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Procore

(Beta) Crear órdenes de cambio de contrato primario

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Objetivo

Crear una orden de cambio de contrato primario a partir de un evento extraordinario.

Fondo

Si la herramienta Eventos extraordinarios está habilitada en su proyecto, la configuración de nivel orden de cambio de su proyecto. La configuración de nivel determina la cantidad de pasos que se realizan antes de crear una orden de cambio de contrato primario. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?)

Configuración del nivel de orden de cambio Para tres (3) niveles, comience aquí... Para dos (2) niveles, comience aquí... Para un (1) nivel, comience aquí...
Un (1) nivel N/A N/A Ver a continuación
Dos (2) niveles N/A Crear una orden de cambio potencial para un contrato primario a partir de un evento extraordinario Ver a continuación
Tres (3) niveles Crear una orden de cambio potencial para un contrato primario a partir de un evento extraordinario Crear un solicitud de orden de cambio Ver a continuación
 Recomendaciones

¿Está invitando a los contratistas a presentar ofertas en los eventos extraordinarios de su proyecto utilizando la función cotización?Obtenga más información sobre la función Cotización visitando uno de estos enlaces:

¿Está utilizando la función "Monto estimado de los ingresos" de Procore?

Si su equipo del proyecto ha optado por utilizar la función de monto estimado de los ingresos, las SOV en sus órdenes de cambio de contrato primario también se actualizan automáticamente. Si ha oculto la función de monto estimado de los ingresos, las actualizaciones automáticas dependen del alcance del evento extraordinario:

  • Cuando los eventos extraordinarios son "Dentro del alcance" o "TBD", las SOV en la orden de cambio de contrato primario se actualizan automáticamente con un valor de $0.
  • Cuando los eventos extraordinarios son "Fuera de alcance", las SOV en la orden de cambio de contrato primario se actualizan automáticamente utilizando los datos de la cotización cuando el estatus de la cotización se establece en "Aprobación final pendiente".
  • Cuando los eventos extraordinario no están en uno de los estatus anteriores, las SOV se actualizan automáticamente con la Estimación de costo. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
       Notas
      Para que los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos primarios del proyecto realicen esta tarea, lo siguiente también debe cumplirse:
  • Configuración requerida:
  • Información adicional:
    • Después de crear un evento extraordinario, también puede crear una solicitud de cotización para enviarla a los subcontratista afectados.Consulte Crear cotización.
  • Si su compañía ha habilitado la herramienta Integraciones de ERP, tenga en cuenta estos ítems:
    • QuickBooks® Desktop:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario NO son compatibles.
    • Sage 100 Contractor®:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario NO son compatibles.
    • Sage 300 CRE®:
      • Título. El orden de cambio de contrato primario título debe tener 30 caracteres o menos.
      • Número (#). El número orden de cambio de contrato primario debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estatus. El contrato primario debe estar en estatus Aprobado.
      • Línea de pedido asociada. Para cada artículo de línea que agregue a las partidas (SOV) de la orden de cambio, puede designar un (1) artículo de línea asociado para cada artículo de línea de orden de cambio o el mismo artículo de línea asociado para todos los artículos de línea de orden de cambio. Nota: La lista de elementos de línea asociados solo está visible y disponible cuando la herramienta de integración ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y la capacidad de exportación de órdenes de cambio de contrato primario ha sido activada en Procore por su especialista en implementación de integración.
    • Integración de Procore:
      • Las exportaciones de orden de cambio de contrato primario NO son compatibles.
    • Viewpoint® Vista™:
      • Se admiten las exportaciones de orden de cambio contrato primario.
    • CMiC:
      • Fecha. Campo obligatorio.
      • Estatus. El contrato primario debe estar en estatus Aprobado.
      • Línea de pedido asociada. Para cada artículo de línea que agregue a las partidas (SOV) de la orden de cambio, puede designar un (1) artículo de línea asociado para cada artículo de línea de orden de cambio o el mismo artículo de línea asociado para todos los artículos de línea de orden de cambio. Nota: La lista de elementos de línea asociados solo está visible y disponible cuando la herramienta de integración ERP se ha configurado para trabajar con CMiC y la capacidad de exportación de órdenes de cambio de contrato primario ha sido activada en Procore por su especialista en implementación de integración.
      • Marcas.Se permiten anotaciones horizontales. No se permiten sobreprecios verticales en este momento. 

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  2. Busque el contrato primario para modificar. Luego haga clic en su enlace Número .
  3. Haga clic en el botón Crear y elija una de estas opciones:
    • Si su proyecto utiliza la configuración de un (1) nivel orden de cambio nivel, elija la opción Crear OC de contrato primario .
      DE
    • Si su proyecto utiliza la configuración de orden de cambio de dos (2) o tres (3) niveles, elija la opción Crear OCP del contrato primario. Debe crear una orden de cambio potencial antes de poder crear una orden de cambio de contrato primario (es decir, para órdenes de cambio de 2 niveles) o orden de cambio solicitud (es decir, para órdenes de cambio de 3 niveles).
      Ejemplo
      La siguiente ilustración muestra la ubicación del botón "Crear". Las opciones de la lista desplegable variarán, según la configuración de nivel orden de cambio de su proyecto.
      create-prime-contract-co.png
  4. En la sección "Información general", complete lo siguiente

    • #
      Acepte el número predeterminado, ingrese un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado para esta orden de cambio y futuros.

