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Procore

Introducción a la herramienta Correspondencias

 

Introducción a la herramienta Correspondencias

La herramienta Correspondencias es tan flexible que puede usarla para administrar casi cualquier comunicación que desee elevar fuera de su correo electrónico y, en cambio, mantenerla en su sistema formal de registro Procore.

A continuación, se presentan algunas ideas sobre lo que puede hacer con la herramienta Correspondencias, en función de cómo la utilizan nuestros clientes actuales.

  • Cambiar directiva, cambiar notificación
  • Resolución de problemas
  • Reporte de incumplimiento (NCR), respuesta y revisión
  • Notificación de recargo
  • Solicitud de permiso
  • Actualización de estatus semanal del proyecto

Preparar

Para comenzar a utilizar la herramienta Correspondencias en sus proyectos, el administrador de una compañía debe crear primero tipos de correspondencia y conjuntos de campos configurables (p. ej., plantillas) a nivel compañía. 

Para aquellos sin permisos de administrador a nivel de compañía, si desea comenzar a utilizar la herramienta de correspondencia (consulte las listas anteriores para obtener ideas), hable con el administrador de Procorede su compañía. 

Pasos para administradores:

Lo primero es lo primero: la herramienta Correspondencias es diferente a cualquier otra herramienta de Procore. Mientras que la mayoría de las herramientas de Procore se aplican a un proceso de negocio específico, como las solicitudes de información (request for information, RFI), y vienen con plantillas previas con conjuntos de campos configurables asociados, por ejemplo, todas las RFI tienen campos de "persona asignada" y "fecha de vencimiento", la herramienta Correspondencias está abierta para que la configure. Al configurar un nuevo tipo de Correspondencias para su compañía, básicamente está creando una "herramienta de Procore personalizada" desde cero, lo que incluye decidir qué campos de datos se asociarán con ella. Eso significa que hay un par de pasos de configuración iniciales involucrados.

Tenga en cuenta que proporcionamos las siguientes plantillas prediseñadas para tipos de correspondencia: 

  • Apéndice
  • Boletín
  • Solicitud de variación
  • Instrucciones del cliente
  • Extensión de tiempo
  • Correspondencia general
  • Cartas
  • Aviso de retraso
  • Aviso para proceder
  • Notificación de recargo
  • Instrucciones

Puede encontrar las plantillas prediseñadas en la configuración de administrador de la compañía, dentro de la pestaña Correspondencias; simplemente seleccione "Agregar plantilla". Estas plantillas son una manera fácil de comenzar con la herramienta Correspondencias. Luego, cuando esté listo para personalizar sus propios tipos de correspondencia, siga los pasos a continuación.

A continuación, cubrimos los pasos recomendados para configurar nuevos tipos de correspondencia para sus equipos. Puede crear hasta 30 tipos de correspondencia diferentes para su compañía; las siguientes instrucciones lo guiarán a través de la configuración de un tipo de correspondencia. 

Crear un tipo de Correspondencia

Cosas para considerar

  • El nombre que le dé al tipo de correspondencia debe describir claramente su uso previsto (algunos ejemplos se muestran en las listas anteriores). El tipo es lo primero que verán los equipos del proyecto cuando inicien una nueva correspondencia dentro de un proyecto, por lo que debe elegir un nombre para ese tipo que reconozcan y comprendan.
    • Recomendación: Defina un prefijo dentro del nombre del Tipo de correspondencia, que los equipos del proyecto puedan entender y reconocer fácilmente. Esto facilitará que los equipos del proyecto reconozcan rápidamente el tipo de correspondencia cuando lo utilicen en la anotación de plano o lo vinculen a otras herramientas.
  • Los permisos se aplican en el nivel de Tipo y se basan en plantillas (generalmente por función, dentro de la herramienta Permisos a nivel compañía). Por lo tanto, considere quién necesitará ver y usar este tipo de correspondencia, y cree tipos separados para acomodar las comunicaciones con audiencias separadas (por ejemplo, un aviso general para un subcontratista sería un tipo diferente de un aviso general para un propietario). Consulte este artículo de soporte o este video para obtener más información sobre los permisos.
  • Recomendación: Seleccione "privado por defecto" cuando cree el Tipo de correspondencia. Debido a que los permisos de correspondencia se basan en roles, este paso garantizará que solo las partes específicas (p. ej., un subcontratista en particular) puedan ver las correspondencias asignadas o distribuidas a ellos (en lugar de todos los subcontratistas). (Por el contrario, si la intención del tipo de correspondencia es transmitir información a todos los miembros de un rol de proyecto en particular [p. ej., los subcontratistas], entonces deberá anular la selección de la opción “privado por defecto”).
  • El tipo de correspondencia también aparece en su propia línea en el gráfico de vista general del proyecto, en la página de inicio del proyecto. De esta forma, puede realizar un seguimiento de los estatus de los ítems dentro de cada tipo de correspondencia.
  • Si su compañía utiliza una herramienta personalizada (creada por el equipo de Soluciones personalizadas de Procore), no puede tener tipos de correspondencia que coincidan con los nombres de las herramientas personalizadas. Si desea utilizar un tipo de correspondencia que ya está asociado con una herramienta personalizada, le recomendamos que cambie el nombre de la herramienta personalizada.

