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Agregar las columnas de eventos extraordinarios a una vista de presupuesto (incluido el monto estimado de los ingresos)

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Agregar las columnas de eventos extraordinarios a una vista de presupuesto (incluido el monto estimado de los ingresos)

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Objetivo

Agregar las columnas de eventos extraordinarios a una vista de presupuesto. 

Fondo

Si su empresa ha optado por utilizar la herramienta Eventos extraordinarios en un proyecto, puede seguir los pasos a continuación para agregar una o más columnas de datos asociadas con la herramienta Eventos extraordinarios a la vista de presupuesto de su proyecto. Las columnas de datos de Eventos extraordinarios incluyen:

  • ROM de los ingresos. Abreviatura de estimación de los ingresos. Esta columna muestra el monto estimado de los ingresos para el evento extraordinario. 
  • ROM de costo. Abreviatura de estimación de costo. Esta columna muestra el monto estimado de costo para el evento extraordinario. 
  • RFQ. Abreviatura de Solicitud de cotización. Esta columna muestra el monto de la cotización.
  • NCC. Abreviatura de costo sin contrato. Esta columna muestra el valor de un costo que NO está incluido en una partida de contrato. 

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: elija una vista de presupuesto

When adding the columns detailed in this article, you have these choices:

After choosing the preferred option for your budget view, add all of the recommended columns using the steps detailed below.  

Paso 2: Agregar las columnas recomendadas

A continuación, agregue o actualice las siguientes columnas en el orden recomendado más abajo:

Agregar una columna de monto estimado de costo

This adds a source column named 'Cost ROM' which shows a ROM estimate for change events. The value that appears in this column on a budget line item is not yet associated with a CCO, an RFQ, or a Non-Commitment Cost. 

Steps from the Configure Columns window in the Company Admin tool… Settings
  1. Click Create Source Column.
  2. Under New Source Column, do the following:
    • Column Name. Enter the name: Cost ROM
    • Column Source. Select Change Events. 
  3. Mark the ROM (Rough Order of Magnitude) checkbox to apply these filters: 
    1. Under Prime PCO, remove all of the marks from these checkboxes. 
    2. Under RFQ or Commitment Cost, mark the Without Cost checkbox only.
       Note
      This ensures that the source column includes only items that do not have associated costs, which excludes amounts from:
      • Request for Quotes (RFQs)
      • 2-tier Commitment Potential Change Orders (Commitment PCOs)
      • 1-tier Commitment Change Orders (CCOs)
    3. Under Non-Commitment Cost, mark the Without Cost checkbox only.
       Note
      This ensures that the source column includes only amounts with commitment costs and excludes Non-Commitment Costs (NCCs). 
    4. Under Scope, mark these checkboxes only:
      • In Scope
      • TBD
    5. Under Change Event Status, mark these boxes only:
      • Open
      • Closed
      • Pending
         Note
        • When filtering the columns data by change event status, any statuses not considered 'Void' are selected by default. 
        • If your company created custom statuses, those will NOT be shown by name. However,  any custom status considered 'Open', 'Closed', and 'Pending' are also selected by default. 
        • To learn more about custom statuses, see Set the Default Change Management Configurations.
  4. Click Create.
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Agregar una columna de cotización de costo

This adds a source column named 'Cost RFQ' which shows costs associated with RFQs. The value that appears in this column on a budget line item is not yet associated with a CCO or a Non-Commitment Cost. 

