Guía del usuario de administración financiera: propietario

Tabla de contenido

Descripción general

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Para propietarios

Esta guía del usuario proporciona a los propietarios de proyectos información sobre cómo utilizar las herramientas de finanzas del proyecto en Procore para optimizar los procesos comerciales financieros a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Aprenderá a configurar cada herramienta y a realizar tareas comunes utilizando las mejores prácticas recomendadas. 

Algunos de los temas de esta guía incluyen:
  • Cómo configurar su estructura de desglose del trabajo (WBS). Procore proporciona una WBS predeterminada que incluye el código de costo, el tipo de costo y los segmentos de subproyecto opcionales. Con WBS, puede crear una estructura del código de presupuesto a nivel compañía y/o proyecto para usar con las herramientas de finanzas del proyecto en Procore. Para obtener más información, consulte Configuración de la estructura de desglose del trabajo.
  • Cómo agregar o importar un presupuesto de proyecto preciso. Aprenda a agregar partidas del presupuesto a su proyecto, configurar y asignar vistas de presupuesto a su proyecto y configurar una vista de proyección para identificar y realizar un seguimiento de los costos críticos del proyecto. Utilice los datos recopilados en el campo para realizar un seguimiento de los costos de mano de obra de su proyecto y registrar las cantidades de producción en su presupuesto. Aprenda a crear cambios en el presupuesto para reasignar fondos de una partida del presupuesto a otra.  Consulte Configuración del presupuesto.
  • Cómo crear uno o más fondos para su proyecto. Configure su herramienta de financiamiento y conozca las consideraciones que debe tener en cuenta si su proyecto tiene múltiples fuentes de financiamiento o métodos de entrega. Administre el proceso de factura ascendente y cree un registro de pago recibido. Ver Financiamiento.
  • Cómo gestionar los compromisos de su proyecto. Conozca los ajustes de configuración de la herramienta Contratos y cómo crear contratos para sus colaboradores intermedios. Designe contactos de facturación para enviar facturas contra esos contratos y cree un pago en el registro de pagos emitidos. Ver Contratos.
  • Cómo mejorar la supervisión y gestión de los cambios en los proyectos. Elija entre administrar órdenes de cambio con o sin la herramienta Eventos extraordinarios. Configure el nivel de orden de cambio para sus contratos. Lleve la gestión del cambio al campo, lo que facilita aprobaciones más rápidas, una comunicación más precisa y elimina la necesidad de proceder con riesgo. Consulte Administración de cambios con Eventos extraordinarios y Administración de cambios sin eventos extraordinarios.
  • Cómo administrar el proceso de facturación para los colaboradores de tu proyecto. Defina sus períodos de facturación y elija el método deseado de su proyecto para crear y enviar facturas para sus colaboradores principales y secundarios. Consulte Facturación. 
  • Cómo crear y registrar pagos. Una vez que se aprueban y completan sus facturas ascendentes y posteriores, puede crear pagos en Procore para mantener un registro de los pagos. Para pagos ascendentes, consulte Crear un registro para un pago recibido. Para pagos posteriores, consulte Agregar un nuevo pago a la pestaña Pagos emitidos de un contrato.

Muchas empresas diseñan su estructura del código de presupuesto para alinearse con el MasterFormat de CSI. Otras compañías deciden implementar una estructura del código de presupuesto que sea única para su industria, organización o entorno de proyecto. Independientemente de la estructura, puede enviar una solicitud para que un representante de Procore importe ítems de segmento por usted o puede acelerar el proceso de importación y realizar sus propias importaciones utilizando la aplicación Procore Imports.

Para obtener más información sobre WBS, consulte la página de aterrizaje Estructura de desglose del trabajo. Recomendamos leer Acerca de la estructura de desglose del trabajo y revisar los pasos en Crear la estructura de desglose del trabajo predeterminada de su empresa y Crear la estructura de desglose del trabajo de su proyecto con su equipo.  

Configuración de la estructura de desglose del trabajo

El primer paso al configurar las herramientas de finanzas del proyecto de Procore en un proyecto de Procore es crear la Estructura de desglose del trabajo de su compañía. También tiene la opción de crear una WBS única a nivel de proyecto.

