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Procore

Crear un submittal

Objetivo

Crear un submittal para un proyecto usando la herramienta Submittals del proyecto.

Contexto

En la industria de la construcción, los subcontratistas envían información física o escrita al contratista general y luego al equipo de diseño para la aprobación del equipo, los materiales, etc., antes de que se fabriquen y se entreguen al proyecto. Los submittals se pueden presentar en varios formatos, como planos de obra, hojas sueltas sobre los equipos y muestras de material. Los submittals se requieren principalmente para que el arquitecto e ingeniero verifiquen que los productos y las cantidades correctas se instalarán en el proyecto de conformidad con los documentos de diseño/contrato. 

Aunque cada compañía y proyecto puede tener su proceso específico, es común que el gerente de proyecto o el ingeniero sea responsable de actuar como el administrador del submittal. Primero, el administrador del submittal creará el submittal. Luego, el subcontratista proporcionará la documentación requerida para el submittal. A continuación, cuando la documentación requerida esté en su lugar, el submittal se enviará a los miembros apropiados del equipo de diseño para su revisión y aprobación.

Cosas para considerar

Video

 

El contenido del video puede no reflejar con precisión el estado actual del sistema o puede estar desactualizado.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear > Submittal.
  3. Cree un nuevo submittal de la siguiente manera:

Agregar información general

  1. Complete el ingreso de datos en la pestaña General de la siguiente manera:


     
    • Título. El nombre descriptivo que mejor resume la información del submittal. 

    • Sección de especificaciones. Denota la sección correspondiente del libro de especificaciones del proyecto (también conocido como libro de especificaciones). Ver ¿De dónde provienen las selecciones en la lista desplegable "Secciones de especificaciones" en la herramienta Submittals?

    • Número y revisión. El número de submittal y su número de revisión. Ver ¿Cómo se enumeran los submittals en Procore?

      Nota: Si intenta crear un submittal con un número duplicado, aparecerá este mensaje. Tiene dos opciones para responder a este mensaje:
      • (Recomendado) Para crear un submittal con un número único, haga clic en Cancelar y asígnele el siguiente número disponible.
        O
      • Para crear un submittal con un número duplicado, haga clic en ACEPTAR.


         
    • Paquete de submittals. El paquete de submittals que contiene el submittal. En Procore, añadir submittals a un paquete es opcional. La decisión de añadir submittals a un paquete de submittals se basa en los requisitos de su proyecto, que son determinados por el equipo de su compañía o de administración de proyectos . Para instrucciones, ver Crear un paquete de submittals.

    • Estatus. El estado actual del submittal. Sólo un usuario con permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Submittal puede cambiar el estatus de un submittal. Ver ¿Cuáles son los estatus de submittals predeterminados en Procore? y ¿Qué es un "borrador" de submittal?




    •  
    • Contratista responsable. El nombre de la compañía del contratista/subcontratista responsable de completar el trabajo especificado en el submittal. 

    • Recibido de. El contacto del contratista responsable que proporcionó la información de submittal al equipo del proyecto. 

    • Presentar antes del. Seleccione la fecha en la que un contratista/subcontratista debe presentar toda la documentación pertinente (es decir, documentos, planos, manuales, planos, etc.) para su presentación al equipo de diseño del proyecto para su revisión.

    • Fecha de asunto. La fecha en la que el contratista/subcontratista presentó los ítems del submittal (es decir, los documentos, los planos, etc.) a su equipo del proyecto para el proceso de revisión. 

    • Fecha de recepción. La fecha en que se recibió la información de presentación del contratista/subcontratista responsable de la ejecución de los trabajos relacionados con el submittal.

    • Fecha final de vencimiento. La fecha final de vencimiento en la que todos los aprobadores del flujo de trabajo del submittal deben presentar una respuesta.

      Notas: Cuando llega la "Fecha de vencimiento final", el sistema envía una notificación automática por correo electrónico para notificar a los usuarios que el submittal está vencido. Si su sistema está configurado para usar la aprobación secuencial, la notificación se envía al Administrador de submittal y a la Persona responsable en el flujo de trabajo de aprobación. Si su sistema está configurado para usar una aprobación paralela, la notificación se enviará al Administrador de submittal y a los miembros del flujo de trabajo de aprobación).
    • Tiempo de entrega. El número previsto de días naturales que se necesitarán para que lleguen los materiales/servicios para el submittal.

