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Procore

Crear un submittal

Objetivo

Crear un submittal para un proyecto usando la herramienta Submittals del proyecto.

Contexto

En la industria de la construcción, los subcontratistas envían información física o escrita al contratista general y luego al equipo de diseño para la aprobación del equipo, los materiales, etc., antes de que se fabriquen y se entreguen al proyecto. Los submittals se pueden presentar en varios formatos, como planos de obra, hojas sueltas sobre los equipos y muestras de material. Los submittals se requieren principalmente para que el arquitecto e ingeniero verifiquen que los productos y las cantidades correctas se instalarán en el proyecto de conformidad con los documentos de diseño/contrato. 

Aunque cada compañía y proyecto puede tener su proceso específico, es común que el gerente de proyecto o el ingeniero sea responsable de actuar como el administrador del submittal. Primero, el administrador del submittal creará el submittal. Luego, el subcontratista proporcionará la documentación requerida para el submittal. A continuación, cuando la documentación requerida esté en su lugar, el submittal se enviará a los miembros apropiados del equipo de diseño para su revisión y aprobación.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos
    • Para crear una presentación :
      • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals.
        O
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Envíos con el permiso granular "Crear envío" habilitado en su plantilla de permisos.
      Notas:
      • Si usted es un usuario con permisos de nivel "Estándar" para la herramienta Submittals, cualquier remitente y aprobador que agregue al flujo de trabajo de submittal debe tener permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals. 
      • Si usted es un usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Submittals, cualquier remitente y aprobador que agregue al flujo de trabajo de submittal puede tener permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Submittals. 
  • Parámetros de configuración:
  • Información adicional:

Video

 

El contenido del video puede no reflejar con precisión el estado actual del sistema o puede estar desactualizado.

Pasos

  1. Navegue a la herramienta de Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear > Submittal.
  3. Cree un nuevo submittal de la siguiente manera:

Agregar información general

  1. Complete el ingreso de datos en la pestaña General de la siguiente manera:


     
    • Título . El nombre descriptivo que mejor resume la información de la presentación.

    • Sección de especificaciones . Denota la sección correspondiente del libro de especificaciones del proyecto (también conocido como libro de especificaciones). Consulte ¿De dónde provienen las selecciones en la lista desplegable 'Secciones de especificaciones' en la herramienta Envíos?

    • Número y revisión . El número de presentación y su número de revisión. Consulte ¿Cómo se numeran las entregas en Procore?

      Nota: Si intenta crear un envío con un número duplicado, aparece este mensaje. Tiene dos opciones para responder a este mensaje:
      • (Recomendado) Para crear un submittal con un número único, haga clic en Cancelar y asígnele el siguiente número disponible.
        O
      • Para crear un envío con un número duplicado, haga clic en Aceptar .
        .
    • Paquete de envío. El paquete de envío que contiene el envío. En Procore, agregar envíos a un paquete es opcional. La decisión de agregar presentaciones a un paquete de presentación se basa en los requisitos de su proyecto, que son determinados por su empresa o el equipo de gestión del proyecto. Para obtener instrucciones, consulte Crear un paquete de envío .

    • Estado . El estado actual de la presentación. Solo un usuario con permiso de nivel de 'Administrador' para la herramienta Envíos puede cambiar el estado de un envío. Consulte ¿Cuáles son los estados de envío predeterminados en Procore? y ¿Qué es una presentación "Borrador"?




    •  
    • Contratista responsable . El nombre de la empresa del contratista / subcontratista responsable de completar el trabajo especificado en la presentación.

    • Recibido de . El contacto del contratista responsable que proporcionó la información de envío al equipo del proyecto.

    • Presentar antes del. Seleccione la fecha en la que un contratista/subcontratista debe presentar toda la documentación relevante (es decir, documentos, planes, manuales, planos, etc.) para enviarla al equipo de diseño del proyecto para su revisión.

    • Fecha de emisión . La fecha en que el contratista / subcontratista envió los elementos de presentación (es decir, documentos, planes, etc.) a su equipo de proyecto para el proceso de revisión.

    • Fecha de recepción. La fecha en que se recibió la información de presentación del contratista/subcontratista responsable de la ejecución de los trabajos relacionados con el submittal.

    • Fecha final de vencimiento. La fecha final de vencimiento en la que todos los aprobadores del flujo de trabajo del submittal deben presentar una respuesta.

      Notas: Cuando llega la "Fecha de vencimiento final", el sistema envía una notificación automática por correo electrónico para notificar a los usuarios que el submittal está vencido. Si su sistema está configurado para usar la aprobación secuencial, la notificación se envía al Administrador de submittal y a la Persona responsable en el flujo de trabajo de aprobación. Si su sistema está configurado para usar una aprobación paralela, la notificación se enviará al Administrador de submittal y a los miembros del flujo de trabajo de aprobación).
    • Tiempo de entrega. El número previsto de días naturales que se necesitarán para que lleguen los materiales/servicios para el submittal.

