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Procore

Crear un transmittal

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Objetivo

Crear un transmittal utilizando la herramienta Transmittals del proyecto.

Fondo

Con la herramienta Transmittalts del proyecto, puede crear un registro de la información del proyecto que se ha enviado a otros por fax y canales de envío. Cuando crea un transmittal y envía una copia por correo electrónico a sus destinatarios, toda la información se captura y almacena con su proyecto Procore, incluidos los nombres del remitente, el destinatario y las fechas relevantes. Por ejemplo, quizás el sistema de correo electrónico de un usuario no funcione y la única forma de enviar una respuesta oficial sea por fax o por teléfono. En tales casos, querrá crear un transmittal para realizar un seguimiento de la correspondencia, por lo que un registro histórico está disponible para fines de auditoría en Procore.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos: 
    • Para crear permisos de nivel de transmisión, 'Estándar' o 'Administrador' en la herramienta Transmittals del proyecto.
    • Para ser agregado a los campos "Para" o "Cc" en un transmittal, el usuario debe agregarse al Directorio del proyecto. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de proyectos.

Pasos

Crear un transmittal

  1. Navegue hasta la herramienta Transmittals del proyecto.
  2. Haga clic en Crear.
    create-transmittal.png
  3. Continúe con estos pasos:

Agregar información general a el transmittal

  1. Desplácese hasta Información general.
  2. Complete el ingreso de datos de la siguiente manera:

    • Número: Procore asigna automáticamente números a nuevos transmittals en orden secuencial. Puede cambiar este número como desee.

    • Asunto: Un tema descriptivo para el transmittal.

    • Para: Seleccionar personas o grupos de distribución del Directorio del proyecto. Esta acción asigna el transmittal a las personas nombradas. Si elige hacer clic en el botón Crear y enviar por correo electrónico (o "Guardar y enviar por correo electrónico" si es un usuario "Administrador" que está editando un transmittal existente), el sistema enviará automáticamente una notificación por correo electrónico sobre el transmittal a los destinatarios. 

    • CC: Seleccione personas o grupos de distribución del Directorio del proyecto. Esta acción copia el transmittal a los individuos nombrados. Si elige hacer clic en el botón Crear y enviar por correo electrónico (o "Guardar y enviar por correo electrónico" si es un usuario "Administrador" que está editando un transmittal existente), el sistema enviará automáticamente una notificación por correo electrónico sobre el transmittal a los destinatarios.

    • Enviado por: Seleccione Adjunto para adjuntar un elemento de Procore a el transmittal o Bajo cubierta separada . Si selecciona Cubierta separada, también puede seleccionar una de estas opciones: Correo electrónico, Correo de EE. UU., Entrega en mano, FedEx, UPS, DHL, Correo urgente, Fax y Otro.

    • Privado: marque esta casilla de verificación para ocultar el transmittal a todos, excepto a los usuarios de nivel "Administrador", los usuarios designados en los campos "Para" y "Cc" y los miembros del grupo de distribución predeterminado (consulte Configurar opciones avanzadas: transmittals).

    • Enviado para: Marque las casillas de verificación que correspondan al motivo por el que se envía el transmittal. Tiene estas opciones: Aprobación, Su uso, Según lo solicitado, Revisión y comentario, o Procesamiento adicional.

    • Acción indicada: marque las casillas de verificación que correspondan a la acción deseada. Tiene estas opciones: Enviado para firma, Aprobado como enviado, Aprobado como anotado, Enviar, Reenviado, Devuelto, Devuelto para correcciones, Reenviar, Vencimiento antes, Recibido, Recibido como se indicóyFecha de envío. (Nota: se recomienda que trabaje con la administración de su proyecto para definir el uso adecuado de cada una de estas acciones predeterminadas en su entorno). 

  3. Continúe con Agregar elementos a el transmittal.

Agregar items al transmittal

  1. En la página Nuevo transmittal, desplácese hacia abajo hasta el área Items. 
  2. Seleccione un elemento de la lista desplegable Formato.
    Notas:
    • Puede agregar varios items a un transmittal. 
    • Al agregar items a un transmittal, el sistema le permite adjuntar varios archivos a la vez para estos formatos: documentos, planos, impresiones, muestras y planos de taller. Consulte ¿Cómo adjunto varios archivos a la vez a un transmittal?

      items-format-list.png

      Según las herramientas de Procore que estén habilitadas en su entorno, puede tener estas opciones:

      • Stock de ático: seleccione esta opción para crear un transmittal para cualquier stock de ático. Luego, ingrese una descripción, seleccione una fecha del calendario e ingrese el número de copias.