    • Fecha requerida en el sitio. La fecha en la que los materiales relacionados con el trabajo detallado en el submittal deben ser entregados y estar disponibles en el sitio de construcción.



    •  
    • Código de costo. El código de costo para el submittal. Ver ¿Qué son los códigos de costo predeterminado de Procore?

    • Administrador de submittals. El nombre del administrador de submittals. Esta es la persona responsable de supervisar el submittal a lo largo de su ciclo de vida en Procore. Cada envío puede tener un administrados de submittals diferente o su equipo del proyecto puede configurar un "Administrador de submittals predeterminado" para todos sus envíos. Ver ¿Cuál es el rol del "Administrador de submittal"?

    • Tipo. El tipo de información asociada al submittal. Las selecciones de  tipo predeterminado en Procore incluyen: Documentoplanos, impresiones, información del producto, manual del producto, muestra, plano de la tienda y otros. Ver Crear tipos de submittal personalizados.

    • Privado. Indica la configuración de privacidad para el submittal. Cuando un submittal está marcado como "Privado", solo es visible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals, los usuarios en el flujo de trabajo de submittals y los miembros de la Lista de distribución de submittals. Los usuarios con  el permiso granular "Ver submittals privados asociados a usuarios dentro de la misma compañía" habilitado en su plantilla de permisos también pueden ver un submittal marcado como "Privado" si otro usuario de su compañía está asociado con el submittal. Ver Marcar un submittal como privado.

    • Ubicación. La ubicación en el lugar del proyecto para el submittal. Puede ser una ubicación existente de la Lista de ubicaciones o una ubicación en niveles. Ver Agregar ubicaciones en niveles a un proyecto

    • Planos enlazados. Representaciones almacenadas en la herramienta de Planos del proyecto que están enlazadas al submittal. Ver Enlazar ítems relacionados en un plano.

    • Descripción. Detalles informativos , notas o acciones que describen el submittal. 

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Calcular información del programa de submittals (si está habilitado)

Cálculos de Programa de submittal es una función opcional que se puede habilitar. Ver Habilitar los cálculos de programa de submittal. Cuando esté habilitada, la herramienta Submittals analizará sus ingresos en los campos "Fecha requerida en el sitio", "Tiempo de entrega", "Tiempo de revisión del equipo de diseño" y "Tiempo de revisión interna" para proporcionar sugerencias para el Remitente y Aprobador y su "Fecha de vencimiento" en el flujo de trabajo del submittal. También rellena automáticamente los campos "Fecha de devolución planificada", "Fecha de finalización de la revisión interna planificada" y "Fecha de entrega planificada".

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Actualizar la información de entrega


 

  • Fecha de entrega anticipada
    Ver la fecha que se muestra en la Fecha de entrega anticipada. Esta es la fecha entre el "Plazo de entrega" y el momento en que se distribuyó el submittal, y no se completará al crear el submittal. Procore calcula esta fecha una vez que se ha distribuido el submittal. Ver Distribuir un submittal.​​
  • Tarea programada
    Si ha habilitado la herramienta Programa en el proyecto y la ha integrado con Asta PowerprojectMicrosoft Project, u Oracle Primavera y Procore, se le permite seleccionar una tarea de proyecto desde la lista desplegable Tarea programada cuando tiene una cuenta de usuario a la que se le ha otorgado un permiso de nivel "Solo lectura" o superior en la herramienta de programa. Esto es solo para referencia.
  • Fecha de entrega confirmada
    Seleccione la fecha en que el subcontratista o el proveedor confirmaron que llegaría el envío usando el calendario de Fecha de entrega confirmada. 
  • Fecha de entrega real
    Seleccione la fecha en que el material llegó al sitio utilizando el calendario Fecha de entrega real. Típicamente, este valor es actualizado por el superintendente del proyecto. 

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Crear la lista de distribución


 

  • Seleccione una o más personas usando el menú desplegable Seleccionar una persona.
    Los usuarios en esta lista recibirán actualizaciones por correo electrónico sobre el submittal. ​No son aprobadores y no están obligados a aprobar/rechazar un submittal. 
  • Si desea eliminar a alguien de la lista, haga clic en el botón rojo X junto a su nombre.

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Aplicar una plantilla de flujo de trabajo de un submittal

Un usuario con permiso de "Administrador" para la herramienta de submittals de su proyecto puede crear una (1) o más plantillas de flujo de trabajo de submittals, que puede enviar a un nuevo submittal cuando lo cree por primera vez. Esto ahorra tiempo de ingreso de datos al evitar que tenga que agregar un nuevo flujo de trabajo de submittal cada vez que cree un submittal. 

