Crear y enlazar una RFI, un evento extraordinario o un ítem de correspondencia diferente a un ítem de correspondencia existente
Objetivo
Crear y vincular una RFI, un evento extraordinario o un nuevo ítem de correspondencia a un ítem de correspondencia existente.
Fondo
Los ítems de correspondencia se utilizan a menudo como procesos comerciales incidentales a una RFI, evento extraordinario o un tipo de correspondencia diferente. Un ejemplo común de esto es cuando se aprueba un NOD (Notificación de retraso) y se convierte en un extensiones de tiempo (extensión de tiempo) para extender la duración del proyecto. La acción Crear y vincular ítems de correspondencia permite a los usuarios crear rápidamente nuevos ítems, transferir cualquier información y archivos adjuntos esenciales del ítem de correspondencia de origen y luego vincular los ítems para que los usuarios puedan hacer referencia fácilmente al evento de origen, así como a cualquier otro proceso comercial vinculado a un ítem de correspondencia individual.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Para crear y vincular una RFI "Abierta" o "Borrador":
- Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen y permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.
O - Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen y permisos de nivel "Estándar" en la herramienta RFI del proyecto con el permiso granular "Actuar como administrador de RFI" habilitado en su plantilla de permisos.
- Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen y permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.
- Para crear y vincular una RFI "Borrador":
- Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen y permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta RFI del proyecto.
- Para crear y vincular un evento extraordinario:
- Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen y permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
- Para crear y vincular un ítem de correspondencia:
- Permisos de nivel 'Solo lectura' o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen y permisos de nivel 'Solo lectura' en el tipo de correspondencia del nuevo ítem con el permiso granular 'Crear ítem' habilitado en su plantilla de permisos.
O - Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen y permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del nuevo ítem.
- Permisos de nivel 'Solo lectura' o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen y permisos de nivel 'Solo lectura' en el tipo de correspondencia del nuevo ítem con el permiso granular 'Crear ítem' habilitado en su plantilla de permisos.
- Para crear y vincular una RFI "Abierta" o "Borrador":
Pasos
- Crear y vincular una RFI
- Crear y vincular un evento extraordinario
- Crear y vincular un ítem de correspondencia
Crear y vincular una RFI
- Navegue hasta la herramienta de Correspondencia del proyecto.
- Haga clic en la pestaña Lista.
- Haga clic en el enlace Número o Asunto del ítem de correspondencia al que desea crear y vincular una RFI.
- Haga clic en Crear y vincular y seleccione RFI.
Se le redirige a la página Nueva RFI .
Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:- El campo Ubicación coincide con el campo Ubicación del ítem de correspondencia de origen.
- El campo Pregunta coincide con el campo Descripción del ítem de correspondencia de origen.
- Los archivos adjuntos incluyen archivos adjuntos que se cargaron en el ítem de correspondencia de origen (no incluidos los archivos adjuntos agregados a ninguna respuesta en la sección Actividad del ítem de correspondencia).
- Opcional: Actualice la información en los campos Ubicación, Pregunta y Archivos adjuntos según sea necesario.
- Termine de crear el RFI. Consulte Crear una RFI para obtener más información.
Una vez creada la RFI, la sección Enlaces se agrega a la correspondencia de origen con un enlace a la RFI.
Crear y vincular un evento extraordinario
- Navegue hasta la herramienta de Correspondencia del proyecto.
- Haga clic en la pestaña Lista.
- Haga clic en el enlace Número o Asunto del ítem de correspondencia al que desea crear y vincular un evento extraordinario.
- Haga clic en Crear y vincular y seleccione Evento extraordinario.
Se le redirige a la página Nuevo evento extraordinario .
Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:- El campo Origen incluye el número y el asunto del ítem de correspondencia de origen.
- El campo Título coincide con el campo Asunto del ítem de correspondencia de origen.
- El campo Descripción coincide con el campo Descripción del ítem de correspondencia de origen.
- Los archivos adjuntos incluyen archivos adjuntos que se cargaron en el ítem de correspondencia de origen (no incluidos los archivos adjuntos agregados a ninguna respuesta en la sección Actividad del ítem de correspondencia).
- Opcional: Actualice la información en los campos Origen, Título, Descripción y Archivos adjuntos según sea necesario.
- Termine de crear el evento extraordinario. Consulte Crear un evento extraordinario para obtener más información.
Una vez creado el evento extraordinario, la sección Enlaces se agrega a la correspondencia de origen con un enlace al evento extraordinario.
Crear y vincular un ítem de correspondencia
- Navegue hasta la herramienta de Correspondencia del proyecto.
- Haga clic en la pestaña Lista.
- Haga clic en el enlace Número o Asunto del ítem de correspondencia al que desea crear y vincular otro ítem de correspondencia.
- Haga clic en Crear y vincular y seleccione el tipo de correspondencia que desea utilizar.
Se le redirige a la página Nuevo [Tipo de correspondencia].
Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:- El campo Asunto coincide con el campo Asunto del ítem de correspondencia de origen.
- El campo Personas asignadas coincide con el campo Personas asignadas del ítem de correspondencia de origen.
- El campo Ubicación coincide con el campo Ubicación del ítem de correspondencia de origen.
- El campo Recibido de la correspondencia de origen coincide con el campo Recibido de la partida de correspondencia de origen.
- El campo Distribución coincide con el campo Distribución del ítem de correspondencia de origen.
- El campo Descripción coincide con el campo Descripción del ítem de correspondencia de origen.
Nota
Si el tipo de correspondencia utilizado para el nuevo ítem de correspondencia tiene configurada una descripción predeterminada (consulte Configurar opciones avanzadas: correspondencia), la descripción del nuevo ítem de correspondencia coincidirá con la descripción predeterminada del tipo de correspondencia en lugar de la descripción predeterminada del ítem de correspondencia de origen. - Los archivos adjuntos incluyen archivos adjuntos que se cargaron en el ítem de correspondencia de origen (no incluidos los archivos adjuntos agregados a ninguna respuesta en la sección Actividad del ítem de correspondencia).
Nota
Si se agregaron los mismos campos personalizados al conjuntos de campos configurables para los tipos de correspondencia utilizados para el ítem de correspondencia de origen y el nuevo ítem de correspondencia (o si los ítems de correspondencia utilizan la misma conjunto de campos configurables con campos personalizados), los campos personalizados y sus datos del ítem de correspondencia de origen se agregarán al nuevo ítem de correspondencia.
- Opcional: Actualice la información en los campos Asunto, Personas asignadas, Ubicación, Recibido de, Distribución, Descripción y Archivos adjuntos según sea necesario.
- Termine de crear el ítem de correspondencia. Consulte Crear un ítem de correspondencia para obtener más información.
Una vez creada la nueva partida de correspondencia, la sección Enlaces se agrega a la correspondencia de origen con un enlace al nuevo ítem de correspondencia. La sección Enlaces también se agrega al nuevo ítem de correspondencia con un enlace a la correspondencia de origen.