Configurar ajustes: herramienta de submittal

Configurar los ajustes de la herramienta Submittal

1. En la página Configurar opciones de submittal, haga clic en Configuración de submittal.
2. En Configuración de submittal, configure estos ajustes:
   • Administrador de submittals predeterminado
     Seleccione a la persona que desea designar como administrador de Submittals para nuevos Submittals de esta lista desplegable.  
   • Distribución predeterminada
     Seleccione todos los contactos para incluirlos en la distribución de notificaciones por correo electrónico de la herramienta para submittals nuevos.
   • Lista de sección de especificaciones de submittal Ordenar por número
     Seleccione 'Ascendente' o 'Descendente' de la lista. La configuración predeterminada es descendente (por ejemplo, 999 a 1).

   • Establecer el orden de clasificación para los ítems del paquete de submittal
     Seleccione 'Ascendente' o 'Descendente' de la lista. La configuración predeterminada es ascendente (p. Ej., De la a a la z).

   • Etiqueta para campos personalizados

     • Para agregar un campo de texto corto, escriba la etiqueta del campo deseado en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 1 (corto). Por ejemplo, escriba: Número de contrato
     • Para agregar un campo de texto largo, escriba la etiqueta del campo deseado en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 2 (largo). Por ejemplo, escriba: Notas
       El campo de texto corto se utiliza para el ingreso de datos cortos. El campo de texto largo permite a los usuarios ingresar largas cadenas de texto (por ejemplo, mensajes) y también proporciona a los usuarios herramientas básicas de formato.
       Nota: El campo personalizado 1 tiene un límite de caracteres de 255 caracteres.
   • Fechas de vencimiento del aprobador dinámico
     Coloque una marca en la casilla de verificación para que Procore pueda ajustar la fecha de vencimiento del aprobador. Para mantener la función desactivada, deje la casilla de verificación sin marcar. Para obtener más información sobre esta configuración, consulte ¿Qué son las fechas de vencimiento del aprobador dinámico?
   • Los nuevos submittals vencerán en
     Ingrese una cantidad de días en el cuadro de texto. La configuración predeterminada en Procore es de 14 días.
     Nota: La fecha de vencimiento respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.

   • Submittals privados por defecto
     Coloque una marca en esta casilla de verificación para que los submittals sean privados por defecto. En Procore, marcar submittals como privados limita la audiencia a los usuarios a los que se les asignan permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Submittals, miembros de la lista de distribución del submittal y revisores asignados al flujo de trabajo del submittal. De forma predeterminada, esta casilla de verificación está desactivada en Procore, lo que significa que los nuevos submittals son visibles para los usuarios asignados a "Solo lectura" o superior en la herramienta Submittals.
     Nota: Los usuarios con el permiso granular "Ver submittals privados asociados a usuarios dentro de la misma compañía" habilitado en su plantilla de permisos pueden ver un submittal marcado como "Privado" si otro usuario de su compañía es el creador del submittal o está designado como Administrador de submittals, remitente, aprobador o miembro de la lista de distribución.

   • Permitir que los aprobadores agreguen revisores a su paso en el flujo de trabajo
     Esta configuración está habilitada de forma predeterminada y permite a los aprobadores agregar otros revisores al submittal. Los revisores son idénticos a los aprobadores, excepto que no pueden agregar otros revisores.

   • Las respuestas de los aprobadores son obligatorias de forma predeterminada
     Coloque una marca en esta casilla de verificación para que las respuestas de los aprobadores en los submittals sean obligatorias de forma predeterminada. De forma predeterminada, esta casilla de verificación está marcada en Procore, lo que significa que se requieren las respuestas de los aprobadores seleccionados al aprobar el submittal.

   • Habilitar recordatorios por correo electrónico para submittals vencidos
     Coloque una marca en esta casilla de verificación para enviar automáticamente una notificación vencida por correo electrónico al usuario Persona responsable cuando pase la "Fecha de vencimiento del aprobador" de esa persona en el submittal. Los recordatorios por correo electrónico no se enviarán una vez que un submittal haya vencido 45 días. Esta casilla de verificación está seleccionada de forma predeterminada en Procore. 

