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Procore

Complete un contrato primario con DocuSign®

Objetivo

Completar el proceso de firma electrónica para un contrato primario utilizando la integración de Procore + DocuSign® .

Fondo

Después de que un miembro del equipo del proyecto cree un contrato primario, los usuarios de Procore con una DocuSign cuenta® pueden preparar un sobre de DocuSign® para que el contrato se envíe a los destinatarios apropiados para solicitar una firma.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  • Información adicional:

Pasos

Abrir el contrato primario en Procore

  1. Navegue hasta la herramienta Contrato primario del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque el contrato.
  3. Haga clic en el enlace Número para abrirlo.
  4. En la tarjeta de Información general del contrato, haga clic en Editar.
  5. Marque la casilla de verificación Firmar con DocuSign® .

    funding-sign-with-docusign-check-box.png
     
  6. Complete el ingreso de datos según sea necesario. Consulte Crear un contrato primario y (Beta) Crear contratos primarios.
  7. Haga clic en Guardar.
  8. Una vez completada la entrada de datos, elija una opción:
    • Si se trata de un contrato existente, haga clic en Enviar con DocuSign en la parte superior de la página.

      prime-existing-send-with-docusign.png
       
    • Si este es un nuevo contrato, haga clic en Crear y enviar con DocuSign en la parte inferior de la página.

      new-prime-create-with-docusign.png

      Esto lanza DocuSign®.

Inicie sesión en DocuSign®

Prepare el sobre DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión, aparecerá la página "Cargar un documento y agregar destinatario del sobre". Complete estos pasos:

Agregar documentos al sobre

La siguiente información de Procore completa automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia en PDF del contrato se agrega automáticamente a la sección "Agregar documentos al sobre".
  • Las casillas de firma requeridas para cada "Rol" en el contrato. Por ejemplo, el propietario/cliente, el contratista y el ingeniero que son partes en el contrato.Esto incluye cada usuario "Nombre" y "Dirección de correo electrónico". Para obtener más información, consulte Agregar destinatarios al sobre a continuación.

Tiene la opción de agregar otros documentos de la siguiente manera:

  1. Opcional: Si desea agregar documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre":

    prime-contract-add-docs-to-envelope.png
     Nota
    Las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
    1. Cargar
    2. Usar una plantilla
    3. Obtenerlo de la nube

Agregar destinatarios al sobre

Para agregar destinatarios al sobre:

  1. En "Agregar destinatarios al sobre", mantenga los bloques de destinatarios predeterminados, sus nombres y sus direcciones de correo electrónico. Estos datos se agregan al sobre automáticamente por la integración de Procore+DocuSign®.Si los datos se especificaron en Procore, los valores en los campos "Nombre" y "Dirección de correo electrónico" de los bloques de destinatarios corresponden a estos campos en Procore:
  • Arquitecto. Esta es la persona designada en el campo "Arquitecto/Ingeniero" del contrato.
  • Contratista general. Esta persona que está designada en el campo "Contacto primario" en el Directorio del proyecto para la compañía designada en el campo "Contratista" del contrato.
  • Propietario. Esta es la persona designada como "Propietario/Cliente" en el contrato.
     Recomendaciones
    • ¿No ve uno de los bloques de destinatarios en DocuSign®? Si su compañía ha comprometido al equipo de Soluciones personalizadas de Procore para agregar campos personalizados a la herramienta Contratos primarios o si su compañía ha implementado uno de los diccionarios de idioma o punto de vista de Procore, los bloques de destinatarios en su entorno pueden ser diferentes.Verifique con el administrador de Procore de su compañía para ver si su herramienta tiene campos personalizados. Para obtener más información sobre los diccionarios, consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web Procore?
    • ¿No se ve un "Nombre" o una "Dirección de correo electrónico" en un bloque de destinatarios? Si no se ingresaron datos en uno de los campos de contrato antes de enviar el ítem a DocuSign®, no hubo datos para transferirse a DocuSign®. Deberá volver a Procore, ingrese los datos en el campo apropiado y vuelva a enviar el sobre a DocuSign®.

prime-contract-add-recipients-to-envelope.png 

 Propina

¿Quiere agregar, cambiar o eliminar destinatarios DocuSign®?  Las opciones de la sección "Agregar destinatarios al sobre" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Si cambia la información del destinatario en DocuSign®, tenga en cuenta que cualquier cambio realizado en DocuSign® NO se actualice en Procore y puede llevar a resultados no deseados. Para garantizar que la integración funcione como esté diseñada, Procore recomienda mantener los campos de destinatario que la integración agregó.Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.

Agregar un mensaje a todos los destinatarios

Vista previa de los campos de firma y envíe el sobre

A continuación, obtenga una vista previa de los campos de firma del PDF. Cada campo de firma corresponde al titular de firma autorizado como designado en la herramienta Contrato primario de Procore. Estos campos también corresponden a los destinatarios en el sobre DocuSign®.:

  • Arquitecto. Esta es la persona designada como "Arquitecto/Ingeniero" en el contrato de Procore.
  • Contratista general. Esta persona que está designada como "Contacto primario" en el Directorio del proyecto de la compañía designada como "Contratista" en el contrato de Procore.
  • Propietario. Esta es la persona designada como "Propietario/Cliente" en el contrato de Procore.
 Propina
¿No ve los campos de firma anteriores? Si su compañía ha comprometido al equipo de Soluciones personalizadas de Procore para agregar campos personalizados para usar con la herramienta Contratos primarios o si su compañía ha implementado uno de los diccionarios de idioma o punto de vista de Procore, los destinatarios que aparecen en su entorno pueden ser diferentes. Para obtener más información sobre los diccionarios de Procore, consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web Procore?
  1. Desplácese hasta la parte inferior del PDF para ver los campos de firma. A continuación se muestra un ejemplo.

    prime-contract-signature-fields.png
     
  2. Mantenga los campos de firma existentes. Estos campos se completan automáticamente con Procore y los mantiene en sus posiciones predeterminadas garantizan que el flujo de trabajo de firma para las funciones de la aplicación Procore sea lo esperado.
  3. Opcional: Agregue cualquier "Campos estándar" al formulario que desee.
     Nota
    Las opciones del área "Campos estándar" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
  4. Opcional: Para obtener una vista previa del sobre como destinatario, haga clic en Vista previa. El clic en el icono de cerrar (x) en la esquina superior derecha para cerrar la vista previa.
  5. Cuando esté listo para enviar el sobre para su firma, haga clic en Enviar.
    DocuSign® envía el sobre a los destinatarios especificados. Los destinatarios pueden continuar con el siguiente paso.Una vez que se recopilan todas las firmas y se aplican al documento en DocuSign®, deberá cambiar manualmente el estatus del contrato a "Aprobado" en Procore.

Ver también

 

Si desea obtener más información sobre el software de contrato primario de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de administración de contratos de construcción.