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Procore

(Beta) Crear órdenes de cambio de contrato primario

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Objetivo

Crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario.

Fondo

Si la herramienta Eventos extraordinarios está habilitada en su proyecto, la configuración de nivel orden de cambio de su proyecto. La configuración de nivel determina la cantidad de pasos que se realizan antes de crear una orden de cambio de contrato primario. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?)

Configuración del nivel de orden de cambio Para tres (3) niveles, comience aquí... Para dos (2) niveles, comience aquí... Para un (1) nivel, comience aquí...
Un (1) nivel N/A N/A Ver a continuación
Dos (2) niveles N/A Crear una orden de cambio potencial para un contrato primario a partir de un evento extraordinario Ver a continuación
Tres (3) niveles Crear una orden de cambio potencial para un contrato primario a partir de un evento extraordinario Crear un solicitud de orden de cambio Ver a continuación
 Recomendaciones

¿Está invitando a los contratistas a presentar ofertas en los eventos extraordinarios de su proyecto utilizando la función cotización?Obtenga más información sobre la función Cotización visitando uno de estos enlaces:

¿Está utilizando la función "Monto estimado de los ingresos" de Procore?

Si su equipo del proyecto ha optado por utilizar la función de monto estimado de los ingresos, las SOV en sus órdenes de cambio de contrato primario también se actualizan automáticamente. Si ha oculto la función de monto estimado de los ingresos, las actualizaciones automáticas dependen del alcance del evento extraordinario:

  • Cuando los eventos extraordinarios son "Dentro del alcance" o "TBD", las SOV en la orden de cambio de contrato primario se actualizan automáticamente con un valor de $0.
  • Cuando los eventos extraordinarios son "Fuera de alcance", las SOV en la orden de cambio de contrato primario se actualizan automáticamente utilizando los datos de la cotización cuando el estatus de la cotización se establece en "Aprobación final pendiente".
  • Cuando los eventos extraordinario no están en uno de los estatus anteriores, las SOV se actualizan automáticamente con la Estimación de costo. 

Aspectos a tener en cuenta

SOLO SUPERUSER

Es importante tener en cuenta la casilla de verificación "Permitir que los usuarios de nivel estándar creen OCCP" en la página "Configurar opciones" de la herramienta Contratos primarios. Esta casilla de verificación está habilitada por una configuración de Superusuario en la página "Configuración general" de la herramienta Administrador de la compañía denominada "Habilitar configuración para permitir que los estándares creen COR, PCCO y CCO". 

Debido a que esta configuración proporciona a los usuarios con permisos de nivel "Estándar" la capacidad de aprobar sus propias órdenes de cambio (por ejemplo, cuando el flujo de trabajo está habilitado) tanto en Contratos primarios como en la herramienta Contratos, es una configuración poco común de implementar para los clientes de Procore. De forma predeterminada, esta configuración de Superusuario está desactivada en todas las cuentas nuevas de la compañía Procore. 

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
       Notas
      Para que los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos primarios del proyecto realicen esta tarea, lo siguiente también debe cumplirse:
  • Configuración requerida:
  • Información adicional:
    • Después de crear un evento extraordinario, también puede crear una solicitud de cotización para enviarla a los subcontratista afectados.Consulte Crear cotización.
  • Si su compañía ha habilitado la herramienta Integraciones de ERP, tenga en cuenta estos ítems:
    • Escritorio de QuickBooks®: 
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario NO son compatibles.
    • Contratista® de Sage 100:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario NO son compatibles.
    • Sage 300 CRE:®
      • Título. El orden de cambio de contrato primario título debe tener 30 caracteres o menos.
      • Número (#). El número orden de cambio de contrato primario debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estatus. El contrato primario debe estar en estatus Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que agregue al Cronograma valorado (SOV) de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio.  Nota: La lista de partidas asociadas solo está visible y disponible cuando la herramienta Integraciones de ERP se ha configurado para funcionar con Sage 300 CRE® y su especialista en implementación de integración ha activado la capacidad de exportar órdenes de cambio de contrato primario en Procore.
    • Integración de Procore:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario NO son compatibles.
    • Vista:
      • Se admiten las exportaciones de orden de cambio contrato primario.
    • CMiC:
      • Fecha. Campo obligatorio.
      • Estatus. El contrato primario debe estar en estatus Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que agregue al Cronograma valorado (SOV) de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio.  Nota: La lista de partidas asociadas solo está visible y disponible cuando la herramienta Integraciones de ERP se ha configurado para funcionar con CMiC y su especialista en implementación de integración ha activado la capacidad de exportar órdenes de cambio de contrato primario en Procore.
      • Marcas.Se permiten anotaciones horizontales. No se permiten sobreprecios verticales en este momento. 

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  2. Busque el contrato primario para modificar. Luego haga clic en su enlace Número .
  3. Haga clic en el botón Crear y elija una de estas opciones:
    • Si su proyecto utiliza la configuración de un (1) nivel orden de cambio nivel, elija la opción Crear OC de contrato primario .
      DE
    • Si su proyecto utiliza la configuración de orden de cambio de dos (2) o tres (3) niveles, elija la opción Crear OCP del contrato primario. Debe crear una orden de cambio potencial antes de poder crear una orden de cambio de contrato primario (es decir, para órdenes de cambio de 2 niveles) o orden de cambio solicitud (es decir, para órdenes de cambio de 3 niveles).
      Ejemplo
      La siguiente ilustración muestra la ubicación del botón "Crear". Las opciones en la lista desplegable variarán, dependiendo de la configuración de nivel de orden de cambio de su proyecto.
      create-prime-contract-co.png
  4. En la sección "Información general", complete lo siguiente

    • Sign with DocuSign®
      If you have enabled the Procore + DocuSign® integration (see Enable or Disable the DocuSign® Integration on a Procore Project), a checkmark appears in this box by default. If you do NOT want to collect signatures with DocuSign®, remove the mark.

       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

       Notes
      • Procore automatically assigns the item a new number in sequential order. For example; 001, 002, 003, and so on.
      • To use a custom numbering scheme, enter any set of alphanumeric characters. Procore automatically assigns new numbers in sequential order using your custom scheme. 

    • Created By
      Procore automatically populates this field with the name of the user who created the change order. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Created By
      Procore automatically populates this field with the name of the user who created the change order. 

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

       Tip

      Are you the 'Designated Reviewer' on a change order? To learn how to submit an approve or reject response, see Approve or Reject a Change Order.

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Signed Change Order Received Date
      This field is blank on a new change order. After the signed change order is received, select the date from the calendar control. 

    • Dependiendo de la configuración de orden de cambio nivel de la herramienta Contrato primario, aparecerá uno (1) de estos cuadros de lista:
      O

      Change Order Requests
      If the tool is configured for three (3)-tier change orders, select any change order requests related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Revised Substantial Completion Date
      If the change order modifies the substantial completion date for the contract, select that date from the calendar control. 

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Elija una (1) de estas opciones:
    • Para crear la orden de cambio, haga clic en Crear.
      O
    • Para crear la orden de cambio y enviar notificaciones por correo electrónico, haga clic en Crear y enviar por correo electrónico.
      O
    • Si está utilizando la integración de Procore + DocuSign® para recopilar firmas, haga clic en Completar con DocuSign.Para obtener más información, consulte DocuSign®.

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.