
O - Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del ítem con el permiso granular "Editar ítems abiertos creados por ellos" habilitado en su plantilla de permisos.
- Permisos de nivel "Estándar" en el tipo de correspondencia del ítem.
- Para editar cualquier ítem de correspondencia:
- Información adicional:
- Si se le pidió a Procore que habilitara la configuración "no editable" a nivel compañía, solo se pueden editar los ítems de correspondencia "Borrador", independientemente de los permisos del usuario. En su lugar, considere la posibilidad de crear y vincular un nuevo elemento .
- Si se le ha asignado o asociado a un ítem de correspondencia y desea agregar una respuesta al ítem, consulte Responder a un ítem de correspondencia.
- Si se aplica un flujo de trabajo al ítem y se emite el ítem, existen estas diferencias:
- "Estado": campo de solo lectura que se rellena automáticamente con información del flujo de trabajo.
- "Fecha de vencimiento": campo de solo lectura que se completa automáticamente con fechas determinadas por el flujo de trabajo y tiene un cambio de nombre a "Fecha de vencimiento del paso actual".
- "Personas asignadas": campo de solo lectura que se completa automáticamente con el usuario asignado al paso actual según lo determine el flujo de trabajo. El nombre del campo cambia a "Persona asignada del paso actual", pero el campo "Personas asignadas" sigue siendo un campo único notificable que enumera a todas las personas asignadas en el flujo de trabajo.
- "Miembro de distribución": todos los miembros de distribución de la plantilla de flujo de trabajo se completan automáticamente aquí y no se pueden eliminar una vez que se inicia el flujo de trabajo. Se permite la selección manual de miembros de distribución adicionales en el ítem de correspondencia, y estos se pueden eliminar si se desea. Las notificaciones solo se envían a los miembros en el flujo de trabajo lista de distribución, no en el ítem de correspondencia lista de distribución.
- 'Botón 'Publicar respuesta y cambiar estado': Ya no está disponible a menos que las 'Respuestas' estén habilitadas en el conjunto de campos configurables.
- Información de notificación por correo electrónico:
- La edición de una ítem de correspondencia "Abierta" da como resultado una notificación por correo electrónico al creador del ítem y cualquier persona en el 'Persona asignada', los campos "Miembro de distribución" o "Recibido de", si un administrador ha habilitado las notificaciones por correo electrónico de "Ítem actualizado" para la tipo de correspondencia.
- Las notificaciones por correo electrónico se envían para todos los ítems de correspondencia hasta que su estatus cambie a "Cerrado".
- Consulte ¿Quién recibe ítem de correspondencia correos electrónicos y notificaciones push? para obtener más detalles.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta Correspondencias del proyecto.
- Haga clic en Editar junto al ítem de correspondencia que desea modificar.
Nota: Si no hay un botón "Editar", se le pidió a Procore que habilitara la configuración "no editable" a nivel compañía para mantener los registros de comunicación confiables para todos los ítems "Abierto" y "Cerrado" en la herramienta Correspondencia. En su lugar, considere la posibilidad de crear y vincular un nuevo elemento . - Modifique la información general de la tarea haciendo clic en los siguientes campos:
Nota: Un asterisk ** indica un campo obligatorio.- Número: Este es el número único para identificar este ítem de correspondencia. El prefijo y el número se mostrarán en la correspondencia en la vista de lista, cuando esté vinculado a otras herramientas, así como cualquier otra ubicación donde aparezca el ítem de correspondencia.
- *Estatus: Seleccione el estatus apropiado para su ítem de correspondencia:
Nota: Si se aplica un flujo de trabajo, el estado viene determinado por el flujo de trabajo y no se puede editar.- Cerrado: La correspondencia ha sido cerrada.
- Abierto: La correspondencia está abierta.
- Estatus personalizado: Se pueden seleccionar estatus personalizados previamente creados para el tipo de correspondencia al editar ítems de correspondencia. Consulte Configurar opciones avanzadas: correspondencia.
- Asunto: El tema es un título del ítem de correspondencia que se mostrará en la vista de lista en la vista de lista, cuando esté vinculado a otras herramientas, así como cualquier otra ubicación donde se enumera el ítem de correspondencia.
