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Procore

Crear Contratos primarios

Objetivo

Crear un único contrato primario o varios contratos primarios para un proyecto de Procore. 

Contexto

Después de crear uno (1) o más contratos primarios para su proyecto de construcción, puede  actualizar sus Partidas (SOV). Para obtener más detalles, ver Actualizar las Partidas en un contrato primario.

 Recomendación

Cuándo crear un único Contrato primario

La mayoría de los clientes de Procore eligen crear un único contrato primario para un único proyecto de construcción. Esta es la forma más sencilla que tienen los contratistas generales de administrar el proceso de cambio, en particular cuando un proyecto de construcción tiene un único propietario o fuente de fondos. 

Cuándo crear Contratos primarios múltiples

Si un proyecto tiene múltiples fuente de fondos o métodos de ejecución de proyectos, puede llevar a un contratista general a crear contratos primarios múltiples:

  • Múltiples fuentes de fondos. Un proyecto puede tener muchos propietarios. En algunos escenarios, el contratista general también puede estar financiando parcialmente el proyecto.
  • Etapas múltiples. Un proyecto puede dividirse en etapas. Por ejemplo, puede requerir contratos primarios separados para la preconstrucción, el curso de la construcción y el cuidado o el mantenimiento posterior.
  • Fases múltiples. Un proyecto puede dividirse en fases. Por ejemplo, usted podría requerir contratos primarios separados para los cimientos, la plomería, la calefacción, HVAC, etc.
  • Contratos de Precio Máximo Garantizado (GMP). Un proyecto puede ser un proyecto de GMP por vía rápida o por fases. Por ejemplo, usted podría requerir contratos primarios múltiples para cada paquete de alcance de trabajo establecido.
  • Métodos de entrega del Gerente de construcción como agente (CMa). Un contratista general que opere como CMa podría necesitar administrar contratos primarios múltiples entre un propietario y varios contratistas.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
  • Requisitos previos:
  • Limitaciones:
  • Debido a la naturaleza sensible de un contrato primario, la herramienta de Contratos primarios NO envía notificaciones automáticas por correo electrónico a personas o miembros de una lista de distribución.
  • Para enviar por correo electrónico un contrato primario a otra persona, debe seguir los pasos en Enviar contrato primario por correo electrónico.
  • Existen limitaciones a la hora de crear contratos primarios múltiples en un proyecto. Ver  ¿Existen limitaciones en el sistema para la creación de contratos primarios múltiples?
  • Información adicional:
    • La mayoría de los contratistas generales utilizan la herramienta de Presupuesto del proyecto para administrar los costos y los contratos con los contratistas. El acceso a la herramienta de Presupuesto suele limitarse para restringir al cliente o al propietario que financia el proyecto la posibilidad de ver el presupuesto. 
    • Si el presupuesto de su proyecto y el contrato primario son idénticos (es decir, o si el contrato primario es un resumen del presupuesto a nivel de división), puede utilizar su presupuesto para crear su contrato primario. 
    • Puede añadir varias partidas con las mismas asignaciones de código de costo y de tipo de costo. Para distinguir entre las partidas, introduzca un resumen descriptivo en el campo Descripción.
    • Si no desea introducir un código de costo para una partida, puede introducir "Ninguno".
    • Para aprender a establecer el método de contabilidad, ver ¿Cómo establezco el método de contabilidad para un contrato o contrato primario?

Pasos

En Procore, tiene la opción de crear un único contrato primario o contratos primarios múltiples como se describe a continuación:

Después de haber creado uno o más contratos primarios, continúe con Actualizar las Partidas en un contrato primario.

