Cargar documentos en la herramienta Administración de documentos

Cuando carga documentos en la herramienta Gestión de documentos, Procore puede reconocer y completar los atributos del documento con el uso del aprendizaje automático, los estándares de nomenclatura y la configuración del proyecto. Consulte ¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta Gestión de documentos? y ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Gestión de documentos?

Una vez que se hayan cargado y procesado los documentos, completará rápidamente los campos obligatorios restantes en la pestaña "Cargas" antes de que los documentos puedan enviarse al proyecto y ser visibles desde el 'Documentos' pestaña. Consulte Enviar documentos en la herramienta Gestión de documentos.

Además de cargar archivos desde el equipo local, puede vincular e importar archivos de forma nativa directamente desde un sitio de Microsoft SharePoint conectado mediante la acción Vincular desde SharePoint . Vea cómo vincular archivos de SharePoint a la herramienta de gestión de documentos.

• Permisos de usuario requeridos:

  • Debe formar parte de un grupo de permisos de la herramienta de gestión de documentos que tenga habilitado el permiso "Cargar nuevos archivos". Consulte ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Gestión de documentos?
    Nota: Si tiene permisos de nivel 'Administrador' para la herramienta Gestión de documentos, puede ver todos los archivos que se han agregado a la pestaña 'Cargas'. De lo contrario, solo podrá ver los archivos que haya cargado.

• Información adicional:

  • Las carpetas no se pueden cargar en la herramienta Administración de documentos.

  • Procore escaneará y detectará información basada en los nombres de archivo y el contenido de los documentos. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Gestión de documentos?

  • Los documentos cargados permanecen en la pestaña "Cargas" hasta que se haya completado toda la información requerida y se hayan enviado los documentos. Consulte Información completa del documento en la herramienta Gestión de documentos.

  • Los requisitos de carga se pueden establecer y administrar en la página Configurar ajustes de la herramienta. Consulte Editar los requisitos de carga para la herramienta administración de documentos.

  • Si está cargando un archivo PDF restringido o bloqueado, tenga en cuenta que puede haber limitaciones para el archivo en Procore. Consulte ¿Cómo se manejan los archivos PDF bloqueados o restringidos en la herramienta Administración de documentos?

  • Si se aplica un flujo de trabajo a un documento, el campo de estatus no se puede editar porque el flujo de trabajo controla el estatus del documento.

  • Puede cargar los siguientes tipos de archivos en la herramienta Gestión de documentos, aunque Procore no admite actualmente su visualización dentro de la aplicación Procore:

    • .dxf (formato de intercambio de planos de AutoCad)

    • .step, .stp (PASO)

    • .obj (frente de onda)

    • .glb, .gltf (Formato de transmisión GL)

    • .rvm (AVEVA)

    • .pts (nube de puntos)

    • .las, .laz (LIDAR)

    • .e57 (independiente del proveedor para datos de escaneo LIDAR/láser)

    • .kof (normalmente Trimble/Topcon)

1. Navegue hasta la herramienta Gestión de documentos del proyecto y haga clic en Cargas o Documentos pestaña.

2. Según el origen del archivo, elija una de las siguientes opciones para agregar archivos:

   • Para cargar archivos desde su computadora:

     1. Haga clic en Agregar y seleccione Cargar archivo.

     2. Seleccione los archivos que desea cargar.
        ¡Propina! Si desea cargar archivos de forma masiva, están disponibles las siguientes acciones:

        • Para seleccionar varios archivos individualmente: mantenga presionada la CONTROL tecla en su teclado y haga clic en cada archivo que desee seleccionar.

        • Para seleccionar un grupo de archivos a la vez: Haga clic en el primer archivo que desee seleccionar. Mantenga presionada la tecla MAYÚS en su teclado y haga clic en el último archivo que desee seleccionar. Esto selecciona todos los archivos entre el primer y el último archivo.

     3. En la ventana del explorador de archivos de su computadora, haga clic en Abrir para confirmar la carga.

   • Para vincular archivos de forma nativa desde Microsoft SharePoint:

     1. Haga clic en Agregar y seleccione Vincular desde SharePoint.

     2. En el modal, escriba el prefijo de subdominio de SharePoint de su compañía, por ejemplo, https://[su-subdominio].sharepoint.com y haga clic en Iniciar sesión en SharePoint.

     3. Inicie sesión con sus credenciales de Microsoft 365.

     4. Explore sus directorios accesibles y seleccione los archivos que desea importar (hasta 500 archivos, máximo 1 GB por archivo).

     5. Haga clic en Vincular ítems.
        Nota: Los archivos vinculados se procesan de forma asíncrona y aparecerán automáticamente en su registro una vez que se complete la transferencia.

3. El estatus de la carga se muestra en una ventana de Cargas en la parte inferior de la pantalla.
   Coloque el cursor sobre el icono de verificación verde en la ventana Cargas y haga clic en Revisar para abrir el documento en el visualizador.
   Nota: Si cargó un archivo en un marcador de posición, puede hacer clic en el visualizador y ver de qué se trata el documento para verificar el contenido del documento. Si cargó un archivo incorrecto, elimínelo antes de continuar y vuelva a cargar un nuevo archivo.

4. Una vez que se hayan cargado los documentos, puede verlos en la pestaña Cargas.
   Los Documentos se muestran como "Procesando" en la columna "Listo para enviar" mientras el sistema detecta y completa la información. Puede comenzar a revisar y completar la información según sea necesario desde la tabla o el visualizador. El sistema no anulará ninguna información que ingrese manualmente.

5. Una vez finalizado el procesamiento, compruebe los campos de metadatos para ver si hay información que se rellena automáticamente a partir de la última revisión de un documento coincidente. Busque el icono Metadatos heredados junto a un campo y coloque el cursor sobre él para verificar el documento de origen.

6. Si necesita reasignar un documento, haga clic en el campo Nombre para seleccionar un nombre de documento diferente o actualizar un campo asociado con el estándar de nomenclatura del proyecto. Si aparece el modal Mover revisión , revise la información del documento "Actual" y "Objetivo" y haga clic en Mover revisión.
   Nota: También puede ver y cumplir con los marcadores de posición asignados directamente a su compañía si su perfil de usuario pertenece a la compañía originadora designada y posee permisos de carga de documentos.

    Nota:

   Si se aplica un flujo de trabajo a un documento, el campo de estatus no se puede editar porque el flujo de trabajo controla el estatus del documento.

   Durante el proceso de carga, Procore detecta automáticamente los metadatos de sus archivos. Busque los siguientes iconos junto a los campos:

   • Verde Icono: Indica que el campo se detectó automáticamente en el archivo.

   • Icono de advertencia (iconos amarillos /rojos ): indica un error de detección (por ejemplo, formato de archivo no compatible, atributos faltantes o valores de campo inactivos). Pase el mouse sobre el icono para ver el motivo específico del error y la solución recomendada.

1. Completar información del documento en la herramienta Administración de documentos

2. Enviar documentos en la herramienta de administración de documentos