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Procore

Crear una orden de cambio del contrato

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Objetivo

Crear una orden de cambio de contrato.

Fondo

En Procore, las órdenes de compra y los contratos se denominan contratos. Un contrato es un acuerdo contractual entre un comprador (por ejemplo, el propietario de un proyecto, un contratista general o un contratista especializado) y un vendedor (por ejemplo, un contratista, un subcontratista o un proveedor). El vendedor es responsable de completar el trabajo del proyecto o cumplir con una orden para el comprador.Cuando necesite modificar los términos del acuerdo original, puede crear un contrato orden de cambio.

 Importante

Cuando la herramienta Eventos extraordinarios está habilitada en un proyecto

El proceso que utilizará para crear un contrato orden de cambio en Procore depende de algunos factores. Primero, si la herramienta Eventos extraordinarios está deshabilitada en el proyecto, utilizará uno de los procesos a continuación. Además, tenga en cuenta que la cantidad de pasos necesarios para crear un contrato orden de cambio depende de la configuración de nivel orden de cambio que está configurada en la herramienta Contratos del proyecto. Consulte Configurar el número de niveles orden de cambio del contrato:

  • Configuración de Nivel 1:
    1. Cree una orden de cambio de contrato como se describe a continuación.
  • Configuración de 2 niveles
    1. Crear una orden de cambio potencial de contrato
    2. Crear una orden de cambio de contrato

Aspectos a tener en cuenta

Pasos

Crear una orden de cambio del contrato

Si ha creado un orden de compra o un contrato y necesita modificar los términos de ese ítem, siga los pasos a continuación para crear una orden de cambio de contrato.

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En Contratos, busque el contrato. Luego haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Crear OC de contrato.
     Notas

    Si la herramienta Eventos extraordinarios está habilitada en su proyecto, el botón Crear OC de contrato no está disponible. Siga estos pasos en su lugar:



    create-commitment-change-event.png
  4. En la pestaña General, haga lo siguiente:
    • Firmar con DocuSign®
      Si ha habilitado la integración de Procore + DocuSign (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign®® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en esta casilla de forma predeterminada. Si NO desea recopilar firmas con DocuSign®, elimine la marca.
    • Número
      Este campo se completa automáticamente según la cantidad de órdenes de cambio ya creadas. De forma predeterminada, el número se incrementará automáticamente en uno.
       Recomendación
      ¿Cómo asigna Procore números a las órdenes de cambio del contrato? Para más información, consulte ¿Puedo personalizar el sistema de numeración de objetos financieros en Procore?
    • Revisión
    • Muestra el número de revisión de la orden de cambio. Cuando se crea una orden de cambio, su número de revisión es cero. Un orden de cambio podría tener varias revisiones debido a los comentarios de un revisor/aprobador.
    • Fecha de creación
      Se completa automáticamente con la fecha en que crea la orden de cambio del contrato. La fecha no se puede cambiar.
    • Creado por
      Se completa automáticamente con el nombre del usuario que está creando la orden de cambio.
    • Compañía contratista
      Se completa automáticamente con el nombre de la subcontratista o proveedor que figura en el contrato. Este campo solo está disponible para contratos.
    • Contrato
      Se completa automáticamente con el nombre del contrato para el que se está creando la orden de cambio.Este campo solo está disponible para contratos.
    • Título
      Ingrese un nombre para la orden de cambio. El límite máximo de caracteres es de 255 caracteres.
       Importante
      Si está utilizando un sistema ERP integrado, el límite máximo de caracteres para el campo "Título" en un contrato es diferente para cada sistema. Para obtener una lista de cada sistema y sus limitaciones, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para el "Título" de un contrato?
    • Estado
      Seleccione un estatus para la orden de cambio.Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para las órdenes de cambio en Procore?
    • Privado
      Marque esta casilla de verificación para que la orden de cambio sea visible solo para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos.
    • Razón del Cambio
      Seleccione una de estas razones para la orden de cambio potencial: Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente o Pago atrasado. Para saber cómo configurar razones de cambio, consulte Establecer configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Método contable
      Este campo hereda la método contable que se especificó en el contrato.
    • Fecha de vencimiento
      Seleccione una fecha de vencimiento para cuando la orden de cambio debe ser aprobado.
    • Fecha de facturación
      Seleccione la fecha en la que se facturó la orden de cambio.
    • Revisor designado
      Seleccione al usuario del proyecto Procore en su organización que será responsable de aprobar o rechazar este orden de cambio más adelante. Consulte Aprobar o rechazar órdenes de cambio del contrato.
       Importante
      • El "Revisor designado" puede enviar una respuesta de aprobación o rechazo solo cuando un orden de cambio está en el estatus Pendiente - En revisión . 
      • Para enviar una notificación por correo electrónico al "Revisor designado" para notificar a esa persona que una orden de cambio está esperando su respuesta, tiene estas opciones:
      • Una vez que el "Revisor designado" envía una respuesta de aprobación o rechazo, el campo "Revisor" (directamente debajo del campo "Revisor designado") muestra el sello de fecha/hora de esa respuesta de los usuarios. El campo "Revisor" solo es visible para el "Revisor designado".
    • Solicitud recibida de
      Seleccione un usuario del directorio del proyecto del que está enviando la orden de cambio en nombre.
    • Descripción
      Ingrese una descripción detallada de la orden de cambio.
       Notas
      • Si está exportando la orden de cambio a Sage 300 CRE® y Integración de Ryvit, las entradas que excedan un mil (1000) caracteres se truncarán durante la exportación.
      • Si va a exportar la orden de cambio a un sistema de ERP integrado diferente, puede ingresar un número ilimitado de caracteres en Procore.
    • Impacto en el programa
      Si lo sabe, puede proporcionar una estimación de la cantidad de días adicionales que potencialmente se agregarían al programa de proyectos actual si se aprobara la orden de cambio.
       En versión beta
      Nota para los usuarios que participen en el programa beta de "Contratista finalización estimada" de la versión beta. Cuando un usuario coloca una orden de cambio en el estatus "Aprobado" y incluye un valor en el campo "Impacto en el programa" de la orden de cambio, Procore actualiza automáticamente el campo "Fecha de finalización estimada" en el contrato por el número de días ingresados. Para más información sobre este programa, consulte Contratos: (Beta) Contratista Fecha estimada de finalización.
    • Ubicación
      Utilice el menú desplegable de ubicación para seleccionar una ubicación a los impactos en el [ítem]. Seleccione entre las ubicaciones predefinidas o agregue una ubicación de varios niveles. Consulte Agregar una ubicación de varios niveles a un ítem. Esta ubicación puede ser tan general como la ubicación del sitio en el primer nivel o como específica según dónde esté trabajando el contratista en el segundo nivel.
    • Referencia
      Haga referencia a otras herramientas, materiales o documentos relacionados con la orden de cambio.
    • Ejecutado
      Marque este casilla de verificación si la orden de cambio ya se ha ejecutado.
    • Cambio de campo
      Marque esta casilla de verificación si la orden de cambio requiere un cambio de campo.
    • Pagado completo
      Marque esta casilla de verificación si el costo ya está cubierto en el presupuesto.
    • Archivos adjuntos
      Seleccione y agregue cualquier documento relevante.
  5. Haga clic en Crear o Crear y enviar por correo electrónico para enviar la orden de cambio a los usuarios enumerados como "Revisores".

Agregar partidas (SOV) a la orden de cambio

Si hay costos asociados con la orden de cambio, agregue partidas a las partidas (SOV) de la orden de cambio.add-commitment-schedule-of-values.png

  1. Haga clic en la pestaña Partidas.
  2. Haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Agregar línea. 
    • Partida del contrato primario
      Seleccione una partida de la lista desplegable. Si no hay partida que se ajuste, seleccione No presupuestado.
    • Partida del Evento Extraordinario
      Seleccione una partida de evento extraordinario de la lista desplegable.
    • Subproyectos
      Si la función Subproyectos está habilitada en su proyecto, seleccione una de la lista. Consulte Habilitar subproyectos en proyectos para WBS.
    • Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
    • Descripción
      Escriba una descripción para la nueva orden de cambio.
    • Monto del costo
      Ingrese una cantidad en el cuadro.
    • Opcional: Códigos de Impuestos
      Si está utilizando códigos de impuesto con este proyecto, seleccione un código de impuesto para usar para la partida.
       Recomendación
      ¿No ve el campo Códigos de impuestos? Este campo solo aparece cuando la función códigos de impuesto está habilitada en el proyecto Procore. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuesto en un proyecto?
  4. Haga clic en Agregar
  5. Repita estos pasos para cada partida. 
  6. Haga clic en Guardar .
 Nota

Para compañías que han habilitado la herramienta de integración ERP

Una vez que la orden de cambio del contrato se coloca en el estatus "Aprobado" en la herramienta Contratos, los gerentes de proyecto normalmente enviarán la orden de cambio a la herramienta ERP integraciones donde debe aceptarse un aprobador contable para exportarlo al sistema de ERP integrado. Para obtener instrucciones, consulte Enviar una OCC a ERP integraciones para su aceptación contable. 

Ver también