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Para propietariosEsta usuario guía proporciona a los propietarios de proyectos información sobre cómo utilizar las herramientas de finanzas del proyecto en Procore para agilizar los procesos comerciales financieros a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Aprenderá a configurar cada herramienta y realizar tareas comunes utilizando mejores prácticas recomendadas. Algunos de los temas de esta guía incluyen: |
El primer paso al configurar las herramientas de finanzas del proyecto de Procore en un proyecto de Procore es crear su compañía 's nombre del archivo= "> Estructura de desglose del <a title=" " href.path="//products/online/work-breakdown-structure" href.trabajo. También tiene la opción de crear una WBS única a nivel proyecto.
Con la WBS de Procore, puede definir la estructura del código de presupuesto de su compañía. También tiene la opción de personalizar la estructura del código de presupuesto para un proyecto.Su estructura de código de presupuesto puede incluir los siguientes segmentos:
¿Necesitamos crear una estructura de código de presupuesto única? Al pensar en todos los tipos de trabajo realizados en un proyecto de construcción, necesitará códigos de presupuesto para administrar y rastrear su trabajo. Con códigos de presupuesto, su equipo puede realizar un seguimiento, administrar y crear reportes sobre cantidades, montos, presupuestos y otra información financiera (como ganancias).
Algunas preguntas que desea hacer al crear una estructura de código de presupuesto única:
A medida que se prepara para el proceso de implementación, Procore sugiere que siempre revise su proyecto y hojas de cálculo de costos con su gerente de proyecto de Procore (su compañía de servicios profesionales y implementación contacto en Procore). Pueden ayudarlo a decidir qué estructura del código de presupuesto funcionará mejor para su negocio.
Muchas compañías diseñan su estructura de códigos de presupuesto para alinearse con el CSI MasterFormat.Otras compañías deciden implementar una estructura de código de presupuesto que sea única para su industria, organización o entorno del proyecto.Independientemente de la estructura, puede enviar una solicitud para que los ítems de segmento de importación de un representante de Procore lo realicen o puede acelerar el proceso de importación y realizar sus propias importaciones utilizando la aplicación Procore Imports.
Para obtener más información sobre WBS, consulte la página de inicio de estructura de desglose del trabajo. Le recomendamos leer Acerca de la estructura de desglose del trabajo y revisar los pasos en Crear la estructura de desglose del trabajo predeterminada de su compañía y Crear la estructura de desglose del trabajo de su proyecto con su equipo.
La herramienta Presupuesto muestra detalles sobre todos los costos estimados relacionados con un proyecto. El primer paso es crear su presupuesto directamente en Procore (o puede importar alternativamente un presupuesto existente). Los propietarios utilizan comúnmente el presupuesto como una herramienta interna para administrar contratos y costos del proyecto asociados con varios contratistas.También se utiliza para realizar un seguimiento del costo estimado de finalización, para mostrar dónde está por debajo de su presupuesto en todos los proyectos. Sin embargo, por razones de privacidad, la información del presupuesto generalmente está oculta de colaboradores externos.
La herramienta administrador a nivel compañía le permite configurar una vista de presupuesto (consulte ¿Cuáles son las vistas de presupuesto estándar de Procore?), que es una forma personalizada de configurar y ver su presupuesto. Su vista de presupuesto personalizada puede incluir una amplia variedad de columnas de datos, como Monto del presupuesto original, Cambios de presupuesto, Presupuesto revisado, Cambios de presupuesto pendientes y más.
Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de inicio de Presupuesto.
Las herramientas Finanzas del proyecto de Procore envían datos a la herramienta Presupuesto a través de los códigos presupuestarios relacionados asignados a las partidas de cada herramienta. Como resultado, podrá utilizar la función Proyección para completar de Procore para proyectar con precisión el costo adicional estimado de cada partida.
Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de inicio de Presupuesto.
La columna Cambios de presupuesto le permite reasignar fondos en su presupuesto para transferir dinero entre partidas del presupuesto. Por ejemplo, si tiene ahorros de costos relacionados con un código de presupuesto porque viene por debajo del presupuesto, pero espera que otro código de presupuesto llegue a través del presupuesto, puede extraer fondos del código de presupuesto anterior y agregarlo a esto como contingencia. Dado que los cambios de presupuesto solo aparecen en la herramienta Presupuesto, los miembros externos del equipo o los proveedores no verán sus ajustes presupuestarios internos. Sin embargo, le brindará un mejor método para equilibrar estratégicamente las partidas del presupuesto a lo largo del curso de la construcción para asegurarse de mantenerse bajo el presupuesto.
Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de inicio de Presupuesto.
Con la vista de proyección avanzada de Procore, su compañía puede distribuir los valores presupuestarios en los meses futuros para ayudar a los equipos de proyecto a evaluar las condiciones de costos potenciales creando vistas de proyección avanzada personalizadas y asignando esas vistas a los presupuestos del proyecto. Las cosas importantes a tener en cuenta incluyen:
Costos indirectos son los costos que su negocio incurre en contratos (por ejemplo, gastos reembolsables y costos generales). Los diferentes tipos de costos indirectos que los usuarios pueden crear en Procore son facturas, gastos y nómina. Las facturas se reciben de un proveedor y son costos que no están vinculados a un contrato con esa proveedor. Los gastos se utilizan para realizar un seguimiento de los costos que se asignan desde la compañía al proyecto, para cosas como computadoras, teléfonos, viajes, así como. También puede realizar un seguimiento de los costos mensuales nómina y clasificarlos por código de presupuesto para que los montos nómina reflejen cada mes en el presupuesto.