    • Fecha requerida en el sitio. La fecha para la cual los materiales relacionados con el trabajo detallado en el submittal deben entregarse y estar disponibles en el sitio de construcción.



    •  
    • Código de costo . El código de costo del envío. Consulte ¿Cuáles son los códigos de costo predeterminados de Procore?

    • Gerente de envío . El nombre del administrador de presentación . Esta es la persona responsable de supervisar el envío a lo largo de su ciclo de vida en Procore. Cada envío puede tener un administrador de envío diferente o su equipo de proyecto puede configurar un "Administrador de envío predeterminado" para todos sus envíos. Consulte ¿Qué es el rol de 'Administrador de envío'?

    • Escriba . El tipo de información asociado con el envío. Las selecciones de tipo predeterminadas en Procore incluyen: Documento , Planos , Impresiones , Información del producto, Manual del producto , Muestra , Dibujo de taller y Otros . Consulte Crear tipos de envío personalizados .

    • Privado . Indica la configuración de privacidad para el envío. Cuando un envío está marcado como 'Privado', solo es visible para los usuarios con permisos de nivel de 'Administrador' en la herramienta Envíos, los usuarios en el flujo de trabajo de envío y los miembros de la Lista de distribución del envío. Los usuarios con el permiso granular 'Ver envíos privados asociados a usuarios dentro de la misma empresa' habilitado en su plantilla de permisos también pueden ver un envío marcado como 'Privado' si otro usuario de su empresa está asociado con el envío. Consulte Marcar una presentación como privada .

    • Ubicacion La ubicación en el lugar de trabajo para la presentación. Puede ser una ubicación existente de la lista de ubicaciones o una ubicación por niveles. Consulte Agregar ubicaciones escalonadas a un proyecto .

    • Dibujos vinculados . Representaciones almacenadas en la herramienta Dibujos del proyecto que están vinculadas al envío. Consulte Vincular elementos relacionados en un dibujo .

    • Descripción . Detalles informativos, notas y / o acciones que describen la presentación.

    • Archivos adjuntos. Adjunte los archivos relevantes. Tiene estas opciones:

      • Haga clic  en Adjuntar archivos  y luego elija la opción adecuada en el menú de acceso directo que se muestra.
        O bien:
      • Use la operación de arrastrar y soltar para mover archivos desde su computadora hasta el cuadro gris para Arrastrar y soltar archivos .

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Calcular la información del programa de submittal (si está habilitado)

Cálculos de Programa de submittal es una función opcional que se puede habilitar. Ver Habilitar los cálculos de programa de submittal. Cuando esté habilitada, la herramienta Submittals analizará sus ingresos en los campos "Fecha requerida en el sitio", "Tiempo de entrega", "Tiempo de revisión del equipo de diseño" y "Tiempo de revisión interna" para proporcionar sugerencias para el Remitente y Aprobador y su "Fecha de vencimiento" en el flujo de trabajo del submittal. También rellena automáticamente los campos "Fecha de devolución planificada", "Fecha de finalización de la revisión interna planificada" y "Fecha de entrega planificada".

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Actualizar la información de entrega


 

  • Fecha de entrega anticipada
    Vea la fecha que se muestra en la fecha de entrega anticipada. Esta es la fecha entre el "Tiempo de entrega" y cuándo se distribuyó el submittal, y no se completará después de la creación del submittal. Procore calcula esta fecha una vez que se ha distribuido el submittal. Consulte Distribuir un submittal.​​
  • Tarea de programa
    Si ha habilitado la herramienta Programa en el proyecto y la ha integrado con Asta Powerproject, Microsoft Project, u Oracle Primavera y Procore, se le permite seleccionar una tarea de proyecto desde la lista desplegable Tarea de programa cuando tiene una cuenta de usuario a la que se le ha otorgado un permiso de nivel "Solo lectura" o superior en la herramienta de programa. Esto es solo para referencia.
  • Fecha de entrega confirmada
    Seleccione la fecha en que el subcontratista o proveedor confirmó que llegaría el flete utilizando el calendario Fecha de entrega confirmada. 
  • Fecha de entrega real
    Seleccione la fecha en que el material llegó a la obra utilizando el calendario Fecha de entrega real. Normalmente, el superintendente del proyecto actualiza este valor. 

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Crear la lista de distribución


 

  • Seleccione una o más personas usando el menú desplegable Seleccionar una persona.
    Los usuarios en esta lista recibirán actualizaciones por correo electrónico sobre el submittal. ​No son aprobadores y no están obligados a aprobar/rechazar un submittal. 
  • Si desea eliminar a alguien de la lista, haga clic en el botón rojo X junto a su nombre.

