Crear y enlazar una RFI, un evento extraordinario o un ítem de correspondencia diferente a un ítem de correspondencia existente
Objetivo
Crear y vincular una RFI, un evento extraordinario o cualquier otro ítem de correspondencia a un ítem de correspondencia existente.
Contexto
Los ítems de correspondencia se utilizan a menudo como procesos comerciales precursores de una RFI, un evento extraordinario o un tipo de correspondencia diferente. Un ejemplo común de esto es cuando se aprueba una NOD (Notificación de retraso) y se convierte en una EOT (Extensión de tiempo) para extender la duración del proyecto. La acción Crear y vincular en ítems de correspondencia permite a los usuarios crear rápidamente nuevos ítems, transferir información esencial y archivos adjuntos del elemento de correspondencia de origen y luego vincular los elementos para que los usuarios puedan hacer referencia fácilmente al evento de origen, así como a cualquier otro proceso comercial vinculado. a un artículo de correspondencia individual.
Cosas para considerar
- Permiso de usuario requerido:
- Permiso de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta de Correspondencia del proyecto .
Pasos
- Navegue hasta la herramienta de correspondencia de su proyecto.
- En la vistaÍtems, busque la correspondencia en la lista.
- Abra la correspondencia haciendo clic en el enlace Número o Asunto.
- Haga clic en Crear y vincular y seleccione la RFI, evento extraordinario o una opción de ítem de correspondencia diferente de la lista desplegable.
- En Información General, puede mantener los campos pre-poblados o añadir/editar como desee.
- Si ha creado un RFI, elija una de estas opciones:
- Si no desea emitir la RFI (si NO está listo para enviarla a los destinatarios por correo electrónico), haga clic en Crear como borrador. Esto guarda la RFI en el estatus Borrador en la vista Lista.
O
Si desea emitir la RFI a los destinatarios por correo electrónico, haga clic en Crear como abierto. Esto guarda la RFI en el estatus Abierto en la vista de Lista. - Si creó un evento extraordinario, haga clic en Guardar. Esto guarda el evento extraordinario en el estatus Abierto en la vista de lista.
- Si ha creado cualquier otro tipo de correspondencia, elija una de estas opciones:
- Si no desea emitir el ítem de correspondencia (es decir, si NO está listo para enviarlo a los destinatarios por correo electrónico), haga clic en Guardar como borrador. Esto guarda el ítem de correspondencia en el estatus de borrador en la vista de lista.
O
Si desea enviar el ítem de correspondencia a los destinatarios por correo electrónico, haga clic en Crear y emitir. Esto guarda el ítem de correspondencia en el estatus Abierto en la vista de Lista.
- Si no desea emitir el ítem de correspondencia (es decir, si NO está listo para enviarlo a los destinatarios por correo electrónico), haga clic en Guardar como borrador. Esto guarda el ítem de correspondencia en el estatus de borrador en la vista de lista.
- Si no desea emitir la RFI (si NO está listo para enviarla a los destinatarios por correo electrónico), haga clic en Crear como borrador. Esto guarda la RFI en el estatus Borrador en la vista Lista.