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Procore

Utilice la función "Proyección para completar"

Objetivo

Utilizar la función "proyección para completar" en la herramienta Presupuesto del proyecto. 

Contexto

Para garantizar que las actividades y los costos futuros de su proyecto sigan siendo precisos y consistentes, es importante administrar y monitorear activamente el presupuesto de su proyecto. Si esa actividad es su responsabilidad (por ejemplo, si es gerente de proyecto o contador de proyecto), es posible que tenga la necesidad de generar informes semanales o mensuales para dar cuenta claramente de todos los costos facturables de su proyecto (en otras palabras, lo que se ha completado sobre el proyecto) y los costos proyectados (en otras palabras, lo que queda por completar en el proyecto).

Para ayudar a su equipo de proyecto a comprender mejor lo que queda por completar en un proyecto, se incluye una columna 'Previsión para completar', de manera predeterminada, en varias de las 'Vistas estándar' de la herramienta Presupuesto (por ejemplo, Presupuesto estándar de Procore, Vista de presupuesto en blanco, Presupuesto estándar Procore (multinivel) y Presupuesto de costos directos de Procore ERP). Esta columna también se puede agregar a cualquier vista de presupuesto personalizada que elija crear. Consulte Configurar una nueva vista de presupuesto.

Con la columna "Pronóstico para completar", puede:

  • Estimar el costo 'Proyectado por encima / por debajo de' para cada artículo de la línea presupuestaria
    Esto asegura que el total en la columna 'Costo estimado al finalizar' sea preciso y consistente con su proyección semanal o mensual anterior.
  • Elija el método de cálculo para aplicar por partida
    • La configuración de Cálculo automático calcula los costos restantes del proyecto en función de la diferencia entre el 'Presupuesto proyectado' y los 'Costos proyectados' para mantener un valor neto cero ($ 0) de 'Más/Menos de proyectado' para cada partida presupuestaria.
    • La configuración de Entrada manual le permite agregar artículos y cantidades para definir un número de pronóstico más realista basado en información clave del trabajo.
    • La configuración de Recursos supervisados le permite agregar elementos basados en tiempo / duración que se reducen automáticamente a medida que avanza el tiempo a lo largo del proyecto.
  • Agregar notas de previsión
    Registre una nota útil que documente el razonamiento del valor pronosticado para cada partida presupuestaria. No hay límite en la cantidad de caracteres que puede ingresar en una nota.

Cosas a tener en cuenta

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel 'estándar' o superior en la herramienta de presupuesto del proyecto.
  • Información adicional:
    • Puede configurar la opción "Proyección para completar" en Cálculo automático, Ingreso manualRecursos supervisados por partida. 
    • Puede agregar notas a cada partida.
    • La entrada "Notas" se conserva si decide cambiar entre Cálculo automático, Ingreso manual y Recursos supervisados.
    • ¡Importante! Cuando cambia de Entrada manual a Cálculo automático, se eliminarán todos los elementos de Entrada manual añadidos anteriormente.
  • Cálculos de cero neto:
    • Un usuario con permisos de 'Administrador' en la herramienta Presupuesto puede configurar la columna 'Previsión para completar' para tener un cálculo automático de cero neto en los ajustes de configuración de la herramienta Presupuesto.
      Nota: Esta configuración se aplica solo a las nuevas líneas de pedido que agrega al presupuesto.
    • Un icono de rayo icon-lightning-bolt.png en la columna ' Pronóstico para completar' indica que se está aplicando el cálculo automático de cero neto.
    • Un icono de signo de interrogación ? indica que la columna "Pronóstico para completar" no se puede editar. Consulte Agregar un artículo de línea de presupuesto parcial.
  • Para compañías que utilizan la herramienta Integraciones de ERP:
    • Los datos de proyección de costos se pueden exportar desde Procore a estos sistemas de ERP integrados:

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de presupuesto del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Presupuesto.
  3. Busque la partida del presupuesto que desee examinar. 
  4. Haga clic en el enlace de la columna Previsión para completar.
    Nota: Como se ilustra a continuación, el enlace para hacer clic se encuentra a la derecha del icono de rayo.icon-lightning-bolt.png
    forecast_budget_4_7_2020.png
  5. Seleccione una de las siguientes opciones para el método de cálculo Proyección para completar:

Cálculo automático

Siga los pasos a continuación para habilitar la opción Cálculo automático opción de una partida presupuestaria, que es la configuración predeterminada para la herramienta de presupuesto del proyecto. Esta opción calcula la diferencia entre los valores de las columnas 'Presupuesto proyectado' y 'Costos proyectados'. Esa diferencia se muestra como el valor en la columna 'Proyecto por encima/por debajo'. En la ventana Proyección para completar, haga lo siguiente:

  1. Debajo Método de cálculo, elija la opción Cálculo automático.
  2. (Opcional) Ingrese cualquier información relevante sobre el pronóstico en el cuadro de Notas.
  3. Guarde sus cambios y vuelva a la herramienta de presupuesto haciendo clic en Listo.

