Crear un submittal

Agregar información general

1. Complete el ingreso de datos en la pestaña General de la siguiente manera:

• Title. The descriptive name that best summarizes the information in the submittal. 

• Spec Section. Denotes the corresponding section from the project's specifications book. See Where do the selections in the 'Specification Sections' drop-down list in the Submittals tool come from?

• Number & Revision. The submittal number and its revision number. See How are submittals numbered in Procore?

• Submittal Package. The submittal package that contains the submittal. In Procore, adding submittals to a package is optional. The decision to add submittals to a submittal package is based on your project's requirements, which is determined by your company's or project's management team. For instructions, see Create a Submittal Package.

• Status. The current status of the submittal. Only a user with 'Admin' level permission to the Submittals tool can change a submittal's status. See What are the default submittal statuses in Procore? and What is a 'Draft' Submittal?

       Notas:
       Si un submittal está abierto y no tiene flujo de trabajo, la persona responsable es el administrador de submittals y el ítem debe mostrarse en su herramienta Mis ítems abiertos.
       Si un submittal está abierto y tiene un flujo de trabajo, la persona asignada del paso del flujo de trabajo actual tiene la persona responsable. Una vez que se completa el flujo de trabajo, BIC regresa al Administrador de submittals.
       Si un submittal está cerrado, la persona responsable queda borrada.

• Responsible Contractor. The company name of the contractor/subcontractor that is responsible for completing the work specified on the submittal. 

• Received From. The contact for the responsible contractor who provided the submittal information to the project team. 

• Submit By. Select the date by which a contractor/subcontractor must submit all relevant documentation (i.e., documents, drawings, manuals, plans, and so on) for the submittal to the project's design team for review.

• Issue Date. The date the contractor/subcontractor submitted the submittal items (i.e., documents, plans, and so on) to your project team for the review process. 

• Received Date. The date that the submittal information was received from the contractor/subcontractor responsible for the performing work associated with the submittal.

• Final Due Date. The due date by which all approvers on the submittal workflow must submit a response.

  Notas:
  Cuando se produce la "Fecha de vencimiento final", el sistema envía una notificación automática por correo electrónico para notificar a los usuarios que el submittal está vencido. Si su sistema está configurado para utilizar la aprobación secuencial, la notificación va al Administrador de submittals y a la persona responsable en el flujo de trabajo de aprobación. Si su sistema está configurado para utilizar la aprobación paralela, la notificación va al Administrador de submittal y a los miembros del flujo de trabajo de aprobación).

• Lead Time. The expected number of calendar days that will be required for the material/services for the submittal to arrive.

• Required On-Site Date. The date by which materials related to the work detailed on the submittal must be delivered and available at the construction site.

• Cost Code. The cost code for the submittal. Cost codes are managed in the 'Cost Code' segment in Procore's Work Breakdown Structure.

• Submittal Manager. The name of the submittal manager. This is the person who is responsible for overseeing the submittal throughout its lifecycle in Procore. Each submittal can have a different submittal manager or your project team can configure a 'Default Submittal Manager' for all of your submittals. See What is the 'Submittal Manager' role?

• Type. The information type associated with the submittal. The default type selections in Procore include: Document, Pay Request, Payroll, Plans, Prints, Product Information, Product Manual, Sample, Shop Drawing, Specification, and Other. See Create Custom Submittal Types.

• Private. Indicates privacy settings for the submittal. When a submittal is marked 'Private', it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the Submittals tool, users in the Submittal Workflow, and members of the submittal's Distribution List. Users with the 'View Private Submittals Associated to Users within Same Company' granular permission enabled on their permissions template can also view a submittal marked 'Private' if another user in their company is associated with the submittal. See Mark a Submittal as Private.

• Location. The location at the job site for the submittal. This can be an existing location from the Location list or a tiered location. See Add Tiered Locations to a Project. 

• Linked Drawings. Renderings stored in the project's Drawings tool that are linked to the submittal. See Link Related Items on a Drawing.

• Description. Informative details, notes, and/or actions that describe the submittal. 

• Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

  • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
    OR
  • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

• Distribution List. The people who will receive email notifications from Procore as the submittal progresses through the submittal workflow. If your project team has created any distribution lists in the Project Directory, you can select those lists here. See Add a Distribution Group to the Procore Directory). 

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Calcular la información del programa de submittal (si está habilitado)

Cálculos de Programa de submittal es una función opcional que se puede habilitar. Ver Habilitar los cálculos de programa de submittal. Cuando esté habilitada, la herramienta Submittals analizará sus ingresos en los campos "Fecha requerida en el sitio", "Tiempo de entrega", "Tiempo de revisión del equipo de diseño" y "Tiempo de revisión interna" para proporcionar sugerencias para el Remitente y Aprobador y su "Fecha de vencimiento" en el flujo de trabajo del submittal. También rellena automáticamente los campos "Fecha de devolución planificada", "Fecha de finalización de la revisión interna planificada" y "Fecha de entrega planificada".

