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Procore

¿Qué son los campos de DocuSign, puedo personalizarlos?

Respuesta

Cuando se envía un contrato o una orden de cambio de Procore a DocuSign, los siguientes destinatarios predeterminados aparecen en DocuSign:

  • Para contratos y órdenes de cambio del contrato: 
    • Contratista general
    • Subcontratista
  • Para contratos primarios y órdenes de cambio de contrato primario:
    • Arquitecto
    • Contratista general
    • Propietario
  • Para requisiciones:
    • Subcontratista
  • Para facturas de propietario:
    • Contratista general

A continuación se muestra un ejemplo de un contrato o una orden de cambio de contrato:

docusign-fields.png

Estos roles son parte de la integración de Procore con DocuSign y no pueden ser modificados ni eliminados por Procore ni Docusign. Sin embargo, después de enviar cada contrato de Procore u orden de cambio a DocuSign a través de la integración, puede eliminar estos roles predeterminados y aplicar su propia plantilla de DocuSign personalizada en su lugar. Consulte Crear una plantilla en DocuSign. La eliminación de estos roles eliminará los campos asociados en el PDF.

Creación de campos de DocuSign personalizados

Al enviar un ítem (contrato, orden de cambio, etc.) de Procore a DocuSign, se debe colocar un campo de DocuSign en la ubicación donde se muestra la firma, inicial, etc. en el PDF. Este campo de DocuSign indica al firmante dónde firmar, poner sus iniciales, etc. en el PDF.

Se recomienda que cree una plantilla de DocuSign para cada ítem (contrato, orden de cambio, etc.) para colocar estos campos. Cada vez que se envía un nuevo artículo de Procore a DocuSign, la plantilla de DocuSign se puede aplicar al sobre de DocuSign, por lo que no es necesario colocar estos campos de forma manual para cada sobre.

Debido a las diferentes longitudes de los ítems, las ubicaciones de los campos en el PDF pueden variar de un contrato a otro o de una orden de cambio a otra. DocuSign tiene una función de AutoPlace que utiliza una cadena de texto definida por el usuario para colocar los campos en la ubicación adecuada en el PDF, incluso si la ubicación en el sobre de DocuSign varía de la plantilla de DocuSign.

Procore Custom Solutions puede agregar texto oculto de AutoPlace al PDF personalizado de un ítem para usarlo en su función AutoPlace. Por ejemplo, si el subcontratista necesita ingresar su firma, nombre, cargo y fecha en una ubicación determinada en un contrato, Procore Custom Solutions puede agregar el siguiente texto oculto de AutoPlace (que se muestra a continuación en rojo) al PDF personalizado del contrato:

 

customfields.png

 

Para utilizar este proceso, siga estos pasos:

  1. Comuníquese con Procore Custom Solutions (customforms@procore.com) para solicitar que se agregue este texto oculto a su formulario; Se requerirá una copia de muestra del ítem que identifique/resalte claramente todas las áreas que se deben completar a través de DocuSign.
  2. Una vez que el equipo de Soluciones personalizadas de Procore haya finalizado su PDF personalizado, recibirá una lista de los campos y las cadenas de texto de AutoPlace correspondientes (por ejemplo, el campo "Firma del subcontratista" utiliza la cadena de texto de AutoPlace de "subfirma".
  3. Dentro de DocuSign, creeuna plantilla para cada tipo de ítem (p. Ej., Contrato, OCP del contrato primario, OCCP, etc.):
    1. En Procore, exporte y guarde un PDF personalizado de muestra de un ítem utilizando su formulario personalizado.
    2. En la primera página de la plantilla de Docusign, complete lo siguiente:
      1. Cargue el PDF personalizado de muestra con AutoPlace Text.
      2. Agregue los destinatarios predeterminados, el mensaje, etc.
      3. Haga clic en Siguiente
    3. En la segunda página de la plantilla de DocuSign, complete lo siguiente:
      1. Agregar campos. Después de agregar cada campo, use la función AutoPlace para ingresar el texto de AutoPlace correspondiente que le proporcionó el equipo de Soluciones personalizadas de Procore.
      2. Cuando termine, haga clic en Guardar y cerrar
  4. Cuando envíe un ítem de Procore a DocuSign, aplique la plantilla
    1. Si su plantilla no aparece, seleccione los tres puntos, haga clic en Aplicar plantilla y Examinar para marcar la plantilla adecuada.
    2. Si los destinatarios de la plantilla de DocuSign son diferentes de los destinatarios predeterminados de Procore (consulte la sección Respuesta anterior), elimine los destinatarios predeterminados de Procore antes de aplicar la plantilla.
    3. Continúe con el proceso de DocuSign para enviar el sobre. 

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