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Procore

Crear contratos primarios

Objetivo

Para crear un único contrato primario o varios contratos primarios para un proyecto Procore.

Contexto

Después de crear uno (1) o más contratos primarios para su proyecto de construcción, puede  actualizar sus Partidas (SOV). Para obtener más detalles, ver Actualizar las Partidas en un contrato primario.

 Sugerencia

Cuándo crear un contrato primario único

La mayoría de los clientes de Procore optan por crear un único contrato primario para un único proyecto de construcción. Esta es la forma más sencilla para que los contratistas generales gestionen el proceso de cambio, especialmente cuando un proyecto de construcción tiene un único propietario o fuente de financiación.

Cuándo crear varios contratos primarios

Si un proyecto tiene múltiples fuentes de financiamiento y/o métodos de entrega del proyecto, puede llevar a un contratista general a crear varios contratos primarios:

  • Múltiples fuentes de fondos. Un proyecto puede tener muchos propietarios. En algunos escenarios, el contratista general también puede estar financiando parcialmente el proyecto.
  • Múltiples etapas. Un proyecto se puede dividir en etapas. Por ejemplo, es posible que necesite contratos primarios separados para la pre-construcción, el curso de la construcción y el cuidado/mantenimiento posterior.
  • Múltiples fases. Un proyecto se puede dividir en fases. Por ejemplo, es posible que necesite contratos primarios separados para los cimientos, la plomería, el HVAC, etc.
  • Contratos de Precio Máximo Garantizado (GMP). Un proyecto puede ser un proyecto de GMP por vía rápida o por fases. Por ejemplo, usted podría requerir contratos primarios múltiples para cada paquete de alcance de trabajo establecido.
  • Métodos de entrega del Gerente de construcción como agente (CMa). Un contratista general que opere como CMa podría necesitar administrar contratos primarios múltiples entre un propietario y varios contratistas.

Cosas a tener en cuenta

  • Permisos de usuario necesarios:
  • Limitaciones:
  • Debido a la naturaleza sensible de un contrato primario, la herramienta de Contratos primarios NO envía notificaciones automáticas por correo electrónico a personas o miembros de una lista de distribución.
  • Para enviar por correo electrónico un contrato primario a otra persona, debe seguir los pasos en Enviar contrato primario por correo electrónico.
  • Existen limitaciones al crear varios contratos primarios en un proyecto. Consulte ¿Existen limitaciones del sistema al crear varios contratos primarios?
  • Información adicional:
    • La mayoría de los contratistas generales utilizan la herramienta de Presupuesto del proyecto para administrar los costos y los contratos con los contratistas. El acceso a la herramienta de Presupuesto suele limitarse para restringir al cliente o al propietario que financia el proyecto la posibilidad de ver el presupuesto. 
    • Si el presupuesto y el contrato principal de su proyecto son idénticos (o si el contrato principal es un resumen del presupuesto a nivel de división), puede utilizar su presupuesto para crear su contrato principal.
    • Puede agregar varios artículos de línea con el mismo código de costo y asignaciones de tipo de costo. Para distinguir entre artículos de línea, ingrese un resumen descriptivo en el campo Descripción.
    • Si no desea introducir un código de costo para una partida, puede introducir "Ninguno".
    • Para saber cómo configurar el método de contabilidad, consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad para un compromiso o contrato primario?

Requisitos previos

Pasos

En Procore, tiene la opción de crear un único contrato primario o contratos primarios múltiples como se describe a continuación:

Una vez que haya creado uno o más contratos principales, continúe con Actualizar la lista de valores en un contrato primario.

