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Procore

Crear un paquete de ofertas

Objetivo

Para crear un paquete de ofertas usando la herramienta de ofertas de  Procore.

Contexto

La herramienta de  Administración de ofertas de Procore permite a las compañías distribuir documentos de oferta, administrar listas de ofertas e invitar a los licitantes por correo electrónico. Una vez invitados, los licitantes pueden entrar en Procore para recuperar los documentos de la licitación y presentar su oferta.

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta de Oferta del proyecto.
  • Información adicional:
    • El proyecto puede estar en cualquier etapa de construcción para crear un paquete de ofertas y para que sus substitutos respondan a una oferta.
    • Los usuarios solo pueden ver una oferta para la que están en la lista de ofertas y a la que han sido invitados. 

Requisitos previos

  • Cree una carpeta en su herramienta de Documentos para sus documentos y planos de licitación (por ejemplo, ‘Documentos de licitación’). Debajo de esta carpeta, puede crear subcarpetas ilimitadas para cada paquete de ofertas y cargar los documentos pertinentes en cada una de ellas.
    • Solo se podrán descargar las carpetas y subcarpetas que contengan archivos mediante el enlace de descarga del correo electrónico de invitación.
    • Para ver cómo crear una carpeta con la herramienta de Documentos, ver Crear una carpeta.

Video

 

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Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Licitación del proyecto.
  2. Haga clic en Crear paquete de ofertas.
  3. Ingrese la siguiente información:
    Nota: Los campos obligatorios se indican con un asterisco (*).
  • Información general
    • *Título del paquete: Introduzca un título para su paquete de ofertas (por ejemplo, Plomería). Esto aparecerá en la página de la lista de la herramienta’de Licitación y en el correo electrónico que recibirán sus contratistas.
    • Número: Introduzca un número para su paquete de oferta. Si tiene paquetes de oferta existentes, este campo se llenará con el siguiente número de la secuencia.
    • Estatus: Seleccione ‘Abrir’ si el paquete de oferta está todavía en curso. Seleccione ‘Cerrado’ si la oferta ha sido adjudicada y cerrada. Una vez que una oferta se "cierra", los licitantes no podrán ver la información de la oferta.
    • *Fecha de vencimiento de la oferta: Establezca la fecha y la hora de vencimiento de esta oferta. Si recibe autorización para prorrogar la licitación, tendrá que modificar la fecha de vencimiento de la licitación para reflejar esto; de lo contrario, es posible que los licitantes no puedan ingresar sus montos si intentan ingresar sus cotizaciones después de la fecha de vencimiento de la licitación inicial.
      Puede habilitar la opción de permitir la presentación de ofertas después de la fecha de vencimiento. Ver Configuraciones avanzadas: Licitación para obtener más información. Esto aparecerá en el correo electrónico de invitación que recibirán sus contratistas. 
    • *Método de contabilidad de la hoja de oferta: Elija si desea un método contable basado en el monto o en la unidad/cantidad en su hoja de oferta.
    • Deshabilitar la licitación por ítems: Marque esta casilla si desea permitir que los licitantes presenten ofertas que no estén desglosadas por ítems, lo que cambia la presentación de la oferta de la partida específica a una suma global.
      Notas:
      • Esta opción solo estará disponible si seleccionó el método de contabilidad basado en el monto como hoja de oferta. 
      • Si se activa, los códigos de costo se desactivarán en el paquete de oferta.
    • *Contacto principal de licitación: Elija enviar correos electrónicos de invitación a licitar desde un nombre personal o desde "Procore Mailer". En ambos casos, los licitantes recibirán invitaciones a licitar desde la dirección de correo electrónico automatizada de Procore (notifications@procoretech.com). Para cambiar la primera parte de la dirección de correo electrónico automatizada (por ejemplo, notificaciones), diríjase a su punto de contacto de Procore.
      Nota: Si elige enviar desde un nombre personal, el nombre del contacto primario aparecerá en la invitación de la oferta y en cualquier correspondencia, así como recibirá todos los correos electrónicos de la oferta en lugar del creador del paquete de oferta.
    • Grupo CC de licitación: Añade a esta lista los miembros que serán notificados cuando se presenten las ofertas.
    • Descripción del proyecto: Introduzca una descripción que aparecerá en el correo electrónico de invitación que se envía a los licitadores invitados.
      Nota: Puede establecer un valor predeterminado para este campo en la herramienta de Administrador de la Compañía para que se llene de forma preliminar cada vez que cree un paquete de ofertas. Ver Establecer la Configuración predeterminada de licitación de la compañía.
    • Instrucciones de licitación: Introduzca las instrucciones que aparecerán en la hoja de oferta e incluya un enlace a la página de soporte a la Licitación de Procore para que los licitantes puedan acceder rápidamente a la descarga de los documentos de licitación.
      Nota: Puede establecer un valor predeterminado para este campo en la herramienta de Administrador de la Compañía para que se llene de forma preliminar cada vez que cree un paquete de ofertas. Ver Establecer la Configuración predeterminada de licitación de la compañía.
  • Información previa a la licitación
    • Fecha límite de RFI: Haga clic para habilitar un plazo de RFI previo a la licitación. Ponga una fecha y una hora.
    • Recorrido del sitio: Haga clic para activar el recorrido previo a la licitación. Ponga una fecha y una hora.
    • Notas de recorrido: Introduzca cualquier información relevante sobre el recorrido.
  • Ajustes avanzados
    • Fecha prevista para la adjudicación: Establezca una fecha anticipada de adjudicación para el paquete. Esta fecha aparecerá en la hoja de ofertas.
    • Correo electrónico en cuenta regresiva: Pulse para activar el envío de correos electrónicos en cuenta regresiva diarios a todos los licitantes que no hayan rechazado la oferta, a partir del número de días especificado antes de la fecha de vencimiento.
    • Aceptar presentaciones fuera de la fecha de vencimiento : Haga clic si desea permitir que los usuarios presenten ofertas después de la fecha límite especificada.
    • Habilitar la licitación a ciegas: Haga clic si no desea ver los montos de las ofertas o recibir correos electrónicos de notificación cuando se hagan ofertas hasta la fecha de vencimiento. Ver ¿Qué es la licitación a ciegas?.
    • Desactivar la presentación electrónica de ofertas: Haga clic para los proyectos que no permiten a los contratistas presentar ofertas electrónicamente.
    • Incluir Documentos de la oferta: Haga clic si desea incluir los documentos de la oferta como archivos que pueden descargarse en el correo electrónico de invitación al paquete de ofertas.  
    • Mensaje de confirmación de la presentación de la oferta: Introduzca un mensaje que se enviará a los licitantes una vez que presenten su oferta.
      Nota: Puede establecer un valor predeterminado para este campo en la herramienta de Administrador de la Compañía para que se llene de forma preliminar cada vez que cree un paquete de ofertas. Ver Establecer la Configuración predeterminada de licitación de la compañía.
  1. Haga clic en Crear paquete de ofertas.

