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Procore

Crear contratos primarios

Objetivo

Para crear un único contrato primario o varios contratos primarios para un proyecto Procore.

Contexto

Un contrato primario es un acuerdo formal y legal entre el propietario de un proyecto de construcción y un contratista. En esta relación, el propietario del proyecto suele ser la autoridad contratante que inicia el acuerdo, posee los derechos para desarrollar una propiedad y financia el proyecto. El contratista (también llamado contratista principal o contratista general) es contratado por el propietario del proyecto y acepta la responsabilidad de completar el proyecto de construcción. El contratista también suscribe otros acuerdos con subcontratistas, llamados contratos en Procore, con el fin de completar el trabajo del proyecto. 

Si su compañía ha comprado Procore para administrar sus proyectos de construcción, puede crear uno (1) o más contratos primarios para cada nuevo proyecto de construcción. 

Ejemplos

Cuándo crear un contrato primario único

La mayoría de los clientes de Procore que administran sus proyectos de construcción en Procore crean un único contrato primario para un solo proyecto de construcción. Si es un contratista general, la creación de un único contrato primario es la forma más sencilla de administrar un proyecto de construcción cuando tiene un único propietario y una única fuente de fondos.

Cuándo crear varios contratos primarios

Si un proyecto tiene varios propietarios, varias fuentes de fondos y varios métodos de entrega del proyecto, también puede optar por crear múltiples contratos primarios para un solo proyecto. Si opta por crear múltiples contratos primarios en un solo proyecto de Procore, existen algunas limitaciones. Para obtener más información, consulte ¿Existe alguna limitación del sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos primarios? Las razones para elegir crear múltiples contratos primarios incluyen: 

  • Múltiples fuentes de fondos. Un proyecto puede tener varios propietarios, cada uno de los cuales proporciona una cantidad de los fondos del proyecto. Por ejemplo, una persona, una compañía, una autoridad pública o una combinación de todas estas. Consulte Configurar opciones avanzadas: Contratos primarios
  • Múltiples etapas. Un proyecto se puede dividir en etapas. Por ejemplo, es posible que necesite contratos primarios separados para la pre-construcción, el curso de la construcción y el cuidado/mantenimiento posterior.
  • Múltiples fases. Un proyecto se puede dividir en fases. Por ejemplo, es posible que necesite contratos primarios separados para los cimientos, la plomería, el HVAC, etc.
  • Contratos de Precio Máximo Garantizado (GMP). Un proyecto puede ser un proyecto de GMP por vía rápida o por fases. Por ejemplo, usted podría requerir múltiples contratos primarios para cada paquete de alcance de trabajo establecido.
  • Métodos de entrega del Gerente de construcción como asesor (CMa). Un contratista general que opere como CMa podría necesitar administrar múltiples contratos primarios entre un propietario y varios contratistas.

Después de crear un contrato primario, puede actualizar sus Partidas (SOV). Para obtener más detalles, consulte Actualizar las Partidass (SOV) en un contrato primario.

 Recomendación

¿Son las Partidas del contrato primario similares a las partidas en el presupuesto de su proyecto? Si es así, Procore recomienda crear el presupuesto del proyecto antes del contrato primario. Esto le permite utilizar las funciones de importación de la herramienta Contratos primarios para crear rápidamente las Partidas del contrato primario a partir del presupuesto del proyecto, lo que elimina el ingreso de datos repetitivo.