Pasos

Crear y aplicar un conjunto de campos configurables

Cosas para considerar

  • En este paso, está decidiendo qué información (o campos de datos) se asociarán con este tipo de correspondencia. Los campos que agregue dictarán qué información recopilarán los equipos del proyecto "en la naturaleza" cuando utilicen este tipo de correspondencia en un proyecto real. Por ejemplo, ¿este tipo de correspondencia necesita una fecha de vencimiento, un campo adjunto o un lugar para documentar el impacto de los costos? 
  • Puede marcar campos como "obligatorios", "opcionales" u ocultarlos por completo.
  • Puede agregar campos personalizados para personalizar aún más el conjunto de campos configurables.
  • Puede crear varios conjuntos de campos configurables diferentes para un tipo de correspondencia determinado, a fin de adaptarse a las variaciones en las necesidades de datos para diferentes tipos de proyectos.

Pasos

Después de haber creado el tipo de correspondencia, se accede automáticamente a la página de conjuntos de campos configurables para crear un conjunto de campos configurables

Opcional: actualice la configuración del conjunto de campos configurables
Opcional: agregue un campo personalizado a un conjunto de campos configurables
Termine de crear su conjunto de campos configurables y aplíquelo a proyectos
  1. Una vez que haya agregado uno o más campos personalizados al conjunto de campos, haga clic en Guardar.

  2. Marque las casillas de verificación junto a los proyectos a los que desea asignar los conjuntos de campos configurables.
    O
    Haga clic en Seleccionar todo para seleccionar todos los proyectos.
    O
    Busque por nombre o número de proyecto.

     

     Nota
    El conjunto de campos configurables debe aplicarse a proyectos específicos para permitir que los equipos del proyecto vean y usen el tipo de correspondencia.
  3. Haga clic en Actualizar.

  4. Haga clic en Confirmar para confirmar que desea aplicar el conjunto de campos configurables a los proyectos seleccionados.

  5. Para establecer el conjunto de campos configurables que creó como predeterminado para el Tipo de correspondencia, haga clic en los puntos suspensivos verticales (⋮) al final de la fila del conjunto de campos configurables que desea agregar como predeterminado y luego haga clic en Establecer como nuevo proyecto predeterminado .
    Aparecerá una marca de verificación para el conjunto de campos configurables en la columna Predeterminado para nuevo proyecto.

Asignar un conjunto de campos configurables a un proyecto

Cosas para considerar

  • Este paso es necesario para que la herramienta Correspondencias aparezca en el menú desplegable Caja de herramientas a nivel proyecto y para que el Tipo de correspondencia esté disponible dentro del proyecto. (¡Si no lo hace, los equipos del proyecto no podrán usar Correspondencias!)
  • Puede asignar un conjunto de campos configurables (p. ej., plantilla) por tipo de correspondencia, por proyecto. ¡Elija la versión que tenga más sentido para el proyecto! Y recuerde, siempre puede volver atrás y hacer modificaciones más adelante, si es necesario.

