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Crear una orden de cambio potencial del contrato (OCPC) a partir de un evento extraordinario

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Objetivo

Para crear una orden de cambio de potencial del contrato (OCPC) a partir de un evento extraordinario. 

Contexto

Si tiene dos niveles configurados para órdenes de cambio, creará una OCPC, que solo se puede hacer desde un evento de cambio. A continuación, creará la OCPC desde la herramienta Contratos. Si tiene un nivel configurado para órdenes de cambio, creará una Orden de cambio del contrato (OCC). Para obtener más información sobre la estructura de niveles, consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de órdenes de cambio? Puede crear una OCPC antes o después de la Solicitud de cotización (se ha respondido o revisado el estatus de la RFQ. Si espera hasta que se haya revisado la RFQ y el estado de la RFQ sea Aprobación final pendiente, la partida de la OCPC se completará con la cantidad Para obtener más información sobre los estados de la RFQ, consulte ¿Cuáles son los diferentes estados de la RFQ y cómo afectan el costo y los importes de las órdenes de cambio?

Cosas para considerar

Requisitos previos

  1. Complete los pasos en Crear un evento extraordinario.
  2. Opcional:Complete los pasos en Crear una Cotización .

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Detalle.
  3. Coloque una marca de verificación junto a las partidas líneas de evento extraordinario que desea incluir en su nuevo CPCO. 
     Notas
    • Para mostrar solo las partidas de un proveedor específico, haga clic en Agregar filtro y luego elija Proveedor en la lista desplegable. 
    • Puede seleccionar varias casillas de verificación de partidas de varios eventos extraordinarios. 
  4. Haga clic en Acciones masivas y elija una de estas opciones:
    • Crear un OCP de contrato > Contratos con códigos de costo coincidentes
      Si hay contratos con códigos de costo que coinciden con las partidas del evento extraordinario que seleccione, aparecerán aquí para su selección.
      O
    • Crear una OCP de contrato > Contratos
      Todos los demás contratos aprobados aparecerán aquí para su selección. 
      Nota : Si una opción está atenuada y atenuada, coloque el cursor del mouse sobre la información sobre herramientas para saber por qué.
      create-commitment-change-order.png
  5. En Información general en la página Nueva orden de cambio potencial, ingrese la siguiente información:
    • Número
      El sistema asigna automáticamente el siguiente número disponible para la OCPC. Por defecto, los números se asignan como 001, 002, 002, etc. Puede  anular esto manualmente escribiendo el número si lo desea. Por ejemplo, es posible que desee que su esquema de numeración utilice tres (3) ceros a la izquierda en lugar de dos (2): 0001 
      Nota: Si anula el número predeterminado, el sistema incrementará automáticamente la numeración usando su nueva entrada y formato. 
    • Fecha de creación
      Este campo registra la fecha y hora en que se creó la OCPC. 
    • Revisión
      Cuando crea por primera vez una OCPC, el número de revisión es cero.
      Nota: Más adelante en el proyecto, una OCPC puede tener varias revisiones debido a los comentarios de un revisor/aprobador. 
    • Creado por
      Este campo muestra automáticamente el nombre del usuario que crea la OCPC. 
    • Compañía contratista
      Este campo se completa automáticamente con el nombre del subcontratista o proveedor que figura en el contrato.
      Nota: Este campo solo es visible si la OCPC es para un contrato.
    • Contrato
      Este campo se completa automáticamente con el nombre del contrato para el que se está creando la OCPC.
      Nota: Este campo solo es visible si la OCPC es para un contrato.
    • Título
      Ingrese un nombre de título para laOCPC que describa para qué es la orden de cambio.
      Nota: Si va a exportar la OCC a un sistema ERP integrado, tenga en cuenta que puede haber limitaciones de caracteres. Consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para el "Título" de un contrato?
    • Orden de cambio del contrato
    • Estado
      Seleccione el estado actual de la OCPC  (el estado predeterminado se establecerá en Pendiente de revisión):
