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Procore

Configurar ajustes: herramienta de submittal

Objetivo

Para personalizar los ajustes de configuración de la herramienta de envío para un proyecto como usuario con permisos de nivel de 'Administrador' para la herramienta de envío.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos: 
    • Permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto. 
  2. Haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png icono.
  3. Haga clic en uno de los enlaces que se describen a continuación:

Configurar los ajustes de la herramienta Submittal

  1. En la página Configurar opciones de submittal, haga clic en Configuración de submittal.
  2. En Configuración de submittal, configure estos ajustes:

    submittals-submittal-settings.png
     
    • Administrador de submittals predeterminado
      Seleccione a la persona que desea designar como administrador de Submittals para nuevos Submittals de esta lista desplegable.  
    • Distribución predeterminada
      Seleccione todos los contactos para incluirlos en la distribución de notificaciones por correo electrónico de la herramienta para submittals nuevos.
    • Lista de sección de especificaciones de submittal Ordenar por número
      Seleccione 'Ascendente' o 'Descendente' de la lista. La configuración predeterminada es descendente (por ejemplo, 999 a 1).
    • Establecer el orden de clasificación para los ítems del paquete de submittal
      Seleccione 'Ascendente' o 'Descendente' de la lista. La configuración predeterminada es ascendente (p. Ej., De la a a la z).

    • Etiqueta para campos personalizados

      • Para agregar un campo de texto corto, escriba la etiqueta del campo deseado en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 1 (corto). Por ejemplo, escriba: Número de contrato
      • Para agregar un campo de texto largo, escriba la etiqueta del campo deseado en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 2 (largo). Por ejemplo, escriba: Notas
        El campo de texto breve se utiliza para la entrada de datos breves. El campo de texto largo permite a los usuarios ingresar cadenas de texto largas (por ejemplo, mensajes) y también proporciona a los usuarios herramientas de formato básicas.
        Nota: El campo personalizado 1 tiene un límite de 255 caracteres.
    • Fechas de vencimiento del aprobador dinámico
      Coloque una marca en la casilla de verificación para que Procore pueda ajustar la fecha de vencimiento del aprobador. Para mantener la función desactivada, deje la casilla de verificación sin marcar. Para obtener más información sobre esta configuración, consulte ¿Qué son las fechas de vencimiento del aprobador dinámico?
    • Los nuevos submittals vencerán en
      Ingrese una cantidad de días en el cuadro de texto. La configuración predeterminada en Procore es de 14 días.
      Nota: La fecha de vencimiento respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
    • Submittals privados por defecto
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para que los submittals sean privados por defecto. En Procore, marcar submittals como privados limita la audiencia a los usuarios a los que se les asignan permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Submittals, miembros de la lista de distribución del submittal y revisores asignados al flujo de trabajo del submittal. De forma predeterminada, esta casilla de verificación está desactivada en Procore, lo que significa que los nuevos submittals son visibles para los usuarios asignados a "Solo lectura" o superior en la herramienta Submittals.
      Nota: Los usuarios con el permiso granular "Ver submittals privados asociados a usuarios dentro de la misma compañía" habilitado en su plantilla de permisos pueden ver un submittal marcado como "Privado" si otro usuario de su compañía es el creador del submittal o está designado como Administrador de submittals, remitente, aprobador o miembro de la lista de distribución.

    • Permitir que los aprobadores agreguen revisores a su paso en el flujo de trabajo
      Esta configuración está habilitada de forma predeterminada y permite a los aprobadores agregar otros revisores al submittal. Los revisores son idénticos a los aprobadores, excepto que no pueden agregar otros revisores.

    • Las respuestas de los aprobadores son obligatorias de forma predeterminada
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para que las respuestas de los aprobadores en los submittals sean obligatorias de forma predeterminada. De forma predeterminada, esta casilla de verificación está marcada en Procore, lo que significa que se requieren las respuestas de los aprobadores seleccionados al aprobar el submittal.

    • Habilitar recordatorios por correo electrónico para submittals vencidos
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para enviar automáticamente una notificación vencida por correo electrónico al usuario Persona responsable cuando pase la "Fecha de vencimiento del aprobador" de esa persona en el submittal. El sistema también enviará una notificación a los miembros del flujo de trabajo cuando pase la fecha de vencimiento final. Esta casilla de verificación está seleccionada de forma predeterminada en Procore.

    • Habilitar códigos QR en ítems de submittal y plantilla PDF personalizada
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para permitir que los códigos QR se generen para los submittals. Consulte Generar un código QR para un submittal.

    • Habilitar cálculos de programación de submittal
      Esta configuración está deshabilitada de forma predeterminada. Cuando está activada, la página Nuevo submittal incluye el área de información del programa de submittal, que toma el ingreso de datos del usuario final en el campo 'Fecha requerida en el sitio' y calcula automáticamente la 'Fecha de devolución planificada', la 'Fecha de finalización de la revisión interna planificada', y 'Fecha para presentar planificada'.

    • Permita que los usuarios descarguen archivos adjuntos de submittal del correo electrónico sin iniciar sesión en Procore
      Marque esta casilla de verificación para permitir que los usuarios descarguen un submittal adjunto (agregado en la Información general del submittal o en un paso del flujo de trabajo) desde el cuerpo de un correo electrónico sin iniciar sesión en Procore. Estos enlaces de descarga vencerán en 14 días calendario a partir del día en que se envió el correo electrónico. De forma predeterminada, esta casilla de verificación está desactivada.

