Crear un PDF configurable de una factura de GC/cliente en la herramienta Contratos de cliente
Lanzamiento limitado
La herramienta Contratos de cliente está disponible como una versión limitada para los clientes de Procore en los Estados Unidos que han implementado el diccionario de Procore para contratistas especializados. Para obtener más información, consulte ¿Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas generales, propietarios y contratistas especializados?Objetivo
Crear un PDF personalizado para una factura de GC/Cliente utilizando las opciones de PDF configurables.
Fondo
Cuando trabaje con una factura de GC/Cliente en Procore, la pestaña Detalles y la pestaña PDF configurable de la factura muestran sus partidas. La pestaña PDF configurable le permite personalizar la forma en que se muestran las partidas en una factura de GC/Cliente.Con las funciones de esta pestaña, puede agrupar y resumir los datos de su factura de la manera que desee antes de presentarla al GC que está facturando.
En un PDF configurable, un grupo es un objeto que organiza las partidas de la factura juntas. En Procore, los grupos predeterminados que están disponibles en un PDF configurable son Subproyecto (si está habilitado), División, Código de costo y Tipo de costo. También puede crear grupos personalizados que contengan ítems personalizados para luego aplicar esos ítems personalizados a su PDF.
Ejemplos
- Cómo organizar un PDF configurable utilizando un grupo predeterminado
Supongamos que su equipo creó diferentes subproyectos en un proyecto Procore para representar diferentes fases del proyecto (consulte Agregar ítems de segmento "Subproyecto" a un proyecto de Procore). En este ejemplo, desea crear un PDF configurable que agrupa las partidas en la factura de GC/Cliente en la fase de proyecto correspondiente. Asumiendo que ha creado subproyectos nombres de "Fase 1", "Fase 2" y "Fase 3", puede elegir "Subproyecto", de la lista desplegable "Agregar grupo". A continuación, puede colocar todas las partidas que se han clasificado como "Fase 1", "Fase 2" y "Fase 3" en grupos separados. - Cómo organizar un PDF usando un grupo personalizado
Supongamos que su equipo utiliza su propio sistema de códigos de facturación personalizados. Puede crear un nuevo grupo para el PDF configurable llamado "Grupo de facturación 1" para almacenar sus códigos. Luego, puede crear nuevos elementos en el grupo para representar sus códigos de factura. Por ejemplo, 'Código de factura A', 'Código de factura B', 'Código de factura C', etc. Una vez que se hayan creado el grupo y los códigos, puede aplicar el grupo al PDF configurable y luego asignar sus códigos de factura personalizados a los elementos de línea individuales de la factura.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del cliente del proyecto.
- Para ver un PDF configurable en un contrato cliente, el permiso "Solo lectura" en la herramienta Contratos de cliente
- Información adicional:
- Puede exportar una copia en PDF de la pestaña PDF configurable para compartir con el GC. Consulte Exportar un PDF configurable de una factura de GC/cliente desde la herramienta Contratos de cliente.
- Puede enviar por correo electrónico la pestaña Detalles de una factura. Para obtener más información, consulte Enviar por correo electrónico una factura de GC/cliente desde la herramienta Requisiciones de pago.
Requisitos previos
- Cree un contrato de cliente. Consulte Crear contratos de cliente.
- Agregue las partidas SOV al contrato del cliente. Consulte Actualizar las partidas en un contrato cliente.
- Confirme que todas las partes del contrato del cliente estén de acuerdo antes de cambiar su estatus a "Aprobado".Consulte Aprobar un contrato de cliente.
- Agregue una factura de GC/Cliente al contrato del cliente. Consulte Crear una factura de GC/cliente para un contrato de cliente.
Pasos
Administrar grupos personalizados
Estos pasos le muestran cómo navegar a la ventana Administrar grupos personalizados.
- Navegue hasta la herramienta Contratos de cliente del proyecto.
- Busque el contrato del cliente asociado con la factura de GC/Cliente que contiene el PDF configurable. Luego haga clic en el enlace Número .
- Haga clic en la pestaña Facturas.
- Busque la factura que desee personalizar en la lista. Luego haga clic en Ver.
- Haga clic en la pestaña PDF Configurable.
- Abra la lista desplegable Agregar grupo.
- Seleccione cualquiera de los grupos predeterminados de la lista.
- Opcional: haga clic en Administrar grupos personalizados.
- En la ventana Administrar grupos personalizados, continúe con:
- Agregar un nuevo grupo al menú Agregar grupo
- Agregar ítems a un grupo
Agregar un nuevo grupo al menú Agregar grupo
Estos pasos le muestran cómo crear un grupo personalizado para que aparezca como una opción en la lista desplegable "Agregar grupo" en la pestaña PDF configurable.
- En la ventana Administrar grupos personalizados, haga clic en Agregar grupo.
- Escriba una etiqueta para el grupo en el cuadro de etiqueta Ingresar nombre de grupo. Luego presione ENTER. Agregue tantos grupos como desee.
Nota
- Después de presionar ENTER, el sistema guarda automáticamente el nombre del grupo y lo agrega como una selección en la lista desplegable Agregar grupo en la pestaña PDF configurable.
- Para eliminar un grupo, haga clic en la (x) junto al nombre del grupo para eliminarlo permanentemente y cualquier ítem asociado con el grupo seleccionado.
- Continuúe con el siguiente paso.
Agregar ítems a un grupo
Estos pasos le muestran cómo agregar códigos de factura a un grupo personalizado.
- En la ventana Agregar grupos personalizados, busque el grupo al que desee agregar códigos de facturación.
- Haga clic en Agregar ítem.
- En el cuadro Ingresar nombre del ítem, escriba una etiqueta para el código.Luego presione ENTER.
Nota
- Agregue tantos ítems como desee a cada grupo.
- Haga clic en el botón Guardar.
Aparecerá un banner VERDE "Grupos guardados" en la parte inferior de la página. - Continuúe con el siguiente paso.
Asignar las partidas de la factura a un ítem de un grupo
Una vez que haya creado los grupos e ítems que desea utilizar para su factura, puede comenzar a organizar sus partidas para que aparezcan como desee.
- Haga clic en la pestaña PDF configurable.
- Coloque una marca de verificación junto a las partidas de la factura que desee asignar a un ítem personalizado.
Nota: Esta acción cambia la etiqueta en la lista desplegable "Agregar grupo" a "Editar". - En la lista desplegable Editar , seleccione el grupo que contiene los ítems personalizados que desea asignar a las partidas de su factura.
- Haga clic en Guardar.
Recomendaciones
- Cualquier partida de la factura que no esté asignada a un ítem personalizado en un grupo aparecerá en una sección titulada '[Nombre del grupo de facturación] sin especificar. No hay ninguna opción para eliminar esa convención de nomenclatura.
- Si no desea que aparezca el "[Nombre del grupo de facturación]" sin especificar en su factura, se recomienda que agregue un ítem llamado "Ninguno" u "Otro" (o un término de su elección) a su grupo. Luego, asigne las partidas de su factura a ese ítem en el grupo.