Contexto

Con la WBS de Procore, puede definir la estructura del código de presupuesto de su compañía. También tiene la opción de personalizar la estructura del código de presupuesto para un proyecto.  La estructura del código de presupuesto puede incluir los siguientes segmentos: 

  • Predeterminado: Segmento de código de costo. El segmento predeterminado de "Código de costo" de Procore es un segmento escalonado que se alinea con la estructura del código de costo de 17 divisiones de icon-external-link.pngCSI MasterFormat®. Consulte ¿Cuáles son los códigos de costo predeterminados de Procore?  Puede usar los códigos de costo predeterminados o puede personalizar su segmento de código de costo agregando códigos de costo manualmente como ítems de segmento. También puede importar sus códigos de costo usando la aplicación Procore Imports. El proceso de importación le permite agregar o editar ítems de segmento, pero no se puede utilizar para eliminar ningún ítem de segmento existente.
  • Predeterminado: segmento de tipo de costo. En Procore, los tipos de costos son una forma de identificar y clasificar los costos de trabajo de su proyecto. También se pueden utilizar para generar informes. Algunos ejemplos son RENUNCIA DE DERECHO DE GRAVAMEN=Mano de obra, E=Equipo, M=Materiales, C=Contrato, OC=Costo del propietario, SVC=Servicios profesionales y O=Otro. Para más información, consulte ¿Cuáles son los tipos de costos predeterminados de Procore?
  • Opcional: Segmento de subproyecto. En Procore, un subproyecto le permite compartimentar los costos del trabajo dentro de un proyecto. Una vez que se agregan a Procore (o se importan a través de un sistema ERP integrado), puede monitorear los presupuestos y costos de su proyecto con respecto a ellos para ayudarlo a determinar mejor si está ganando dinero con su proyecto.
  • Opcional: segmentos personalizados. Su compañía puede nombrar segmentos personalizados como desee. También puede definir el número de caracteres alfanuméricos que desea representar en el esquema de codificación de cada segmento. Los segmentos personalizados también se pueden combinar con los segmentos predeterminados de Procore al configurar la estructura del código de presupuesto de su compañía. 
 Recomendación

¿Necesitamos crear una estructura del código de presupuesto única? Al pensar en todos los tipos de trabajo realizados en un proyecto de construcción, necesitará códigos de presupuesto para administrar y realizar un seguimiento de su trabajo. Con los códigos de presupuesto, su equipo puede rastrear, administrar y crear informes sobre cantidades, montos, presupuestos y otra información financiera (como ganancias). 

Algunas preguntas que debe hacerse al crear una estructura del código de presupuesto única:

  • ¿Va a establecer un presupuesto para realizar un seguimiento del trabajo de un contratista general? 
  • ¿Necesita códigos más específicos para abordar el trabajo de especialidad? Por ejemplo, la mampostería y la pintura. 
  • ¿Queremos crear códigos que sean específicos para un proyecto? ¿O deberían ser reutilizables en varios proyectos? 
  • ¿Quieres que tus códigos se configuren en un orden determinado? Por ejemplo, ¿por fases o cronológico? 
  • ¿Quién en tu equipo usará tus códigos? ¿Qué costos y/o ganancias quieren rastrear?

Mientras se prepara para el proceso de implementación, Procore sugiere que siempre revise las hojas de cálculo de su proyecto y costos con su Gerente de Proyecto de Procore (el contacto de servicios profesionales e implementación de su compañía en Procore). Pueden ayudarlo a decidir qué estructura del código de presupuesto funcionará mejor para su negocio.

Muchas empresas diseñan su estructura del código de presupuesto para alinearse con el MasterFormat de CSI. Otras compañías deciden implementar una estructura del código de presupuesto que sea única para su industria, organización o entorno de proyecto. Independientemente de la estructura, puede enviar una solicitud para que un representante de Procore importe ítems de segmento por usted o puede acelerar el proceso de importación y realizar sus propias importaciones utilizando la aplicación Procore Imports.

Para obtener más información sobre WBS, consulte la página de aterrizaje Estructura de desglose del trabajo. Recomendamos leer Acerca de la estructura de desglose del trabajo y revisar los pasos en Crear la estructura de desglose del trabajo predeterminada de su empresa y Crear la estructura de desglose del trabajo de su proyecto con su equipo. 

Configuración del presupuesto

La herramienta Presupuesto muestra detalles sobre todos los costos estimados relacionados con un proyecto. El primer paso es crear su presupuesto directamente en Procore (o, alternativamente, puede importar un presupuesto existente). Los propietarios suelen utilizar el presupuesto como una herramienta interna para gestionar los contratos de los proyectos y los costes asociados a varios contratistas. También se utiliza para realizar un seguimiento del costo estimado de finalización, para mostrar dónde se encuentra por debajo o por encima de su presupuesto en todos los proyectos. Sin embargo, por razones de privacidad, la información del presupuesto suele ocultarse a los colaboradores externos.

