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Procore

Crear una orden de cambio de contrato (OCC)

Objetivo

Crear una orden de cambio de contrato (OCC).

Contexto

En Procore, las órdenes de compra y los contratos representan un acuerdo contractual entre un comprador (por ejemplo, el propietario de un proyecto o un contratista general) y un vendedor (por ejemplo, un contratista general o subcontratista) que es responsable de completar el trabajo del proyecto o cumplir con un pedido. Cuando necesite modificar los términos de un acuerdo, puede crear un OCC.

 Importante

Cuando la herramienta Eventos extraordinarios está habilitada en un proyecto

El proceso que utilizará para crear una OCC en Procore depende de algunos factores. Primero, si la herramienta Eventos extraordinarios está deshabilitada en el proyecto, utilizará uno de los procesos siguientes. Además, tenga en cuenta que la cantidad de pasos necesarios para crear una OCC depende de la configuración del nivel de orden de cambio que está configurada en la herramienta Contratos del proyecto (consulte Configurar la cantidad de niveles de orden de cambio de contrato):

  • Configuración de Nivel 1:
    1. Cree una orden de cambio de contrato (OCC) como se describe a continuación. 
  • Configuración de 2 niveles
    1. Crear una orden de cambio potencial de contrato (OCPC)
    2. Crear una orden de cambio de contrato (OCC)
  • Configuración de 3 niveles
    1. Crear una orden de cambio potencial de contrato (OCPC)
    2. Crear una solicitud de orden de cambio (COR)
    3. Crear una orden de cambio de contrato (OCC)

Cosas para considerar

Pasos

Crear una OCC

Si ha creado un contrato (es decir, una orden de compra ) y necesita modificar los términos de ese contrato, siga los pasos a continuación para crear una OCC. Si ha habilitado la integración de DocuSign©, siga los pasos en Crear una orden de cambio del contrato (OCC) con DocuSign©.

