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Procore

Crear una orden de cambio del contrato a partir de un evento extraordinario

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Objetivo

Crear una orden de cambio de contrato a partir de un evento extraordinario.

Fondo

En Procore, un evento extraordinario es cualquier cambio que afecte el alcance de un proyecto de construcción. Consulte ¿Qué es un evento extraordinario? Una vez que se registra un evento extraordinario en Procore, los equipos del proyecto tienen la opción de crear una Solicitud de cotización (Cotización) para obtener cotizaciones de los contratistas responsables. Consulte Crear cotizaciones a partir de un evento extraordinario. 

Puede crear un contrato orden de cambio a partir de un evento extraordinario antes o después de que se haya respondido o revisado la cotización asociada. Sin embargo, si espera hasta que se haya revisado la cotización y el estatus de la cotización se establece en "Aprobación final pendiente", las partidas (SOV) de la orden de cambio se completan automáticamente con los montos de la cotización durante el proceso de creación de orden de cambio.Para obtener más información sobre los estatus de cotización, consulte ¿Cuáles son los diferentes estatus de cotización y cómo afectan los costos y orden de cambio montos?

El proceso que utiliza al administrar cambios en Procore también depende de cómo se configuran los niveles de contrato de su proyecto orden de cambio. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "estándar" o superior en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto
      Y
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Seleccione una o más partidas de eventos extraordinarios que desea incluir en la orden de cambio.
    Nota: Puede seleccionar partidas en varios eventos extraordinarios. También puede utilizar el menú desplegable Filtro para filtrar por proveedor.
  3. Elija acciones masivas > Crear una OC de contrato.
    Nota: Las partidas de las SOV de la orden de cambio se crean a partir de partidas en el evento extraordinario.
  4. Complete la siguiente información:
    • Número
      Este campo se completa automáticamente según la cantidad de órdenes de cambio ya creadas. De forma predeterminada, el número se incrementará automáticamente en uno.
       Recomendación
      ¿Cómo asigna Procore números a las órdenes de cambio del contrato? Para más información, consulte ¿Puedo personalizar el sistema de numeración de objetos financieros en Procore?
    • Revisión
      Este campo muestra el número de revisión del orden de cambio. Cuando se crea un orden de cambio, su número de revisión es cero. Un orden de cambio podría tener varias revisiones debido a los comentarios de un revisor/aprobador. Este campo debe ingresarse manualmente como las revisiones no se rastrean automáticamente.
    • Título
      Este campo se completará automáticamente con el nombre del evento extraordinario.
    • Estado
      Seleccione el estado actual de la orden de cambio. El estatus predeterminado de Procore es Pendiente de revisión.
       Nota
      ¿Qué estatus están disponibles con órdenes de cambio del contrato? Para obtener más detalles, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para las órdenes de cambio en Procore?
    • Privado
      Marque esta casilla para que solo usted y los usuarios con acceso de nivel "Administrador" en las órdenes de cambio puedan ver esta orden de cambio.
    • Razón del Cambio
      El campo razón del cambio se completará con la razón del cambio que seleccionó en el evento extraordinario; sin embargo, puede editar según sea necesario. Seleccione el motivo de la orden de cambio potencial, ya sea Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente, Pago atrasado o cualquier opción personalizada por el Administrador de Procore.Establezca las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Método contable
      Este campo hereda la método contable que se especificó en el contrato (por ejemplo, Basado en montos). 
    • Fecha de vencimiento
      Ingrese la fecha de vencimiento de la orden de cambio.
    • Fecha de facturación
      Ingrese la fecha en que se facturó la orden de cambio.
    • Fecha de Pago
      Ingrese la fecha en que se pagó la orden de cambio.
    • Revisor designado
      Seleccione un usuario para revisar la orden de cambio.
    • Solicitud recibida de
      Seleccione un usuario del directorio del proyecto al que está enviando la orden de cambio potencial en nombre.
    • Descripción
      Ingrese una descripción más detallada de la orden de cambio.
    • Impacto en el programa
      Si lo sabe, puede proporcionar una estimación de la cantidad de días adicionales que potencialmente se agregarían al programa de proyectos actual si se aprobara la orden de cambio.
    • Ubicación
      Utilice el menú desplegable de ubicación para seleccionar una ubicación a los impactos en el [ítem]. Seleccione entre las ubicaciones predefinidas o consulte ¿Cómo agrego una ubicación de varios niveles a un ítem? Esta ubicación puede ser tan general como la ubicación del sitio en el primer nivel o como específica según dónde esté trabajando el contratista en el segundo nivel.
    • Referencia
      Haga referencia a otras herramientas, materiales, planos o documentos relacionados con la orden de cambio potencial.
    • Ejecutado
      Marque esta casilla una vez que se haya completado la orden de cambio.
    • Cambio de campo
      Marque esta casilla si la orden de cambio es un cambio de campo.
    • Pagado
      Marque esta casilla para indicar que ha recibido el pago por este cambio.
    • Partidas de eventos extraordinarios
      Si su proyecto está integrado con ERP, seleccione una partida del menú desplegable de partidas asociadas. Si selecciona Nueva partida, se agregará un artículo de línea de cero (0) dólares al Cronograma valorado del contrato. Si su proyecto no está integrado con ERP, puede omitir este acción y crear la orden de cambio.
    • Archivo adjunto
      Adjunte cualquier documentación relevante. Nota: Si hay una Solicitud de cotización (RFQ) asociada y el revisor ha adjunto cualquier documentación a su respuesta a la cotización, la herramienta Eventos extraordinarios se puede configurar para agregar esos archivos adjuntos a nuevas órdenes de cambio. Consulte Configurar opciones avanzadas: Eventos extraordinarios.
  5. Haga clic en Crear. Las Partidas para la orden de cambio se crearán a partir de las partidas del evento extraordinario. Puede hacer clic en la pestaña Partidas para verificar sus partidas.
     Nota

    Las partidas de eventos extraordinarios por defecto pasarán el monto del costo más reciente a las partidas de orden de cambio del contrato.

    Si se asoció una orden de cambio de contrato primario con ese evento extraordinario Partida before la creación del orden de cambio del contrato, el evento extraordinario partida pasará el monto del último precio a las partidas partida orden de cambio del contrato.