Cosas a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear contratos primarios:
      • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
        O
      • Permisos de nivel de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos primarios del proyecto con el permiso granular "Crear contratos primarios" habilitado en su plantilla de permisos.
  • Limitaciones:
  • Antes de crear múltiples contratos primarios en un proyecto, consulte ¿Existen limitaciones del sistema al crear múltiples contratos primarios?
  • Debido a que los datos del contrato primario son sensibles, Procore NO envía notificaciones automáticas por correo electrónico a usuarios ni a listas de distribución. Si necesita enviar un contrato primariol a otro usuario por correo electrónico, consulte Enviar contrato primario por correo electrónico.
  • Información Adicional:
    • La mayoría de los contratistas generales utilizan la herramienta de Presupuesto del proyecto para administrar los costos y los contratos con los contratistas. El acceso a la herramienta de Presupuesto suele limitarse para restringir al cliente o al propietario que financia el proyecto la posibilidad de ver el presupuesto. 
    • Si el presupuesto y el contrato principal de su proyecto son idénticos (o si el contrato principal es un resumen del presupuesto a nivel de división), puede utilizar su presupuesto para crear su contrato principal.
    • Puede agregar varios artículos de línea con el mismo código de costo y asignaciones de tipo de costo. Para distinguir entre artículos de línea, ingrese un resumen descriptivo en el campo Descripción.
    • Si no desea introducir un código de costo para una partida, puede introducir "Ninguno".

Requisitos previos

Pasos

En Procore, tiene la opción de crear un único contrato primario o contratos primarios múltiples como se describe a continuación:

Una vez que haya creado uno o más contratos principales, continúe con Actualizar la lista de valores en un contrato primario.