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Aplicar una plantilla de flujo de trabajo de un submittal

Un usuario con permiso de "Administrador" para la herramienta de submittals de su proyecto puede crear una (1) o más plantillas de flujo de trabajo de submittals, que puede enviar a un nuevo submittal cuando lo cree por primera vez. Esto ahorra tiempo de ingreso de datos al evitar que tenga que agregar un nuevo flujo de trabajo de submittal cada vez que cree un submittal. 

  1. En Flujo de trabajo de submittal, haga lo siguiente:

    apply-submittal-workflow.png
     
    1. Seleccione una plantilla. Seleccione una plantilla de flujo de trabajo de la lista desplegable.
      Notas:
      • Esta lista desplegable solo está visible y disponible para los usuarios con permiso de nivel de "Administrador" en la herramienta Submittals. 
      • Esta acción aplica las personas nombradas en la plantilla de flujo de trabajo de submittal a su submittal. 
      • Para saber cómo se crean las plantillas de flujo de trabajo de submittal, consulte Administrar plantillas de flujo de trabajo de submittal.
  2. Continúe modificando los campos Nombre , Rol y Días para enviar/responder según sea necesario para el submittal. Sus cambios solo afectan al flujo de trabajo en el submittal, sus cambios NO afectan a la plantilla de flujo de trabajo de submittal. 
  3. (Opcional) Continuar con los pasos en Agregar usuarios al flujo de trabajo del submittal. 

Agregar usuarios al flujo de trabajo de submittal

  1. En  Flujo de trabajo del submittal, haga lo siguiente para cada partida deseada en el submittal:
    • Nombre. Comience a escribir el nombre de un usuario del proyecto en el cuadro Buscar. Luego, seleccione al usuario apropiado de la lista.
      • Si desea solicitar una respuesta del usuario, coloque una marca en la casilla de verificación junto a su nombre.
        O
      • Si NO desea solicitar una respuesta del usuario, elimine la marca de la casilla de verificación.
        Nota: Si está agregando más de un usuario a un grupo de flujo de trabajo de aprobación paralelo, la responsabilidad de la persona responsable pasará al siguiente grupo de flujo de trabajo después de que todas las personas marcadas como obligatorias en el grupo envíen una respuesta al submittal. 
    • Rol. Seleccione Aprobador o Remitente de la lista. Consulte ¿Cuál es la diferencia entre un remitente y un aprobador en submittals?
      Notas:
      • Para ser designado como aprobador, la persona debe existir en la herramienta de directorio a nivel proyecto (consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de proyecto ) y también debe tener permisos a nivel "Administrador" o "Estándar" para la herramienta de envío (consulte Establecer permisos de usuario para la herramienta Submittals).
      • Si es usuario de Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals, solo puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" al flujo de trabajo.
      • Si va a añadir un Remitente a el submittal, se recomienda designar un Director de submittal como el primer responsable de aprobación en el flujo de trabajo de aprobación secuencial de el submittal. Esto le da al Administrador de submittal la oportunidad de asegurarse de que la parte interesada interna revise minuciosamente el submittal antes de enviarlo a los usuarios en el siguiente paso del flujo de trabajo de submittal. 
      • Si es un usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta submittals, puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" al flujo de trabajo. 
        Nota: Si desea que el flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación secuencial, agregue solo un usuario a cada partida en el flujo de trabajo. Si desea que un paso del flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación en paralelo, agregue dos o más usuarios a una partida. 
    • Fecha de vencimiento: seleccione una fecha del calendario para la fecha de vencimiento de la observación.
      Nota: El campo "Fecha de vencimiento" se completa automáticamente según el número predeterminado de días especificado en la página Configurar opciones de la herramienta Submittals. La fecha de vencimiento también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
  2. Haga clic en Agregar paso.
  3. Repita estos pasos para agregar otro usuario al flujo de trabajo.
  4. Si desea cambiar el orden de los pasos del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
    1. Agarre la partida por el vertical grip (⋮⋮).
    2. Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la partida en el orden deseado. 

      change-workflow-order.png

Actualizar y enviar el submittal para su revisión

Cuando haya terminado con los pasos anteriores, elija una de estas opciones:

  • Para guardar sus cambios sin enviar un correo electrónico a los miembros del flujo de trabajo de submittal, a los miembros de la lista de distribución y al administrador de submittal, haga clic en Crear
    O
  • Para guardar sus cambios y enviar una notificación por correo electrónico para alertar a los miembros del flujo de trabajo del submittal y para alertar a los miembros de la lista de distribución, haga clic en Crear y enviar correos electrónicos.

Ver también

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