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Procore

Crear una orden de cambio del contrato del cliente a partir de un evento extraordinario

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Objetivo

Crear una orden de cambio del contrato del cliente (órdenes de cambio del contrato del cliente) a partir de un evento extraordinario.

Fondo

Si la herramienta Eventos extraordinarios está habilitada en su proyecto, la configuración de nivel orden de cambio de su proyecto (consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?) determina la cantidad de pasos que conducen a la creación de una orden de cambio del contrato del cliente:

  • Si la configuración de orden de cambio de 1 nivel está habilitada, simplemente utilizará los pasos a continuación para crear una orden de cambio del contrato del cliente a partir de un evento extraordinario.
  • Si la configuración de orden de cambio de 2 niveles está habilitada, completará el primer paso en el proceso de administración de cambios, Crear una orden de cambio potencial para un contrato de cliente, antes de crear una orden de cambio del contrato del cliente a partir de un evento extraordinario.
  • Si la configuración de orden de cambio de 3 niveles está habilitada, completará los dos primeros pasos en el proceso de administración de cambios, Crear una orden de cambio potencial para un contrato de cliente y Crear una solicitud de orden de cambio (SOC) antes de crear una orden de cambio del contrato del cliente a partir de un evento extraordinario.
 Recomendaciones

¿Está invitando a los subcontratistas a presentar ofertas de bienes y servicios mediante Cotizaciones formales? 

Si su equipo del proyecto ha optado por utilizar el proceso de solicitud de cotización (RFQ) de Procore (consulte Crear cotizaciones a partir de un evento extraordinario), NO tiene que esperar hasta que se complete el proceso de cotización para crear sus órdenes de cambio de contrato del cliente. Sin embargo, después de que los subcontratistas invitados y los proveedores respondan a las cotizaciones y su estatus se establece en "Aprobación final pendiente", Procore actualiza automáticamente las partidas (SOV) de la orden de cambio del contrato del cliente con los montos adecuados de la cotización.

Para obtener más información sobre cómo el proceso de cotización afecta a las órdenes de cambio de contrato del cliente, consulte ¿Cuáles son los diferentes estatus de cotización y cómo afectan los costos y los orden de cambio montos?

¿Está usando la función de Monto estimado de los Ingresos?

Si su equipo del proyecto ha optado por utilizar la función de monto estimado de los ingresos, las SOV en sus Órdenes de cambio de contrato del cliente también se actualizan automáticamente. Si ha oculto la función de monto estimado de los ingresos, las actualizaciones automáticas dependen del alcance del evento extraordinario:

  • Cuando los eventos extraordinarios son "Dentro del alcance" o "TBD", las SOV en la orden de cambio del contrato del cliente se actualizan automáticamente con un valor de $0.
  • Cuando los eventos extraordinarios son "Fuera de alcance", las SOV en la orden de cambio del contrato del cliente se actualizan automáticamente utilizando los datos de la cotización cuando el estatus de la cotización se establece en "Aprobación final pendiente".
  • Cuando los eventos extraordinario no están en uno de los estatus anteriores, las SOV se actualizan automáticamente con la Estimación de costo. 

 

Aspectos a tener en cuenta

SOLO SUPERUSER

Es importante tener en cuenta la casilla de verificación "Permitir que los usuarios de nivel estándar creen órdenes de cambio de contrato del cliente" en la página "Configurar opciones" de la herramienta Contratos de cliente. Esta casilla de verificación está habilitada por una configuración de Superusuario en la página "Configuración general" de la herramienta Administrador de la compañía denominada "Habilitar configuración para permitir que los estándares creen SOC, órdenes de cambio de contrato del cliente y OCC". 

Debido a que esta configuración proporciona a los usuarios con permisos de nivel "Estándar" la capacidad de aprobar sus propias órdenes de cambio (por ejemplo, cuando el flujo de trabajo está habilitado) tanto en Contratos de cliente como en la herramienta Contratos, es una configuración poco común de implementar para los clientes de Procore. De forma predeterminada, esta configuración de Superusuario está desactivada en todas las cuentas nuevas de la compañía Procore. 

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Contratos del cliente del proyecto.
       Notas
      Para que los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos de cliente del proyecto realicen esta tarea, lo siguiente también debe cumplirse:
  • Configuración requerida:
  • Información adicional:
    • Después de crear un evento extraordinario, también puede crear una solicitud de presupuesto para enviar a los subcontratistas afectados. Consulte Crear RFQ.'
  • Si su compañía ha habilitado la herramienta Integraciones de ERP, tenga en cuenta estos ítems:
    • Escritorio de QuickBooks®: 
      • no se admiten las exportaciones de orden de cambio del contrato del cliente.
    • Contratista® de Sage 100:
      • no se admiten las exportaciones de orden de cambio del contrato del cliente.
    • Sage 300 CRE:®
      • Título. El título orden de cambio del contrato del cliente debe tener 30 caracteres o menos.
      • Número (#). El número orden de cambio del contrato del cliente debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estatus. El contrato primario debe estar en estatus Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que agregue al Cronograma valorado (SOV) de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio.  Nota: La lista de partidas asociadas solo está visible y disponible cuando la herramienta Integraciones de ERP se ha configurado para funcionar con Sage 300 CRE® y su especialista en implementación de integración ha activado la capacidad de exportar órdenes de cambio de contrato primario en Procore.
    • Integración de Procore:
      • no se admiten las exportaciones de orden de cambio del contrato del cliente.
    • Vista:
      • se admiten las exportaciones de orden de cambio del contrato del cliente.

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Seleccione una o más partidas de eventos extraordinarios para incluir en la nueva orden de cambio.
     Nota
    Procore utiliza las partidas seleccionadas para completar las partidas de la orden de cambio.
  3. En el menú desplegable Acciones masivas :
    • Para una (1) orden de cambio de nivel, elija Crear OC de contrato del cliente.
      O
    • Para órdenes de cambio de dos (2) o tres (3) niveles, elija Crear OCP de contrato de cliente.
  4. Complete lo siguiente:

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Potential Change Orders
      If the tool is configured for two (2)-tier change orders, select any potential change orders related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Haga clic en Crear. Procore crea la orden de cambio.