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Procore

Crear una factura de propietario

Objetivo

Crear una factura por el trabajo realizado, que luego puede ser enviada por correo electrónico al propietario. 

Contexto

Unafactura del propietarioes un registro detallado de una transacción financiera entre el propietario de un proyecto y una compañía responsable de completar el trabajo. Por lo general, lo emite un contratista general y se presenta al propietario del proyecto para indicar que se debe pagar por los trabajos realizados. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una factura, el permiso "Administrador" en la herramienta de Contratos primarios.
    • Para ver la pestaña de Detalles de una Factura, los permisos de "Solo lectura" o "Estándar" con el permiso granular "Ver detalle de la factura" habilitado en la plantilla de permisos. Ver Otorgar permisos granulares en una plantilla de permisos.
  • Requisitos previos:
    • Crear un contrato primario para el proyecto y ponerlo en el estatus de  Aprobado o Completo. Ver Crear Contratos primarios.
  • Información adicional:
    • Cuando se introduce un valor para una factura que es mayor que el valor programado, la factura se resaltará en rojo.
    • Solo puede editar las cantidades facturadas en la factura más reciente.
  • Para poder copiar las Requisiciones y los importes de los Costos indirectos del período de facturación del contrato a la factura, las siguientes cosas deben ser verdaderas:
    • Para las cantidades de Costo indirecto para ser trasladadas:
      • Las cantidades de Costo indirecto deben tener un estatus de "Aprobado".
      • La "Fecha de recepción" del costo indirecto debe estar dentro de las fechas de inicio y fin del período de facturación de contrato.
      • Solo se copiarán los costos indirectos de la herramienta de costos indirectos de Procore. Los costos indirectos de la ERP no se copiarán.
    • Para las cantidades de la Requisición para copiar:
      • La Requisición debe existir en el período de facturación de contrato seleccionado.
      • Las Requisiciones deben tener el estatus de "Aprobado", "Aprobado como se anotó" y "Pendiente de aprobación del propietario".
      • La factura debe tener una partida con el código de costo y el tipo de costo que coincide con la partida de la factura y/o el costo indirecto, o la división como el código de costo bajo el que se encuentra el código de costo de la partida de la factura y/o el costo indirecto. Por ejemplo, si la partida de la factura es 03-300, y la factura es la partida de la División 03, la cantidad 03-300 se copiará en la partida de la División 03.
        • Si la Factura tiene múltiples partidas con el mismo código de costo y tipo de costo, Procore duplicará el importe de la factura y/o la partida de costo indirecto en ambas líneas de la Factura, duplicando su importe.
      • Si decide compilar la copia de seguridad de las requisiciones (ver Compilar una copia de seguridad de las requisiciones), la copia de seguridad compilada se adjuntará a su factura. La copia de seguridad de la factura compilada también incluirá la versión DocuSign© de los PDFs, si se está utilizando© DocuSign. 
      • Una vez creada la Factura, no existe en la actualidad la opción de copiar posteriormente las requisiciones o los costos indirectos para esa misma factura (aparte de la introducción manual de las cantidades).
    • Para que ambos se copien: 
      • Una vez creada la Factura, no existe en la actualidad la opción de copiar posteriormente las requisiciones o los costos indirectos para esa misma factura (aparte de la introducción manual de las cantidades).
      • Tanto las cantidades de las requisiciones como de los costos indirectos se copiarán solo si se revisan en la factura y en los costos indirectos después de que se copien en la factura; la factura no se actualizará con las cantidades revisadas.
      • Si un método de contabilidad del contrato se basa en la unidad/cantidad, solo se copiará el "valor". La cantidad no se reflejará en la factura del propietario. Ver ¿Cómo establezco el método de contabilidad para un contrato o contrato primario?
  • Las cantidades facturadas de la orden de cambio del contrato se rellenarán anticipadamente con las requisiciones a la factura del propietario si las partidas tienen lo siguiente:
    • La OCCP y su correspondiente OCC deben estar en la misma partida que el evento extraordinario para el que se crearon las partidas (los proyectos deben tener activados los eventos extraordinarios).
    • Las partidas tienen órdenes de cambio desglosadas por partidas.
    • Cualquier proyecto creado a partir del 29 de marzo de 2018 tiene activadas las órdenes de cambio desglosadas por la funcionalidad de las partidas.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Contratos primarios del proyecto.
  2. Ubique el contrato primario para el que desee crear la factura. 
  3. Haga clic en Editar
  4. Haga clic enCrear factura.
  5. Haga lo siguiente:
    • Período de facturación del contrato
      Seleccione el período de facturación del contrato. Ver Crear períodos de facturación automáticaTratar un período de facturación para facturas.
    • Nº de Factura
      Introduzca un identificador único para la factura.
      Notas:
      • Procore numera automáticamente las facturas en orden numérico ascendente, empezando por uno (1). 
      • El número introducido en este campo NO afecta al esquema de numeración de facturas por defecto de Procore.  
    • Inicio del período
      Seleccione la fecha de inicio para la que está creando la factura.
    • Fin del período
      Seleccione una fecha final para la que esté creando la factura.
    • Fecha de facturación
      Seleccione la fecha en la que va a presentar la factura.
    • Estatus
      Seleccione una de los siguientes estatus: Borrador, En revisión, Revisar y reenviar o Aprobado.
      • Borrador. Utilice este estatus al crear la factura.
      • En revisión. Aplique este estatus mientras se revisa la factura. 
      • Revisar y presentar nuevamente. Aplique este estatus cuando la factura deba ser corregida. 
      • Aprobado. Aplique este estatus cuando la factura haya sido aprobada. 
    • Porcentaje completado
      Muestra el porcentaje de trabajo realizado.
    • Archivos adjuntos
      Si se confirma el paso 4 que figura a continuación, los PDF de la factura y los archivos adjuntos en formato PDF de la factura y los costos indirectos del período de facturación del contrato seleccionado se combinarán en un solo PDF, que podrá ver aquí. 
  6. Haga clic en Crear.
    Notas:
    • Se le pedirá que confirme que desea que la factura se complete preliminarmente con las cantidades facturadas por división o código de costo de nuestro trabajo de facturación del contrato completo y los materiales almacenados actualmente en columnas y costos indirectos.
    • Si se confirma, se extraen las Facturas y los importes de los costos indirectos correspondientes al período de facturación del contrato seleccionado, así como se añaden los documentos adjuntos mencionados anteriormente. 
    • Para que las cantidades se extraigan correctamente, el código de costo y el tipo de costo de las partidas de Factura y Costo indirecto deben coincidir con las divisiones o líneas de código de costo del contrato primario. 
  7. Desplácese hacia abajo en la página para ver una vista previa del formulario de la factura en "Vista previa del resumen". Para saber cómo se calcula el importe de la "Cantidad actual adeudada", ver ¿Cómo calcula Procore la cantidad de "Pago pendiente actual" en una factura?