Crear un contrato único primario

  1. Navegue hasta la herramienta deContratos primarios del proyecto.
  2. Haga clic en el botón Crear.

    create-a-single-prime-contract.png
  3. En la pestaña General, en Información general, haga lo siguiente:
     Nota:
    • No hay campos obligatorios al crear un nuevo contrato primario.
    • Si hace clic en el botón Crear sin completar ningún ingreso de datos, Procore guarda el contrato primario, lo anota a usted como su creador y lo coloca en el estatus Borrador.
    • Firmar con DocuSign ©
      Si la integración de Procore + DocuSign © está habilitada, aparecerá una marca de verificación de forma predeterminada. Quite la marca de verificación de la casilla si NO desea recopilar firmas con DocuSign ©
    • Número de contrato
      Acepte el número de contrato predeterminado, ingrese un nuevo número para este contrato o cree un esquema de numeración personalizado para este contrato y los contratos futuros.
       Nota:
      • Si planea crear múltiples contratos primarios, Procore asigna automáticamente nuevos números de contrato en orden secuencial. Por ejemplo; 1, 2, 3, etc. 
      • Para usar un esquema de numeración personalizado, ingrese cualquier conjunto de caracteres alfanuméricos y Procore asignará automáticamente nuevos números de contrato en orden secuencial usando su esquema personalizado. Por ejemplo, ingrese PC-1, PC-01 o PC-001. 
    • Título
      Ingrese un nombre descriptivo para el contrato primario.
    • Propietario/Cliente
      Seleccione el propietario/cliente del proyecto de la lista desplegable.
    • Arquitecto ingeniero
      Seleccione el arquitecto principal del proyecto en la lista desplegable.
    • Contratista
      Ingrese el nombre de la compañía del contratista principal que administra el proyecto de construcción. Si está configurando el contrato primario, normalmente será el nombre de su compañía. 
    • Estado
      Seleccione el estado actual del contrato primario. Las opciones incluyen Borrador, Fuera de licitación, Fuera de firma, Aprobado, Completo o Terminado.
      Nota:
      Para crear órdenes de cambio y facturas, el estado de un contrato primario debe establecerse en Aprobado o Completo.
    • Ejecutado
      Coloque una marca en esta casilla de verificación si el contrato se ha ejecutado en su totalidad.
    • Haga esto visible solo para los administradores y los siguientes usuarios
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para limitar la visibilidad a los usuarios con permiso de 'Administrador' y cualquier usuario designado en la casilla de verificación 'Permitir que estos usuarios vean elementos de partidas'.
    • Permitir que estos usuarios vean ítems de Partidas
      Marque esta casilla de verificación y use la lista desplegable "Seleccionar una persona" para seleccionar cualquier usuario del proyecto con permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos primarios.
    • Retención predeterminada. Ingrese un porcentaje para representar el monto de retención para las partidas de su contrato. Por ejemplo, ingrese: 10%
    • Descripción
      Ingrese una descripción más detallada de su contrato primario.
    • Archivos adjuntos
      Adjunte cualquier archivo relevante a su contrato primario. Por ejemplo, es posible que desee adjuntar una copia digital de su contrato primario firmado.
  4. En Fechas de contrato, haga lo siguiente:
     Nota:
    Un asterisco (*) a continuación indica un campo que puede configurarse para mostrarse u ocultarse en el entorno de su proyecto. Para obtener instrucciones, consulte Configurar opciones: Contratos primarios.
    • Fecha de creación
      Muestra la fecha en que se creó el contrato. No puede cambiar esta fecha.
    • Fecha de inicio
      Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
    • Fecha estimada de finalización
      Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario. 
    • Fecha Terminación sustancial
      Seleccione la fecha de Terminación sustancial del proyecto de construcción en el control de calendario. 
       Recomendación
      Si el campo "Fecha de Terminación sustancial" está disponible en su proyecto, tenga en cuenta que Procore actualiza automáticamente la "Fecha de Terminación sustancial" para que coincida con la "Fecha de Terminación sustancial revisada" de cada Orden de cambio de contrato primario (OCCP) cuando cada orden de cambio es "Aprobada".
    • Actual Completion Date
      Seleccione la actual completion date del proyecto de construcción.
    • Fecha del contrato*
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esto representa la fecha de vigencia del acuerdo contractual. Esta es la fecha de entrada en vigor del contrato.
    • Fecha de recepción del contrato firmado
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esto representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.
    • Fecha de ejecución*
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Representa la fecha en que todas las partes firmaron el acuerdo.
    • Emitido el día *
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esta fecha representa la fecha en que se emitió el acuerdo contractual a ambas partes.
    • Fecha de devolución
      Seleccione la fecha en el control de calendario. 
    • Fecha de la Letter of Intent
      Seleccione la fecha de la Letter of Intent (LOI) en el control de calendario. 
    • Fecha de la carta de aprobación *
      Seleccione la fecha de la Carta de aprobación (LOA) en el control de calendario.
    • Fecha de terminación del contrato
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Una fecha de terminación del contrato es una fecha descrita en el primer lugar donde todas las partes han cumplido con todas las obligaciones y términos contractuales.
  5. En Información adicional, haga lo siguiente:
    • Inclusiones. Especifique cualquier inclusión acordada en el contrato.
    • Exclusiones Especifique las exclusiones acordadas en el contrato. 
  6. Elija entre estas opciones:
    • Si aún no ha creado el contrato, haga clic en  Crear o en Crear y enviar por correo electrónico.
      O
    • Si está actualizando un contrato existente, haga clic en Guardar o en Guardar y enviar por correo electrónico.

Crear múltiples contratos primarios

 Importante
Si desea crear contratos primarios múltiples en un proyecto, ver ¿Cuáles son las limitaciones al crear contratos primarios múltiples? 

Puede repetir los pasos anteriores para cada contrato primario que desee crear en la herramienta de Contratos primarios del proyecto. Ver Crear un único contrato primario

 Nota:

Las razones para crear múltiples contratos primarios incluyen:

  • Hay varias entidades que financian el trabajo. Su proyecto puede tener varios propietarios o el contratista general puede estar financiando parcialmente el trabajo.
  • Hay contratos establecidos para cada etapa de la construcción: preconstrucción, curso de la construcción y cuidado posterior/mantenimiento.
  • Cuando se opera un contrato GMP por vía rápida o por fases, se puede crear un contrato primario para cada paquete de alcance de trabajo establecido.
  • Un contratista que opera como CMa y necesita administrar los contratos que un propietario tiene con varios contratistas en un proyecto.

 

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