Adjuntar documentos de la oferta
Nota: Puede saltar o retroceder un paso.

  1. Seleccione los archivos y/o carpetas individuales que desea agregar al paquete de ofertas de los siguientes:
  • Planos: En el módulo, seleccione Planos. Marque la casilla de verificación junto a las carpetas o planos individuales que desea adjuntar.
    Notas:
    • Si tiene habilitadas las Áreas de planos, solo puedes seleccionar los planos de un Área de planos a la vez. Ver Habilitar o deshabilitar áreas de planos para obtener más información.
    • Puede filtrar los planos por Juego, Disciplina o Búsqueda de palabras clave.
    • Puede cambiar la vista a la vista de árbol o a la vista de imagen miniatura (thumbnail or tree view.jpg) al seleccionar los planos.
  • Documentos: En el módulo, seleccione Documentos y marque la casilla de verificación junto a las carpetas o documentos individuales que desea incluir en el paquete de oferta.
  • Especificaciones: En el módulo, seleccione Especificaciones y marque la casilla junto a las carpetas de especificaciones o especificaciones individuales que desea adjuntar.
    Nota: Si la herramienta de Especificaciones está habilitada en el proyecto, las selecciones de este menú se rellenan con las secciones de especificaciones de esa herramienta, y se mostrará como un enlace al guardar el paquete de ofertas. Si la herramienta de Especificaciones está desactivada en el proyecto, las selecciones de este menú se rellenan con los valores de la herramienta de Administrador del proyecto.
  1. Haga clic en Adjuntar archivos.

Añadir licitadores
Nota: Puede saltar o retroceder un paso.

  1. Seleccione a sus licitantes de las siguientes maneras:
  2. Haga clic en Agregar licitantes.
    Se le dirigirá a la pestaña secundaria de Licitantes del paquete de ofertas.

Próximos pasos


Una vez que invite a los usuarios a licitar por su proyecto, la información que ha rellenado aquí será enviada por correo electrónico a esos usuarios. La información aparecerá así: 

 

1 bid invitee email part 1.jpg
1 part 2 bid invitee email.jpg

Ver también

 

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