   • Habilitar códigos QR en ítems de submittal y plantilla PDF personalizada
     Coloque una marca en esta casilla de verificación para permitir que los códigos QR se generen para los submittals. Consulte Generar un código QR para un submittal.

   • Habilitar cálculos de programación de submittal
     Esta configuración está deshabilitada de forma predeterminada. Cuando está activada, la página Nuevo submittal incluye el área de información del programa de submittal, que toma el ingreso de datos del usuario final en el campo 'Fecha requerida en el sitio' y calcula automáticamente la 'Fecha de devolución planificada', la 'Fecha de finalización de la revisión interna planificada', y 'Fecha para presentar planificada'.

     • Cuando está habilitada, el usuario final puede configurar la función como se describe en Configurar cálculos de programación de submittal.

     • Para saber cómo funciona esta función en la herramienta Submittals, consulte Calcular la información del programa de Submittal (si está habilitado)

   • Permita que los usuarios descarguen archivos adjuntos de submittal del correo electrónico sin iniciar sesión en Procore
     Marque esta casilla de verificación para permitir que los usuarios descarguen un submittal adjunto (agregado en la Información general del submittal o en un paso del flujo de trabajo) desde el cuerpo de un correo electrónico sin iniciar sesión en Procore. Estos enlaces de descarga vencerán en 14 días calendario a partir del día en que se envió el correo electrónico. De forma predeterminada, esta casilla de verificación está desactivada.

     Nota: 

     • Los archivos adjuntos de submittal y los archivos adjuntos que se cargan en el campo 'Archivos adjuntos' cuando se distribuye un submittal y cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, incluso si esta casilla de verificación no está marcada.
     • Los archivos adjuntos que se cargan en el campo 'Archivos adjuntos' cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar los archivos adjuntos, incluso si esta casilla de verificación está desactivada.
     • Los archivos adjuntos a los que se accede haciendo clic en Ver PDF en el correo electrónico requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, incluso si esta casilla de verificación está marcada.
   • Número de submittals por sección de especificaciones
     Cuando está habilitada, los números de submittal se adjuntarán automáticamente con su número de sección de especificaciones. Por ejemplo, si la sección de especificaciones es 03-3000-Concrete, el primer submittal con esa sección de especificaciones se numerará 03-3000-1.

   • Habilitar Flujos de trabajo de rechazo
     Cuando está habilitada, las respuestas de submittal de "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" desde un aprobador flujo de trabajo enrutan automáticamente a la persona responsable del submittal para determinar el siguiente paso.

     • El Administrador de Submittals será notificado por correo electrónico de que ahora es la persona responsable debido a una respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar". Cuando la persona responsable se enruta al administrador de submittal, puede elegir:
       • Cierre el submittal y cree una revisión si lo desea.
       • Regrese la persona responsable al paso anterior en la flujo de trabajo.
       • Reanude el flujo de trabajo.
         • Cuando se reanuda un flujo de trabajo, se recogerá donde queda. Por ejemplo:
           • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" se ingresó en un paso sin otros aprobadores, el flujo de trabajo se mueve al siguiente paso. Si no hay un siguiente paso, el flujo de trabajo se completa.
           • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" se ingresó en un paso con más aprobadores requeridos que aún no hayan respondido, el flujo de trabajo reanudará al mismo paso para que los otros aprobadores requeridos puedan responder.