Pasos

Ajustar permisos

Cosas para considerar

  • La configuración de permisos para la correspondencia se basa en plantillas (generalmente según el rol) y se maneja en la herramienta Permisos a nivel de compañía.
  • Cada tipo de correspondencia tiene su propio conjunto de permisos, al igual que cualquier otra herramienta de Procore. La configuración de permisos incluye Ninguno, Solo lectura, Estándar, Administrador y permisos granulares.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Permisos de la compañía.
  2. Haga clic en la pestaña Plantillas de permisos de proyecto.
  3. Haga clic en Acciones junto a la plantilla para la que desea otorgar permisos granulares y seleccione Editar plantilla.
  4. Desplácese hasta la sección "Tipos de correspondencia y herramientas personalizadas".
  5. Seleccione el botón en la columna Ninguno, Solo lectura, Estándar o Administrador en la fila para cada tipo de correspondencia.
  6. Haga clic en el ícono de escuadra angular > para abrir o cerrar el menú de permisos granulares de cada tipo de correspondencia.
    Nota: este ícono solo se muestra cuando se selecciona Solo lectura o Estándar.
  7. Marque la casilla de verificación "Activar TODO" para habilitar todos los permisos granulares de la herramienta Correspondencias en la plantilla de permisos.
    Nota: El nombre de esta casilla de verificación cambia a "Desactivar TODO" si todos los permisos granulares de la herramienta de correspondencia están habilitados.
    O
    Marque la casilla de verificación para cada permiso granular que desee habilitar en la plantilla de permisos.
  1. Haga clic en Guardar.

Configurar opciones avanzadas en un proyecto

Hay configuraciones adicionales que puede configurar para cada tipo de correspondencia a nivel proyecto. Puede utilizar esta configuración para:

  • Habilitar recordatorios por correo electrónico para ítems vencidos
  • Definir una lista de distribución predeterminada
  • Establecer fechas de vencimiento de respuesta automáticas
  • Agregar una descripción predeterminada
  • Agregar estatus personalizados a nivel proyecto

Pasos

 

Mejores prácticas

Planificación

Debido a que Correspondencias es tan flexible, es importante tener un plan integral por adelantado para que pueda asegurarse de que lo está utilizando de la manera eficiente que mejor se adapte a las necesidades de sus equipos.

Cosas para considerar
  1. Encuesta a las partes interesadas internas. Puede crear 30 tipos de correspondencia diferentes; asegúrese de haber recibido la opinión de los equipos sobre cuáles son los más críticos o beneficiosos para sus proyectos.
  2. Identifique los procesos que encajan bien. Para un proceso determinado, si responde "sí" a las preguntas siguientes, es probable que la correspondencia sea una buena opción. 
    • ¿Este proceso se basa en compartir información y comunicarse con otras partes interesadas? ¿Necesita que las partes interesadas sean responsables de recibir o responder a esta información?
    • ¿Este proceso se está manejando actualmente por correo electrónico o incluso por teléfono/mensaje de texto?
    • ¿Beneficiaría a su compañía formalizar y centralizar la comunicación en torno a este proceso? 
    • ¿Existe el riesgo de perder tiempo o dinero si este proceso no se rastrea o registra correctamente? 
    • ¿Tiene plantillas existentes que utiliza para este proceso?
    • ¿Actualmente está completando este proceso fuera de Procore o dentro de una de las herramientas personalizadas de Procore? 
    • ¿Es necesario vincular este proceso a las RFI y los eventos extraordinarios para un seguimiento y seguimiento completos?
    • ¿Se beneficiaría este proceso de estar vinculado a una anotación de plano?
  3. Evalúe el panorama general. Diseñe su plan para los tipos de correspondencia y sus datos asociados, para asegurarse de que está utilizando la correspondencia de manera eficiente, sin redundancia y de una manera que tenga sentido para sus equipos y procesos.

Despliegue

El despliegue y la adopción exitosos requieren que los equipos se unan y comiencen a utilizar la nueva funcionalidad. Eso significa que las personas deben conocer la funcionalidad, sus expectativas de uso y dónde acudir para obtener ayuda y comentarios.

Cosas para considerar
  • Socializar. Asegúrese de que los equipos del proyecto conozcan los tipos de correspondencia que ha configurado y aclare las expectativas para el uso de la correspondencia. Haga anuncios amplios y brinde oportunidades para preguntas y respuestas (idealmente, más de una vez). Actualice los manuales de procedimientos de la compañía en consecuencia.
  • Capacitar. Si sus equipos necesitan capacitación sobre Correspondencias, diríjalos al sitio de soporte de Procore o al ícono de ayuda en la aplicación, a la página de seminarios web o trabaje con su punto de contacto de Procore para solicitar capacitación personalizada.
  • Recopile comentarios. Mantenga una línea de comunicación abierta con los equipos del proyecto para que pueda obtener información directa sobre lo que está funcionando bien o dónde posiblemente deba realizar ajustes.

Utilice reportes y tableros. Supervise el número y el estado de las correspondencias en todos los proyectos, de modo que pueda identificar áreas para mejorar la adopción, aclarar expectativas o realizar cambios en sus plantillas.

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