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Procore

Configuraciones avanzadas: Herramienta Submittals

Objetivo

Personalizar las configuraciones de la herramienta Submittal para un proyecto como usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals.

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals.

Video

 

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Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto. 
    Esto revela la página Submittals.
  2. Haga clic en el icono Configuraciones avanzadas . 
    Esto revela la página Configuraciones de submittal. 
  3. En el panel derecho, haga clic en uno de los enlaces disponibles para cambiar las configuraciones: Configuraciones de submittal. Para las configuraciones generales de las funciones y el comportamiento predeterminado de la herramienta Submittals, haga clic en Configuraciones de submittal. Luego, ver Configuraciones de la herramienta Submittal a continuación. 
  4. Cuando termine de cambiar los ajustes de configuración, haga clic en Actualizar

Configurar los ajustes de la herramienta Submittal

  1. En la página "Configuraciones de submittal", haga clic en Configuraciones de submittal.
  2. En la página "Configuraciones de submittal", puede configurar estas opciones:


     
    • Administrador de submittals predeterminado:
      En la lista  desplegable Administrador de submittal predeterminado, seleccione a la persona que desee designar como administrador de submittal para nuevos submittals. 
    • Crear la lista de distribución predeterminada para nuevos submittals:
      En la lista desplegable Distribución predeterminada, seleccione todos los contactos a incluir en la lista de distribución predeterminada para nuevos submittals.
    • Establecer el orden de clasificación para la lista de la sección de especificaciones:
      En la lista desplegable de la sección de especificaciones de submittal Clasificar por número, seleccione "Ascendente" o "Descendente". La configuración predeterminada es descendente (por ejemplo, 999 a 1). 
    • Establecer el orden de clasificación para los ítems del paquete de submittals:
      En la lista desplegable de paquetes de submittals Clasificar por número, seleccione "Ascendente" o "Descendente".  La configuración predeterminada es ascendente (por ejemplo, de la A a la Z). 

    • Agregue campos de texto personalizados a la nueva página de submittals:

      • Para agregar un campo de texto corto, escriba la etiqueta de campo deseada en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 1 (corta). Por ejemplo, escriba: Fecha de entrega confirmada
      • Para agregar un campo de texto largo, escriba la etiqueta deseada en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 2 (larga). Por ejemplo, escriba: Notas
        La siguiente ilustración muestra cómo se verán estos campos para sus usuarios finales en la página Nuevos submittals. El campo de texto largo permite a los usuarios ingresar largas cadenas de texto (por ejemplo, mensajes) y también proporciona a los usuarios herramientas básicas de formateo. El campo de texto corto se utiliza para el ingreso de datos cortos. 
        Nota: El campo personalizado 1 tiene un límite de caracteres de 255 caracteres.
    • Establecer una fecha de vencimiento predeterminada para los submittals:
      En el cuadro Nuevos submittals se vencerán en, ingrese un número de días calendario. La configuración predeterminada en Procore es de 14 días. Sin embargo, puede cambiarla para que se adapte a sus preferencias de proyecto (por ejemplo, en la ilustración a continuación, cambiamos el valor predeterminado a cinco (5) días calendario). 
    • Marcar nuevas submittals como privadas:
      Marque la casilla Submittals privados por defecto para que los submittals sean privados de forma predeterminada. En Procore, marcar los submittals como privados limita la audiencia a los usuarios a los que se les asignan permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals, a los miembros de la lista de distribución de la presentación y a los revisores asignados al flujo de trabajo del submittal. De forma predeterminada, esta casilla de verificación está desactivada en Procore, lo que significa que los nuevos submittals son visibles para los usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o superiores en la herramienta Submittals. 

    • Permitir que los aprobadores agreguen revisores a su paso en el flujo de trabajo.  
      Esta configuración está habilitada de forma predeterminada y permite a los Aprobadores agregar otros revisores al submittal. Los revisores son idénticos a los aprobadores, excepto porque no pueden agregar a otros revisores. 

