¿Cuáles son las mejores prácticas para usar múltiples cargas presupuestarias (en fases)?
Fondo
Al configurar un presupuesto en un nuevo proyecto de Procore, su equipo tiene dos opciones: Agregar una partida del presupuesto o Importar un presupuesto. Los usuarios suelen comenzar un proyecto importando sus datos presupuestarios. Entonces, bloquean ese presupuesto cuando comienza el proyecto. Algunos clientes de Procore cargan nuevos datos del presupuesto en un momento posterior en el proyecto.
Respuesta
A continuación, se incluyen algunos aspectos que debe tener en cuenta al usar varias cargas de presupuesto en un proyecto.
| Mejores prácticas... | Preguntas para hacer... | Opciones... |
| Administrar permisos de usuario |
¿Quién debe tener permiso en su equipo para desbloquear el presupuesto de un proyecto? ¿Desea permitir que los gerentes de proyecto desbloqueen un presupuesto en cualquier momento? ¿Incluso después de que se hayan creado cambios y modificaciones del presupuesto? |
Opción 1: limitar el acceso a usuarios específicosPermitir solo usuarios específicos desbloquear un presupuesto Opción 2: permita que sus gerentes de proyecto desbloqueen un presupuestoProporcione a todos sus gerentes de proyecto permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Presupuesto. |
| Importar un presupuesto |
¿Está importando un presupuesto desde un archivo CSV? ¿Está importando un presupuesto desde un sistema de ERP integrado? |
Opción 1: importar un presupuesto desde un CSVImporte su presupuesto desde un archivo CSV. Para obtener instrucciones, consulte Importar un CSV de presupuesto. Opción 2: sincronizar datos presupuestarios con Procore + integraciones de ERPDependiendo del sistema ERP integrado en su entorno, puede sincronizar los datos en su sistema de ERP integrado a Procore. O, es posible que pueda sincronizar los datos en Procore con su sistema de ERP integrado. Para obtener más información, consulte ERP integraciones. |
| Cerrar un presupuesto | ¿Está listo para bloquear su presupuesto? |
Para obtener instrucciones, consulte Bloquear un presupuesto. Si el proyecto está integrado con ERP y si se utilizó la opción 1 del paso 2, sincronice con ERP. Consulte Enviar un presupuesto a integraciones de ERP para su aceptación contable. |
| Abrir un presupuesto |
¿Está listo para importar su presupuesto para la siguiente fase de su proyecto? ¿Ha creado su equipo modificaciones de presupuesto? ¿Su cuenta usuario tiene permisos de acceso para desbloquear un presupuesto? |
Para saber cómo desbloquear un presupuesto, consulte Desbloquear un presupuesto. Para saber cómo desbloquear un presupuesto después de crear modificaciones de presupuesto, consulte Desbloquear un presupuesto con modificaciones presupuestarias. |
| Tomar una instantánea |
¿Desea mantener un registro de su presupuesto a medida que cambia con el tiempo? ¿Desea tomar una instantánea de su presupuesto al final de cada fase? |
Antes de realizar actualizaciones, cree una instantánea del presupuesto. Consulte Crear una instantánea del presupuesto. Si importa un presupuesto desde un archivo CSV, Procore le solicita que tome una instantánea antes de continuar con una importación. Si agregó manualmente partidas del presupuesto, editó el monto del presupuesto original en línea o sincronizó un presupuesto desde su sistema de ERP integrado a Procore, no se le pedirá automáticamente que tome una instantánea. Sin embargo, tomar instantáneas regulares es siempre una buena práctica. Asegúrese de nombrar la instantánea después de la fase del presupuesto. Por ejemplo, GMP Fase 1, GMP Fase 2, y así sucesivamente. Después de crear una instantánea, al hacer clic en las elipses verticales junto al presupuesto original, se mostrará el historial de instantáneas |
| Actualizar el presupuesto |
¿Recordó tomar una instantánea del presupuesto? ¿Está listo para actualizar su presupuesto? |
Opción 1: vuelva a importar un presupuesto desde CSV Consulte Importar un CSV de presupuesto. Para las partidas del presupuesto existentes, los montos del presupuesto original actuales aparecerán en la plantilla CSV descargada. Si los montos permanecerán iguales, mantenga esos montos en el archivo CSV. Si los montos deben actualizarse/ajustarse, sobrescriba el monto existente en el CSV con la nueva cantidad. Para nuevas partidas del presupuesto, agregue el tipo de costo y el monto en el archivo CSV. Opción 2: agregue partidas manualmente o edite en línea los montos del presupuesto original Puede editar los "Montos del presupuesto original" en línea o puede asignar manualmente partidas a su presupuesto. Para obtener más información, consulte Crear una partida del presupuesto. Opción 3: sincronizar datos presupuestarios con Procore + integraciones de ERP Sincronice el presupuesto en su sistema de ERP integrado con su presupuesto del proyecto en Procore. Consulte integraciones ERP. |