       Notas
      • Procore asigna automáticamente al ítem un nuevo número en orden secuencial. Por ejemplo; 001, 002, 003, y así sucesivamente.
      • Para usar un esquema de numeración personalizado, ingrese cualquier conjunto de caracteres alfanuméricos.Procore asigna automáticamente nuevos números en orden secuencial utilizando su esquema personalizado.

    • Creado por
      Procore completa automáticamente este campo con el nombre del usuario que creó la orden de cambio.

    • Revisión
      Si revisa una orden de cambio más tarde, puede ingresar el número de revisión aquí.

    • Creado por
      Procore completa automáticamente este campo con el nombre del usuario que creó la orden de cambio.

    • Título
      Ingrese un nombre descriptivo aquí.

    • Estado
      Seleccione el estatus actual de la orden de cambio. Procore coloca automáticamente la orden de cambio en el estatus "Borrador". Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para las órdenes de cambio en Procore?

    • Privado
      Marque esta casilla de verificación si desea que el ítem sea privado. Esto significa que solo es visible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en el contrato (o fondos).

    • Fecha de vencimiento
      Seleccione una fecha de vencimiento para indicar la fecha en la que el "Revisor designado" debe aprobar o rechazar la orden de cambio.

    • Fecha de facturación
      Seleccione la fecha en la que se facturó la orden de cambio.

    • Revisor designado

      Seleccione al usuario de Procore en su organización responsable de aprobar o rechazar la orden de cambio. Para aparecer como una selección en esta lista, el usuario de Procore designado cuenta debe agregarse al Directorio del proyecto y tener permisos de nivel "Estándar" o superior para la herramienta de contrato o financiamiento.Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de proyectos.

       Recomendación

      ¿Está el "Revisor designado" en una orden de cambio?Para saber cómo enviar una respuesta de aprobación o rechazo, consulte Aprobar o rechazar una orden de cambio.

    • Fecha de Pago
      Seleccione la fecha en que se recibió el pago para la orden de cambio.

    • Revisor
      Este campo está en blanco en una nueva orden de cambio. Una vez que el "Revisor designado" aprueba o rechaza la orden de cambio, el nombre de esa persona aparece aquí.

    • Fecha de revisión
      Este campo está en blanco en una nueva orden de cambio. Una vez que el "Revisor designado" aprueba o rechaza la orden de cambio, la fecha en que la persona envía su respuesta aquí.

    • Descripción
      Ingrese una descripción más detallada de la orden de cambio.

    • Descripción
      Ingrese una descripción más detallada de la orden de cambio.

    • Ejecutado
      Marque esta casilla de verificación después de que la orden de cambio se ejecute por completo.

    • Fecha de recepción de orden de cambio firmada
      Este campo está en blanco en una nueva orden de cambio. Una vez recibida la orden de cambio firmada, seleccione la fecha en el control de calendario.

    • Dependiendo de la configuración de orden de cambio nivel de la herramienta Contrato primario, aparecerá uno (1) de estos cuadros de lista:
      O

      Solicitudes de Orden de Cambio
      Si la herramienta está configurada para tres (3) órdenes de cambio de nivel, seleccione cualquier orden de cambio solicitud relacionada con esta orden de cambio de esta lista desplegable. Consulte Configurar el número de niveles de órdenes de cambio en una herramienta Finanzas del proyecto.

    • Impacto en el programa
      Si se espera que este orden de cambio impacte en el programa del proyecto de construcción, ingrese el número estimado de días adicionales que se agregarían al programa.

    • Fecha revisada de terminación sustancial
      Si la orden de cambio modifica la fecha de terminación sustancial del contrato, seleccione esa fecha en el control de calendario.

    • Accesorios
      Agregue cualquier documento o imagen relevante como archivo adjunto. Puede adjuntar varios archivos mediante estos métodos:

      • Haga clic en Adjuntar archivos y seleccione los archivos para agregar desde su computadora u otra herramienta de Procore.
        O
      • Utilice una operación de arrastrar y soltar en su computadora para agregar los archivos adjuntos a Procore.
  5. Elija una (1) de estas opciones:
    • Para crear la orden de cambio, haga clic en Crear.
      O
    • Para crear la orden de cambio y enviar notificaciones por correo electrónico, haga clic en Crear y enviar por correo electrónico.
      O
    • Si está utilizando la integración de Procore + DocuSign® para recopilar firmas, haga clic en Completar con DocuSign.Para obtener más información, consulte DocuSign®.