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Procore

Complete una orden de cambio de contrato primario con DocuSign®

Objetivo

Crear un orden de cambio de contrato primario con DocuSign®.

Fondo

Si tiene una DocuSign cuenta®, puede conectar su orden de cambio de contrato primario de Procore a DocuSign® para administrar el proceso de firma. Esto proporciona a las partes el cambio del contrato una forma de recibir, revisar y devolver sus firmas en línea, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo habilitado para Internet.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  • Información adicional:
  • Para compañías que utilizan el icon-erp-synced2.png ERP herramienta integraciones: mostrar/ocultar  
    • Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®
      • PRÓXIMAMENTEEsta funcionalidad llegará pronto. Para sincronizar datos:
        • El campo Fecha en una OCCP es obligatorio.
        • El Código de artículo de facturación en una OCCP debe tener 10 caracteres o menos.
    • Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™
      • Esta funcionalidad estará disponible próximamente.
    • QuickBooks®
      • Las exportaciones de OCCP NO son compatibles.
    • Sage 100 Contractor®
      • Las exportaciones de OCCP NO son compatibles.
    • Sage 300 CRE®:
      • Titulo El título de OCCP debe tener 30 caracteres o menos. 
      • Número (N°). El número de OCCP debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estatus. El contrato primario debe estar en estatus Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que agregue a las Partidas (SOV) de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio.  Nota: La lista  partidas asociadas solo está visible y disponible cuando la herramienta Integración de ERP se ha configurado para funcionar con Sage 300 CRE® y su especialista en implementación de integración ha activado la capacidad de exportación de órdenes de cambio de contrato primario en Procore.

Pasos

Abrir la orden de cambio

Los pasos que utilice para abrir la orden de cambio dependen de sus ajustes de configuración y si la herramienta Eventos extraordinarios se agrega al proyecto. Consulte Agregar y quitar herramientas de proyecto.

 Propina
¿No está seguro sobre si agregar la herramienta Eventos extraordinarios a un proyecto? Su administrador de Procore puede activar o desactivar la herramienta. Sin embargo, es importante obtener más información sobre ese proceso primero. Para obtener más detalles, consulte ¿Puedo habilitar la herramienta Eventos extraordinarios en mi proyecto existente? y ¿Puedo deshabilitar la herramienta Eventos extraordinarios? 

Para contratos que utilizan la configuración de orden de cambio de 1 nivel y para proyectos que utilizan la herramienta Eventos extraordinarios

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto. 
  2. En la pestaña Partidas , haga clic en el enlace Número del evento extraordinario.
  3. En el evento extraordinario, haga clic en Editar.
  4. Desplácese hasta la sección Orden de cambio de contrato primario.
  5. Busque la orden de cambio para enviarla y haga clic en Ver.
  6. En la orden de cambio, haga clic en Editar.
  7. Marque el signo con DocuSign casilla de verificación.
  8. En la orden de cambio, haga clic en Editar y complete el ingreso de datos.
  9. Haga clic en el botón Completar con DocuSign en la parte inferior de la página.

    pcco-complete-with-docusign.png
     

Para contratos que utilizan la configuración de orden de cambio de 2 o 3 niveles y para proyectos que no utilizan la herramienta Eventos extraordinarios

Si la herramienta Contratos primarios de su proyecto está configurada para usar la configuración de orden de cambio de dos (2) o tres (3) niveles o si la herramienta Eventos extraordinarios NO está activa en su proyecto, siga estos pasos para abrir la orden de cambio.

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  2. Busque el contrato primario con la orden de cambio. Haga clic en el enlace Número .
  3. En la tarjeta información general , haga clic en Editar.
  4. Marque el signo con DocuSign casilla de verificación .

    prime-contract-sign-with-docusign.png
  5. En la tarjeta información general , haga clic en Guardar.
  6. Haga clic en la pestaña Órdenes de cambio
  7. En la tabla Órdenes de cambio de contrato primario, haga clic en el enlace Número .
  8. En la orden de cambio, haga clic en Editar y complete el ingreso de datos.
  9. Haga clic en el botón Completar con DocuSign en la parte inferior de la página.


    pcco-complete-with-docusign.png

Inicie sesión en DocuSign® 

Prepare el sobre DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión en la DocuSign®, aparecerá la página "Cargar un documento y Agregar destinatario del sobre". Complete estos pasos:

Agregar documentos al sobre

La siguiente información de Procore completa automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia en PDF de la orden de cambio se agrega automáticamente a la sección "Agregar documentos al sobre".
  • Las casillas de firma requeridas para cada "Rol" en el contrato. Por ejemplo, el contratista general o el subcontratista que son partes en la orden de cambio.Esto incluye cada usuario "Nombre" y "Dirección de correo electrónico". Para obtener más información, consulte Agregar destinatarios al sobre a continuación.
  1. Opcional: Si desea agregar documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre":

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     Nota
    Las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
    1. Cargar
    2. Usar una plantilla
    3. Obtenerlo de la nube

Agregar destinatarios al sobre

  1. En "Agregar destinatarios al sobre", mantenga los cuadros de firma predeterminados.
     Nota

    Como se ilustra a continuación, la siguiente información de Procore, si está disponible, se completa automáticamente en DocuSign®:

    • Si los datos existen en la aplicación Procore, los cuadros de firma muestran los destinatarios "Rol" en el proceso del contrato. En la siguiente ilustración, los roles son Contratista general o Subcontratista. Si su compañía ha implementado uno de los diccionarios de idioma o punto de vista de Procore en su entorno, los roles que aparecen en su entorno pueden ser diferentes. Para obtener más información sobre los diccionarios de Procore, consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web Procore?
    • Cada cuadro de firma también muestra el nombre y la dirección de correo electrónico del usuario de Procore.
    • Las otras opciones de la sección "Agregar destinatarios al sobre" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Agregar un mensaje a todos los destinatarios

  1. En la sección "Mensaje a todos los destinatarios", haga lo siguiente:
    • Asunto de correo electrónico
      Ingrese una línea de asunto para el mensaje de correo electrónico saliente.
    • Mensaje de correo electrónico
      Ingrese la copia del cuerpo del mensaje de correo electrónico saliente.
  2. Haga clic en Siguiente

Vista previa de los campos de firma y envíe el sobre

El siguiente paso es obtener una vista previa de los campos de firma en el PDF. Los campos de firma corresponden a los roles en Procore. Por ejemplo, el contratista general y el subcontratista que son partes de la orden de cambio. Estos campos se agregan automáticamente al sobre DocuSign® por la integración de Procore + DocuSign®.

  1. Desplácese hasta la parte inferior del PDF para ver los campos de firma. A continuación se muestra un ejemplo.

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Mantenga los campos de firma existentes. Estos campos se completan automáticamente con Procore y los mantiene en sus posiciones predeterminadas garantizan que el flujo de trabajo de firma para las funciones de la aplicación Procore sea lo esperado.
  3. Opcional: Agregue cualquier "Campos estándar" al formulario que desee.
     Nota
    Las opciones del área "Campos estándar" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
  4. Cuando esté listo para recopilar las firmas especificadas, haga clic en Enviar.
    DocuSign envía el sobre a los destinatarios especificados.®Los destinatarios pueden continuar con el siguiente paso. Una vez que se recopilan todas las firmas y se aplican al documento, Procore cambia el estatus de la orden de cambio a "Aprobado". También tiene la opción de actualizar el estatus del orden de cambio manualmente.

Ver también

 

Si desea obtener más información sobre el software de contrato primario de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de administración de contratos de construcción.