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Actualizar la información de entrega

• Fecha de entrega anticipada
  Vea la fecha que se muestra en la fecha de entrega anticipada. Esta es la fecha entre el "Tiempo de entrega" y cuándo se distribuyó el submittal, y no se completará después de la creación del submittal. Procore calcula esta fecha una vez que se ha distribuido el submittal. Consulte Distribuir un submittal.​​
• Programar tarea
  Si habilitó la herramienta Programar en el proyecto e integró una programación de Asta Powerproject, Microsoft Project u Oracle Primavera con Procore, puede seleccionar una tarea de proyecto de la lista desplegable Programar tarea cuando haya una cuenta de usuario a la que se le ha otorgado permiso de nivel 'Solo lectura' o superior en la herramienta Programar. Esto es solo para referencia.
• Fecha de entrega confirmada
  Seleccione la fecha en que el subcontratista o proveedor confirmó que llegaría el flete utilizando el calendario Fecha de entrega confirmada. 
• Fecha de entrega real
  Seleccione la fecha en que el material llegó a la obra utilizando el calendario Fecha de entrega real. Normalmente, el superintendente del proyecto actualiza este valor. 

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Aplicar una plantilla de flujo de trabajo de un submittal

Un usuario con permiso de "Administrador" para la herramienta de submittals de su proyecto puede crear una (1) o más plantillas de flujo de trabajo de submittals, que puede enviar a un nuevo submittal cuando lo cree por primera vez. Esto ahorra tiempo de ingreso de datos al evitar que tenga que agregar un nuevo flujo de trabajo de submittal cada vez que cree un submittal. 

1. En Flujo de trabajo de submittal, haga lo siguiente:
   
   
    
   1. Seleccione una plantilla. Seleccione una plantilla de flujo de trabajo de la lista desplegable.
      Notas:
      • Esta lista desplegable solo está visible y disponible para los usuarios con permiso de nivel de "Administrador" en la herramienta Submittals. 
      • Esta acción aplica las personas nombradas en la plantilla de flujo de trabajo de submittal a su submittal. 
      • Para saber cómo se crean las plantillas de flujo de trabajo de submittal, consulte Administrar plantillas de flujo de trabajo de submittal.
2. Continúe modificando los campos Nombre Rol y Días para enviar/responder según sea necesario para el submittal. Sus cambios solo afectan al flujo de trabajo en el submittal, sus cambios NO afectan a la plantilla de flujo de trabajo de submittal. 
3. (Opcional) Continuar con los pasos en Agregar usuarios al flujo de trabajo del submittal. 

Agregar usuarios al flujo de trabajo del submittal

1. En  Flujo de trabajo del submittal, haga lo siguiente para cada partida deseada en el submittal:
   • Nombre. Comience a escribir el nombre de un usuario del proyecto en el cuadro Buscar. Luego, seleccione al usuario apropiado de la lista.
     • Si desea solicitar una respuesta del usuario, coloque una marca en la casilla de verificación junto a su nombre.
       O
     • Si NO desea solicitar una respuesta del usuario, elimine la marca de la casilla de verificación.
       Nota: Si está agregando más de un usuario a un grupo de flujo de trabajo de aprobación paralelo, la responsabilidad de la persona responsable pasará al siguiente grupo de flujo de trabajo después de que todas las personas marcadas como obligatorias en el grupo envíen una respuesta al submittal. 
   • Rol. Seleccione Aprobador o Remitente de la lista. Consulte ¿Cuál es la diferencia entre un remitente y un aprobador en submittals?
     Notas:
     • Para ser designado como aprobador, la persona debe existir en la herramienta Directorio a nivel proyecto (consulte Agregar una cuenta de usuario al Directorio del proyecto) y también debe tener permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" para la herramienta Submittals (consulte Establecer permisos de usuario para la herramienta Submittals).
     • Si es usuario de Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals, solo puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" al flujo de trabajo.
     • Si va a añadir un Remitente al submittal, se recomienda designar un Director de submittal como el primer responsable de aprobación en el flujo de trabajo de aprobación secuencial del submittal. Esto le da al Administrador de submittal la oportunidad de asegurarse de que la parte interesada interna revise minuciosamente el submittal antes de enviarlo a los usuarios en el siguiente paso del flujo de trabajo de submittal. 
     • Si es un usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta submittals, puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" al flujo de trabajo. 
       Nota: Si desea que el flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación secuencial, agregue solo un usuario a cada partida en el flujo de trabajo. Si desea que un paso del flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación en paralelo, agregue dos o más usuarios a una partida. 
   • Fecha de vencimiento. Seleccione una fecha del calendario para que venzque la respuesta al submittal.
     Nota: El campo "Fecha de vencimiento" se completa automáticamente según el número predeterminado de días especificados en la página Configurar ajustes de la herramienta Submittals. Consulte Configurar ajustes: herramienta Submittals. La fecha de vencimiento también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
2. Haga clic en Agregar paso.
3. Repita estos pasos para agregar otro usuario al flujo de trabajo. 
4. Si desea cambiar el orden de los pasos del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
   1. Agarre el partida por la empuñadura vertical (⋮⋮).
   2. Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la partida en el orden deseado. 
      
      

Actualizar y enviar el submittal para su revisión

Cuando haya terminado con los pasos anteriores, elija una de estas opciones:

• Para guardar sus cambios sin enviar un correo electrónico a los miembros del flujo de trabajo de submittal, a los miembros de la lista de distribución y al administrador de submittal, haga clic en Crear. 
  O
• Para guardar sus cambios y enviar una notificación por correo electrónico para alertar a los miembros del flujo de trabajo del submittal y para alertar a los miembros de la lista de distribución, haga clic en Crear y enviar correos electrónicos.