Crear un único contrato primario

  1. Navegue hasta la herramienta deContratos primarios del proyecto.
  2. Crear un Contrato primario.

    create-new-prime-contract.png
     
  3. En Información general, haga lo siguiente:
    Notas: No hay campos obligatorios cuando se crea un nuevo contrato primario. Si hace clic en Crear sin completar ninguna entrada de datos, el sistema guarda el contrato con su nombre como creador y lo ubica en el estatus Borrador por defecto.
    • Firmar con DocuSign©
      Si está usando la integración de Procore + DocuSign © (ver DocuSign©), aparece una marca de verificación por defecto. Borre la marca de verificación de la casilla si el contrato primario NO requiere una firma de DocuSign©
    • Nº de contrato
      Acepte el número de contrato predeterminado, introduzca un nuevo número para el contrato primario o cree un esquema de numeración personalizado para utilizarlo.
      Notas
      • Si planea crear contratos primarios múltiples, Procore incrementa este número para usted por defecto (por ejemplo, 1, 2, 3 y así sucesivamente). 
      • Para utilizar un esquema de numeración personalizado, puede introducir un juego de caracteres alfanuméricos (por ejemplo, PC-1 o PC-01 o PC-001) y Procore incrementa el número en los nuevos contratos.
    • Título
      Introduzca un nombre descriptivo para el contrato primario.
    • Propietario/cliente
      Seleccione el propietario/cliente del proyecto de la lista desplegable.
    • Arquitecto/ingeniero
      Seleccione el arquitecto principal del proyecto de la lista desplegable.
    • Contratista
      Introduzca el nombre de la compañía del contratista primario que gestiona el proyecto de construcción. Si está estableciendo el contrato primario, este será típicamente el nombre de su compañía. 
    • Estatus
      Seleccione el estatus actual para el contrato primario. Las opciones incluyen: Borrador, Fuera de la licitación, Fuera de la firma, Aprobado, Completado o Terminado.
      Nota: 
      Para crear órdenes de cambio y facturas, el estatus de un contrato primario debe establecerse como Aprobado o Completo.
    • Ejecutado
      Coloque una marca en esta casilla de verificación si el contrato se ha ejecutado en su totalidad.
    • Hacer que esto solo sea visible para los Administradores y los siguientes Usuarios
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para limitar la visibilidad para los usuarios con permiso de "Administrador" y para cualquier usuario designado en la casilla de verificación "Permitir que estos usuarios puedan ver los ítems de partidas".
    • Permitir que estos usuarios puedan ver los ítems de partidas
      Coloque una marca en esta casilla. A continuación, seleccione los nombres de los usuarios a los que se les han concedido permisos "Estándar" o "Solo lectura" en la herramienta Primaria en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
    • Retención por defecto. Especifique un porcentaje por defecto que se aplicará automáticamente a todos los gastos de las partidas a los efectos de retención (por ejemplo, 10 %).
    • Descripción
      Introduzca un resumen descriptivo para proporcionar más detalles sobre el contrato primario.
    • Archivos adjuntos
      Adjunte cualquier archivo relevante al contrato primario. Por ejemplo, una copia electrónica del contrato firmado.
  4. En Fechas de contrato, haga lo siguiente:
    Nota: Un usuario con permiso de "Administrador" en la herramienta Primaria puede configurar la herramienta para mostrar u ocultar los campos marcados con un asterisco (*) a continuación. Ver   Configurar Ajustes: Contratos primarios.
    • Fecha de creación
      Muestra la fecha de creación del contrato. Esto no puede ser modificado.
    • Fecha de inicio
      Especifique la fecha oficial de inicio del proyecto.
    • Fecha estimada de finalización
      Especifique la fecha estimada de finalización del proyecto.
    • Fecha de finalización sustancial*
      Seleccione la fecha en el control del calendario. Lafecha de finalización sustancial se refiere a la fecha en la que el trabajo se considera suficientemente completo para satisfacer los requisitos contractuales. También indica la fecha en que el propietario o el cliente del proyecto puede asumir la ocupación de la totalidad o de parte de un proyecto y el contratista general tiene derecho a recibir el pago del saldo del contrato (menos la retención) hasta la terminación final.
      Nota: Si se habilita, la fecha de finalización sustancial se actualizará a la Fecha de finalización sustancial revisada de cada Orden de cambio de contrato primario una vez que cada Orden de cambio de contrato primario tenga el estatus de Aprobado.
    • Fecha de finalización real
      Seleccione la fecha en el control del calendario. La fecha de finalización real se refiere a que los pagos finales se han procesado y el contrato se considera cerrado.
    • Fecha del contrato*
      Seleccione la fecha en el control del calendario. La fecha del contrato es la fecha de entrada en vigor del acuerdo contractual (es decir, la fecha en la que el contrato entra en vigor). 
    • Fecha de recepción del contrato firmado
      Seleccione la fecha en el control del calendario. La fecha de recepción del contrato firmado es la fecha en la que se recibe el contrato ejecutado.
    • Fecha de ejecución*
      Seleccione la fecha en el control del calendario. La fecha de ejecución es la fecha en la que el acuerdo fue firmado por todas las partes. 
    • Publicado en la fecha*
      Seleccione la fecha en el control del calendario. La emitida el es la fecha en la que se emitió el acuerdo contractual a ambas partes.
    • Fecha de regreso
      Seleccione la fecha en el control del calendario. 
    • Fecha de la Carta de intención
      Seleccione la fecha en el control del calendario. La fecha de una carta de intención  es la fecha en la que se recibe el documento de la LOI en el que se esboza el acuerdo entre las partes antes de que se finalice el contrato. 
    • Fecha de la carta de aprobación*
      Seleccione la fecha en el control del calendario. La fecha de la carta de aprobación es la fecha en que se registró el cumplimiento de los honorarios, las declaraciones y la información que figuran en la carta de aprobación del contrato (LOA). 
    • Fecha de terminación del contrato
      Seleccione la fecha en el control del calendario. La fecha de terminación de un contrato es la fecha indicada en el primario, en la que todas las partes han cumplido todas las obligaciones y condiciones contractuales.
  5. En Información adicional, haga lo siguiente:
    • Inclusiones. Especifique cualquier inclusión acordada en el contrato.
    • Exclusiones. Especifique cualquier exclusión acordada en el contrato 
  6. Elija entre estas opciones:
    • Si aún no ha creado el contrato, haga clic en  Crear o en Crear y enviar por correo electrónico.
      O
    • Si está actualizando un contrato existente, haga clic en Guardar o en Guardar y enviar por correo electrónico.
 Recomendación
Si está listo para empezar a añadir una Partida a su contrato primario, continúe con Crear Contratos primarios.

Crear contratos primarios múltiples

 Importante
Si desea crear contratos primarios múltiples en un proyecto, ver ¿Cuáles son las limitaciones al crear contratos primarios múltiples? 

Puede repetir los pasos anteriores para cada contrato primario que desee crear en la herramienta de Contratos primarios del proyecto. Ver Crear un único contrato primario

 Nota

Un contratista general puede querer crear contratos primarios múltiples para una de las siguientes situaciones:

  • Hay múltiples entidades que financian el proyecto. El proyecto puede tener muchos propietarios o el contratista general puede estar financiando parcialmente el trabajo por sí mismo.
  • Hay contratos establecidos para cada etapa de la construcción: preconstrucción, curso de la construcción y cuidado posterior/mantenimiento.
  • Cuando se opera un proyecto de GMP por vía rápida o por fases, se puede crear un Contrato primario para cada paquete de trabajo establecido.
  • Un contratista que opera como Gerente de construcción como Agente (CMa) y necesita administrar los contratos que un propietario tiene con los diversos contratistas de un proyecto.

Ver también

 

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