La herramienta Administrador a nivel compañía le permite configurar una vista de presupuesto (consulte ¿Cuáles son las vistas de presupuesto estándar de Procore?), que es una forma personalizada de configurar y ver su presupuesto. Su vista de presupuesto personalizada puede incluir una amplia variedad de columnas de datos, como Monto del presupuesto original, Cambios del presupuesto, Presupuesto revisado, Cambios del presupuesto pendientes y más.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de aterrizaje dePresupuesto .

Proyección para completar

Las herramientas Finanzas del proyecto de Procore envían datos a la herramienta Presupuesto a través de los códigos presupuestarios relacionados asignados a las partidas de cada herramienta. Como resultado, podrá utilizar la función Proyección para completar de Procore para proyectar con precisión el costo adicional estimado de cada partida.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de aterrizaje dePresupuesto .

Cambios del presupuesto

La columna Cambios en el presupuesto le permite reasignar fondos en su presupuesto para transferir dinero entre partidas del presupuesto. Por ejemplo, si tiene ahorros de costos relacionados con un código de presupuesto porque entró por debajo del presupuesto, pero espera que otro código de presupuesto esté por encima del presupuesto, puede extraer fondos del código de presupuesto anterior y agregarlo al segundo como una contingencia. Dado que los cambios en el presupuesto solo aparecen en la herramienta Presupuesto, los miembros externos del equipo o los proveedores no verán los ajustes de su presupuesto interno. Sin embargo, le brindará un mejor método para equilibrar estratégicamente las partidas del presupuesto durante el curso de la construcción para asegurarse de mantenerse dentro del presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de aterrizaje dePresupuesto .

Proyección avanzada

Con la vista de proyección avanzada de Procore, su compañía puede distribuir los valores presupuestarios en los meses futuros para ayudar a los equipos de proyecto a evaluar las condiciones de costos potenciales creando vistas de proyección avanzada personalizadas y asignando esas vistas a los presupuestos del proyecto. Las cosas importantes a tener en cuenta incluyen:

  • El Administrador de Procore de su compañía puede crear plantillas de proyección personalizadas utilizando la vista predeterminada del sistema "Proyección estándar de Procore" (consulte Acerca de la vista de proyección estándar de Procore) en la herramienta Administrador a nivel compañía.
  • Los pasos para configurar columnas y asignar la vista a los proyectos son similares a los pasos que se usan para crear vistas de presupuesto, pero están diseñados específicamente para usar con una nueva pestaña Proyección que está disponible en la herramienta Presupuesto. Para obtener instrucciones, consulte Configurar una nueva vista de proyección.

Costos indirectos

Los costos indirectos son los costos en los que incurre su empresa y que no están asociados con contratos (por ejemplo, gastos reembolsables y costos generales). Los diferentes tipos de costos indirectos que los usuarios pueden crear en Procore son facturas, gastos y nómina. Las facturas se reciben de un proveedor y son costos que no están vinculados a un contrato con ese proveedor. Los gastos se utilizan para realizar un seguimiento de los costos que se asignan desde la empresa al proyecto, para cosas como computadoras, teléfonos, viajes, etc. También puede realizar un seguimiento de los costos de nómina mensuales y clasificarlos por código de presupuesto para que los montos de nómina se reflejen cada mes en el presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Costos indirectos, consulte el Costos indirectos página de aterrizaje.

Financiamiento

Los propietarios con un requisito de aprobación del presupuesto ascendente (o un contratista general interno) a menudo encuentran valor utilizando la herramienta Fondos para configurar contratos y facturas ascendentes. Una vez que su presupuesto esté configurado y visible en la herramienta Presupuesto del proyecto, puede crear los fondos de su proyecto. Aquí es donde se crearán y administrarán todas sus facturas por cobrar (también llamadas facturaciones ascendentes) y las órdenes de cambio de fondos.

Si el presupuesto y la financiación de un proyecto son idénticos, o si la financiación es un resumen del presupuesto a nivel de división, entonces el presupuesto se puede utilizar para crear la financiación. A menudo, el presupuesto interno y la financiación externa tienen diferentes niveles de detalle, por lo que la financiación no es sólo un resumen del presupuesto a nivel de división.

Puede configurar las partidas (SOV) directamente en Procore, o puede importar una. Una vez completada la configuración, su financiamiento debe aprobarse antes de que los usuarios del proyecto puedan crear órdenes de cambio o facturas de propietario. Si no desea administrar fondos en Procore, se puede eliminar la herramienta Fondos. Consulte Add y quitar herramientas de proyecto.