Ingreso manual

Siga los pasos a continuación para crear manualmente líneas de pedido para la columna "Proyección para completar". En la ventana Proyección para completar, haga lo siguiente:

  1. En Método de cálculo, elija la opción Entrada manual.
  2. (Opcional) Ingrese cualquier información relevante sobre el pronóstico en el cuadro de Notas.
  3. Para agregar entradas adicionales, haga clic en Agregar nuevo artículo de línea.
  4. Ingrese la siguiente información:
    forecast_manualentry_4-7-2020.png
    • Descripción Ingrese un resumen descriptivo de su nueva línea de pedido.
    • Cantidad. Ingrese un número. Por defecto, el número que aparece es 1.
    • Unidades. Seleccione una unidad de medida. Esta es una lista desplegable que se completa con la Lista maestra de unidades de medida a nivel de empresa en la herramienta de administración de la empresa, por lo que es posible que desee agregar una nota al respecto aquí y/o un enlace a ese artículo de soporte. El valor predeterminado es 'ls' (suma global).
    • Costo unitario. Agregue el costo por unidad (por ejemplo, ingrese 100). La configuración predeterminada es cero (0,00).
    • Monto. El costo total del artículo de línea. (Unidades * Costo unitario).
  5. Agregue líneas de pedido adicionales según sea necesario.
  6. Guarde sus cambios y vuelva a la herramienta de presupuesto haciendo clic en Listo.

Recursos monitoreados

Siga los pasos a continuación para pronosticar una línea de pedido con sus valores monitoreados.

Los recursos supervisados le permiten pronosticar los costos proyectados en función de las tasas de recursos y el tiempo mediante la introducción de recursos, la aplicación de una hora y una fecha y la adición de un costo unitario y una tasa de utilización de los recursos dentro de un código de costo. Procore reducirá automáticamente la cantidad de 'Pronóstico para completar' a medida que pasa el tiempo. En la ventana Proyección para completar, haga lo siguiente:

  1. En Método de cálculo, elija la opción Recursos supervisados.
  2. (Opcional) Ingrese cualquier información relevante sobre el pronóstico en el cuadro de Notas.
  3. Para agregar entradas adicionales, haga clic en Agregar nuevo artículo de línea.
  4. Ingrese la siguiente información:
    forecast_monitoredresources_4-7-2020.png
    • Descripción Ingrese una descripción para la nueva partida de recursos. Algunos ejemplos incluyen los siguientes:
      • Project Manager Nivel 1, Nivel 2
      • Alquiler de remolques de oficina
      • Instalaciones sanitarias temporales
      • Alquiler de contenedores de almacenamiento temporal
    • Fecha de inicio. Seleccione una fecha de inicio para la partida de recursos.
    • Fecha de finalización. Seleccione una fecha de finalización para el elemento de línea de recursos.
    • Unidades restantes. En Unidades restantes, seleccione Semanas (selección predeterminada) o Meses. Procore usará la fecha de hoy para calcular automáticamente las unidades restantes y continuará extrayendo la cantidad restante al final de cada unidad (semana o mes). 
    • Costo unitario. Agregue el costo por unidad (por ejemplo, ingrese 100). La configuración predeterminada es cero (0,00).
      • Utilización. Ingrese el porcentaje del recurso que se utiliza dentro de la duración dada del artículo de línea.
        Las columnas Costo unitario calculado, Pronóstico para completar y Planificado se completarán según lo que ingresó en las columnas anteriores.
        • Costo unitario calculado = Tasa de utilización * Costo unitario
        • Pronóstico para completar = costo unitario calculado * unidades restantes
        • Planificado = Costo unitario calculado * Unidades totales (según la duración total calculada desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización).
          Nota: No podrá prorratear los costos (por ejemplo, 8 días = 2 semanas, no 1,14 semanas).
  5. Agregue más partidas, según sea necesario.
  6. Guarde sus cambios y vuelva a la herramienta Presupuesto haciendo clic en Listo.

 

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