  1. En Flujo de trabajo de submittal, hacer lo siguiente:

    apply-submittal-workflow.png
     
    1. Seleccione una plantilla. Seleccione una plantilla de flujo de trabajo de la lista desplegable. 
      Notas:
      • Esta lista desplegable solo está visible y disponible para los usuarios con permiso de nivel de "Administrador" en la herramienta Submittals. 
      • Esta acción aplica las personas nombradas en la plantilla de flujo de trabajo de submittal a su submittal. 
      • Para saber cómo se crean las plantillas de flujo de trabajo de submittal, consulte Administrar plantillas de flujo de trabajo de submittal.
  2. Continúe modificando los campos Nombre , Rol y Días para enviar/responder según sea necesario para el submittal. Sus cambios solo afectan al flujo de trabajo en el submittal, sus cambios NO afectan a la plantilla de flujo de trabajo de submittal. 
  3. (Opcional) Continuar con los pasos en Agregar usuarios al flujo de trabajo del submittal

Agregar usuarios al Flujo de trabajo del submittal

  1. En  Flujo de trabajo del submittal, haga lo siguiente para cada partida deseada en el submittal:
    1. Nombre. Comience a escribir el nombre de un usuario del proyecto en el cuadro Buscar. Luego, seleccione al usuario apropiado de la lista.
      • Si desea solicitar una respuesta del usuario, coloque una marca en la casilla de verificación asociada con la persona.
        O
      • Si NO desea solicitar una respuesta del usuario, elimine la marca de la casilla de verificación.
        Nota: Si agrega a más de un (1) usuario a un grupo de flujo de trabajo de aprobación paralelo, la Responsabilidad pasará al siguiente grupo del flujo de trabajo una vez que todas las personas marcadas como requeridas en el grupo envíen una respuesta al submittal. 
    2. Rol. Seleccione AprobadorRemitente de la lista. Ver ¿Cuál es la diferencia entre un remitente y un aprobador en los submittals?
      Notas:
      • Para ser designado como un aprobador, la persona debe existir en la herramienta Directorio a nivel proyecto (ver Agregar una persona al directorio de proyectos) y también se le debe otorgar permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" en la herramienta Submittals (ver Establecer permisos de usuario para la herramienta Submittals).
      • Si es usuario de Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals, solo puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" al flujo de trabajo.
      • Si su compañía es un contratista general o una compañía de gestión de la construcción y planea agregarle un Remitente al submittal, Procore recomienda que siempre designe a un Administrador de submittals como el primer revisor en el flujo de trabajo de aprobación secuencial del submittal. Esto le brinda al Administrador de submittals la oportunidad de asegurarse de que su parte interesada interna revise exhaustivamente el submittal antes de enviarlo a los usuarios siguientes (es decir, el equipo de diseño) en el flujo de trabajo del submittal. 
      • Si es usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals, puede agregar usuarios ya sea con Permisos de flujo de trabajo de nivel "Administrador" o "Estándar". 
        Nota: Si desea que el flujo de trabajo del submittal utilice la aprobación secuencial, agregue solo un (1) usuario a cada partida en el flujo de trabajo. Si desea que un paso en el flujo de trabajo del submittal utilice la aprobación paralela, agregue dos (2) o más usuarios a una partida. 
  2. Usa el control de calendario para seleccionar una fecha de vencimiento. Cada "Remitente" o "Aprobador" debe enviar su respuesta para la Fecha de vencimiento
  3. Haga clic en Agregar paso. 
  4. Repita estos pasos para agregar otro usuario al flujo de trabajo. 
  5. Si desea cambiar el orden de los pasos del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
    1. Agarre la partida por el vertical grip (⋮⋮).
    2. Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la partida en el orden deseado. 

Actualizar y enviar el submittal para su revisión

Cuando haya terminado con los pasos anteriores, elija una de estas opciones:

  • Para guardar sus cambios sin enviar un correo electrónico a los miembros del flujo de trabajo del submittal y a los miembros de la lista de distribución, haga clic en Crear
    O
  • Para guardar sus cambios y enviar una notificación por correo electrónico para alertar a los miembros del flujo de trabajo del submittal y para alertar a los miembros de la lista de distribución, haga clic en Crear y enviar correos electrónicos.

Ver también

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