Crear un contrato único primario

  1. Navegue hasta la herramienta deContratos primarios del proyecto.
  2. Haga clic en el botón Crear.

    create-a-single-prime-contract.png
  3. En la pestaña General, en Información general, haga lo siguiente:
    Notas: No hay campos obligatorios al crear un nuevo contrato primario. Si hace clic en Crear sin completar ninguna entrada de datos, el sistema guarda el contrato con su nombre listado como el creador y lo coloca en el estado Borrador de forma predeterminada.
    • Firmar con DocuSign©
      Si está utilizando la integración de Procore + DocuSign© (consulte DocuSign©), aparece una marca de verificación de forma predeterminada. Quite la marca de verificación de la casilla si el contrato primario NO requiere la firma de DocuSign©.
    • Contrato #
      Acepte el número de contrato predeterminado, ingrese un nuevo número para el contrato primario o cree un esquema de numeración personalizado para usar.
      Notas
      • Si planea crear varios contratos primarios, Procore incrementa este número por usted por defecto. Por ejemplo; 1, 2, 3 y así sucesivamente. 
      • Para usar un esquema de numeración personalizado, puede ingresar un conjunto de caracteres alfanuméricos (por ejemplo, PC-1 o PC-01 o PC-001) y Procore incrementa el número en nuevos contratos.
    • Título
      Ingrese un nombre descriptivo para el contrato primario.
    • Propietario/Cliente
      Seleccione el propietario/cliente del proyecto de la lista desplegable.
    • Arquitecto ingeniero
      Seleccione el arquitecto principal del proyecto en la lista desplegable.
    • Contratista
      Ingrese el nombre de la compañía del contratista principal que administra el proyecto de construcción. Si está configurando el contrato primario, normalmente será el nombre de su compañía. 
    • Estado
      Seleccione el estado actual del contrato primario. Las opciones incluyen Borrador, Fuera de licitación, Fuera de firma, Aprobado, Completo o Terminado.
      Nota:
      Para crear órdenes de cambio y facturas, el estado de un contrato primario debe establecerse en Aprobado o Completo.
    • Ejecutado
      Coloque una marca en esta casilla de verificación si el contrato se ha ejecutado en su totalidad.
    • Haga esto visible solo para los administradores y los siguientes usuarios
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para limitar la visibilidad a los usuarios con permiso de 'Administrador' y cualquier usuario designado en la casilla de verificación 'Permitir que estos usuarios vean elementos de partidas'.
    • Permitir que estos usuarios vean ítems del SOV
      Coloque una marca en esta casilla de verificación. Luego, seleccione los nombres de los usuarios a los que se les haya otorgado permisos "Estándar" o de "Solo lectura" en la herramienta Contratos primarios de la lista desplegable "Seleccionar una persona".
    • Retención predeterminada. Especifique un porcentaje predeterminado que se aplicará automáticamente a todos los costos de artículos de línea con fines de retención. Por ejemplo, ingrese: 10%
    • Descripción
      Ingrese un resumen descriptivo para brindar más detalles sobre el contrato primario.
    • Archivos adjuntos
      Adjunte todos los archivos relevantes al contrato primario. Por ejemplo, una copia electrónica del contrato firmado.
  4. En Fechas de contrato, haga lo siguiente:
    Nota: Un usuario con permiso de "Administrador" en la herramienta Primaria puede configurar la herramienta para mostrar u ocultar los campos marcados con un asterisco (*) a continuación. Ver   Configurar Ajustes: Contratos primarios.
    • Fecha de creación
      Muestra la fecha en que se creó el contrato. Esto no se puede modificar
    • Fecha de inicio
      Especifique la fecha de inicio oficial del proyecto.
    • Fecha estimada de finalización
      Especifique la fecha estimada para la finalización del proyecto.
    • Fecha de finalización sustancial*
      Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha sustancial de finalización se refiere a la fecha en que el trabajo se considera lo suficientemente completo como para satisfacer los requisitos contractuales. También indica la fecha en que el propietario o cliente del proyecto puede asumir la ocupación de todo o parte de un proyecto y el contratista general tiene derecho a recibir el pago del saldo del contrato (menos retención) hasta la finalización final.
      Nota: Si está habilitada, la fecha de finalización sustancial se actualizará a la Fecha de finalización sustancial revisada de cada Orden de cambio de contrato primario una vez que cada Orden de cambio de contrato primario tenga el estatus Aprobado.
    • Fecha de finalización
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esto representa que se han procesado los pagos finales y el contrato se considera cerrado.
    • Fecha del contrato*
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esto representa la fecha de vigencia del acuerdo contractual. Esta es la fecha de entrada en vigor del contrato.
    • Fecha de recepción del contrato firmado
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esto representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.
    • Fecha de ejecución*
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Representa la fecha en que todas las partes firmaron el acuerdo.
    • Emitido el día *
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esta fecha representa la fecha en que se emitió el acuerdo contractual a ambas partes.
    • Fecha de devolución
      Seleccione la fecha en el control de calendario. 
    • Carta de intención Fecha
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Un fecha de la carta de intención es la fecha en que se recibe el documento de carta de intención (LOI) que describe el acuerdo entre las partes antes de finalizar el contrato.
    • Fecha de la carta de aprobación*
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Una fecha de la carta de aprobación es la fecha en que se firmó en el registro el cumplimiento de las tarifas, declaraciones y divulgaciones establecidas en la Carta de aprobación (LOA) del contrato.
    • Fecha de terminación del contrato
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Una fecha de terminación del contrato es una fecha descrita en el primer lugar donde todas las partes han cumplido con todas las obligaciones y términos contractuales.
  5. En Información adicional, haga lo siguiente:
    • Inclusiones. Especifique cualquier inclusión acordada en el contrato.
    • Exclusiones Especifique las exclusiones acordadas en el contrato. 
  6. Elija entre estas opciones:
    • Si aún no ha creado el contrato, haga clic en  Crear o en Crear y enviar por correo electrónico.
      O
    • Si está actualizando un contrato existente, haga clic en Guardar o en Guardar y enviar por correo electrónico.
 Sugerencia
Si está listo para comenzar a agregar un artículo de línea de partidas a su contrato primario, continúe con Crear contratos primarios.

Crear múltiples contratos primarios

 Importante
Si desea crear contratos primarios múltiples en un proyecto, ver ¿Cuáles son las limitaciones al crear contratos primarios múltiples? 

Puede repetir los pasos anteriores para cada contrato primario que desee crear en la herramienta de Contratos primarios del proyecto. Ver Crear un único contrato primario

 Nota:

Las razones para crear múltiples contratos primarios incluyen:

  • Hay varias entidades que financian el trabajo. Su proyecto puede tener varios propietarios o el contratista general puede estar financiando parcialmente el trabajo.
  • Hay contratos establecidos para cada etapa de la construcción: preconstrucción, curso de la construcción y cuidado posterior/mantenimiento.
  • Cuando se opera un contrato GMP por vía rápida o por fases, se puede crear un contrato primario para cada paquete de alcance de trabajo establecido.
  • Un contratista que opera como CMa y necesita administrar los contratos que un propietario tiene con varios contratistas en un proyecto.

 

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