Para obtener más información sobre la herramienta Costos indirectos, consulte la página de inicio de Costos indirectos.
Los propietarios con un requisito de aprobación de presupuesto ascendente (o una contratista general interna) a menudo encuentran valor utilizando la herramienta Fondos para configurar contratos y facturas arriba. Una vez que su presupuesto esté configurado y visible en la herramienta Presupuesto del proyecto, puede crear la financiación de su proyecto. Aquí se crearán y administrarán todas sus facturas por cobrar (también llamada facturación ascendente) y órdenes de cambio de fondos.
Si el presupuesto y la financiación de un proyecto son idénticos, o si la financiación es un resumen a nivel división del presupuesto, el presupuesto se puede utilizar para crear la financiación. A menudo, el presupuesto interno y la financiación externa tienen diferentes niveles de detalle, por lo que la financiación no es solo un resumen a nivel división del presupuesto.
Puede configurar las partidas (SOV) directamente en Procore, o puede importar una. Una vez completada la configuración, su financiamiento debe aprobarse antes de que los usuarios del proyecto puedan crear órdenes de cambio o facturas de propietario. Si no desea administrar fondos en Procore, se puede eliminar la herramienta Fondos. Consulte Add y quitar herramientas de proyecto.
Para obtener más información sobre la herramienta Fondos, consulte la Herramienta de financiamiento.
Si la herramienta Fondos está deshabilitada, consulte los enlaces a continuación:
Una vez que se aprueba la financiación (o si elige eliminar la herramienta Fondos de su proyecto porque no tiene un requisito de aprobación de presupuesto ascendente) puede configurar sus contratos. En Procore, hay dos tipos de contratos: órdenes de compra y contratos.
En Procore, una orden de compra (OC) es un contrato financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un "comprador" (por ejemplo, el propietario de un proyecto) y emitidas a un "vendedor" (por ejemplo, un contratista general, subcontratista o contratista especializado) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes.
Para obtener más información, consulte Crear una orden de compra.
Para obtener más información sobre la herramienta Contratos, consulte la página de inicio contratos.
Los contratos representan el acuerdo contractual entre la compañía propietaria y los colaboradores intermedios (es decir, contratistas, proveedores, proveedores) que realizan una alcance de trabajo. Los contratos se crean a partir de una oferta ganadora o en la herramienta Contratos a nivel proyecto. Cuando vincula una partida de contrato a una partida de financiamiento, la conexión se refleja en los reportes de fondos (es decir, el Reporte de compra y el Reporte de comparación de costos de proyecto para el presupuesto).
Cuando selecciona el código de presupuesto relacionado para el contrato con el que está asociado, la conexión se refleja automáticamente en todos los reportes de presupuesto (es decir, Reporte detallado del presupuesto, Reporte de resumen del presupuesto, etc.) Las partidas del contrato aparecerán en el presupuesto como las órdenes de cambio del contrato.
La herramienta Eventos extraordinarios de Procore se diseñó para cualquier proyecto de trabajo que pueda resultar potencialmente en un costo adicional. Con esta herramienta, crea un evento extraordinario que ayuda a su equipo a comprender mejor el costo potencial de un cambio, antes de que se convierta en un costo real. Después de crear un evento extraordinario, puede utilizar la herramienta para crear una solicitud de cotización (Solicitud de cotización), que se envía a los colaboradores intermedios correspondientes para la fijación de precios.
Una vez creadas las cotizaciones y sus contratistas responden con una cotización, su equipo también puede crear órdenes de cambio que se basan en la cotización enviada. Puede configurar su flujo de trabajo orden de cambio configurando el número de niveles orden de cambio: uno, dos o tres niveles. Más orden de cambio niveles hacen que un flujo de trabajo más complejo, pero proporcione una mayor cantidad de control. Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel orden de cambio en Finanzas del proyecto?
La siguiente imagen de muestra muestra cómo una compañía puede administrar su proceso de administración de cambios utilizando la herramienta Eventos extraordinarios. Tenga en cuenta que esta imagen solo le muestra las opciones que tiene al habilitar las herramientas Eventos extraordinarios.Si prefiere simplemente crear órdenes de cambio, no tiene que habilitar la herramienta Eventos extraordinarios.
Para obtener más información sobre la herramienta Eventos extraordinarios, lea:
Para obtener más información sobre la herramienta Eventos extraordinarios, consulte la página de inicio de Eventos extraordinarios.
Después de crear sus subcontratos, puede crear órdenes de cambio para contabilizar los costos adicionales. Si bien la mayoría de los propietarios prefieren comenzar utilizando los niveles de orden de cambio de 2 niveles, existe la opción de configurarlo para usar una configuración de 1 nivel, 2 niveles o 3 niveles. Más niveles de órdenes de cambio hacen que el flujo de trabajo sea más complejo, pero brindan una mayor cantidad de control.
Para obtener más información sobre la herramienta Órdenes de cambio, consulte la página de inicio de Órdenes de cambio.
A medida que avanza el proyecto y se han creado y aprobado sus contratos, puede comenzar a invitar a colaboradores a facturarle. Hay dos (2) tipos de facturas en Procore:
Para obtener más información sobre la facturación en Procore:
Para obtener más información, consulte la página de inicio de Contratos y la página de inicio de Fondos.
Una vez que se aprueban y completan las facturas del propietario y las requisiciones, puede crear pagos en Procore para mantener un registro de los pagos recibidos.
Para obtener más información, consulte la página de inicio de Contratos y la página de inicio de Contrato primario.