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Procore

Agregar un remitente y aprobadores al flujo de trabajo de submittal

Objetivo

Agregar un remitente y aprobadores al flujo de trabajo de submittal para un submittal.

Fondo

Al crear o editar un submittal, puede agregar dos (2) tipos de individuos (también conocidos como "roles") al flujo de trabajo de un submittal:

  • Remitente

    Cuando se utiliza Procore para administrar el proceso de submittal de su proyecto, un remitente es un término que identifica a la persona que ha proporcionado la información contenida en una presentación (por ejemplo, planos, planes, documentos, etc.) al contratista general para que el el equipo de diseño puede revisar y aprobar la submittal. Por lo general, la persona designada para tener el papel de remitente en una presentación es un contacto que trabaja para el contratista responsable (por ejemplo, un subcontratista o un gerente de construcción).

  • Aprobador
    Un aprobador designa a las personas que deben aprobar el submittal antes de que el trabajo pueda continuar. Normalmente, hay varios aprobadores en un flujo de trabajo de submittal y miembros del equipo de diseño (por ejemplo, arquitecto, ingeniero de proyectos, ingeniero estructural, etc.).

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para agregar usuarios al flujo de trabajo de submittal para un submittal que creó:
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Submittals del proyecto con el permiso granular "Crear submittal" habilitado en su plantilla de permisos.
        O
      • Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals del proyecto sin una plantilla de permisos asignada a usted.
        Nota: Sin permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto, solo puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto al flujo de trabajo del submittal.
    • Para agregar usuarios al flujo de trabajo de submittal para un submittal que no creó:
      • Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals del proyecto y ser designados como Administrador de submittal.
    • Para agregar usuarios al flujo de trabajo de submittal para cualquier submittal: 
      • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto.
        Nota: Con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto, puede agregar cualquier usuario con permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Submittals del proyecto al flujo de trabajo del submittal.
  • Información adicional:
    • Si su compañía está planea agregar un remitente de otra compañía al submittal, le recomendamos que siempre designe un Administrador de submittal como el primer aprobador en el flujo de trabajo de aprobación secuencial del submittal. Esto le da al Administrador de submittal la oportunidad de asegurarse de que su equipo interno revise exhaustivamente el submittal antes de que se envíe a los aprobadores posteriores (es decir, el equipo de diseño) en el flujo de trabajo del submittal.

Pasos

Aplicar una plantilla de flujo de trabajo de submittal a un submittal

Un usuario con permiso de "Administrador" para la herramienta de submittals de su proyecto puede crear una (1) o más plantillas de flujo de trabajo de submittals, que puede enviar a un nuevo submittal cuando lo cree por primera vez. Esto ahorra tiempo de ingreso de datos al evitar que tenga que agregar un nuevo flujo de trabajo de submittal cada vez que cree un submittal. 

  1. En Flujo de trabajo de submittal, haga lo siguiente:

    apply-submittal-workflow.png
     
    1. Seleccione una plantilla. Seleccione una plantilla de flujo de trabajo de la lista desplegable.
      Notas:
      • Esta lista desplegable solo está visible y disponible para los usuarios con permiso de nivel de "Administrador" en la herramienta Submittals. 
      • Esta acción aplica las personas nombradas en la plantilla de flujo de trabajo de submittal a su submittal. 
      • Para saber cómo se crean las plantillas de flujo de trabajo de submittal, consulte Administrar plantillas de flujo de trabajo de submittal.
  2. Continúe modificando los campos Nombre Rol y Días para enviar/responder según sea necesario para el submittal. Sus cambios solo afectan al flujo de trabajo en el submittal, sus cambios NO afectan a la plantilla de flujo de trabajo de submittal. 
  3. (Opcional) Continuar con los pasos en Agregar usuarios al flujo de trabajo del submittal

Agregar usuarios al flujo de trabajo de submittal

  1. En  Flujo de trabajo del submittal, haga lo siguiente para cada partida deseada en el submittal:
    • Nombre. Comience a escribir el nombre de un usuario del proyecto en el cuadro Buscar. Luego, seleccione al usuario apropiado de la lista.
      • Si desea solicitar una respuesta del usuario, coloque una marca en la casilla de verificación junto a su nombre.
        O
      • Si NO desea solicitar una respuesta del usuario, elimine la marca de la casilla de verificación.
        Nota: Si está agregando más de un usuario a un grupo de flujo de trabajo de aprobación paralelo, la responsabilidad de la persona responsable pasará al siguiente grupo de flujo de trabajo después de que todas las personas marcadas como obligatorias en el grupo envíen una respuesta al submittal. 
    • Rol. Seleccione Aprobador o Remitente de la lista. Consulte ¿Cuál es la diferencia entre un remitente y un aprobador en submittals?
      Notas:
      • Para ser designado como aprobador, la persona debe existir en la herramienta Directorio a nivel proyecto (consulte Agregar una cuenta de usuario al Directorio del proyecto) y también debe tener permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" para la herramienta Submittals (consulte Establecer permisos de usuario para la herramienta Submittals).
      • Si es usuario de Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals, solo puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" al flujo de trabajo.
      • Si va a añadir un Remitente al submittal, se recomienda designar un Director de submittal como el primer responsable de aprobación en el flujo de trabajo de aprobación secuencial del submittal. Esto le da al Administrador de submittal la oportunidad de asegurarse de que la parte interesada interna revise minuciosamente el submittal antes de enviarlo a los usuarios en el siguiente paso del flujo de trabajo de submittal. 
      • Si es un usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta submittals, puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" al flujo de trabajo. 
        Nota: Si desea que el flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación secuencial, agregue solo un usuario a cada partida en el flujo de trabajo. Si desea que un paso del flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación en paralelo, agregue dos o más usuarios a una partida. 
    • Fecha de vencimiento: seleccione una fecha del calendario para la fecha de vencimiento de la observación.
      Nota: El campo "Fecha de vencimiento" se completa automáticamente según el número predeterminado de días especificado en la página Configurar opciones de la herramienta Submittals. La fecha de vencimiento también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
  2. Haga clic en Agregar paso.
  3. Repita estos pasos para agregar otro usuario al flujo de trabajo. 
  4. Si desea cambiar el orden de los pasos del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
    1. Agarre la partida por el vertical grip (⋮⋮).
    2. Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la partida al orden deseado.

      change-workflow-order.png

 

Si desea obtener más información sobre el software de administración de submittals de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de software de submittals de construcción.