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Procore

Crear una transmittal

Objetivo

Crear una transmisión utilizando la herramienta Transmisiones del proyecto.

Contexto

Con la herramienta Transmisiones del proyecto, puede crear un registro de la información del proyecto que se ha enviado a otros por fax y canales de envío. Cuando crea una transmisión y envía una copia por correo electrónico a sus destinatarios, toda la información se captura y almacena con su proyecto Procore, incluidos los nombres del remitente, el destinatario y las fechas relevantes. Por ejemplo, quizás el sistema de correo electrónico de un usuario no funciona y la única forma de enviar una respuesta oficial es por fax o por teléfono. En tales casos, querrá crear una transmisión para realizar un seguimiento de la correspondencia, por lo que un registro histórico está disponible para fines de auditoría en Procore.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para crear permisos de nivel de transmisión, 'Estándar' o 'Administrador' en la herramienta Transmisiones del proyecto.
    • Para ser agregado a los campos 'Para' o 'Cc' en una transmisión, el usuario debe ser agregado al Directorio de proyectos. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de proyectos.

Pasos

Crear una transmittal

  1. Navegue hasta la herramienta Transmittals del proyecto.
  2. Haga clic en Crear.
    create-transmittal.png
  3. Continúe con estos pasos:

Agregar información general a la transmisión

    • Desplácese hasta Información general.
    • Complete la entrada de datos de la siguiente manera:
    • Número: Procore asigna automáticamente números a las nuevas transmittals en orden secuencial. Puede cambiar este número como desee. Sin embargo, no se permiten números duplicados.

    • Asunto: Un tema descriptivo para la transmittal.

    • Para: seleccionar personas o grupos de distribución del directorio del proyecto. Esta acción asigna la transmittal a las personas nombradas. Si elige hacer clic en el botón Crear y enviar por correo electrónico (o "Guardar y enviar por correo electrónico" si es un usuario "Administrador" que está editando una transmittal existente), el sistema enviará automáticamente una notificación por correo electrónico sobre la transmittal a los destinatarios.

    • CC: Seleccione personas o grupos de distribución del directorio del proyecto. Esta acción copia la transmittal a los individuos nombrados. Si elige hacer clic en el botón Crear y enviar por correo electrónico (o "Guardar y enviar por correo electrónico" si es un usuario "Administrador" que está editando una transmittal existente), el sistema enviará automáticamente una notificación por correo electrónico sobre la transmittal a los destinatarios.

    • Enviado vía: seleccione Adjunto para adjuntar un ítem de Procore a la transmittal o Bajo cubierta separada. Si selecciona Bajo cubierta separada, también puede seleccionar una de estas opciones: Correo electrónico, Correo de EE.UU., Entrega en mano, FedEx, UPS, DHL, Correo expreso, Fax y Otros.

    • Privado: marque esta casilla de verificación para ocultar la transmittal a todos, excepto a los usuarios de nivel 'Administrador', los usuarios designados en los campos 'Para' y 'Cc' y los miembros del grupo de distribución predeterminado (consulte Configurar opciones avanzadas: Transmittals).

    • Enviado para: Marque las casillas de verificación que correspondan al motivo por el que se envía la transmittal. Tiene estas opciones: Aprobación, Su uso, Según lo solicitado, Revisión y comentario o Procesamiento adicional.

    • Acción indicada: marque las casillas de verificación que correspondan a la acción deseada. Tiene estas opciones: Firmado, Aprobado como se envió, Aprobado como se anotó, Enviar, Reenviado, Devuelto, Devuelto para realizar correcciones, Reenviar, Vencimiento antes, Recibido, Recibido como se anotó y Fecha de envío. (Nota: se recomienda que trabaje con la administración de su proyecto para definir el uso adecuado de cada una de estas acciones predeterminadas en su entorno).

  1. Continúe con Agregar elementos a la transmisión.

Agregar items al transmittal

  1. En la página Nuevo transmittal, desplácese hacia abajo hasta el área Items
  2. Seleccione un elemento de la lista desplegable Formato.
    Notas:
    • Puede agregar varios items a un transmittal. 
    • Al agregar items a un transmittal, el sistema le permite adjuntar varios archivos a la vez para estos formatos: documentos, planos, impresiones, muestrasplanos de taller. Consulte ¿Cómo adjunto varios archivos a la vez a un transmittal?