Editar partidas

  1. Haga clic en Detalle.
    Nota: Los usuarios con permiso de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta de Contratos primarios solo pueden ver la pestaña de Detalles si se les concede el permiso granular de "Ver detalle de la factura". Para obtener más detalles, ver Otorgar permisos granulares en una plantilla de permisos.
  2. Haga clic en Editar.
  3. Complete lo siguiente:
    • Trabajo completado (este período)
      Los montos de las facturas (del trabajo realizado [este período] en las solicitudes) y los montos de los costos indirectos se copiarán aquí si usted confirmó la opción de prellenado en el paso 4 anterior.
    • Materiales actualmente almacenados
      Las cantidades de la factura (de los materiales actualmente almacenados en la factura) se copiarán aquí si confirmó la opción de prellenado en el paso 4 anterior. 
    • Retención de trabajo retenido este período
      Indique un porcentaje o una cantidad en dólares para la retención de trabajo retenido durante este período. También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer.
    • Retención de materiales retenidos este período
      Indique un porcentaje o una cantidad en dólares de los materiales retenidos durante este período. También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer
    • Retención de trabajo $ Liberado este período
      Indique una cantidad en dólares de la retención de trabajo liberada durante este período.
  4. (Opcional) Si tiene alguna orden de cambio de contrato aprobada, puede elegir añadirla a la factura desplazándose al final de la página y haciendo clic en  Añadir a la factura
    La entrada y la edición de las órdenes de cambio siempre ocurrirán a nivel de detalle de la partida. Puede seleccionar un nivel de detalle diferente para la forma en que se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la factura cuando se vea o se exporte desde Procore. Ver Editar la pestaña de Configuración avanzada para un contrato primario.
    No se copiará ningún valor de la factura en las órdenes de cambio.
  5. Haga clic en Guardar.
    Todos los cambios se reflejarán en el Reporte de resumen financiero en la pestaña General.

Ver también

 

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