    • Establecer las respuestas de los aprobadores según lo requerido por defecto
      Marque la casilla de verificación Las respuestas de los aprobadores se requieren por defecto para que las respuestas de los aprobadores en los submittals se requieran de forma predeterminada. Por defecto, esta casilla de verificación está marcada en Procore, lo que significa que las respuestas de los aprobadores seleccionados se requieren al aprobar el submittal.

    • Alertar a los revisores sobre submittals vencidos:
      Marque el casilla Habilitar recordatorios por correo electrónico para submittals vencidos para enviar automáticamente una notificación de vencimiento por correo electrónico al aprobador responsable cuando pase su "Fecha de vencimiento del aprobador" en el submittal. El sistema también enviará una notificación a los aprobadores en el flujo de trabajo cuando la fecha de vencimiento final pase. Esta casilla de verificación está seleccionada por defecto en Procore. 

    • Habilitar los cálculos de programación de submittal.
      Esta configuración está deshabilitada por defecto. Cuando está ENCENDIDA, la página Nuevo submittal incluye el área de Información de programación del submittal, que toma el ingreso de datos del usuario final en el campo "Fecha requerida en el sitio" y calcula automáticamente la "Fecha de devolución planificada", "Fecha completa de revisión interna planificada", y "submittal planificada por fecha".

  3. En Enviar correos electrónicos, elija entre estas opciones para configurar los ajustes de notificación de correo electrónico para la herramienta Submittals a nivel proyecto:
    Notas
  4. Elimine una marca de la casilla de verificación deseada para evitar que el sistema envíe una notificación automática por correo electrónico a los usuarios designados en cada rol para cada evento. 
  5. Coloque una marca en la casilla correspondiente para otorgar al sistema permiso para enviar una notificación automática por correo electrónico al usuario designado en el rol apropiado para cada evento.
  6. Hacer clic en Restablecer valores predeterminados para restaurar la configuración predeterminada del sistema para los correos electrónicos de submittal.


     
  7. Cuando termine de actualizar los ajustes en la página Configuración de submittal, haga clic en Actualizar.

Crear respuestas a submittals personalizadas

Crear reportes personalizados para la herramienta Submittals

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto.
    Esto revela la página Submittals.
  2. Haga clic en el icono Configuraciones  .
  3. En el panel derecho, haga clic en Reportes personalizados.


     
  4. En la página reportes personalizados, puede configurar estas opciones:
    • Crear un reporte personalizado:
      Haga clic en el botón Crear reporte personalizado. Esto revela la página Nuevo reporte personalizado. Ver Crear un reporte de submittals personalizado. 



      Nota: Los reportes de toda la compañía y los reportes específicos del proyecto se muestran en el área "Reportes personalizados" (imagen superior). Si marca un reporte como "Privado", solo estará disponible para usted y se mostrará en el área "Mis reportes" (sin imagen).
       
    • Ver un reporte personalizado:
      Haga clic en el botón Ver. Consulte Ver un reporte de submittal personalizado.



       

    • Editar un reporte personalizado:
      Haga clic en el botón Editar. Consulte Editar un reporte de submittal personalizado.


       
    • Eliminar un reporte personalizado:
      Haga clic en el icono rojo de "X". 


Establecer permisos de usuario para la herramienta Submittals

Si tiene una pequeña cantidad de usuarios, puede optar por administrar los permisos de los usuarios en la herramienta Submittals del proyecto siguiendo los pasos a continuación. Si tiene un gran número de usuarios, se recomienda que administre los permisos de usuario en las herramientas de proyecto de Procore utilizando plantillas de permisos. Para instrucciones, ver Administrar plantillas de permisos

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto.
    Esto revela la página Submittals.
  2. Haga clic en el icono Configuraciones  .
    Esto revela la página de Ajustes de submittal. 
  3. En el panel derecho, haga clic en Tabla de permisos.


     
  4. Establezca el permiso de cada usuario para la pestaña Submittals de acuerdo con sus preferencias.  
    • check.png Acceso
    • x.png Sin acceso
      Nota: Para ver una lista completa de las tareas disponibles por nivel de permiso, ver Permisos.
  5. Cuando haya terminado, haga clic en Atrás.

Ver también

 

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