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Beta En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. Luego haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Crear OC de contrato.
    Notas:
  4. En la pestaña General, haga lo siguiente:
    • Número. Procore asigna números a los OCC en orden secuencial (p. ej., 001, 002, 0033, etc.). Puede cambiar el esquema de numeración, si lo desea (p. ej., OCC-01, OCC-02, OCC-03, etc.). Si cambia manualmente este número, Procore asigna automáticamente el siguiente número en orden secuencial, utilizando el número que definió. 
    • Revisión. Este campo muestra el número de revisión del OCC. Cuando se crea un OCC por primera vez, su número de revisión es cero. Un OCC podría tener varias revisiones debido a los comentarios de un revisor/aprobador. 
    • Fecha de creación. Este campo se completa automáticamente con la fecha en que crea la orden del cambio de contrato. La fecha no se puede cambiar.
    • Creado por. Este campo se completa automáticamente con el nombre del usuario que está creando el OCC. 
    • Compañía contratista. Este campo se completa automáticamente con el nombre del subcontratista o proveedor que figura en el contrato.
      (Nota: este campo solo es visible si la OCC es para un contrato). 
    • Contrato. Este campo se completa automáticamente con el nombre del contrato para el que se está creando la OCC.
      Nota: Este campo solo es visible si la CCO es para un contrato.
    • Título. Ingrese un nombre para la OCC. El límite máximo de caracteres para este campo en Procore es de 255 caracteres. 
       Importante
      Si está utilizando un sistema ERP integrado, el límite máximo de caracteres para el campo "Título" en un contrato es diferente para cada sistema. Para obtener una lista de cada sistema y sus limitaciones, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para el "Título" de un contrato?
    • Estatus. Seleccione el estado actual de la OCC:
      Nota: Los estatus a continuación son para la vista Presupuesto estándar de Procore. Para obtener más información sobre las vistas, consulte Configurar una nueva vista de presupuesto. Los estatus pueden usarse de manera diferente en su entorno.
      • Aprobado. La OCC ha sido aprobada. Los costos se reflejan como cambios "Aprobados" en el presupuesto.
      • Borrador. La OCC aún debe modificarse antes de que pueda enviarse para su revisión. Los costos NO se reflejan en el presupuesto.
      • Pendiente - En revisión. La OCC está siendo revisada actualmente por un aprobador. Los costos se reflejan como cambios "Pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - Revisado. La OCC ha sido modificada desde su presentación inicial. Los costos se reflejan como cambios "Pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - Precios. La OCC está pendiente y actualmente está pendiente de fijación de precios. Los costos se reflejan como cambios "Pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - Sin precio. La OCC está pendiente y no se está cotizando activamente. Los costos se reflejan como cambios "Pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - En proceso. La OCC aún está pendiente y el trabajo se está completando. Los costos se reflejan como cambios "Pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - No procede. El OCC está pendiente y el proyecto no se está realizando actualmente. Los costos se reflejan como cambios "Pendientes' en el presupuesto.
      • Rechazado. El OCC fue rechazado. Los costos NO se reflejan en el presupuesto.
      • Sin cargo. La OCC se realizará sin cargo. Los costos NO se reflejan en el presupuesto.
    • Privado. Marque esta casilla de verificación para que el OCC sea visible solo para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la pestaña Contratos. 
    • Razòn del cambio. Seleccione una de estos razones para la posible OCC: solicitud del cliente, desarrollo del diseño, asignación, condición existente o recargo. Para saber cómo configurar motivos de cambio, consulte Establecer configuraciones predeterminadas de administración de cambios
    • Método de contabilidad. Este campo hereda el método de contabilidad que se especificó en el contrato.
    • Fecha de vencimiento. Seleccione una fecha de vencimiento para la aprobación de la OCC. 
    • Fecha de facturación. Seleccione la fecha en la que se facturó el OCC.
    • Revisor designado. Seleccione un revisor designado para aprobar el OCC. Consulte Revisar y responder a las órdenes de cambio del contrato (OCC).
    • Solicitud recibida de. Seleccione un usuario del directorio del proyecto en nombre de quien está enviando la OCC. 
    • Descripción. Ingrese una descripción detallada de la OCC.
      Nota: Si va a exportar la OCC a un sistema ERP integrado de terceros, puede ingresar un número ilimitado de caracteres en Procore. Sin embargo, las entradas que superen los mil (1000) caracteres se truncarán cuando se exporten a Sage 300 CRE y Integration by Ryvit. 
    • Impacto en el programa. Si se conoce, puede proporcionar una estimación de la cantidad de días adicionales que potencialmente se agregarían al calendario de proyectos actual si se aprobara la OCC.
    • Ubicacion. Utilice el menú desplegable de ubicación para seleccionar una ubicación a la que afecte el [ítem]. Seleccione una de las ubicaciones predefinidas o agregue una ubicación de varios niveles. Consulte Agregar una ubicación de varios niveles a un ítem. Esta ubicación puede ser tan general como la ubicación del sitio en el primer nivel o tan específica como en qué lugar del sitio trabajará el contratista en el segundo nivel.
    • Referencia. Haga referencia a otras herramientas, materiales o documentos relacionados con la orden de cambio.
    • Ejecutado. Marque esta casilla si la OCC ya se ha ejecutado.
    • Cambio de campo. Marque esta casilla si la orden de cambio requiere un cambio de campo.
    • Pagado. Marque esta casilla de verificación si el costo ya está cubierto en el presupuesto.
    • Archivos adjuntos. Seleccione y agregue cualquier documento relevante.
  5. Haga clic en Crear o Crear y enviar por correo electrónico para enviar la OCC a los revisores que figuran en la orden de cambio.

Agregar una partida (SOV) al OCC

Si hay costos asociados con el OCC, agregue partidas a las partidas (SOV). add-commitment-schedule-of-values.png

  1. Haga clic en la pestaña Partidas.
  2. Haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Agregar línea
    • Partida de contrato primario. Seleccione una partida de la lista desplegable. Si no hay ninguna partida que se ajuste, seleccione No presupuestado.
    • Partida de evento extraordinario. Seleccione una partida de evento extraordinario de la lista desplegable. 
    • Subproyectos. Si la función Subproyectos está habilitada en su proyecto, seleccione uno de la lista. 
    • Código de presupuesto. Seleccione un código de presupuesto de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    • Descripción Escriba una descripción para el nuevo OCC. 
    • Monto del costo. Ingrese una cantidad en el cuadro. 
    • Códigos de impuestos. Si está utilizando códigos de impuestos con este proyecto, seleccione un código de impuestos para usar en la partida. Este campo solo aparece si la función de códigos de impuestos está habilitada. Consulte ¿Cómo puedo usar códigos de impuestos en un proyecto?
  4. Haga clic en Agregar.
  5. Repita estos pasos para cada partida. 
  6. Haga clic en Guardar.
 Nota:

Para compañías que han habilitado la herramienta de integración ERP

Una vez que el OCC se coloca en el estatus "Aprobado" en la herramienta Contratos, los gerentes de proyecto normalmente enviarán el OCC a la herramienta Integraciones de ERP, donde deberá ser aceptado por un aprobador contable para exportarlo al Sistema de ERP integrado (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Para obtener instrucciones, consulte Enviar un OCC a integraciones de ERP para su aceptación contable