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Procore

Submittals: implementación de un nuevo flujo de trabajo de submittal para aprobadores

Este anuncio representa un único momento en el tiempo. Las versiones futuras pueden afectar la información a continuación.
Publicado: 27 de diciembre de 2017/Última actualización: 16 de enero de 2018


 

Nuevo flujo de trabajo de submittal

En enero de 2018, Procore implementó un nuevo modelo de flujo de trabajo de submittal para proporcionar a sus usuarios más flexibilidad al configurar la ruta de aprobación para un submittal. Esta implementación está completa y el nuevo modelo evita que los usuarios del proyecto con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals tengan que configurar específicamente la herramienta para usar la aprobación secuencial o aprobación paralela. Se ha implementado una nueva tabla de flujo de trabajo de submittal en todos los cuentas de Procore y permite a sus usuarios crear y editar submittals que utilizan una combinación secuencial, paralela o una combinación de ambos modelos de aprobación:

Ejemplos

Cómo utilizar el nuevo flujo de trabajo de submittal

Si desea que un paso en el nuevo flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación secuencial, agregue solo un (1) usuario a cada partida del flujo de trabajo. Puede agregar varios pasos a un flujo de trabajo y Procore procesará cada paso en orden secuencial. Si desea que un paso en el nuevo flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación paralela, simplemente agregue dos (2) o más usuarios a ese paso. En el siguiente ejemplo, hay tres (3) pasos de aprobación secuenciales, pero el tercer paso tiene dos (2) usuarios en paralelo. Cuando un paso se procesa en paralelo, todos los miembros del grupo deben enviar una respuesta antes de que la responsabilidad a cargo de la persona responsable (BIC) cambie al siguiente paso.  

demo-sequential-parallel.gif

Cómo continuar usando la aprobación secuencial

Si desea que el flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación secuencial, agregue solo un (1) usuario a cada partida del flujo de trabajo. Puede agregar varias partidas a un flujo de trabajo y cada partida será procesada por Procore en orden secuencial. En el siguiente ejemplo, se muestra cómo crear un flujo de trabajo de aprobación secuencial que incluye una (1) partida en un flujo de trabajo que contiene cuatro (4) revisores en total. 

demo-sequential-workflow.gif

Cómo continuar usando aprobación paralela

Si desea utilizar la aprobación paralela en un submittal, agregue dos (2) o más personas a una partida. Puede agregar varias partidas a un flujo de trabajo y Procore procesará cada partida en orden secuencial. El siguiente ejemplo le muestra cómo crear un grupo paralelo de aprobadores. Nota: Cuando se utiliza la aprobación paralela, la función de Aprobador es la única disponible. La función Remitente no puede ser seleccionada.
 

demo-parallel-only.gif
 

¿Por qué es importante?

El diseño del widget de flujo de trabajo del nuevo submittal proporciona los siguientes beneficios:

  • Elimina el proceso de solicitud de backend para configurar Procore para aprobación paralela. Al configurar un proyecto, los usuarios con permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Submittals ya no tendrán que enviar una solicitud a Procore para configurar la herramienta para aprobación paralela en el backend de Procore. 
  • Amplía sus opciones de asignación con un nuevo widget de flujo de trabajo de submittal. Los submittal de su proyecto ahora pueden usar una aprobación secuencial, una aprobación paralela o una combinación de ambos marcos de aprobación en un solo flujo de trabajo. 
  • Asignar varios usuarios al grupo "Remitente" y "Aprobador". Con esta opción, ahora puede asignar varios subcontratistas a un grupo "Remitente" o "Aprobador". Esto permite que varios aprobadores revisen el submittal en paralelo, pero evita que el sistema transfiera la responsabilidad a cargo de la persona responsable (BIC) al siguiente grupo hasta que todos los miembros del grupo envíen una respuesta. Con el nuevo flujo de trabajo, cada partida en el flujo de trabajo representa un grupo. Puede agregar varios usuarios a una sola partida para crear un grupo de aprobación paralelo, o puede agregar una sola persona a una sola partida para una aprobación secuencial. 
  • Agregue revisores automáticamente al flujo de trabajo de submittal cuando utilice la opción Reenviar para revisión. Los aprobadores conservan la funcionalidad Reenviar para revisión existente (consulte Reenviar un envío para revisión ). Sin embargo, ahora, el destinatario de reenvío se agrega de manera automática al grupo de flujo de trabajo de los remitentes de origen y la responsabilidad en manos de la persona responsable BIC NO se transferirá hasta que el nuevo aprobador responda.

Detalles

Siga los pasos en Crear un submittal o Editar un submittal. Luego haga lo siguiente:

  1. En  Flujo de trabajo del submittal, haga lo siguiente para cada partida deseada en el submittal:
    • Nombre. Comience a escribir el nombre de un usuario del proyecto en el cuadro Buscar. Luego, seleccione al usuario apropiado de la lista.
      • Si desea solicitar una respuesta del usuario, coloque una marca en la casilla de verificación junto a su nombre.
        O
      • Si NO desea solicitar una respuesta del usuario, elimine la marca de la casilla de verificación.
        Nota: Si está agregando más de un usuario a un grupo de flujo de trabajo de aprobación paralelo, la responsabilidad de la persona responsable pasará al siguiente grupo de flujo de trabajo después de que todas las personas marcadas como obligatorias en el grupo envíen una respuesta al submittal. 
    • Rol. Seleccione Aprobador o Remitente de la lista. Consulte ¿Cuál es la diferencia entre un remitente y un aprobador en submittals?
      Notas:
      • Para ser designado como aprobador, la persona debe existir en la herramienta Directorio a nivel proyecto (consulte Agregar una cuenta de usuario al Directorio del proyecto) y también debe tener permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" para la herramienta Submittals (consulte Establecer permisos de usuario para la herramienta Submittals).
      • Si es usuario de Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals, solo puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" al flujo de trabajo.
      • Si va a añadir un Remitente al submittal, se recomienda designar un Director de submittal como el primer responsable de aprobación en el flujo de trabajo de aprobación secuencial del submittal. Esto le da al Administrador de submittal la oportunidad de asegurarse de que la parte interesada interna revise minuciosamente el submittal antes de enviarlo a los usuarios en el siguiente paso del flujo de trabajo de submittal. 
      • Si es un usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta submittals, puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" al flujo de trabajo. 
        Nota: Si desea que el flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación secuencial, agregue solo un usuario a cada partida en el flujo de trabajo. Si desea que un paso del flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación en paralelo, agregue dos o más usuarios a una partida. 
    • Fecha de vencimiento. Seleccione una fecha del calendario para que venzque la respuesta al submittal.
      Nota: El campo "Fecha de vencimiento" se completa automáticamente según el número predeterminado de días especificados en la página Configurar ajustes de la herramienta Submittals. Consulte Configurar ajustes: herramienta Submittals. La fecha de vencimiento también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
  2. Haga clic en Agregar paso.
  3. Repita estos pasos para agregar otro usuario al flujo de trabajo. 
  4. Si desea cambiar el orden de los pasos del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
    1. Agarre la partida por el vertical grip (⋮⋮).
    2. Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la partida al orden deseado.

      change-workflow-order.png

Ver también