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Procore

Configurar ajustes: herramienta Submittals

Objetivo

Para personalizar los ajustes de configuración de la herramienta de envío para un proyecto como usuario con permisos de nivel de 'Administrador' para la herramienta de envío.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos: 
    • "Administrador" en la herramienta Submittals.

Vídeo

 

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Pasos

  1. Navegue a la herramienta de Envíos del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes .
  3. Haga clic en uno de los enlaces que se describen a continuación:
  4. Haga clic en Actualizar cuando haya terminado de cambiar los ajustes de configuración.

Configurar los ajustes de la herramienta Submittal

  1. En la página Configurar opciones de envío, haga clic en Configuración de envío .
  2. En Configuración de envío , configure estos ajustes:

    submittals-submittal-settings.png
    • Administrador de submittals predeterminado
      Seleccione a la persona que desea designar como administrador de Submittals para nuevos Submittals de esta lista desplegable.  
    • Distribución predeterminada
      Seleccione todos los contactos para incluirlos en la distribución de notificaciones por correo electrónico de la herramienta para submittals nuevos.
    • Lista de sección de especificaciones de envío Ordenar por número
      Seleccione 'Ascendente' o 'Descendente' de la lista. La configuración predeterminada es descendente (por ejemplo, 999 a 1).
    • Establecer el orden de clasificación para los elementos del paquete de envío
      Seleccione 'Ascendente' o 'Descendente' de la lista. La configuración predeterminada es ascendente (p. Ej., De la a a la z).

    • Etiqueta para campos personalizados

      • Para agregar un campo de texto corto , escriba la etiqueta del campo deseado en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 1 (corto) . Por ejemplo, escriba: Número de compromiso
      • Para agregar un campo de texto largo , escriba la etiqueta del campo deseado en el cuadro Etiqueta para el campo personalizado 2 (largo) . Por ejemplo, escriba: Notas
        El campo de texto breve se utiliza para la entrada de datos breves. El campo de texto largo permite a los usuarios ingresar cadenas de texto largas (por ejemplo, mensajes) y también proporciona a los usuarios herramientas de formato básicas.
        Nota : El campo personalizado 1 tiene un límite de 255 caracteres.
    • Fechas de vencimiento del aprobador dinámico
      Coloque una marca en la casilla de verificación para que Procore pueda ajustar la fecha de vencimiento del aprobador. Para mantener la función APAGADA, deje la casilla de verificación sin marcar. Para obtener información sobre esta configuración, consulte ¿Qué son las fechas de vencimiento del aprobador dinámico?
    • Los nuevos Submittals se entregarán en
      Ingrese una cantidad de días en el cuadro de texto. La configuración predeterminada en Procore es 14 días.
      Nota: La fecha de vencimiento respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
    • Envíos privados por defecto
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para que los envíos sean privados de forma predeterminada. En Procore, marcar los envíos como privados limita la audiencia a los usuarios a los que se les asignan permisos de nivel de 'Administrador' para la herramienta de envíos, miembros de la lista de distribución del envío y revisores asignados al flujo de trabajo de envío . De forma predeterminada, esta casilla de verificación está desactivada en Procore, lo que significa que los nuevos envíos son visibles para los usuarios asignados a 'Solo lectura' o superior en la herramienta Envíos.
      Nota : Los usuarios con el permiso granular 'Ver envíos privados asociados a usuarios dentro de la misma empresa' habilitado en su plantilla de permisos pueden ver un envío marcado como 'Privado' si otro usuario de su empresa es el creador del envío o está designado como el Administrador de envíos, un Remitente, aprobador o miembro de la lista de distribución.

    • Permitir que los aprobadores agreguen revisores a su paso en el flujo de trabajo
      Esta configuración está habilitada de forma predeterminada y permite a los aprobadores agregar otros revisores al envío. Los revisores son idénticos a los aprobadores, excepto que no pueden agregar otros revisores.

    • Las respuestas de los aprobadores son obligatorias de forma predeterminada
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para que las respuestas de los aprobadores en los envíos sean requeridas por defecto. De forma predeterminada, esta casilla de verificación está marcada en Procore, lo que significa que se requieren las respuestas de los aprobadores seleccionados al aprobar el envío.