      Nota: 

      • Los archivos adjuntos de submittal y los archivos adjuntos que se cargan en el campo 'Archivos adjuntos' cuando se distribuye un submittal y cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, incluso si esta casilla de verificación no está marcada.
      • Los archivos adjuntos que se cargan en el campo 'Archivos adjuntos' cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar los archivos adjuntos, incluso si esta casilla de verificación está desactivada.
      • Los archivos adjuntos a los que se accede haciendo clic en Ver PDF en el correo electrónico requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, incluso si esta casilla de verificación está marcada. 
  3. En Correos electrónicos de submittal, elija entre estas opciones para configurar los ajustes de notificación por correo electrónico para los ítems de submittal:
    Notas:
  4. Elimine una marca de la casilla de verificación deseada para evitar que el sistema envíe una notificación automática por correo electrónico a los usuarios designados en cada rol para cada evento. 
  5. Coloque una marca en la casilla correspondiente para otorgar al sistema permiso para enviar una notificación automática por correo electrónico al usuario designado en el rol apropiado para cada evento.
  6. Haga clic en Restablecer valores predeterminados para restaurar la configuración predeterminada del sistema para los correos electrónicos de submittal.

    submittals-emails-default-send-events.png
     
  7. Cuando termine de actualizar los ajustes en la página Configuración de submittal, haga clic en Actualizar.

Crear respuestas de submittals personalizadas

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png . 
    Esto revela la página de ‘Ajustes de submittal’.
  3. Haga clic en Respuestas a submittals. Esto revela la lista de respuestas a submittals que se muestra a continuación. Para obtener más información sobre cada respuesta, consulte ¿Cuáles son las respuestas a submittals predeterminadas en Procore?

    submittal-responses.png
     
  4. Ubique la respuesta al submittal que desee cambiar.
  5. Elija entre las siguientes opciones:

Cambiar una respuesta al submittal personalizada

Puede cambiar una respuesta existente a un valor personalizado para las ocho (8) respuestas a submittals predeterminadas en Procore. Consulte ¿Cuáles son las respuestas a submittals predeterminadas en Procore?

  1. En la lista de respuestas de la página "Configuración de submittal", escriba sobre un valor existente.
    Por ejemplo, escriba AAN en lugar de "APROBADO COMO SE ANOTÓ" como se muestra a continuación.

    aan.png

    El sistema guarda automáticamente sus cambios cuando hace clic fuera del cuadro. Aparece un banner VERDE en la parte superior de la página cuando se guarda la actualización.Para ver cómo se ve esto en la aplicación web, consulte ¿Dónde aparecen las respuestas a submittals personalizadas?

Agregar una nueva respuesta al submittal personalizada

Puede agregar hasta doce respuestas a submittals para seis (6) de las ocho (8) respuestas a submittals predeterminadas en Procore. Para tres (3) de las respuestas (es decir, REENVIADO PARA REVISIÓN, PENDIENTE y PRESENTADO), el sistema lo limita a solo una (1) respuesta personalizada. Ver ¿Cuáles son las respuestas a submittals predeterminadas en Procore?

  1. En la lista de respuestas de la página "Configuración de submittal", haga clic en +Agregar nuevo.
    add-custom-submittal-response.png
  2. En el cuadro que aparece, ingrese una nueva respuesta. Por ejemplo, en lugar de APROBADO, es posible que desee agregar respuestas tanto para "AMUEBLAR COMO SE ANOTÓ" y "NO SE TOMAN EXCEPCIONES".

    approved-alternates.png

    El sistema guarda automáticamente sus cambios cuando hace clic fuera del cuadro. Aparece un banner VERDE en la parte superior de la página cuando se guarda la actualización.Para ver cómo se ve esto en la aplicación web, consulte ¿Dónde aparecen las respuestas a submittals personalizadas?

Eliminar una respuesta al submittal personalizada

Si desea eliminar una respuesta personalizada, haga clic en la "x" ROJA que aparece junto al ítem.
Nota: Solo puede eliminar las respuestas personalizadas que se han agregado al sistema. Cada una de las ocho (8) respuestas predeterminadas requieren al menos una (1) respuesta (que puede personalizar, pero no puede eliminar).
delete-custom-submittal-response.png
Cuando el sistema elimina la respuesta, aparece un banner de confirmación en la parte superior de la página.

¿Dónde aparecen las respuestas a submittals personalizadas? 

 Después de personalizar sus respuestas, aparecerán como selecciones en varias listas desplegables de la herramienta Submittals. Las áreas primarias incluyen: 

  • Respuestas. En la herramienta Submittals, esta lista aparece en "Requiere su atención" para los usuarios que están designados como Persona responsable (persona responsable ) en un submittal.
    response-list.jpg
     
  • Agregar un filtro. Esta lista aparece en la parte superior de la herramienta Submittals (junto al campo de búsqueda ) y permite a los usuarios filtrar la lista de submittals por respuesta.

    add-response-filter.png

Establecer permisos de usuario para la herramienta Submittals

Si tiene una pequeña cantidad de usuarios sin plantillas de permisos asignadas, puede optar por administrar los permisos de usuario para la herramienta Submittals del proyecto siguiendo los pasos a continuación. Si tiene una gran cantidad de usuarios, le recomendamos que administre los permisos de usuario en las herramientas de proyecto de Procore utilizando plantillas de permisos. Consulte Administrar plantillas de permisos del proyecto.

  1. Navegue hasta la herramienta de Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en Configuraciones icons-settings-gear.png .
  3. Hacer clic en Tabla de permisos.

    permissions-table.png
     
  4. Establezca el permiso de cada usuario para la pestaña Submittals de acuerdo con sus preferencias.  
    • check.pngAcceso
    • x.pngNo hay acceso
      Nota: Para ver una lista completa de tareas disponibles por nivel de permiso, consulte Permisos.
  5. Haga clic en Atrás cuando haya terminado de actualizar los permisos de usuario.

 

Si desea obtener más información sobre el software de administración de submittals de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de software de submittals de construcción.