      • Aprobada : la OCPC está aprobada. Los costos se reflejan como "costos comprometidos" en el presupuesto.
      • Borrador: la OCPC aún debe modificarse antes de que pueda enviarse para su revisión. Los costos no se reflejan en el presupuesto.
      • Pendiente - En revisión: la OCPC está siendo revisada actualmente por un aprobador. Los costos se reflejan como "cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - Sin precio: la OCPC está pendiente y no se está cotizando activamente. Los costos se reflejan como "cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - No procede : la OCPC está pendiente ,y el trabajo no se está realizando actualmente. Los costos se reflejan como "cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - Precios: la OCPC está pendiente y actualmente se envió para cotización. Los costos se reflejan como "cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - En proceso: la OCPC aún está pendiente, y el trabajo se está completando. Los costos se reflejan como "cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - Revisado: la OCPC ha sido modificada desde su presentación inicial. Los costos se reflejan como "cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Rechazada: la OCPC ha sido rechazada. Los costos no se reflejan en el presupuesto.
      • Sin cargo: no hay ningún cargo resultante de la OCPC.
    • Orden de campo
    • Solicitud de cambio de orden
      • Ninguno . Esta es la configuración predeterminada. Puede vincular la OCPC a una Solicitud de orden de cambio (SOC) en un momento posterior. 
      • Agregar a existente . Elija esta opción. Luego, seleccione una SOC existente de la lista desplegable. 
      • Crear nueva: elija esta opción para crear una nueva SOC. 
        Nota: También tiene la opción de crear una nueva OCC colocando una marca de verificación en el cuadro TAMBIÉN Crear nueva orden de cambio del contrato. 
    • Razón de cambio
      El campo razón del cambio se completará con la razón del cambio que seleccionó en el evento extraordinario; sin embargo, puede editar según sea necesario. Seleccione una de estas razones para la OCC potencial: solicitud del cliente, desarrollo del diseño, asignación, condición existente o recargo. Para saber cómo configurar razones del cambio, consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios .
    • Privada:
      Marque esta casilla para que solo usted y los usuarios con acceso de nivel "Administrador" en la orden de cambio puedan ver esta orden de cambio.
    • Descripción:
      Ingrese una descripción detallada de la OCPC.
      Nota: Si va a exportar la OCPC a un sistema ERP integrado , puede haber limitaciones de caracteres impuestas por el sistema de terceros.
    • Solicitud recibida de:
      Seleccione un usuario del directorio del proyecto de quien está enviando el OCPC en nombre. 
    • Ubicación
      Utilice el menú desplegable de ubicación para seleccionar una ubicación a la que afecte el [ítem]. Seleccione una de las ubicaciones predefinidas o consulte ¿Cómo agrego una ubicación de varios niveles a un ítem?. Esta ubicación puede ser tan general como la ubicación del sitio en el primer nivel o tan específica como en qué lugar del sitio trabajará el contratista en el segundo nivel.
    • Impacto en el programa.
      Si se conoce, puede proporcionar una estimación del número de días adicionales que potencialmente se agregarían al programa de proyectos actual si se aprobara la OCCP.
    • Cambio de campo:
      Marque esta casilla de verificación si el CPCO requiere un cambio de campo
    • Referencia:
      Haga referencia a otras herramientas, materiales o documentos relacionados con el CPCO.
    • Pagado:
      Marque esta casilla de verificación si el costo ya está cubierto en el presupuesto.
    • Partidas de evento extraordinario
      Si su proyecto está integrado con ERP, seleccione una línea de pedido del menú desplegable Línea de pedido asociada. Si selecciona Nuevo artículo de línea, se agregará un artículo de línea de cero (0) dólares al Programa de valores del contrato (SOV). Si el proyecto no está integrado con ERP, puede continuar con el siguiente paso. 
  6. Cuando haya terminado, haga clic en Crear.  Las partidas se crean a partir de las líneas de pedido del evento de cambio. 

 

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