      Importante

     • Cuando está habilitada, esta función introduce un nuevo comportamiento para todas las respuestas nuevas de submittal flujo de trabajo dentro de un proyecto, incluidas las nuevas respuestas en los flujos de trabajo actualmente en curso. 
     • Antes de habilitar esta configuración del proyecto, es importante evaluar los flujos de trabajo y plantillas existentes para determinar si se necesitan cambios. 
     • Flujos de trabajo que se crearon con pasos adicionales del Administrador de submittal para revisar las respuestas "Rechazadas" y "Revisar y volver a enviar" probablemente no serán necesarias con esta función habilitada y se pueden eliminar de la plantilla de flujo de trabajo o flujo de trabajo. 
     • Esta función también se aplica a cualquier respuesta personalizada asignada a los tipos de respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar".
     • Cuando el administrador de submittals elige volver a establecer la persona responsable en un paso de flujo de trabajo anterior, este acción se registrará en el historial de cambios, pero no se puede reportar en las herramientas de reportes.  Si desea volver al comportamiento heredado que siempre cambia la persona responsable, deshabilite la configuración "Habilitar rechazo Flujos de trabajo" y guarde su selección. 
     • Ya sea el Administrador de submittal designado o un usuario con permisos de nivel administrador en la herramienta Submittals puede reanudar un flujo de trabajo.

      

3. En Correos electrónicos de submittal, elija entre estas opciones para configurar los ajustes de notificación por correo electrónico para los ítems de submittal:
   Nota: 
   • Esta configuración de correo electrónico no se aplica al enviar y reenviar submittals en paquetes de submittals. Consulte Correos electrónicos para paquetes de Submittal.
   • Para obtener más información sobre las acciones que activan una notificación automática por correo electrónico, consulte ¿Quién recibe un correo electrónico cuando se crea o actualiza un submittal?
   • Los correos electrónicos de 'Acción requerida' no se pueden desactivar. Para obtener más información, consulte ¿Por qué no puedo desactivar los correos electrónicos de 'Acción requerida' enviados desde la herramienta Submittals?
4. Elimine una marca de la casilla de verificación deseada para evitar que el sistema envíe una notificación automática por correo electrónico a los usuarios designados en cada rol para cada evento. 
5. Coloque una marca en la casilla correspondiente para otorgar al sistema permiso para enviar una notificación automática por correo electrónico al usuario designado en el rol apropiado para cada evento.
6. Haga clic en Restablecer valores predeterminados para restaurar la configuración predeterminada del sistema para los correos electrónicos de submittal.
7. Cuando termine de actualizar los ajustes en la página Configuración de submittal, haga clic en Actualizar.

Crear respuestas de submittals personalizadas

Reemplazar al usuario Flujo de trabajo

Puede reemplazar a un usuario en los flujos de trabajo de submittal en masivo en todos los submittals para los que tienen una respuesta "Pendiente". Cuando reemplaza a los usuarios flujo de trabajo:

• Solo los flujos de trabajo en los que la respuesta del usuario actual está en estatus Pendiente será reemplazada por el nuevo usuario.
• Si un usuario actual ya ha respondido en una flujo de trabajo, NO será reemplazado por el nuevo usuario flujo de trabajo.
• El nuevo flujo de trabajo usuario solo recibirá correos electrónicos nuevos flujo de trabajo. No recibirán ningún flujo de trabajo correos electrónicos enviados previamente al usuario actual.

1. Seleccione el usuario que desea reemplazar en el campo "Usuario actual".
2. Seleccione el usuario con el que los reemplazará en el campo 'Nuevo usuario'.
3. Haga clic en Reemplazar y guardar.

Ver permisos para la herramienta Submittals

Si bien es posible editar los permisos de usuario para la herramienta Submittals desde esta pestaña, Procore recomienda que NO administre los permisos de esta manera. En su lugar, administre los permisos de usuario en las herramientas de proyecto de Procore utilizando plantillas de permisos. Consulte Administrar plantillas de permisos del proyecto.

¡Importante! Los permisos granulares NO son visibles ni manejables desde la pestaña Permisos en la herramienta Submittals.

1. Navegue hasta la herramienta de Submittals del proyecto.
2. Haga clic en Configuraciones  .
3. Haga clic en Tabla de permisos. 
4. Vea los permisos de usuario para la herramienta Submittals del proyecto.