      Según las herramientas de Procore que estén habilitadas en su entorno, puede tener estas opciones:
      • Material excedente: seleccione esta opción para crear una transmittal para cualquier material excedente. Luego, ingrese una descripción, seleccione una fecha del calendario e ingrese el número de copias.

      • CD: seleccione esta opción para crear una transmittal para un disco compacto. Luego ingrese una descripción, seleccione una fecha del calendario e ingrese el número de copias.

      • Subcontrato: seleccione esta opción para crear una transmisión para subcontrato (consulte Crear un subcontrato ). A continuación, seleccione un subcontrato de la lista Descripción, la fecha del subcontrato se captura automáticamente y luego ingrese una cantidad de copias.

      • Comunicación: seleccione esta opción para crear una transmittal para un mensaje de correo electrónico en la herramienta Correos electrónicos del proyecto.

      • Documento: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione un documento de la herramienta Documentos del proyecto.

      • Otro: para crear un tipo diferente de submittal, seleccione esta opción. Luego ingrese una descripción, seleccione una fecha del calendario e ingrese una cantidad de copias.

      • Planos: seleccione esta opción para crear una transmittal para cualquier plan de construcción. Luego ingrese una descripción, adjunte cualquier archivo al ítem, seleccione una fecha del calendario e ingrese una cantidad de copias.

      • Orden de cambio potencial: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione una orden de cambio potencial de la herramienta Contratos primarios del proyecto.

      • Contrato primario: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione una partida de contrato de la herramienta Contratos primarios del proyecto.

      • Impresiones: seleccione esta opción para crear una transmittal de impresiones. A continuación, ingrese una descripción de las impresiones, adjunte un archivo de la impresión, seleccione una fecha del calendario e ingrese una cantidad de copias.

      • Ítem de punch list: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione un ítem de punch list de la herramienta Punch list del proyecto.

      • Contrato de orden de compra: seleccione esta opción para crear una transmittal para una orden de compra (consulte Crear una orden de compra). Luego, seleccione una orden de compra de la lista Descripción, el sistema establece la fecha automáticamente e ingresa una cantidad de copias.

      • RFI: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione una RFI de la herramienta RFI del proyecto.

      • Muestras: seleccione esta opción para crear una transmittal para una muestra. Luego, escriba una descripción de la muestra, adjunte un archivo al ítem, seleccione una fecha del calendario e ingrese una cantidad de copias.

      • Planos de taller: seleccione esta opción para crear una transmittal para el plano de taller. Luego escriba una descripción del plano de taller, adjunte un archivo al ítem, seleccione una fecha del calendario e ingrese una cantidad de copias.

      • Registro de submittals: seleccione esta opción para crear un transmittal para un submittal. Luego, seleccione un submittal de la lista Descripción y especifique el número de copias.

      • Paquete de submittals: cuando selecciona esta opción, el sistema le solicita que seleccione un paquete de submittals de la herramienta Submittals del proyecto.

  3. Haga clic en Agregar .
    Nota: Si adjuntó varios archivos al transmittal, cada archivo se agrega como una partida independiente. 
  4. Repita los pasos anteriores para agregar partidas adicionales.
    La siguiente ilustración muestra un ejemplo de un área de Ítems completada.
    Nota: El sistema NO le permite editar items existentes. Si necesita corregir un item, haga clic en la "x" ROJA para eliminarlo. Luego agregue el ítem nuevamente.


     
  5. Continúe con Agregar comentarios al transmittal

Agregar comentarios al transmittal

  1. En la página Nueva transmisión, desplácese hasta el área Comentarios.
  2. Escriba cualquier información adicional sobre la transmisión en el cuadro Comentarios.
  3. Continúe con Crear o Crear y enviar la transmisión.

Crear o crear y enviar el transmittal

  1. Desplácese hasta la parte inferior de la página Nuevo transmittal.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Para crear el transmittal sin enviar un correo electrónico a las personas enumeradas en los campos "Para" y "CC", haga clic en Crear.O bien:
    • Para crear el transmittal y enviar una notificación por correo electrónico a las personas enumeradas en los campos "Para" y "CC", haga clic en Crear y enviar por correo electrónico
      Notas : Después de crear un transmittal, el sistema hace visibles las pestañas Ítems relacionados, Correos electrónicos e Historial de cambios. La pestaña Correos electrónicos brinda a los usuarios la capacidad de reenviar un transmittal a otros miembros del equipo del proyecto. Consulte Reenviar un transmittal por correo electrónico.

 

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