Para obtener más información sobre la herramienta Financiamiento, consulte la Herramienta Financiamiento.

Si la herramienta Fondos está desactivada, consulte los enlaces a continuación:

 

Contratos

Una vez que se aprueba el financiamiento (o si elige eliminar la herramienta Financiamiento de su proyecto porque no tiene un requisito de aprobación del presupuesto ascendente), puede configurar sus contratos. En Procore, hay dos tipos de contratos: órdenes de compra y subcontratos.

 Recomendación
¿Su organización se refiere a sus órdenes de compra y contratos como "contratos"? Para las audiencias de habla inglesa, Procore se puede configurar para usar un diccionario de inglés que cambia el punto de vista (POV) de Procore de un "Contratista general" a un "Propietario". Cuando implemente Procore, le recomendamos que hable con su punto de contacto de Procore para ver si la configuración de este diccionario sería adecuada para su equipo. El diccionario del propietario de Procore solo se habilita cuando lo solicita el administrador de Procore de su compañía. Para obtener más información, consulte ¿Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas generales, propietarios y contratistas especializados?

Órdenes de compra

En Procore, una orden de compra (OC) es un contrato financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un "comprador" (por ejemplo, el propietario de un proyecto) y emitidas a un "vendedor" (por ejemplo, un contratista general, subcontratista o contratista especializado) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes.

Para obtener más información, consulte Crear una orden de compra.

Para obtener más información sobre la herramienta Contratos, consulte el Contratos página de aterrizaje.

Los contratos representan el acuerdo contractual entre la empresa propietaria y los colaboradores intermedios (es decir, contratistas, vendedores, proveedores) que realizan un alcance de trabajo. Los contratos se crean a partir de una oferta ganadora o en la herramienta Contratos a nivel proyecto. Cuando vincula una partida del contrato a una partida de financiamiento, la conexión se refleja en los reportes de financiamiento (es decir, el Reporte de compra y el Reporte de comparación entre el costo del proyecto y el presupuesto). 

 Nota:
El Reporte de comparación entre el costo del proyecto y el presupuesto solo está disponible cuando la herramienta Eventos extraordinarios está deshabilitada en un proyecto de Procore. 

Cuando selecciona el código de presupuesto relacionado para el contrato con el que está asociado, la conexión se refleja automáticamente en todos los informes de presupuesto (es decir, Informe detallado del presupuesto, Informe de resumen del presupuesto, etc.) Las partidas del contrato aparecerán en el presupuesto al igual que las órdenes de cambio del contrato.

 

Administración de cambios con eventos extraordinarios

La herramienta Eventos extraordinarios de Procore fue diseñada para cualquier proyecto de trabajo que pueda resultar en un costo adicional. Con esta herramienta, crea un evento extraordinario que ayuda a su equipo a comprender mejor el costo potencial de un cambio, antes de que se convierta en un costo real. Después de crear un evento extraordinario, puede usar la herramienta para crear una cotización (Solicitud de cotización), que se envía a los colaboradores intermedios correspondientes para la fijación de precios.

Una vez que se crean las cotizaciones y sus contratistas responden con una cotización, su equipo también puede crear órdenes de cambio basadas en la cotización enviada. Puede configurar el flujo de trabajo de su orden de cambio estableciendo el número de niveles de orden de cambio: uno, dos o tres niveles. Más niveles de órdenes de cambio hacen que el flujo de trabajo sea más complejo, pero proporcionan una mayor cantidad de control. Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?

Ejemplo

La siguiente imagen de muestra muestra cómo una empresa podría administrar su proceso de gestión de cambios utilizando la herramienta Eventos extraordinarios. Tenga en cuenta que esta imagen solo le muestra las opciones que tiene al habilitar las herramientas de Eventos extraordinarios.  Si prefiere simplemente crear órdenes de cambio, no es necesario que habilite la herramienta Eventos extraordinarios. 

Obtener más información

Para obtener más información sobre la herramienta Eventos extraordinarios, lea:

Para obtener más información sobre la herramienta Eventos extraordinarios, consulte el Eventos extraordinarios página de aterrizaje.

Administración de cambios sin eventos extraordinarios

Después de crear sus contratos, puede crear órdenes de cambio para contabilizar los costos adicionales. Si bien la mayoría de los propietarios prefieren comenzar utilizando los niveles de orden de cambio de 2 niveles, existe la opción de configurarlo para usar una configuración de 1 nivel, 2 niveles o 3 niveles. Más niveles de órdenes de cambio hacen que el flujo de trabajo sea más complejo, pero proporcionan una mayor cantidad de control.