Steps from the Configure Columns window in the Company Admin tool… Settings
  1. Click Create Source Column.
  2. Under New Source Column, do the following:
    • Column Name. Enter the name: Cost RFQ
    • Column Source. Select Change Events. 
  3. Mark the RFQ (Request for Quote) checkbox to apply these filters: 
    1. Under Prime PCO, remove all of the marks from these checkboxes. 
    2. Under RFQ or Commitment Cost, mark the Without Cost checkbox only.
       Note
      This ensures that the source column only includes values that do not have costs. This setting excludes amounts from:
      • 2-tier Commitment Potential Change Orders (Commitment PCOs)
      • 3-tier Commitment Potential Change Orders (Commitment PCOs)
      • 1-tier Commitment Change Orders (CCOs)
    3. Under Non-Commitment Cost, mark the Without Cost checkbox only.
       Note
      This ensures that the source column includes only amounts with commitment costs and excludes Non-Commitment Costs (NCCs). 
    4. Under Scope, mark these checkboxes only:
      • In Scope
      • TBD
    5. Under Change Event Status, mark these boxes only:
      • Open
      • Closed
      • Pending
         Note
        • When filtering the columns data by change event status, any statuses not considered 'Void' are selected by default. 
        • If your company created custom statuses, those will NOT be shown by name. However,  any custom status considered 'Open', 'Closed', and 'Pending' are also selected by default. 
        • To learn more about custom statuses, see Set the Default Change Management Configurations.
    6. Under RFQ Status, remove all of the marks from these checkboxes. 
  4. Click Create.
 bv-column-cost-rfq.png

Agregar una columna de costos no perteneciente al contrato

This adds a source column named 'Non-Commitment Cost' column. The value that appears in this column on a budget line item represents a Non-Commitment Cost. 

 Important

If you plan to use the 'Non-Commitment Cost' column in the calculation for the 'Projected Cost' column (or for a 'Forecast' column), it is important to choose one (1) of the following options to ensure the calculation is NOT double-counted when related direct costs impact your budget:

  • Optional: Update the 'Cost RFQ' column to exclude 'Closed' change event statuses. Then instruct users who create relevant direct costs to also change the appropriate change event's status to 'Closed.' This will exclude the Non-Commitment Cost from the column's value. 
    OR
  • Optional: When users create relevant direct costs, instruct your users to delete the 'Non-Commitment Cost' from the appropriate change event. 
    OR
  • Optional: Do NOT create direct costs for the 'Non-Commitment Costs' being tracked in your budget.
Steps from the Configure Columns window in the Company Admin tool… Settings
  1. Click Create Source Column.
  2. Under New Source Column, do the following:
    • Column Name. Enter the name: NCC
    • Column Source. Select Change Events. 
  3. Select the RFQ (Request for Quote) checkbox to apply these filters: 
    1. Under Prime PCO, remove all of the marks from these checkboxes. 
    2. Under Scope, mark these checkboxes only:
      • In Scope
      • TBD
    3. Under Change Event Status, mark these boxes only:
      • Open
      • Closed
      • Pending
         Note
        • When filtering the columns data by change event status, any statuses not considered 'Void' are selected by default. 
        • If your company created custom statuses, those will NOT be shown by name. However,  any custom status considered 'Open', 'Closed', and 'Pending' are also selected by default. 
        • To learn more about custom statuses, see Set the Default Change Management Configurations.
    4. Under Non-Commitment Costs, mark the Without Costs checkbox.  
  4. Click Create.
 bv-column-ncc.png

 

Actualizar la columna de cambios de costos pendientes

The Procore Standard Budget View includes a 'Pending Cost Changes' source column. Use the steps below to update that column.  

Steps from the Configure Columns window in the Company Admin tool… Settings
  1. Under Source, highlight the 'Pending Cost Changes' column.
  2. Click Edit.
  3. Ensure the Column Source is set to Commitments.
  4. Under Subcontracts, mark the Draft checkbox and remove the marks from all other checkboxes.
  5. Under Purchase Order Contracts, mark the Draft checkbox and remove the marks from all other checkboxes.
  6. Under Change Orders, mark the Draft checkbox and remove the marks from all other checkboxes. 
  7. Click Update.
 bv-column-pending-cost-changes.png

Actualizar la columna de costos proyectados

The Procore Standard Budget View includes a 'Projected Cost ' calculated column. Use the steps below to update that column.  