      • CD: seleccione esta opción para crear un transmittal para un disco compacto. Luego ingrese una descripción, seleccione una fecha del calendario e ingrese el número de copias.

      • Subcontrato: Seleccione esta opción para crear un transmittal para el contrato (consulte Crear un contrato). A continuación, seleccione un contrato de la lista Descripción, la fecha del subcontrato se captura automáticamente y luego ingrese una cantidad de copias.

      • Comunicación: seleccione esta opción para crear un transmittal para un mensaje de correo electrónico en la herramienta Correos electrónicos del proyecto. 

      • Documento: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione un documento de la herramienta Documentos del proyecto. 

      • Otro: seleccione esta opción para crear un tipo diferente de submittal. Luego ingrese una descripción, seleccione una fecha del calendario e ingrese un número de copias. 

      • Planes: seleccione esta opción para crear un transmittal para cualquier plan de construcción. Luego ingrese una descripción, adjunte cualquier archivo al elemento, seleccione una fecha del calendario e ingrese una cantidad de copias.

      • Orden de cambio potencial: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione una orden de cambio potencial de la herramienta Contratos primarios del proyecto. 

      • Contrato primario: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione una partida de contrato de la herramienta Contratos primarios del proyecto. 

      • Impresiones: seleccione esta opción para crear un transmittal de impresiones. A continuación, ingrese una descripción de las impresiones, adjunte un archivo de la impresión, seleccione una fecha del calendario e ingrese una cantidad de copias.

      • Ítem de punch list: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione un ítem de punch list de la herramienta Punch list del proyecto.

      • Contrato de orden de compra: Seleccione esta opción para crear un transmittal para una orden de compra (consulte Crear una orden de compra). A continuación, seleccione una orden de compra de la lista Descripción, el sistema establece la fecha automáticamente e ingresa una cantidad de copias.

      • RFI: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione una RFI de la herramienta RFI del proyecto. 

      • Muestras: seleccione esta opción para crear un transmittal para una muestra. Luego, escriba una descripción de la muestra, adjunte un archivo al artículo, seleccione una fecha del calendario e ingrese una cantidad de copias.

      • Planos de taller: seleccione esta opción para crear un transmittal para el plano de taller. Luego, escriba una descripción del plano de la tienda, adjunte un archivo al ítem, seleccione una fecha del calendario e ingrese una cantidad de copias. 

      • Registro de Submittal: Seleccione esta opción para crear un transmittal de un submittal. Luego, seleccione un submittal de la lista Descripción y especifique el número de copias. 

      • Paquete de submittal: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione un paquete de envío de la herramienta de envío del proyecto.

  3. Haga clic en Agregar .
    Nota: Si adjuntó varios archivos al transmittal, cada archivo se agrega como una partida independiente. 
  4. Repita los pasos anteriores para agregar partidas adicionales.
    La siguiente ilustración muestra un ejemplo de un área de Ítems completada.
    Nota: El sistema NO le permite editar items existentes. Si necesita corregir un item, haga clic en la "x" ROJA para eliminarlo. Luego agregue el ítem nuevamente.

    transmittal-items.png
     
  5. Continúe con Agregar comentarios al transmittal. 

Agregar comentarios al transmittal

  1. En la página Nuevo transmittal , desplácese hasta el área Comentarios.
  2. Escriba cualquier información adicional sobre el transmittal en el cuadro Comentarios.
  3. Continúe con Crear o Crear y enviar el transmittal.

Crear o crear y enviar el transmittal

  1. Desplácese hasta la parte inferior de la página Nuevo transmittal.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Para crear el transmittal sin enviar un correo electrónico a las personas enumeradas en los campos "Para" y "CC", haga clic en Crear.O bien:
    • Para crear el transmittal y enviar una notificación por correo electrónico a las personas enumeradas en los campos "Para" y "CC", haga clic en Crear y enviar por correo electrónico . 
      Notas : Después de crear un transmittal, el sistema hace visibles las pestañas Ítems relacionados, Correos electrónicos e Historial de cambios. La pestaña Correos electrónicos brinda a los usuarios la capacidad de reenviar un transmittal a otros miembros del equipo del proyecto. Consulte Reenviar un transmittal por correo electrónico.