    • Habilitar recordatorios por correo electrónico para Submittals atrasados
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para enviar automáticamente una notificación de retraso por correo electrónico al aprobador responsable cuando pase la fecha de vencimiento del aprobador en el submittal de esa persona. El sistema también enviará una notificación a los aprobadores sobre el flujo de trabajo cuando pase la fecha de vencimiento final. Esta casilla de verificación está seleccionada por defecto en Procore. 

    • Habilite códigos QR en ítems de Submittal y plantilla PDF personalizada
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para permitir que se generen códigos QR para los Submittals.

    • Habilitar cálculos de programación de envío
      Esta configuración está deshabilitada de forma predeterminada. Cuando está activada, la página Nuevo envío incluye el área de información del programa de envío, que toma la entrada de datos del usuario final en el campo 'Fecha requerida en el sitio' y calcula automáticamente la 'Fecha de devolución planificada', la 'Fecha de finalización de la revisión interna planificada', y 'Fecha de envío planificada'.

    • Permita que los usuarios descarguen archivos adjuntos de submittal del correo electrónico sin iniciar sesión en Procore
      Marque esta casilla de verificación para permitir que los usuarios descarguen un submittal adjunto (agregado en la Información general del submittal o en un paso del flujo de trabajo) desde el cuerpo de un correo electrónico sin iniciar sesión en Procore. Estos enlaces de descarga vencerán en 14 días calendario a partir del día en que se envió el correo electrónico. De forma predeterminada, esta casilla de verificación está desactivada.

      Nota: 

      • Los archivos adjuntos de submittal y los archivos adjuntos que se cargan en el campo 'Archivos adjuntos' cuando se distribuye un submittal y cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, incluso si esta casilla de verificación no está marcada.
      • Los archivos adjuntos que se cargan en el campo 'Archivos adjuntos' cuando se reenvía un submittal no requieren que los usuarios inicien sesión para descargar los archivos adjuntos, incluso si esta casilla de verificación está desactivada.
      • Los archivos adjuntos a los que se accede haciendo clic en Ver PDF en el correo electrónico requieren que los usuarios inicien sesión para descargar el archivo adjunto, incluso si esta casilla de verificación está marcada. 
  3. En Correos electrónicos de envío , elija entre estas opciones para configurar los ajustes de notificación por correo electrónico para los elementos de envío:
    Notas :
  4. Elimine una marca de la casilla de verificación deseada para evitar que el sistema envíe una notificación automática por correo electrónico a los usuarios designados en cada rol para cada evento. 
  5. Coloque una marca en la casilla correspondiente para otorgar al sistema permiso para enviar una notificación automática por correo electrónico al usuario designado en el rol apropiado para cada evento.
  6. Hacer clic en Restablecer valores predeterminados para restaurar la configuración predeterminada del sistema para los correos electrónicos de submittal.

    submittals-emails-default-send-events.png
     
  7. Cuando termine de actualizar los ajustes en la página Configuración de submittal, haga clic en Actualizar.

Crear Respuestas de submittals personalizadas

Establecer permisos de usuario para la herramienta Submittals

Si tiene una pequeña cantidad de usuarios sin plantillas de permisos asignadas, puede optar por administrar los permisos de usuario a la herramienta Envíos del proyecto siguiendo los pasos a continuación. Si tiene una gran cantidad de usuarios, le recomendamos que administre los permisos de usuario en las herramientas de proyecto de Procore utilizando plantillas de permisos. Consulte Administrar plantillas de permisos .

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en Configurar ajustes icono.
  3. Hacer clic en Tabla de permisos.


     
  4. Establezca el permiso de cada usuario para la pestaña Submittals de acuerdo con sus preferencias.  
    • check.png Acceso
    • x.png Sin acceso
      Nota: para ver una lista completa de las tareas disponibles por nivel de permiso, consulte Permisos.
  5. Haga clic en Atrás cuando haya terminado de actualizar los permisos de usuario.

Ver también

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