Steps from the Configure Columns window in the Company Admin tool… Settings
  1. Under Calculated, highlight the 'Projected Costs' column.
  2. Click Edit.
  3. Configure the calculation's drop-down lists as follows:
    • Select the 'Cost ROM' column. 
    • Select the plus (+) sign.
    • Select the 'Cost RFQ' column. 
    • Select the plus (+) sign.
    • Select the 'NCC' column.  
  4. Click Update.
 bv-column-projected-costs.png

 

Agregar una columna monto estimado de los ingresos

Esto agrega una columna "Monto estimado de los ingresos" para mostrar el monto estimado de los ingresos que aún no están asociados con una Orden de cambio de potencial de contrato primario (OCP) de 2 o 3 niveles o una Orden de cambio de contrato primario (OCCP) de 1 nivel.

Pasos de la ventana Configurar columnas en la herramienta Administrador de la compañía… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen.
  2. En Nueva columna de origen, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Introduzca el nombre: Monto estimado de los ingresos
    • Columna Origen. Seleccione Eventos extraordinarios. 
  3. Marque la casilla de verificación Monto estimado de los ingresos (estimación).
  4. En Monto, seleccione una (1) de estas opciones:
    • Opcional: monto base
      Esta opción muestra un monto estimado de los ingresos sin el sobreprecio predeterminado aplicado desde el contrato primario.
    • Opcional: Sobreprecio
      Esta opción muestra el sobreprecio predeterminado aplicado desde el contrato primario calculado a partir del monto estimado de los ingresos.
    • Recomendado: Monto base + Sobreprecio
      Esta opción muestra tanto el monto estimado de los ingresos como el sobreprecio predeterminado aplicado desde el contrato primario calculado a partir del monto estimado de los ingresos. Esto coincidirá con lo que muestra la herramienta Eventos extraordinarios.
  5. En OCP del contrato primario, marque la casilla de verificación Sin precio.  
  6. En Alcance, marque estas casillas de verificación:
    • En alcance
    • Fuera del alcance
    • Por determinar
  7. En Estatus del evento extraordinario, marque solo estas casillas:
    • Abierto
    • Cerrado
    • Pendiente
       Nota
      • Cuando se filtran los datos de las columnas por estatus de evento extraordinario, cualquier estatus que no se considere "Anulado" se selecciona de forma predeterminada.
      • Si su compañía creó estatus personalizados, NO se mostrarán por nombre. Sin embargo, cualquier estatus personalizado considerado "Abierto", "Cerrado" y "Pendiente" también se selecciona de forma predeterminada.
      • Para obtener más información sobre los estatus personalizados, consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
  8. Haga clic en Crear.
 bv-column-revenue-rom.png

Actualizar la columna de cambios de presupuesto pendientes

La vista Presupuesto estándar de Procore incluye una columna de origen "Cambios de presupuesto pendientes". Modifique esa columna para mostrar los montos de las órdenes de cambio en el estatus "Borrador". 

Pasos de la ventana Configurar columnas en la herramienta Administrador de la compañía… Configuración
  1. En Origen, resalte la columna "Cambios de presupuesto pendientes".
  2. Haga clic en Editar.
  3. Configure la Columna Origen en Primario.
  4. Marque la casilla de verificación Órdenes de cambio. 
  5. En Estatus, marca solo la casilla de verificación Borrador.  
  6. Haga clic en Actualizar.
 bv-column-pending-budget-changes.png

Actualizar la columna de presupuesto proyectado

La vista de presupuesto estándar de Procore incluye una columna de "Presupuesto proyectado". Siga los pasos a continuación para modificar esa columna. 

Pasos de la ventana Configurar columnas en la herramienta Administrador de la compañía… Configuración
  1. En Calculado, resalte la columna "Presupuesto proyectado".
  2. Haga clic en Editar.
  3. Configure las listas desplegables del cálculo de la siguiente manera:
    • Seleccione la columna "Monto estimado de los ingresos". 
    • Seleccione el signo más (+).
    • Seleccione la columna "Cambios de presupuesto pendientes". 
  4. Haga clic en Actualizar.
 bv-column-projected-budget.png

Ver también

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.