Herramienta de financiamiento habilitada

  • ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?
  • Cree una orden de cambio potencial para describir cualquier cambio potencial en los costos que afectaría el financiamiento. Solo puede ingresar un monto en dólares a nivel de orden de cambio potencial. Cuando complete una partida para una orden de cambio potencial, tendrá la opción de seleccionar un código de presupuesto. Idealmente, será un código de presupuesto que ya esté en el presupuesto, para que pueda ver el aumento del presupuesto en la pestaña Presupuesto. Consulte Crear una orden de cambio potencial para una financiación.
  • Después de crear una orden de cambio potencial, puede crear un contrato orden de cambio que actúa como una solicitud de precios del contratista que será responsable del alcance de trabajo descrito en la OCP. Puede comparar la orden de cambio del contrato con la orden de cambio potencial correspondiente y ver su variación entre los dos. Consulte Crear una orden de cambio del contrato a partir de una orden de cambio de fondos.
  • Una vez que haya creado órdenes de cambio potenciales de financiamiento, puede incorporarlos a una solicitud de orden de cambio. Las solicitudes de órdenes de cambio suelen ser los documentos que se envían para su aprobación y se pueden utilizar para enviar órdenes de cambio potenciales individuales o para agrupar órdenes de cambio potenciales con el fin de agilizar el proceso de revisión y aprobación.
  • Una vez que haya marcado las órdenes de cambio del contrato como aprobadas, el cambio en dólares se reflejará en la columna "Costos comprometidos" en la herramienta Presupuesto. Los Contratos y las órdenes de cambio potenciales de contrato con un estatus "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de costos pendientes" en la herramienta Presupuesto.

Herramienta de financiamiento deshabilitada

  •  Solo puede ingresar un monto en dólares a nivel de orden de cambio potencial. Cuando complete una partida para una orden de cambio potencial, tendrá la opción de seleccionar un código de costo.
    • Crear una solicitud de orden de cambio para un contrato.
    • Las órdenes de cambio con un estatus establecido en "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de presupuesto pendientes" en la herramienta Presupuesto. Las órdenes de cambio aprobadas se pueden agregar a las facturas del propietario. Una vez que haya marcado la orden de cambio como aprobado, el cambio total en dólares se reflejará en la columna "OC aprobados" en la herramienta Presupuesto.
  • Después de crear una orden de cambio potencial, puede crear un contrato orden de cambio que actúa como una solicitud de precios del contratista que será responsable de los alcance de trabajo descritos en la orden de cambio potencial. Puede comparar la orden de cambio del contrato con la orden de cambio potencial correspondiente y ver su variación entre los dos.
  • Una vez que haya marcado la orden de cambio del contrato como aprobado, el cambio en dólares se reflejará en la columna "Costos comprometidos" en la herramienta Presupuesto. Los contratos y las posibles OCC con un estatus de "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de costos pendientes" en la herramienta Presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Órdenes de cambio, consulte la página de aterrizaje Órdenes de cambio.

Facturas de propietario y requisiciones

A medida que avanza el proyecto y se han creado y aprobado sus contratos, puede comenzar a invitar a colaboradores para que le facturen. Hay dos (2) tipos de facturas en Procore: 

  • Financiación de facturas. Si es propietario de un proyecto que recibe fondos de un banco y necesita crear solicitudes de retiro, puede usar las funciones de llenado previo en Procore para crear una solicitud de pago. Con la función de llenado automático disponible en las facturas del propietario, Procore le permite crear una solicitud de pago del propietario que extrae automáticamente todos los montos facturados de las facturas de los subcontratistas aprobadas de su proyecto, los costos directos relevantes y las órdenes de cambio del contrato aprobado. Procore también puede compilar esos datos en un PDF cuando necesite crear su solicitud de retiro o solicitud de pago.
  • Facturas de Contratistas/Contratistas. Si tiene contratos intermedios que se administran en la herramienta Contratos de Procore (por ejemplo, sus contratistas, subcontratistas y otros contratistas especializados), también puede crear facturas de proveedor. Estas facturas son utilizadas por sus colaboradores intermedios para facturarle por el trabajo que completan a medida que avanza el proyecto. 

Para obtener más información sobre la facturación en Procore:

Para obtener más información, consulte la Contratos página de aterrizaje y la página de aterrizajede financiación.

Pagos

Una vez que se aprueban y completan las facturas del propietario y las requisiciones, puede crear pagos en Procore para mantener un registro de los pagos recibidos.

Para obtener más información, consulte la Contratos página de aterrizaje y el contrato primario página de aterrizaje.