- Privado: Seleccione Privado para que la correspondencia sea privada. Las correspondencias privadas solo son visibles para el creador de la correspondencia, el usuario enumerado en "Recibido de", los usuarios enumerados en "Personas asignadas", los usuarios enumerados en "Distribución" y los usuarios con permisos de "Administrador" a nivel compañía o proyecto.
Nota
- Los usuarios que pertenecen a las mismas compañías que los usuarios que figuran en el ítem también pueden ver los ítems privados si el tipo de correspondencia general tiene habilitado el permiso granular de "Ver ítems privados accesibles a los usuarios de la misma compañía".
- Póngase en contacto con el punto de contacto de Procore si desea que los ítems de correspondencia privada se oculten a los usuarios con permisos de nivel "Administrador" a nivel compañía o de proyecto, asegurándose de que no tendrán la habilidad de ver o responder a los ítems privados a menos que se incluyan específicamente en el ítem de correspondencia. (Si su compañía tiene su sede en Australia o Nueva Zelanda, este nivel adicional de privacidad estará habilitado por defecto).
- Siempre puede ver quién tiene permisos para los artículos privados a través de la pestaña "Permisos" cuando visualiza un ítem de correspondencia.
- Cesionarios: Asigne la responsabilidad de responder a una correspondencia general a uno o más miembros del equipo del proyecto de los usuarios del Directorio. Agregue usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, pueden responder a la correspondencia.
Nota: Si se aplica un flujo de trabajo, este campo se reemplaza por "Persona asignada al paso actual" y es de solo lectura. - Fecha de vencimiento: Ingrese o seleccione una fecha del calendario para la fecha de vencimiento de la respuesta.
Nota: Si se aplica un flujo de trabajo al ítem, este campo cambia a "Fecha de vencimiento del paso actual" y es de solo lectura. - Recibido de: Al igual que "CC" en los correos electrónicos, agregue personas que no son directamente responsables, pero que deben conocer esta correspondencia general. Agregue usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, puede responder a la correspondencia.
- Miembro de distribución: Agregue usuarios con permiso de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, pueden responder a la correspondencia.
Nota: Si se aplica un flujo de trabajo al ítem, una vez que se emite el ítem, todos los miembros de distribución de la plantilla de flujo de trabajo se completan automáticamente aquí y no se pueden eliminar. Agregue (o elimine) manualmente miembros de distribución adicionales en el ítem de correspondencia para darles acceso al ítem. Sin embargo, las notificaciones solo se envían a los miembros en el flujo de trabajo lista de distribución, no en el ítem de correspondencia lista de distribución. - *Impacto en el programa: Seleccione si el tema de este ítem de correspondencia hace o afectará el programa.
- "Sí": el programa se ve afectado de una manera conocida.
- "Sí (desconocido)": Sí, el programa se ve afectado pero aún no se conoce los detalles o la extensión del impacto.
- "No": el programa no se ve afectado.
- 'Por determinar': Para ser determinado. No está seguro de si el programa se verá afectado o no.
- "N/A": El programa no es relevante para este ítem de correspondencia.
- Subproyecto: Seleccione un subproyecto para conectarse al ítem de correspondencia.
- Código de costo: Seleccione un código de costo para asignar al ítem de correspondencia.
- Oficios: Seleccione una o más especialidades para asociarla con el ítem de correspondencia.
- Ubicación: Seleccione la ubicación perteneciente a la correspondencia de la lista desplegable.
Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear una nueva ubicación en la parte inferior de la lista. - Descripción: Proporcione detalles sobre la correspondencia general que desea comunicar.
- Accesorios: Adjunte los archivos aplicables que desee incluir en su comunicación de este Correspondencias General. El adjunto máximo para cada ítem de correspondencia es de 2.500 archivos. Los archivos adjuntos incluidos en Respuestas a la ítem de correspondencia no cuentan para este máximo.
- Tareas de programa: Busque y seleccione una o más tareas de programa del programa del proyecto para asociarla con el ítem de correspondencia.
- Haga clic en Guardar.